档案防霉驱虫方法多

档案防霉驱虫方法多

档案防霉驱虫方法多

我国南方地区气候温暖湿润,因此,档案特别容易霉变和滋生虫害。据20世纪90年代的一次调查发现,我国南方93%的县级档案馆的档案不同程度地存在虫害霉变现象,有些档案馆的档案甚至千疮百孔,整卷、整捆、整箱地被白蚁吞入腹中,令人震惊;有些档案发霉、霉烂甚至成为“纸砖”,使人痛心。因此档案的防霉驱虫工作应成为档案保护工作的一个重要环节。

目前各档案馆应用较多、使用较为方便的防霉驱虫药物是樟脑精块。但许多品牌的樟脑精块都含有苯(PDCD,对二氯苯),对人体健康有一定的副作用。因此,不断寻求一些理想的防霉驱虫方法就成为我们这些档案工作者探索的课题。从古至今,防霉驱虫方法很多,让我们去了解一下,也许能对我们的工作有所启示。

方法一:放置芸香草。北宋沈括在《梦溪笔谈》中说:“古人藏书避蠹用芸。芸,香草也。”像宁波范氏天一阁藏书甚富,其中多为孤本。阁中藏书三百年不发霉不生蠹全赖芸草之功。后来的学者诗人登临天一阁写诗题联时,大都提到芸香草。如袁枚诗云:“久闻天一阁藏书,英石芸草辟蠹鱼。”忻思行也写道:“多多积卷传司马,细细芸香辟蠹鱼。”天一阁使用的芸香草“金秀”出自金秀瑶族自治县。金秀香草在当地叫“灵香草”,生长在海拔3000米至5000米的高山深谷中,是一种很珍贵的香草,对书籍纸张和人体健康均没有副作用,不像樟脑精块或用化学药剂配制的防霉驱虫药那样具有强烈的刺激味,且放置多年仍清香怡人,既防霉又驱虫。现在仍然可以通过网络邮购获取这种芸香草。

方法二:扫经。四川成都文殊院藏书甚丰,藏经阁不放置任何的防霉驱虫药剂,藏书却从来不发霉生虫,其秘诀就是每年要进行一次扫经。何谓扫经?即每年挑选一个风和日丽的天气,把所有的经书拿到室外,然后庙里的僧侣净手焚香点烛,一边念经一边用羽毛轻掸经书的每一页。因此,经书的保存完好并非有些人认为的佛祖保佑,它实际上印证了一个道理——“流水不腐,户枢不蠹。”每年把经书通翻一遍,翻动的过程即能够破坏蠹虫安定的生态环境,再加上他们用羽毛清扫,还可以驱除已有害虫的虫卵。这才是文殊院藏书保存完好真正的奥妙所在。

方法三:使用新近研制的8489和AD99防虫杀虫剂。这两种药为无公害新药,系多种中草药复合而成,具有挥发性强、气味芬芳,对人畜无毒无害,不污染环境,对纸张、字迹无不良影响等优点。它们不仅有良好的驱避害虫功能,也有较强的杀虫效果。

方法四:用清凉油涂抹。南方的黄梅季节是档案最容易发霉的时期,库房里往往会充溢着一股霉味。用清凉油涂抹在柜子四边,用不了多久,霉味就会消失,这也不失为一种经济的防霉方法,但切记不能用于声像档案。

方法五:点蚊香。如果库房不是很大,在紧闭的房间四周的多处点上蚊香,但不能靠近档案。把柜子打开,让档案的开口朝外放置,不但可以防止虫害的滋生,而且即使生了虫,还可以起到杀灭的效果。

方法六:使用微型吸尘机。用“微型吸尘机”在纸质档案的柜子边上吸一遍,黄梅季节前后各做一次,但仅限于纸张不能太烂的档案。这样就可以起到防霉的效果。

当然,好的防霉驱虫方法远远不止以上几种,这就需要我们档案工作者在工作实践中不断摸索,吸取其他领域的科技成果,结合自己档案馆的实际情况,找到一些经济环保又效果好的防霉驱虫方法,来更好地延长档案的寿命。

(档案管理)科技档案整理方法

第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定:科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 (1)科技档案:本单位科技活动的直接记录 (2)科技资料:外单位科技活动的记录 2、来源不同 (1)科技档案:是由本单位的技术部门形成的原始记录 (2)科技资料:从本单位以外收集、交换、购买来的

