供应商档案管理

供应商档案管理

一、实行供应商档案管理的目的

可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率

二、供应商档案管理内容

（1）档案基础知识

档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件

（2）供应商档案建立的必要性

1.法规要求：《食品安全法》第三十九条食品经营者采购食品，应当查验供货者的许可证和食品合格的证明文件。食品经营企业应当建立食品进货查验记录制度，如实记录食品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。食品进货查验记录应当真实，保存期限不得少于二年。实行统一配送经营方式的食品经营企业，可以由企业总部统一查验供货者的许可证和食品合格的证明文件，进行食品进货查验记录。

2.对质量保证的必要性

更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣

（3）供应商档案的管理

1.采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等

2.对供应商进行分类与编号,分类的方法一般可按商品来划分,常用的编码一般为四位数,前一位为商品类别码,后三位为厂商类别码

3.建立分门别类的供应商基本资料档案。

（1）供应商档案管理：

a、基本情况：供应商代码/供应商名称/供方地址/开户银行/开户帐号/税号/联系人/电话/传真/手机

b、资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期/质量体系证书/证书到期日期/ 3C认证3C认证到期日期/产品标识/行业检测报告及有效期/企业简介/配套主机情况/供方基本情况调查表

c、合同类：供方质量保证协议/配套产品保用服务协议/合同及合同编号/技术协议

d、产品类：物料编码/产品名称/图号/价格/企业行业标准/产品执行标准

e、流程类：样品小批鉴定表/供方评价记录/供方批准表格

（2）一般文件：往来传真等

1.建立不同供应商的商品”台账”制度.为每种商品以及相应的供应商建立专门

的台账,以明晰商品的存与销情况.”台账”内容包括供应商代码、商品代码、商品序号、商品名称、规格、进货量、计量单位、进价、售价、销售额、累计销售额和毛利率

2.分门别类地管理采购合同

三、供应商档案管理内容注意事项：

具有详细的联系地址，EMAIL，网址

合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不能简单称呼

供应商名称必须是全称，如公司名称，不能只叫“润驰服饰公司”，正确合法的叫法应该是“广东润驰服饰有限公司”

详细的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼

供应商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系人的常用电话和商用传真等

联系电话应尽可能收录该供应商业务主管级以上的联系资料，以便处理重大问题时联系用，且可随时控制供方业务跑单的操作可能性，以减少公司的采购风险

档案应含有供方的经营范围，应该具体详细供方的产品类型，档次，销售渠道等

档案应尽可能备注供应商相关的历史资料，含税状况等

2. 供应商档案保存要求

对有经常业务往来或偶发次数较多的供应商，应及时将资料输入到系统软件中，输入的要求按供应商详细资料表，为方便采购业务的

操作，供应商的简称要求是供应商全称的简单称呼

供应商合作各项要求都符合公司发展要求的，且通过审核过的供应商，应备注“资料已审核”字样

对于已开发过的供应商和可潜在开发的供应商分别以文档的形式保存于电脑，方便需要时用或进行开发以备用

若供应商的联系方式，地址发生变更，采购员应该及时将相关资料更新保存

对符合公司发要求的已审核供应商，应该及时录入合格供应商资料表

对于终止合作的供应商资料根据实际情况判定是否可再次起用，并做相关的备注说明

3. 档案的机密性

供应商档案资料严禁非采购部门人员未经采购部经理许可的情况下翻阅

存于电脑上的供应商资料文档应当设置相应安全码

采购人员应该做好相关资料的机密性，不能将供应商相关信息随意透露给其他部门，更不可将相关信息透露给供应他供应商或是公司客户

4.供应商档案是一系列动态档案，不是尘封的

按照规定的位置存放——确保可检索

定期整理——至少1个月1次

过期资料打包——每年1次

电子档案：标题明确——供应商、内容、日期

保密——尊重对方