行政人事部工作事项一览表(4)

正错误
开通、报亭及时不 能延误
保持公司网络及电话的 畅通，出现问题及时解
决 制度严密，执行性强， 适合公司的现状；贯彻 执行要严，要经常性检
查监督。
电话及网络费用严格把 控，减少不必要的支出
节日前2-3个工作日 完成
按照每年的标准购买礼 品或购物卡，不能超出
预算标准
各类通知、公告、文书 各类通知、公告要
热情、大方、礼貌，对 无预约访客合理处理待 人有礼，使用文明用 语，例如“您好”“这 边请”“请慢走”等
准确无误，美观大方
会议室使用预约登记表
准确记录，合理安排
随时
及时准确
华益集团通讯录
定地点办理
相关部门、财务 部
节日前一周内做好计
21
过节购物卡或礼 品的购买
行政主管
划并提交-审批同意 后-购买礼品或购物
部门相关人员
卡
22
起草通知、公告 等文书
行政主管
通知、公告内容确定 -起草-审批-发布
全体员工
用人部门提交用人申
请-总经理审批-人事
制定招聘制度及
主管发布招聘信息-
23 流程并具体组织 人事主管 简历筛选-用人部门 用人部门负责人
部门内部人员及 全体员工
会议前期准备-开会
17
协助会议组织及 会议记录
行政主管
前通知参会人员-会 议中做好会议记录会后总结会议内容及
目的
参会人员
18 网站的维护 行政主管
协助相关行政制 19 度的制定、调整 行政主管
及监督执行
随时监督
全体员工
20
电话、网络的开 通、报停及缴费
行政主管
电话、网络开通或报 亭需求-资料准备-制
关证件办理入职手续
全体员工
27
办理员工入职、 转正、离职、任 命、调动、起薪 、停薪等相关手
续
人事主管
当事人填写相关表格 -人事主管-人事主管 按照人事管理规定按 照流程办理相关手续
每月10日提交社保增
28
社保增减员的确 定
人事主管
减名单-财务部-财务 人员在地税网站上操
作
当事人 财务部
29
劳动合同签订及 解除
收发邮件-核对姓名 地址-签收、邮寄
邮寄邮寄、签收 人
51
通讯录的制作及 更新
前台文员
员工发生变动-更改 通讯录-发布
当事人
52
门禁卡的授权
前台文员
提供入职登记表及门 禁卡-授权
办理门禁当事人
53
胸卡制作
前台文员
制作胸卡者提交照片 -前台文员制作工卡-
资料员盖章-完成
胸卡制作者、资 料员
54
车辆费用台账登 记
网上申报电子表
每月10日
及时为转正员工购买社 保、离职人员及时办理
社保转移。
劳动合同签收表 先进个人事迹介绍表
奖惩表
员工入职一个月内签订
员工入职、离职、 劳动合同、续签及解除
解除一个月内 劳动合同需提前一个月
发出书面通知到当事人
评选活动3个工作日 前完成前期准备工
作
每年1月组织上年年终先 进个人评选活动
组织及主持
经理
人员-会议主持
参会人员
10
证照年审
行政主管
资料准备-指定地点 办理
资料员
定期统计办公用品数 11 办公用品的购置 行政主管 量-制定购买计划-物
品购买
前台文员
印章刻制说明-行政
12
印章刻制 行政主管 部-总经理审批-审批 用章部门或人员
同意-刻制
车辆调度及司机 管理
行政主管
用车申请人前台预约 登记-前台交行政主 管派车-司机出车
需扫描资料人
确认问题或故障-填
写设备检修单-审核-
44
设备维护 前台文员 选择确定维修商-送 行政主管、司机
修-检查修理结果-登
记台账
45
办公用品计划
前台文员
根据库存及使用情况 制订申购计划表-审
核-采购实施
行政主管、各部 门负责人
提出申请-核实上次
46
办公用品发放
前台文员
领用时间及数量-发 放用品（以旧换新）
每月3日前
及时准确
随时
热情礼貌，音量适中， 电话铃响三声内接：“ 您好，华益集团，有什 么可以帮到您吗？”
30张以内5分钟内完 快速准确；多页的须按
资料复印、打印登记表 成；大量的视具体 源文件顺序装订好；不
情况而定。
能破坏或弄乱源文件
排版不复杂页数在 资料复印、打印登记表 30张内的10分钟内
完成
用车人、前台文 员、司机
14
固定资产管理
行政主管
固定资产变动（购买 或报废）-更新固定
资产清单
财务、固定资产 使用人、资料员
每天固定时间检查办
15
办公环境及设施 管理
行政主管
公室环境卫生-卫生 不合格的情况下及时
让保洁人员清扫
保洁员
16
组织员工活动
行政主管