3、作用不同 (1)科技档案:依据与凭证作用 (2)科技资料:参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入:明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责,即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围,并责任到人。 2、一同步:科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 (1)事前介入。在与有关单位签订协议合同时(如勘察、设计、施工、监理等单位),应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求,作为科技档案接收时的依据。 (2)事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位(如勘察、设计、施工、监理等单位)科技档案的形成、积累、整理、移交工作,做到边施工边收集边整理。

3、一参加:档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱,覆行签字手续,并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关:把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后,才能报销差旅等有关费用(此项规定可纳入本单位的规章制度,以把好文件材料的收集关)。 二、归档范围 三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。 3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写,不得使用易褪色的书写材料,否则必须复印。 4、文件材料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。 5、图纸应折叠或A4(297×210mm)幅面,所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章,图标栏露在外面,竣工图章应使用不易褪色的红印泥。 6、组卷所用的各种目录、表格、封面(底)、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。 四、归档时间 (一)基建档案

档案管理办法

XX公司档案管理办法 第一章总则 第一条为强化公司档案管理工作,实现档案管理的规范化、制度化,更好地服务公司各项工作,根据《中华人民共和国档案法》和《XX省档案管理条例》等有关规定,结合公司实际情况,特制定本办法。 第二条档案是企业的宝贵历史财富,档案工作是公司整体工作的重要组成部分,做好档案管理工作是为企业和职工负责的重要体现。严格执行《中华人民共和国档案法》《XX省档案管理条例》和《企业档案工作规范》,并将档案管理工作纳入企业发展规划和年度工作计划,依法治档、规范管档。 第三条公司档案原则上实行集中统一管理(专业档案管理须经公司档案管理工作领导小组批准后,由专业部门按照档案管理标准自行管理),基层单位按照档案管理权限分级管理。公司综合办公室设1名主抓档案管理工作的办公室副主任;公司组织部、人力资源部各设1名专职档案管理员;各单位档案管理由综合办公室负责,配备1名专职档案管理员,负责本单位档案日常管理和安全保密等工作。 第二章归档范围 第四条凡是反映公司工作活动、具有参考利用价值的各种文

件资料(公文、报告、电报、传真、图表、书信、报刊、账册、录音、录像、光盘、电子文件、照片等)均属归档范围。 1.文书档:本单位接收上级机关的文件资料,下发的文件资料,召开的重要会议记录和相关资料(党代会、职代会、党委会、董事会、总经理办公会等),合同、协议等。 2.会计档:会计凭证、会计账簿、财务报告、工资台账等。 3.科技档:地质勘探资料、图纸资料、建设项目资料等。 4.人事档:全公司干部、工人个人档案等。 5.其他档:史志、发展历程、统计报表、审计报告、干部调转介绍信等。 第五条各单位、各部门在工作中形成的各项文件资料,应指定专人收集和整理,准确反映企业党建工作、安全生产、经营管理、信访稳定和改革发展等各项活动的真实内容和历史过程。 第三章档案立卷 第六条各单位、各部门归档资料应于每年3月末前移交本单位档案室。 第七条接收档案时,严格划定保管期限(永久、30年、10年),分门别类整理装订成卷。凡是本单位主要职能活动和反映基本历史面貌的,对本单位具有长远利用价值的文件资料都应列为永久保管;凡是反映本单位一般活动的,在相当长时期内对本单位工作具有查考利用价值的文件资料,应列为30年;凡是在较短时期内对本单位工作具有查考利用价值的文件资料,应列为10年保管。 第八条移交档案资料要逐卷逐项清点,填写移交书一式二

档案的整理方法

科技档案的整理方法 一般讲,基层档案部门对科技档案的整理,大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。 一、分类。科技档案分类,就是根据科技档案的内容性质和形成特点,把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次,从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。 1、分类的要求。搞好科技档案的分类,应注意以下几点: (1)科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统,同一种科技档案的分类标准应该一致。 (2)科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点,追求分类的整体适用效果。也就是说,科技档案的分类,要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。 (3)科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。(4)要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件,在编制科技档案分类方案时,要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点,确定明确的分类标准和分类方法,设置科学、合理的类目体系,形成完整的科技档案分类方案。 2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类,实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多,因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的,大体上,科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法,其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法,其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。(1)工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类,就是在本单位全部基建档案范围内,以工程项目为分类单元,划分科技档案的类别。 (2)型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类,就是以各个型号的产品或设备为分类单元,划分科技档案的类别。 (3)课题分类法。适用于对科研档案的分类,以各个独立的研究课题为分类单元,划分科技档案的类别。 (4)专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。 (5)地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。 (6)时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。 以上几种基本方法,在实际应用时,可根据具体情况,结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类,具体到不同单位和不同基建项目,其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类,由于产品种类繁多,各种产品代号也不尽相同,因此在型号分类法的基础上,派生出许多具体分类方法,比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类,根据组织形式和设备类型的不同,设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。 二、案卷组织与排列 案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的,因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下,组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种:按结构组织案卷、按

