高效会议主持技巧讲解
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正常营运公司之员工48.5%的时间花在进行会议 正常营运公司之员工97.6%的时间花在执行会议的决议 86.9%的员工觉得会议流程还有5%以上的精进空间 74.3%的员工觉得会议引导能力的强化是刻不容缓的 83.6%的会议领导者觉得会议参与者的会议修养&认知急需加强 88.1%的员工认为开会(参与会议)是件苦差事 会议占据之时间,正比于职位的等级 会议领导能力的高低,正比于升迁机率的高低
与会者与主席争论 视听器材发生故障 与会者欠缺热心 会议超出预定时间 主席未能归结会议之成果
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点
4.影响会议效益之负面因素
4.3 会议后部分:
欠缺会议记录 不对决议事项进行追踪 不对会议之成败进行检讨 不解散已达成任务之委员会或工作小组 与会者对会议感到不满
会议目标范例比较:
☆2005年Cost Down 务必达成 50% VS. ★第4Q突破目标15%与NO.1部门绩效奖金夺取
會議主持技巧
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E:Exciting:能引起意愿的
二. 成功会议之关键与操作重点
2.会议种类的选择方向与执行要点
宣达会议
此类会议的目的是主要在重大的决策、或告知相关的人员， 由于 没有文书转达的误解，并能立即解答疑问。
规划&确认出席名单及人员出席可能状况预判
(可能)不可出席者应预先取得主席同意，并指定代理人
出席者知道每人在会议中所担任的任务
必要的会前规划与进行
确认会议资料预先发放
会议中各议题之“可能解决方案-诱鸟”施放准备
确认会中可能用上之“灵感激发素”准备完成
會議主持技巧
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一. 会议规划通则-规划开会进行流程
會議主持技巧
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综合结论:
以〝节省时间〞、〝提升效率〞为宗旨〞 的动态过程来达成 :
一. 一般性目的 二. 特殊性目的 三. 策略性目的
會議主持技巧
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贰.成功会议的关键与带领
一.成功会议的定义 二.会议成功的关键与操作重点
會議主持技巧
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一.成功会议的定义:
會議主持技巧
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二. 议程规划注意事项
议程规划与进行策略:策略鼓励性议程 一般性议程 敏感性高议程 敏感性低议程
重要性议程 紧急不重要议程
分配每个议程讨论时间
讨论进行时可能发生问题点/解套方式准备 以下几个思考点: 那些地方可能会出现问题?
这些问题存在多久了? 目前情况发展的趋势或程度的后果? 分析诊断问题症结? 有什么解决方案? 有没有需要施放“诱鸟”
會議主持技巧
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一. 会议主席开场技巧-重点指引&参考
建立可自由发言的气氛
使与会人员的关注力得以集中
详细说明主题及目的
明确表示会议的预定程序
须通知全体人员的事项
主席的开场白应力求简短扼要，其内容如下；
士气鼓舞 : 今天的会议议题将是大家非常感兴趣的….
