存货审计问题的探讨

存货审计问题的探讨

【摘要】企业存货在企业总资产构成中往往所占份额较大,对企业经营成果有着直接的影响,极易成为企业舞弊的对象与手段,所以存货的真实性和完整性是审计应关注的重点之一。由于存货本身的特点,如种类繁多,差异性又大,往往存放于不同场所与仓库,可能因为滞销、过期、陈旧及受损而使其价值降低,又加上制造行业的生产工艺流程比较复杂,存货项目往往是会计审计的重点和难点。尤其是多步骤生产企业,存货常成为企业调节利润的工具。

【关键词】存货审计;制造企业;总结

资产是企业赖以生存的物质基础,而存货是企业的重要资源,在企业总资产中占有重要的位置,尤其是在制造企业中。那么,存货管理质量的好坏就会直接影响企业的经营状况与经营成果。由于本文主要是针对某制药企业存货问题进行具体的分析,所以注册会计师在对公司进行年终审计时,应重点关注公司的存货审计。

笔者在参与对某制药企业2009年度审计的过程后,对企业的存货审计方面作了一些总结,将从三个方面进行阐述。

一、存货审计所做的工作

(一)存货盘点

对存货的盘点是审计人员获取审计证据的重要环节。可以说,对存货的审计应先从盘点做起。在进行盘点之前,首先了解企业的内部控制以及执行的有效性,在此基础上进行实地盘点。先从企业获得存货的明细表,其中已经注明存货的种类、数量、规格以及存放的地点。为了避免重复的工作以及提高真实性,对企业的盘点在资产负债表日前与企业的年终盘点同时进行,并且在盘点的同时停止所有存货的进入与输出,保持静止状态。这样就不会造成企业盘点数量与审计盘点数量的差异。

防止仓库间存货的相互移动,审计成员分成两个小组在不同仓库以及不同产品之间分头进行盘点:原材料、半成品、产成品和低值易耗品。由于此公司属于医药制造行业拥有几种不同形态的存货,原材料大部分是桶装的以及袋装的物质,在盘点时,对满桶装的直接确认规格,已使用的采用称重的方法进行核对,对于袋装原材料则采用称重过其中一袋的重量,再核对袋数即可;半成品以及产成品大部分采用箱装,直接计量整箱子的数量,再加上零散部分进行核对。为了更清晰地表现盘点过程、方便日后对于存货数量的分析,在盘点过程中将盘点存货的具体规格、存放的具体地点、摆放的具体方式一一进行记录;对用坚固包装的药品尤其注意。在关注存货数量的同时,也不应该忽略存货的质量,确定存货是否以较好的状态以备销售、使用和耗用,是否存在有损害的商品。

(二)了解企业存货的生产流程

对于存货的生产流程,应该认识到其中的重要性。首先从整个存货的流转来看,采购——储存——发放每一个环节的完整性会给存货审计带来简便性;其次从生产的过程来看,对于了解生产成本的发生、归集以及分配提供了更为清晰的思路。以下阐述该企业存货的流转与生产过程。

采购及入库环节:通过对企业相关人员的询问以及查阅相关文件(采购计划书)了解当企业决定进行物资采购的时候,根据生产计划的需要核实库存量,制定采购计划,有专人专门使用经批准的请购单、采购订单与供应商(由于该企业于20世纪90年代成立,对选择供应商已经具有成熟的方式)签订采购合同(已查阅采购合同文件),抽查企业金额、数量较大的物资采购的发票及单据;检查了采购订单与供应商的检验报告以后,再检查企业的检验合格证以及入库单。检查整个采购与入库环节的原始单据来查明这一环节存在的问题。

存货的生产过程:简单地来说,制造企业的生产过程即原材料——生产成本——产成品,其中,其他费用的计算以及制造费用的归集与分配则直接关系到产成品的成本,所以,审计人员做了以下工作:首先了解了公司关于生产循环的内部控制的设计以及执行效果;其次,在对生产流程进行审计的时候,检查了各个车间之间产品转移的单据以及原料领用的单据是否按照不同岗位相互分离的政策执行,在存货生产过程中人工费用、辅助费用发生的合理性单据,以及检查制造费用分配的依据是否合理。