活动主题确定-活动 策划-获得批准-活动
组织
前台文员
司机填单-前台录入 及核对-交行政主管
审核
司机
55
前台及会议室花 木的养护
前台文员
需要盖章资料交给资
56
盖章
资料员 料员-资料员盖章-资 用章人或部门
料盖章后登记
资料借阅流程：借阅
57
资料档案管理
资料员
登记-资料员处领取 资料-用完及时归还-
资料使用人
登记归还日期
58
车辆保险购买
资料员
咨询保险费用-行政 部审批-购买
行政人事部各岗位工作事项一
序号 工作事项
责任人
流程
1
负责行政人事部 行政人事部
全面工作百度文库
经理
工作安排、分工-下 属人员实施具体工作
-工作指导
2
组织、主持公司 行政人事部 活动目的-策划-实施
的重大活动
经理
过程-实施结果
3
处理公司与当地 政府机关、事业 行政人事部 单位之间事务性 经理
工作
明确工作目的-对要 达到的某种目的及结
果开展工作
4
与法律顾问沟通 行政人事部 及跟进诉讼事宜 经理
5
研究和初步拟制
公司总体人力资 源规划、开发， 人力资源的基本
行政人事部 经理
方针、政策
根据总经理的要求以 及公司发展战略的调 整-拟制人力资源规
划方案
6
设计、调整组织 行政人事部 结构、岗位编制 经理
部门设置情况-人员 配置-岗位编制-岗位
一旦发生工伤事件，及 时报保险部门做工伤鉴 定，工伤员工的情绪安 抚工作及后续事宜处理
严格按照国家相关法律 法规执行，避免劳动纠
纷的产生
审核员工提交的请假、 加班、调休表并确认
考勤异常通知单、请假 、加班、调休表等
每月4日前
及时准确全面
随时
及时客观
考勤异常通知单
每天上午10点前
公正客观，无错漏
考勤异常通知单、请假 、加班、调休表等
规范、严密，执行性 强，适合公司的现状， 能调动员工积极性，
随时关注员工动向 、了解员工想法与 诉求并给予帮助和
解决
每周一公司例会
劳资关系融洽
应公司或公司领导要求 有计划有目的有序组织 召开会议，会议要简 短，少说套话空话，要
形成决议。
所有证照必须在地
根据地方行政机关发布 的表格为准
方行政机关规定的 时间范围内办理年 审及换证，不得延
资料员
需要图纸晒人部门或
59
图纸晒印
资料员 人员申请-审批-负责 工程部、总工室
晒印
60
固定资产登记
资料员
固定资产变动（购买 或报废）-更新固定
资产清单
固定资产使用人 、部门
61 内部文件发送 资料员
随时
全体员工
62
公司证照复印件 领用登记
资料员
登记用途-资料员领 取复印件
领用人
公司派出-指定地点
63
人事主管
部门负责人批准-行 政部-总经理（请假2
天以上者，包含2
部门负责人、当 事人
天）
前台文员统计-制作
36 审核考勤统计表 人事主管 考勤表-人事主管审
前台文员
核
37
了解员工心态及 想法
人事主管
随时沟通
全体员工
核对检查打卡记录-
38
考勤异常登记
前台文员
发现异常-发出考勤 异常通知单-确认-收
当事人及当事人 部门负责人
领用人
-领用签名
迎接-登记-通知接访 47 来访客人接待 前台文员 人-引领安排入座-倒
茶水--送客
填写申请单-审核-交
48
名片印制
前台文员
单-核对内容及版式选择确定合作单位-
申请人、申请人 部门负责人
印制
49
会议室使用预约 登记
前台文员
明确时间-预约-登记
使用人
50
传真、邮件、快 递的收发
前台文员
按照相对应的公文书写 在执行前3个工作日
格式起草
发布
各类通知、通告内容简 单、明确、事件描述清 晰。文书按照正规的文
本格式起草
用人申请表
2-4周内完成
每周五下午17点前汇总 一周招聘情况及相关信 息交行政人事经理审核
员工培训履历表 考核评分表
按照具体培训实施 计划有序进行
定期
入职培训需在员工入职 当天进行
严密，执行性强，适合 公司的现状，能调动积 极性，能实现奖勤罚懒
的目的
员工入职登记表、员工 培训履历表、员工背景 调查表、薪资审核单
员工入职后一个工 作日
员工人事档案完整
入职、离职、转正、晋 信息变动后一个工
升、调薪等相关表格
作日
员工入职当天办理入职 手续，转正前一周办理 转正手续，离职前一天
办理离职交接手续
快速准确；排版合理美 观
扫描登记表
10张以内的20分钟 快速清晰，文件命名合
内完成
理清楚
设备检修单；设备维护 登记表
2个工作日内
快速及时，节约费用