关于档案管理办法及实施细则{新版}

关于档案管理办法及实施细则【2019年第一版】为进一步完善公司的管理体系,完加强全公司档案的收集、整理、归档的效率与措施,确保档案的完整性、准确性和系统性,促进公司的持续健康发展,结合实际,制定本办法。 一、总则 1.1为加强公司档案管理工作,有效地保护和使用档案,特制订本办法。 1.2本办法所称的档案是指过去和现在的公司各部门、各项目及员工从事作业、经营、管理、宣传及行政类文件、人事类文件、各类合同、财务管理等,直接形成的对公司有保存价值的各类文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电子文件、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 1.3档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.4档案管理工作采用“双部门管控,共同管理”原则,由综合管理部统一管理。 1.5档案管理指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、登记、归档、装订、封存、销档等活动。 1.6档案材料收集整理归档工作应遵循真实、全面、及时、规范、系统的原则。 二、归档范围 2.1公司资料:公司章程、注册资料、验资报告、资质证书(原件、申办资料、变更记录、年检记录)、机构变革记录、公司大事记、公司年报/推文、各类固定资产资料(包括车辆)、企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、视频、照片、录音等形式的历史记录。 2.2行政类档案:流程制度类文件、行政法规性文件、会议记录、各类公文、公司重大事件记录、政府职能部门颁发需要公司执行的各种行业标准、公司对外的正式发文与相关机构来往的函件、物资采购(物资采购、库存、保管、调派等)管理中形成的各种文件材料。 2.3人事档案:员工履历、学历及技能证书、考评、晋升、薪酬调降记录、奖惩

科技档案管理制度

科技档案管理制度 一、目的 为了进一步完善、规范档案管理制度,加强对档案的管理,保证档案的安全和完善,有效地保护和利用档案,根据《档案法》和《山东省档案条例》的有关规定,制定本制度。 二、适应范围 适用于全公司范围内在各项业务领域中所形成的各种有保存价值的文件材料;上级机关发往公司的有关文件材料;外单位发给本公司的有关文件材料。 三、职责 1、公司分管档案工作的副经理负责公司档案工作的领导,领导制订和修改档案管理制度;监督检查和考核工作;负责领导及参与档案签订工作;负责审批销毁档案清单及特别档案查(借)阅、复制;对因公司档案工作不力,给公司、社会和国家造成损害负领导责任。 2、档案室对公司档案收集、整理、保管、统计等全面工作负责;对因失职导致公司档案失收、因保管不善造成公司档案丢失或损坏负责;对应及时提供档案而不能及时提供而贻误工作负责。 3、人力资源部负责干部人事档案的管理及考核工作。 4、公司各部门和个人对由本部门和个人提供归档的文件材料的

质量(既真实性、完整性、及时性)负责,对丢失、损坏应归档文件材料负责;对档案签订时发现已归档文件材料中不准确、不完整之外负责纠正、补齐。 5、各部门归档文件材料收集员(兼职)负责本部门归档文件材料的收集、整理及归档,因失职造成本部门应归档文件材料丢失、损坏负责。 四、管理程序 1、档案材料收集 1)、公司各部门负责按本标准规定的归档范围收集、整理本部门业务范围内形成的文件材料归档;公司非常规活动中形成的应该归档的文件材料由主办部门负责收集、整理;档案室负责接收各部门部归档的文件材料。 2)、各部门应确定专人为本部门归档文件资料收集员(兼职)负责本部门的归档文件材料收集、整理及归档。 3)、归档文件材料的基本要求如下: ·归档文件材料必须完整、清晰; ·归档的文件材料必须准确地反映公司、各部门各项活动的真实内容和历史过程; ·归档文件材料必须层次分明,符合其形成规律; ·归档文件材料必须经部门负责人审定; ·照片型归档文件材料必须底片、照片、说明齐全,底片与照片的影像相符;

科技档案整理方法55463442

科技档案整理方法 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定:科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 (1)科技档案:本单位科技活动的直接记录 (2)科技资料:外单位科技活动的记录