会议主题 : 今天的议题是……
预判会议可能延展事项与准备、进行方式、时间配置 临时动议、进行方式、时间配置 宣读决议事项、进行方式、时间配置 會議主持宣技布巧 散会、时间p配ag置e25/40
一. 会议规划通则-规划会后工作事项
3.规划开会后工作事项：
会议内容校对 会议内容呈报对象 会议内容确认作业流程 会议记录分发作业与建文件 会后会进行 会后行动事项展开与成效追踪
會議主持技巧
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关于会议(续)
PS:会议成本计算公式:
会议成本＝ 2ABT+C
A:与会成员平均之“每小时平均工资” 【通常为全公司员工平均工资(实薪) 】 的3倍 B:参与会议之人数 T:开会经历的时间 2:由于会议引起经常性管理/业务工作停顿而产生损失 C:会议实际费用＝ 交通费、 场地成本、 用品耗损、 水电等附加开支
试算您部门可能发生之“周”会议成本:
会议的成本平均而言，组织花费：
全年薪资费用的 7-15% 在会议上 中级主管花费 35% 的时间在会议上 高级主管花费 60% 的时间在会议上
會議主持技巧
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关于会议(续)
根据美国史丹大学Dr. J.R. Kelly所领导的组织行为研究团队, 调查指出:
2.会议种类的选择方向与执行要点(续)
﹑
协调会议
此类会议主要因为部门间利害发生冲突，或者需 要众多单位配合实施，所以召开会议。
★KEY: 评估/确认协调属性 (Task or People)& 规划/邀约协调关键助力人士与会
解决问题会议
此类会议的目的在集思广益，共商可行的办法。
★KEY: 提前列举/提供 FOCAL-POINT &
4.影响会议效益之负面因素
4.1 会议前部分(续):
会议场地设备欠佳
与会者无备而来
未定明会议之终止时间以及每一个议案之时间分配
会议不准时开始
会议本已太多,致使与会者一听说要开会,无不感觉 不胜其烦
向来太少开会,致使每次开会之议案过多
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点
会议目标范例比较:
☆制程质量改善 VS. ★2005第1Q开始前良率提升至97%
會議主持技巧
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T:Time Frame:时间性
二. 成功会议之关键与操作重点 1-1.会议目标设定之原则之二: PROBE
P R O B
E
P:Practical:与现况相近的 R:Refiniable:可修正的 O:Oriented:具引导性的 B:Big:值得会&议的
2.规划开会进行流程：
宣布开会的内容、宣布方式、时间配置 报告出席的人数、宣布方式、时间配置 报告会议的议程、宣布方式、时间配置 宣读上次会议记录、宣布方式、时间配置 报告上次决议案执行情况、宣布方式、时间配置 宣布/确认本次会议之各项BOUNDARY 、时间配置 进行本次会议预定讨论事项、进行方式、时间配置 预判“灵感激发素”施放时机、施放方式、时间配置
Presentation Topic
高效會議主持技巧
HLP 徐啟中 2004/11/16
零.关于会议……
Funny Meeting/
Meeting Funny!!
會議主持技巧
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好多会
开会、开会，不开怎么会，本来就不会，开了就变会。 有事要开会，没事也开会，好事大家分，出事大家推。 上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，精神快崩溃。 大小事不干，通通作外推，问我啥本领，专长是开会。 上午有早会，下午有午会，下班不能走，还有个晚会。 每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。
會議主持技巧
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三. 六大与会者遴选规划方向
(一)对会议目标及成果拥有「关键性同意权」的人,该被告知, 并被要求参加
(二)对达成会议目标有「关键性帮助」的人,该被要求参加
(三)该斟酌邀请对达成目标有「关键性冲突」的人
(四)善于做客观判断、勇于表达己见、或有高度沟通意愿的 人,该优先于爱发表情绪性言论、沉默寡言或主观性强的人
您认为呢?
會議主持技巧
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壹. 新世纪会议新认知
二.会议的新时代精义 三.会议的功能与目的
會議主持技巧
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二.会议的定义
狭义:三个人在一起 , 进行15分钟以上的聚会!!
新世纪“会议”的精义
一种动态过程 一种为了达到〝特定目的〞而进行的动态过程 一种为了〝节省时间〞、〝提升效率〞以达 〝特定目的〞的动态过程
在设定的会议时间内,完成会议的程序,并达 成预设的会议目的!