办公用品申购计划表
每月5日前
合理准确，不铺张浪费
办公用品发放登记表 来访客人登记表 名片印制申请单
5分钟内 随时
3个工作日内
仔细核对；快速发放； 不得代签名
回单据
每月1日统计考勤-制
39
考勤统计 前台文员 作考勤表-提交人事
主管
40
电话接听 前台文员
41
资料复印 前台文员
先登记再复印
需复印资料人
将电子版或纸质版文
件递交前台文员-输
42
资料打印 前台文员 入及排版-打印-登记 需打印资料人
-将打印好的资料交
回需打印人员
43
资料扫描
前台文员
送交文件-扫描-交还 文件
对于处罚、通报批评、
处罚方案确定后一 警告的员工及时发出通
个工作日
知单并执行具体奖惩措
施
按照方案实施计划 组织员工定期开展劳动
有序进行
安全保护教育
行政机关发布的相关工 伤认定的表格
按照地方行政机关 要求办理的时间范
围内完成
提交后1个工作日
请假、加班、调休申请 （由总经理审批的
单
除外，要视总经理
的时间而定）
32
劳动安全保护的 宣传教育
人事主管
劳动安全保护方案的 制定-审批同意-组织
员工学习
全体员工、相关 人员
现场施工人员：工程
33
工伤的处理
人事主管
部提供购买意外险名 单-行政部在规定的 时间内为其购买意外
部门负责人、当 事人、
险
34 劳动纠纷的处理 人事主管
部门负责人
申请人提交申请表-
35
请假、加班、调 休申请单的确认
误
及时
办公物品库存表
办公用品购买计划 批准后一周内
及时，节约
总经理审批同意后 一周内
规范，符合相关要求
用车申请单
申请单提交后20分 钟内
合理高效
固定资产台账
固定资产发生变更 后一个工作日内要 对固定资产清单更
新
每个季度盘点一次固定 资产，做到账实相符， 对于不能继续使用的固
定资产要及时报废
当办公设备出现故 保持办公环境舒适整
实施
查看简历确定面试人
员名单-人事主管安
排面试时间
24
拟定培训计划并 实施、评估
人事主管
根据公司需求-拟定 培训计划-计划通过-
组织实施
参加培训人员
25
协助制定绩效管 理办法并组织实 人事主管
施
实施过程中的问题及 时跟进
全体员工
员工入职前行政部发
26
员工人事档案的 建立、健全
人事主管
出入职通知及相关入 职材料-员工携带相
人员接送 汽车驾驶员 接送-用车后返回公
司停放车辆
接送人
派送部门申请用车-
64
物料运输 汽车驾驶员 前台文员登记-行政 物料派送部门
主管审批同意-派车
65
车辆年审
汽车驾驶员
资料准备-自定地点 办理
资料员
66
车辆保养 汽车驾驶员
67
车辆清洁 汽车驾驶员
68 出车记录登记 汽车驾驶员
每天
保安、用车人、 前台文员
人事主管
员工入职一个月内准备合同-签订合同-
盖章-员工签收
签订或解除劳动 合同当事人
30
组织年终先进个 人及单位的评选
人事主管
评选办法制定-审核 通过评选办法-组织
实施
全体员工
31
处罚通知单及通 报批评、警告的 人事主管
具体执行
行政部发布处罚、批 评、警告通知单-部 门经理-处罚者本人
部门负责人、违 反规定当事人
说明
7
组织制定、修订 行政管理及人事 行政人事部 方面的制度、流 经理
程
根据公司领导发出的 指令/目前的制度不 符合公司的发展现状 -制度修改方案-安排 下属进行制度调整
需配合人员 部门员工 部门员工
公司领导层、部 门相关人员
公司领导层、部 门相关人员
8
劳动关系管理
行政人事部 经理
9
公司及部门会议 行政人事部 规定会议时间-参会
政人事部各岗位工作事项一览表
涉及表格
完成时间
具体事务实施过程中需 具体事务的时间节
要用到的表格
点
具体活动安排的时 间
工作标准 充分调动部门员工积极 性，充分发挥部门职能
细致周到得体有序
视各项事务的复杂 情况而定
及时、得体
规避法律风险，争取最 大权益
要适合公司现状及发展 规划
高效精干，适合公司现 状及发展规划。
障时要在5个工作日 洁，办公设备正常运作
内解决问题。
。
活动的策划以及获 得批准的时间要在 确定活动日期前5个
工作日完成
每月员工生日组织、定 期举办的活动，做到费
用预算清晰明确
会议开始前一个工 对会议内容及形成的决
作日做好前期准备 议要扼要记录形成会议
工作
纪要。
网站域名到期前一 周内做好域名续签
工作
对不按照工作制度 执行的人员及时纠