2、来源不同 (1)科技档案:是由本单位的技术部门形成的原始记录 (2)科技资料:从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同 (1)科技档案:依据与凭证作用 (2)科技资料:参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入:明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责,即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围,并责任到人。

2、一同步:科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 (1)事前介入。在与有关单位签订协议合同时(如勘察、设计、施工、监理等单位),应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求,作为科技档案接收时的依据。 (2)事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位(如勘察、设计、施工、监理等单位)科技档案的形成、积累、整理、移交工作,做到边施工边收集边整理。 3、一参加:档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱,覆行签字手续,并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关:把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后,才能报销差旅等有关费用(此项规定可纳入本单位的规章制度,以把好文件材料的收集关)。

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 (文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技) 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义:是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。 (二)档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。 (三)档案整理的文件范围:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。(四)档案整理的方法:一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是

一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。 3)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm 三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围 (1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 (2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 (3)科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 (4)会计档案按“盒(卷)”整理,整理的依据是财政部、国 (财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》

文书档案的整理方法和步骤

第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况,设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年:…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年:办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年:办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年:…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年:党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年:党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年:…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久:2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年:2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年:2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法,同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理,各类之间界限清楚,归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存,剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限:永久、30年、10年

档案管理整改措施(多篇范文)

档案管理整改措施 巴楚三中关于对学校档案管理整改 措施 县档案局: 根据贵局在7月22日对我校的档案工作进行了一次全面、细致的检查并提出了宝贵的建议,针对建议,学校本着对历史负责的高度责 任感及使命感抓好抓实学校的档案工作,以这次检查为契机,根据新 档办字【XX】20号文件精神,全面落实学校的档案工作,现就三中档案整改情况汇报如下,如有不足之处,敬请原谅。 1、全面落实党政一把手亲自管理,狠抓落实,成立《巴 楚三中档案管理领导小组》,细化责任,强化职责,主要制度上墙,常抓不懈,尽量有专职管理员。 2、每月利用教职工政治学习时间,学习不少于1次专 门关于档案法律法规的专题学习,做到家喻户晓,人人皆知。 3、学校每学期要召开不少于1次关于档案建设的专题 会议,解决学校在档案建设存在的问题,必须把档案工作纳入学校学期、年度的整体计划及安排部署。配齐配足学校档案室的各种硬 件设备。 4、根据需要,经常加强对档案管理员的培训力度,增 强对学校档案管理的责任心,解决在档案管理中存在的技术问题,提高学校档案管理水平。

5、加强对学校档案的分类指导工作,结合学校实际及 一般的档案分类标准,我校的档案按照五种分类进行:文书档案;教学档案;科技档案;会计档案;声像及纸质档案类。每种档案 按照价值及保存时间长短进行分类存放,每一类档案归档时做好入库 登记,防止错放、乱放等现象发生,也不会因档案管理员的变更而影 响学校档案管理工作。 6、做好学校档案管理如收集、整理、归档、保管、移 交、借阅、销毁等制度。 7、明确各处室、教研组的档案管理制度,落实“谁主管、 谁负责”的责任追究制。 8、积极利用学校档案材料,做好档案开发利用工作。 9、利用学校网站及时公开学校档案管理工作的发展动 态,动员一切可动员的力量尽量补齐补足学校遗漏的档案材料。 10、做好档案室的通风、消毒、防鼠、防蚊、防火、防 盗等日常工作。 巴楚三中 XX年9月10日 第二篇:XX年度档案管理情况整改措施报告 XX年度政工科档案管理自查整改措施 XX年12月27日,以“推进四化管理、构建和谐公路”竞赛活动为基点,青岛市公路管理局对我处年终工作进行了全面细致的检查验

科技档案的整理方法讲解

科技档案的整理方法 作者:王大忠文章来源:本站原创点击数:4519 更新时间:2012/5/19 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定:科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 (1)科技档案:本单位科技活动的直接记录 (2)科技资料:外单位科技活动的记录 2、来源不同 (1)科技档案:是由本单位的技术部门形成的原始记录 (2)科技资料:从本单位以外收集、交换、购买来的