在生产过程中,同样关注了企业的生产技术管理。

生产准备阶段:在这一阶段审计人员对企业生产计划的安排、指令的下达文件方面进行了逐一的检查,确保各车间按照企业的总体计划进行生产;检查企业领料的手续是否齐全,领料记录是否记录清楚。

生产过程中:检查在投料、操作以及检验的流程中的签字证明,检查是否做到责任的逐一落实。在生产过程中,特别注意了企业在每一次生产投料以后将剩余物料退库的有关手续,这样能够对在盘点中存货的差异有一定的解释说明作用。

存货的入库与储存:向车间工作人员了解到,生产结束后,质量检验员在检查货物合格后签发验收单,生产人员将产成品交给仓库,仓库管理员检查验收单以及产成品的数量及规格的正确性,将产成品入库,编制入库单,这就完成了生产成本向产成品(库存商品)的转变。在存货入库以后,为了保障企业存货的储存效果,对存货进行复检,编制请验单,提供复检报告,这样企业可以定期地保证存货的质量,定期将合格产品与不合格产品进行分离,将存货便签上的说明与实物相核对。

存货的销售与发出:从中了解到,该企业通过销售订单的内容做好发料准备,在接到发货通知后,填写发货单与出库单。在审计过程中审查了出库的手续、账务处理的正确性以及是否经过适当的审批签字过程尤其是票据的传递;对存货的质量进行检查,检查出库商品的检验合格证明。

审计人员对于仓库中存放时间较长的存货进行具体问题具体分析,确定是滞销、营销能力问题还是报废存货;由于该企业属于制造企业,所以审计人员对产成品和在产品计价时候的原材料、直接人工、制造费用以及其他应计入生产成本的费用的结转、会计处理的正确性问题尤其重视。

(三)收入与成本的匹配

存货计价测试:在存货审计过程中,进行了存货的计价测试,在该企业中采用的是加权平均的计价方法。根据企业的每一笔购进以及售出计算单价,由此计算销售出存货的成本,最后再计算期末存货的成本。

收入的确认依据:检查企业确认收入时的依据,是否具有完整的销售合同、销售发票、出库单等;在年审中,尤其是接近资产负债表日的货物销售,除了以上的检查程序外,还关注了收入确认时的准确日期,以确认是否存在跨期确认收入的情况发生。

物流与财务的核对:在对企业存货销售的流程了解清楚后,比如说,企业存货的发出等,最重要的一步就是与企业财务的账目进行核对,真正做到账实相符。

在收入与成本进行匹配的审计过程中,不仅要对存货金额核对,也要对存货数量进行核对,以防发生金额正确,但是数量相差很多的现象,这样可能是因为企业擅自对价格进行变动。

二、发现的问题及解决的方法

(一)存货盘点

在存货盘点中,发现了企业的过期产品仍存放在存货仓库中,并没有得到及时的处理,而且是过期时间较长的产品;企业仓库中存放有已经销售给其他公司的货物依然保存在企业的情况;企业仓库中的存货数量在某一个品种上存在较大的差异。

查明原因并要求企业作出补充与改正的措施,将过期产品进行处理,如果没有计提跌价准备的,全额计提,如果已经计提跌价准备,将过期的产品清除出正常商品的仓库或者集中直接放入专门的仓库(企业有闲置仓库);将已经销售但是还没有出库的产品具体表明,能够清晰地辨明是否属于企业的存货,之后再将其与财务账进行核对;由于该企业生产过程中会出现一些附产品,其在销售的时候属于零售,所以不能开具发票,造成某一种产品的盘点数量与账面数量相差较大。在这种情况下,只能根据仓库每一笔出库的详细记录来核对实际数目,这样,与具有发票的销售业务相比准确性就降低了。

(二)存货的生产流程

在审计采购的循环中发现,有一批商品,财务上已经做账,但是仓库中并没有