即时通工作与办公系统集成方案

IMCOA协同办公系统

需求方案

西安立天信息技术有限公司

2011年4月

目录

第一章.概况介绍 (3)

1.1背景 (3)

1.2现代办公通讯手段对比分析 (3)

第二章.现功能简介 (4)

2.1邮件管理系统 (4)

2.2随身传真 (4)

2.3协作应用 (5)

2.4综合应用 (7)

2.5人事管理 (8)

2.6会议管理 (9)

第三章.协同办公软件与IMC对接 (11)

第一章.概况介绍

1.1 背景

随着全球化信息技术应用大潮的涌起，越来越多的企事业单位感受到了无穷的压力，同时也获得了强大的发展动力。因此推进企事业单位的信息化应用，实施现代化的高效率协同办公管理，已经成为大家的迫切需求。

目前，传统的办公方式极大地束缚了人们的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。用先进的、现代化的工具代替手工作业，无疑是生产力发展的方向。办公自动化OA系统对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，也顺应了信息技术发展的潮流，自然成为业界追求的目标。

由西安立天信息技术有限公司推出的" OA-协同办公系统"，是立天软件技术人员集多年开发办公自动化软件的经验，在对广大用户的需求做充分调研的基础上开发完成的。它是一套面向我国企事业单位的办公自动化套装软件，结合了先进的Internet/Intranet技术，针对我国办公管理中的公文办理效率低、请示汇报事务繁多、数据信息传输量大等特点而精心开发制作。系统引入了当前较为流行的知识门户、协同工作、无纸办公的理念，强调了信息共享和利用，全面支持浏览器方式访问。通过集成企事业单位内部的各种信息资源，实现了内部电子邮件、信息共享、工作流管理、数据上传/下达、企业信息集成等先进的功能，是改变传统的手工办公方式、提高办公效率的必备工具。

1.2 现代办公通讯手段对比分析

现代通讯技术的发展及互联网的兴起，企业内部的通讯能力得到了很大程度的提高，通讯方式也大大的增加。由于市场竞争的加剧，使得企业对通讯效率与效果的要求也越来越高。纵观现代企业使用到的各种通讯方式，归纳起来，最常见的几种主要有：

1、电话；

2、传真；

3、EMAIL；

4、即时通讯

在倍速经济的当今时代，即时通讯有着比较高的综合性价比，即时通讯系统合理的设计、良好的易用性、强大的功能，稳定高效的系统运行，已赢得了极广大用户的

青睐。

第二章.现功能简介

为了方便操作，协同办公软件与IMC即时通讯相结合，将即时办公推向新的高度。

2.1 邮件管理系统

邮件管理系统简单易用，提供了严格的安全机制。可以邮寄的内容丰富，用户间可互相传送任意格式图文、视频等信息。电子邮件系统不仅实现基本的邮件收发，并可以通过邮件选项对邮件系统做全个性化设置：如：个人签名、自动转发、自动回复、跟踪、邮件回执、邮件自动分类等功能。

当接收到新的邮件，IMC即时通讯会即时提醒查看新邮件，减少过期邮件的发生。提醒员工及时处理当前工作，保障工作质量。

2.2 随身传真

此功能需要企业进行开通后使用。

无需传真机企业的各个部门就可以随时接收外来的传真。同时也可能通过此系统向对方传真机发送传真，支持群发传真，传真广告、手机接收传真或手机发送传真。

2.3 协作应用

实现企业内的员工处理部门内和跨部门的各类审批、通知管理、信息报送等日常协作型办公业务的电子化过程。更多地满足公司员工之间的沟通、协调和控制，达到高效协同工作的目的。IMC即时消息发送，提醒工作人员即时查阅、审批。

申请审批

解决日常办公过程中包括各类财务、人事以及信息管理等常见的申请、审批的电子化过程。同时提供各类业务驱动的标准审批格式和单据的在线编辑。

通知管理

提供对企业内部会议通知、公告通知的起草、审批、复核、下发、反馈的全过程管理对个人文档的管理功能。

信息发布

将需要发布的信息内容（包括：新闻、通知、公告、专题等）按照分类栏目发布到各级信息门户。

系统部分界面图如下：

2.4 综合应用

门户提供涉及组织内部生产、经营、管理活动的综合类信息和企业文化建设方面的交互式应用模块。将企业文化宣传推广活动与传统意义上的办公系统紧密结合在一起。规章制度

将企业内部的规章制度、岗位职责、员工手册等进行网上发布，便于员工查询。公司资料

将企业内部各种信息参考资料进行网上发布，便于员工查询。

建议管理

用来收集各种建议及回复建议。建议可以是匿名，并且可以将建议直接发送给某些人。

会议室管理

提供各单位会议室资源检查（会议室、投影仪、白板）占用情况的登记、维护和费用统计等事后管理功能。

专题信箱

用于企业内部全体领导或可设定人员范围内的资料共享。资料可以由系统内的其他资料库转来。

网上调查

提供给用户一种非正式、不记名的调查、统计功能用户填写外出单，指定外出日期，外出代理人，并通知相关人员。

系统部分界面图如下：

2.5 人事管理

人事管理对企事业单位所有人事信息进行全面的管理。管理员可以根据人员的不同状态进行登记并实现按部门、年龄、学历、政治面貌等的分类统计。

特点：

（1）几乎无限制的多层人事机构

（2）方便迅捷的人事档案管理

（3）与考勤管理相结合的工资管理

（4）开放的接口，可以和户管理同步，考勤管理以其为基础。

2.6 会议管理

实现会议室管理、会议审批、会议计划、会议准备、会务管理、会议记录、会议资料查询的功能。

描述：

在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容、议题，准备会议文件，以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知等。另外对参会人员的接送安排、食宿安排和会议资料的发放也做了统一的管理。

对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要并归档，同时该模块还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。同时可以打印本周会议计划表和下周会议计划表。

特点：

（1）从会前，会中到会后一体化的会议管理

（2）方便灵活的审批过程