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点 1.会议目标设定之Байду номын сангаас则之一: SMART
S M A
R
T
S:Specific:具体化 M:Measurable:可测量 A:Attainable:可达成 R:Related:相关联
會議主持技巧
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参.成功会议的运筹谋划
一.会议规划通则-规划会前,中,后确认事项 二. 会议规划-议程规划注意事项 三. 会议规划-六大与会者遴选规划方向
會議主持技巧
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一. 会议规划通则-规划会前确认事项
1.规划开会前确认事项：
确定出席者知道会议主题
清楚标示各个主题讨论目的
赴会要实时，小心选座位，最好靠边边，以免遭口水。 虽然在开会，谁也不里谁，有人忙协调，有人无所谓。 主席一上台，自称大掌柜，扯东又拉西，全凭一张嘴。 内容没准备，听来活受罪，差了十万八，大家还说对。
會議主持技巧
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关于会议…
根据AMA(American Management Association)美国管理 协会于2003年对20余个开发国家,超过12,000名主管所进行 的一项研究报告指出:
4.影响会议效益之负面因素
4.2 会议中部分:
从事交谊活动 外界之干扰 与会者离题 主席离题
让没有必要留在会场之与会者留在现场
数据不充足，却贸然下决策 少数人垄断会议
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点
4.影响会议效益之负面因素
4.2 会议中部分(续):
与会者之间交头接耳 与会者不表明真正感受或意见 与会者之间争论
分派与通知
II.会议开始-背景/ 目标/程序说明与
(boundary)约定
VI.临时动议/（议 论结论/决议/行动 计划产出/执行约
定）/散会宣布
V.结论/决议/行 动计划产出/执
行约定
III.策略性/激励性 议程进行
IV.各项主议程进行 -主席引导/发问/ (施放灵感激发素) -与会者发言/议论
會議主持技巧
运用Pb.&S.工具
&
发生 发现 发觉问题一并解决
收集意见会议
此类会议的目的在获得与会者的意见。
★KEY: 提前提供意见方向 & 要点&责任分派 & 规划并告知原委﹑程序与可能之后续计划
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点
3.效益式会议流程模组
VII.会后会/执行追 踪
I.目标导向式会前 会议规划，任务
會議主持技巧
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三.会议的功能及目的
1. 一般性功能&目的
2. 策略(附加)性功能&目的
为了通知 为了跨部门协调 为了收集意见 为了订定目标 为了因应紧急状况 为了解决问题 为了计划或作策略 为了作决定 为了得到承诺 为了获得结果
为了人才培育 为了测试共识 为了试炼领导能力 为了了解组织脉动 为了突破组织惯性 为了革除专家愚昧 为了铲除团体思考 为了排除执行停滞
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二. 成功会议之关键与操作重点
4.影响会议效益之负面因素
4.1 会议前部分
欠缺目标 目标不明确 欠缺议程 与会人选不当、与会者太多、与会者太少 会议时间不当 开会之通知时间不当 开会通知之内容欠周详 会议地点不当
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点
各企业主管平均每周花在会议时间,至少占了1/4的总滞留公司时间 公司规模愈大,愈高阶,上述时间比率愈高 不到1/10的主管认为过去所进行的会议是有效率的 不到1/10的主管认为这现象,不需要重视 初步推估平均每天全球约有八千万个会议召开 一家拥有500位职员以上的企业,平均每月花在会议上的「人力成本」 【不含用品费、 水电费、 耗损费等附加开支,约15万美元(120万人民币)】
(五)与会者的职别阶层应尽量拉近
(六)一般会议的与会人数该控制在十人以内.否则必耗时 良久,且不易获得具体的、突破性的结论(815原则)
會議主持技巧
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肆.成功会议的运作与领导
一. 会议主席开场技巧 二. 会议主席发问技巧 三.会议主席聆听技巧 四.会议主席冲突处理技巧 五.会议主席决议技巧 七.会议主席结束会议技巧
★KEY: 预先宣达會后之后续动作目的 &
预判/设计可能的Q&A
&
对焦认知与共识
检讨会议
此类会议的目的在控制各部门工作进度与质量，同时也让与会人员 了解其它单位的现况。
★KEY: 提前提供具体检核窗体数据 &
进行差异管理流程
&
引导突破再行动意愿与承诺
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点
召开背景 : 为甚么要请大家来讨论这个议题是……
会议目标 : 今天的会议期望能达到……
会议程序 : 今天的会议将如何进行…….
