档案收集归档的通知

关于档案收集、归档的通知

各部门：

为了加强对我公司档案的科学管理，规范档案的整理和归档，防止重要信息资料流失，满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求，为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》规定，综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知：

一、文件材料归档范围：

（一）反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；

（三）我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料；

（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。

二、文件材料的分类

（一）文书档案按目前部门设置情况，分党委、工会、综合管理部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科

技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门，文件归档时，按以上部门分成大类，每大类再按《文书档案收集目录》（附件一）的内容分为若干案卷。

（二）科研档案按科研项目分大类，每个项目按阶段分为若干案卷：1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段

（三）基本建设档案按建设项目分大类，每个项目按类别分为若干案卷：1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻

（四）设备档案按设备类型分大类，分为：1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14 起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。一台设备的资料整理为一个案卷。

（五）会计档案按类别分为：0凭证、1账册、2报表、3工资、4其它。

（六）声像档案按类别分为：1奖状、2照相、3磁带、4光盘

（七）质量记录按部门分为：1产品制造一部、2产品制造二部、3产品制造三部、4产品制造四部、5产品制造五部。

三、归档要求及规定

（一）归档原则：

凡属我公司归档范围的文件材料，行文日期在2016年12月31日之前的，必须按规定向我公司综合管理部移交，实行集中统一管理，

任何个人不得据为己有或拒绝归档。

（二）归档时间：

文件形成部门需于2017年3月31日前将《档案移交登记表》（附件二）随同已整理、归档的文件向综合管理部移交。《档案移交登记表》一式两份，交接双方签字确认后各存一份备查。

（三）立卷要求：

1、凡是归档的文字材料，一律用墨水笔书写，并使用规定的专用纸A4（210×297毫米），要求字迹工正，图像字迹清楚，签字手续完备。

2、组成保管单位的图纸应周边整齐，并按一定要求折叠成A4（210×297毫米）幅面。

3、归档的文件材料应对一些破损的文件进行修补并去掉金属物。

4、卷内的文件材料应按时间先后或内容重要程度顺序排列，在卷首填写《卷内目录》（附件三）。

5、归档的文件材料组成卷后，应经过部门负责人审查，以便保证内容准确和完整。

综合管理办公室

2017年1月15日附：《文书档案保管期限表》《档案交接登记表》、《卷内目录》

附件一：文书档案收集目录

一、党委

1、上级文件

2、党委工作计划、总结

3、党委会、党政联席会、民主生活会记录

4、专题总结、交流材料、发言材料

5、保密、信访工作材料

6、宣传工作计划、总结、宣传工作会议记录

7、干部、党员轮训、教育材料

8、思想政治工作调研材料

9、精神文明建设活动材料

10、照片、音像资料、奖状、锦旗

11、组织工作计划、总结

12、组织工作会议记录

13、组织机构建立、换届改选等文件材料

14、组织生活计划安排

15、先进党组织、优秀党员表彰材料

16、党费收缴材料

17、统计报表、党员名册

二、纪委

1、上级文件

2、本单位纪检工作计划、总结

3、纪检工作会议记录

4、经验交流材料

5、党风廉政建设规定、党纪、党规

6、案件调查处理，干部、党员处分材料（包括申诉复查）

7、纪检举报、信访处理

8、党纪处分材料

9、奖状、锦旗、荣誉证书

10、统计报表

11、监察部应归档材料（审计材料等）

三、工会

1、上级文件

2、工作计划、总结

3、工会工作会议记录

4、职代会、工代会记录

5、工会机构调协、干部任免、会员管理

6、民主管理和班组建设（包括民主评议材料、职工教育材料）

7、合理化建议等项目请示、批复

8、企业情况通报会材料

9、劳动竞赛，评选劳模、先进材料

10、文体、宣传、女工等工作材料

11、扶贫帮困材料

12、工会财务管理

13、奖状、锦旗、荣誉证书

14、统计报表

15、工会大事记

1、其他应归档材料

四、综合管理部

1、上级关于行政管理工作的通知、规定

2、行政工作计划、总结

3、公司办公会记录、纪要

4、企业目标、规划、法规

5、有关请示、报告、批复

6、外事活动材料

7、企业内部管理材料（含企业各类规章制度）

8、奖状、锦旗、荣誉证书

9、统计报表

10、各类合同（包括各类协议）

五、人力资源部

1、上级文件

2、工作计划、总结

3、本单位干部聘任、解聘通知、批复

4、干部、职工奖惩、福利待遇

5、因私出国材料

6、因公出国材料

7、干部任免决定