3、作用不同 (1)科技档案:依据与凭证作用 (2)科技资料:参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入:明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责,即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围,并责任到人。 2、一同步:科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 (1)事前介入。在与有关单位签订协议合同时(如勘察、设计、施工、监理等单位),应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求,作为科技档案接收时的依据。 (2)事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位(如勘察、设计、施工、监理等单位)科技档案的形成、积累、整理、移交工作,做到边施工边收集边整理。 3、一参加:档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱,覆行签字手续,并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关:把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后,才能报销差旅等有关费用(此项规定可纳入本单位的规章制度,以把好文件材料的收集关)。 二、归档范围 三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。

会计档案的整理与归档方法.doc

会计档案的整理与归档方法 一、会计档案含义料归档范围 会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。 二、会计档案材料归档范围 根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定,会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性(非指本单位)不办的文件;未生效的合同、协议、单据;未定稿和重份文件;无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。 (一)会计凭证: 会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种:(企业会计中还有汇总凭证)1、原始凭证是经济业务发生时,所填写的书面证明,是会计核算的原始依据;原始凭证分自制和外来凭证两种。 自制凭证是由本单位填写的(如验收单、领料单、借款单),外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证,由收款单位开给的现金收据等。 2、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的,分为收款凭证,付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。 综上所述:会计凭证归档范围包括:原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。 (二)会计帐簿: 会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证

只能反映某项经济业务,而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种: 1、序时帐簿(又称日记帐)、出纳帐、银行帐; 2、分类帐簿: 分类帐簿分总帐和明细帐两种 (1)总帐(总分类帐),即按总分类帐户分类登记的帐簿; (2)明细帐(明细分类帐),即按明细帐户分类登记的帐簿; 3、辅助帐(备查帐簿),还有固定资产明细帐(卡片)各种登记簿等都要归档,即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。 (三)会计报表: 会计报表是用统一的货币计量单位,综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动,财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载,加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类,主要有:1、从内容分:资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等; 2、从时间分:旬报、月报、季报、年报等; 3、从单位分:基层报表、汇总表等。(按各机关在编制会计报表时,所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。)(四)工资表: 工资表是按照“各尽所能,按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有:工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。 (五)综合管理: 综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷,但编案卷号时,可与报表一起编号,属永久卷排在决算报表的后面,属短期卷的排在月报表的前面。 三、会计档案立卷整理 (一)会计档案材料保管期限鉴定: 会计档案分两个保管期限:即永久、短期。永久保管的档案,没有时间终止,永远保存。短期保管的档案,有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。 1、凭证保管期限:

档案管理方法

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 档案整理的质量要求 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义: 是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。 (二)档案整理的基本要求: 遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。 (三)档案整理的文件范围: 凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。 (四)档案整理的方法: 一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。 3)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围

科技档案的整编汇总方法

科技档案的整理方法 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定:科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 (1)科技档案:本单位科技活动的直接记录 (2)科技资料:外单位科技活动的记录 2、来源不同 (1)科技档案:是由本单位的技术部门形成的原始记录 (2)科技资料:从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同 (1)科技档案:依据与凭证作用 (2)科技资料:参考与借鉴作用

第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入:明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责,即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围,并责任到人。 2、一同步:科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 (1)事前介入。在与有关单位签订协议合同时(如勘察、设计、施工、监理等单位),应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求,作为科技档案接收时的依据。 (2)事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位(如勘察、设计、施工、监理等单位)科技档案的形成、积累、整理、移交工作,做到边施工边收集边整理。 3、一参加:档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱,覆行签字手续,并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关:把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后,才能报销差旅等有关费用(此项规定可纳入本单位的规章制度,以把好文件材料的收集关)。

档案整理的方法及分类

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技) 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义:是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。 (二)档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。 (三)档案整理的文件范围:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。 (四)档案整理的方法:一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。3)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围 (1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 (2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 (3)科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

档案归档整理方法和步骤

档案归档整理方法和步骤 对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结,这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试,主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时,我们相信,对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。 一般情况下,归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。 一、收集文件 收集文件,就是根据党和国家的有关规定,通过一定的方式和手续,把散存在机关内部和个人手中的文件材料,加以清交、聚集的工作,是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。 二、区分归档和不归档材料的范围 (一)归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 (二)不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。 2、本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料。 3、同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。 4、下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。 (三)机关之间分工归档的范围 为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏,各单位之间必须明确的归档范围。 1、上级业务主管机关(部、厅、局)发来的文件,由隶属下级机关归档,党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。 2、上级业务主管机关召开的专业会议文件,由各隶属下级机关归档,党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议,并有重要发言,其印件和定稿(指领导发言稿)由党委或政府办公室归档。 3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他

第六章:档案管理措施及保证措施(定稿)