与会者与主席争论 视听器材发生故障 与会者欠缺热心 会议超出预定时间 主席未能归结会议之成果
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二. 成功会议之关键与操作重点
4.影响会议效益之负面因素
4.3 会议后部分:
欠缺会议记录 不对决议事项进行追踪 不对会议之成败进行检讨 不解散已达成任务之委员会或工作小组 与会者对会议感到不满
会议目标范例比较:
☆2005年Cost Down 务必达成 50% VS. ★第4Q突破目标15%与NO.1部门绩效奖金夺取
會議主持技巧
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E:Exciting:能引起意愿的
二. 成功会议之关键与操作重点
2.会议种类的选择方向与执行要点
宣达会议
此类会议的目的是主要在重大的决策、或告知相关的人员， 由于 没有文书转达的误解，并能立即解答疑问。
规划&确认出席名单及人员出席可能状况预判
(可能)不可出席者应预先取得主席同意，并指定代理人
出席者知道每人在会议中所担任的任务
必要的会前规划与进行
确认会议资料预先发放
会议中各议题之“可能解决方案-诱鸟”施放准备
确认会中可能用上之“灵感激发素”准备完成
會議主持技巧
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一. 会议规划通则-规划开会进行流程
會議主持技巧
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综合结论:
以〝节省时间〞、〝提升效率〞为宗旨〞 的动态过程来达成 :
一. 一般性目的 二. 特殊性目的 三. 策略性目的
會議主持技巧
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贰.成功会议的关键与带领
一.成功会议的定义 二.会议成功的关键与操作重点
會議主持技巧
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一.成功会议的定义:
會議主持技巧
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二. 议程规划注意事项
议程规划与进行策略:策略鼓励性议程 一般性议程 敏感性高议程 敏感性低议程
重要性议程 紧急不重要议程
分配每个议程讨论时间
讨论进行时可能发生问题点/解套方式准备 以下几个思考点: 那些地方可能会出现问题?
这些问题存在多久了? 目前情况发展的趋势或程度的后果? 分析诊断问题症结? 有什么解决方案? 有没有需要施放“诱鸟”
會議主持技巧
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一. 会议主席开场技巧-重点指引&参考
建立可自由发言的气氛
使与会人员的关注力得以集中
详细说明主题及目的
明确表示会议的预定程序
须通知全体人员的事项
主席的开场白应力求简短扼要，其内容如下；
士气鼓舞 : 今天的会议议题将是大家非常感兴趣的….
会议主题 : 今天的议题是……
预判会议可能延展事项与准备、进行方式、时间配置 临时动议、进行方式、时间配置 宣读决议事项、进行方式、时间配置 會議主持宣技布巧 散会、时间p配ag置e25/40
一. 会议规划通则-规划会后工作事项
3.规划开会后工作事项：
会议内容校对 会议内容呈报对象 会议内容确认作业流程 会议记录分发作业与建文件 会后会进行 会后行动事项展开与成效追踪
會議主持技巧
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关于会议(续)
PS:会议成本计算公式:
会议成本＝ 2ABT+C
A:与会成员平均之“每小时平均工资” 【通常为全公司员工平均工资(实薪) 】 的3倍 B:参与会议之人数 T:开会经历的时间 2:由于会议引起经常性管理/业务工作停顿而产生损失 C:会议实际费用＝ 交通费、 场地成本、 用品耗损、 水电等附加开支
试算您部门可能发生之“周”会议成本:
会议的成本平均而言，组织花费：
全年薪资费用的 7-15% 在会议上 中级主管花费 35% 的时间在会议上 高级主管花费 60% 的时间在会议上
會議主持技巧
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关于会议(续)
根据美国史丹大学Dr. J.R. Kelly所领导的组织行为研究团队, 调查指出:
2.会议种类的选择方向与执行要点(续)
﹑
协调会议
此类会议主要因为部门间利害发生冲突，或者需 要众多单位配合实施，所以召开会议。
★KEY: 评估/确认协调属性 (Task or People)& 规划/邀约协调关键助力人士与会
解决问题会议
此类会议的目的在集思广益，共商可行的办法。
★KEY: 提前列举/提供 FOCAL-POINT &
4.影响会议效益之负面因素
4.1 会议前部分(续):
会议场地设备欠佳
与会者无备而来
未定明会议之终止时间以及每一个议案之时间分配
会议不准时开始
会议本已太多,致使与会者一听说要开会,无不感觉 不胜其烦
向来太少开会,致使每次开会之议案过多
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点
会议目标范例比较:
☆制程质量改善 VS. ★2005第1Q开始前良率提升至97%
會議主持技巧
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T:Time Frame:时间性
二. 成功会议之关键与操作重点 1-1.会议目标设定之原则之二: PROBE
P R O B
E
P:Practical:与现况相近的 R:Refiniable:可修正的 O:Oriented:具引导性的 B:Big:值得会&议的
2.规划开会进行流程：
宣布开会的内容、宣布方式、时间配置 报告出席的人数、宣布方式、时间配置 报告会议的议程、宣布方式、时间配置 宣读上次会议记录、宣布方式、时间配置 报告上次决议案执行情况、宣布方式、时间配置 宣布/确认本次会议之各项BOUNDARY 、时间配置 进行本次会议预定讨论事项、进行方式、时间配置 预判“灵感激发素”施放时机、施放方式、时间配置
Presentation Topic
高效會議主持技巧
HLP 徐啟中 2004/11/16
零.关于会议……
Funny Meeting/
Meeting Funny!!
