实物档案管理办法

实物档案管理办法

第一章总则

第一条为加强（以下简称“公司”）实物档案管理，有效保护和利用实物档案资源，充分发挥实物档案在公司各项活动中的重要作用，根据国家有关规定，结合实际，制定本办法。

第二条实物档案是公司在生产、经营、管理等各项活动中形成，具有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，是公司档案全宗的重要组成部分，主要包括荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、印信、字画及公司发展历程中有纪念意义的物品和有收藏价值的设备设施等。

第三条本办法适用于公司各部门及各单位的实物档案管理。

第四条实物档案是公司档案的重要组成部分，实行统一领导、集中管理。

第二章管理职责

第五条公司各部门各单位负责本部门及本单位产生的实物材料的收集、整理、归档和移交工作。

第六条公司档案管理中心负责实物材料收集、整理、归档全过程的指导、监督、检查，并接收保管、提供利用。

第三章实物材料的收集归档

第七条归档范围

（一）奖品实物材料：公司在重大经济、科学文化等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

（二）印信实物材料：机构变更、撤销、合并失效的印章（经公安机关审批后制作的）。

（三）纪念品实物材料：

1.公司举办重大活动形成的具有保存价值的活动标识、证件、证书、奖章等；

2.公司在对外交往中获赠的重要纪念品等；

3.党和国家领导人及社会知名人士的题词、作画；

4.公司发展历程中具有纪念意义的物品和有收藏价值的设备设施，如使用过的牌匾等。

第八条归档时间

实物材料原则上在实物取得一个月内向公司档案室归档，一般不应跨年度。

第九条归档要求

（一）归档实物应保持整洁、无破损。

（二）实物档案原则上一件一归，如有同类重复者，只归一件。

（三）各部门各单位应填写《实物档案移交清单》（见附件1），连同实物向档案管理中心移交，档案管理人员检查合格后，双方人员签字确认，完成移交手续。

第四章实物档案整理

第十条档案管理中心按实物材料移交归档的先后顺序逐件编制档号，在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，一般立体型实物材料粘贴于底座，平面型实物材料粘贴于背面。

第十一条实物档案排架，按不同载体分别存放，同一载体按时间顺序排列。一个事件、一次活动或一个专题项目形成的同一种实物材料，应排列在一起。

第十二条档案室对各部门移交并已履行归档手续的实物档案编制《实物档案目录》（见附件2）。

（一）实物档案以“件”为单位填写目录。

（二）实物档案目录设置档号、归档部门、类型、题名、材质、形成日期、存放地点、备注。

1.档号：实物档案代码“实物档案”年度-件号或参照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）编制，按照颁发的时间编写档号。比如2016年颁发的奖状，档号就是：实物档案2016-***，***代表收到实物档案的件号（即顺序号）；