目录 第6章档案管理措施及保证措施 ............................................ 6-1 6.1档案管理方案概述................................................... 6-1 6.1.1 总包档案管理措施 .............................................. 6-1 6.1.2 档案管理保证措施 .............................................. 6-1 6.1.3 档案的日常收集和查阅............................................ 6-2 6.2文件信息管理....................................................... 6-2 6.2.1 文件信息管理目标................................................ 6-2 6.2.2 文件信息流动模型................................................ 6-2 6.2.3 文件处理办法.................................................... 6-2 6.3竣工档案管理....................................................... 6-3 6.3.1 竣工验收组织及移交.............................................. 6-3 6.3.2 竣工档案管理.................................................... 6-4 6.4竣工培训和操作、维修手册............................................ 6-6 6.4.1 竣工培训........................................................ 6-6 6.4.2 用户操作及维修手册.............................................. 6-6 6.5竣工备案........................................................... 6-7 6.5.1 工程档案预验收.................................................. 6-7 6.5.2 竣工验收备案.................................................... 6-7

文书档案整理方法

档案业务知识培训 2013.3

目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集(归档)工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位

3、确定装订顺序 4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则

什么是档案 一、什么是档案? 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁? 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点,其中历史再现性为其本质属性,其他特点为其一般属性。因此,可将档案的定义简要地表述为:档案是再现历史真实面貌的原始文献。四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样,包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看,有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等;

文书档案的整理方法

文书档案的整理方法 文书档案的整理方法 一、概念 文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有 保存价值的文件材料,即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由:命令(令)、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说,就是各单位制发的“红头文件 ”和“白头文件”(如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等)。 归档文件材料:立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤 1、归档文件规范整理基本要求 归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础,是一项重要的、承上启下的工作,整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令

公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》(DA/T 22)和《湖北省归档文件整理实施细则》(鄂档[2001]45号)的规定,在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有关联系,区分不同价值,便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家 “双轨制”管理的业务要求,将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。 2、归档文件规范整理基本步骤 归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为:收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。 三、归档文件的整理方法 1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整?概括为十句话: 一是处理完毕的文件材料要随时收; 二是经常用的文件,要履行借用手续定期收; 三是本单位发文,在盖章时当时收; 四是会议材料,要事先做好工作及时收; 五是内部形成的材料,要注意掌握线索有针对性地收;

文件和档案管理办法

XXX有限公司 文件编号:XX-QD- BG-04 文件和档案管理办法 编制: 审核: 批准:

版本号:A 修订号:0 受控特性:发放编号:BG 发布日期:生效日期:

文件修订履历表

1.目的 为规范公司文件和档案的管理,对运行中使用的各类文件实施有效控制,以确保各过程、环节、场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性,与运行相关的部门均使用有效的现行版本文件,防止误用作废文件。 2.范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责,适用于各过程管理文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理运行中形成的所有记录的控制。 3.职责 各过程管理部门职责: 负责确定所管理的过程的文件需求。 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。 负责严格执行过程管理文件的规定,并按规定的表格做好相应的记录。 负责文件更改内容等。 各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 各部门负责本部门记录的建立与管理。 4.程序内容 确定文件种类 为便于文件管理,根据不同的管理方式将综合管理文件分为外来文件、综合管理文件。 外来文件:外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。 综合管理文件 a.方针、目标和指标; b.实现方针、目标和指标的策划; c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

相关的资料包括但不限于: a.各类分析/评价/统计数据; b.特种设备及其附件的安全技术监察(检测)资料; c.建设(工程)项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专 篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见; d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录; e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告; f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南; g.设施的设计、运行技术资料; h.供应商和承包商档案; i.作业许可证等; j.其他资料。 提出文件的编制和修改需求 公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利,但是必须向过程负责人提出申请; 过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 指定编写人 如需要编制或修改,对所需的文件进行策划并安排专人编写; 管理手册由办公室负责编制;部门各过程管理类文件(管理过程的程序、规定、表格)由过程负责人负责组织编制。 进行编写 按照文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容: a.目的:明确编制本文件要达到的目的; b.范围:本文件使用的范围,包括活动范围、职能范围和管理范围; c.定义:需要对使用人解释的术语或词汇; d.职责:本文件中的主要职责划分,包括本文件的责任部门; e.程序/规定内容:针对各项活动提出具体的要求、职责、时限; f.相关文件:编制本文件所依据的文件或引用的文件; g.相关记录:本文件涉及到的文件、表格和记录;

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