會議主持技巧
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好多会
开会、开会，不开怎么会，本来就不会，开了就变会。 有事要开会，没事也开会，好事大家分，出事大家推。 上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，精神快崩溃。 大小事不干，通通作外推，问我啥本领，专长是开会。 上午有早会，下午有午会，下班不能走，还有个晚会。 每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。
會議主持技巧
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三. 六大与会者遴选规划方向
(一)对会议目标及成果拥有「关键性同意权」的人,该被告知, 并被要求参加
(二)对达成会议目标有「关键性帮助」的人,该被要求参加
(三)该斟酌邀请对达成目标有「关键性冲突」的人
(四)善于做客观判断、勇于表达己见、或有高度沟通意愿的 人,该优先于爱发表情绪性言论、沉默寡言或主观性强的人
您认为呢?
會議主持技巧
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壹. 新世纪会议新认知
二.会议的新时代精义 三.会议的功能与目的
會議主持技巧
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二.会议的定义
狭义:三个人在一起 , 进行15分钟以上的聚会!!
新世纪“会议”的精义
一种动态过程 一种为了达到〝特定目的〞而进行的动态过程 一种为了〝节省时间〞、〝提升效率〞以达 〝特定目的〞的动态过程
在设定的会议时间内,完成会议的程序,并达 成预设的会议目的!
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点 1.会议目标设定之Байду номын сангаас则之一: SMART
S M A
R
T
S:Specific:具体化 M:Measurable:可测量 A:Attainable:可达成 R:Related:相关联
會議主持技巧
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参.成功会议的运筹谋划
一.会议规划通则-规划会前,中,后确认事项 二. 会议规划-议程规划注意事项 三. 会议规划-六大与会者遴选规划方向
會議主持技巧
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一. 会议规划通则-规划会前确认事项
1.规划开会前确认事项：
确定出席者知道会议主题
清楚标示各个主题讨论目的
赴会要实时，小心选座位，最好靠边边，以免遭口水。 虽然在开会，谁也不里谁，有人忙协调，有人无所谓。 主席一上台，自称大掌柜，扯东又拉西，全凭一张嘴。 内容没准备，听来活受罪，差了十万八，大家还说对。
會議主持技巧
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关于会议…
根据AMA(American Management Association)美国管理 协会于2003年对20余个开发国家,超过12,000名主管所进行 的一项研究报告指出:
4.影响会议效益之负面因素
4.2 会议中部分:
从事交谊活动 外界之干扰 与会者离题 主席离题
让没有必要留在会场之与会者留在现场
数据不充足，却贸然下决策 少数人垄断会议
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点
4.影响会议效益之负面因素
4.2 会议中部分(续):
与会者之间交头接耳 与会者不表明真正感受或意见 与会者之间争论
分派与通知
II.会议开始-背景/ 目标/程序说明与
(boundary)约定
VI.临时动议/（议 论结论/决议/行动 计划产出/执行约
定）/散会宣布
V.结论/决议/行 动计划产出/执
行约定
III.策略性/激励性 议程进行
IV.各项主议程进行 -主席引导/发问/ (施放灵感激发素) -与会者发言/议论
會議主持技巧
运用Pb.&S.工具
&
发生 发现 发觉问题一并解决
收集意见会议
此类会议的目的在获得与会者的意见。
★KEY: 提前提供意见方向 & 要点&责任分派 & 规划并告知原委﹑程序与可能之后续计划
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点
3.效益式会议流程模组
VII.会后会/执行追 踪
I.目标导向式会前 会议规划，任务
會議主持技巧
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三.会议的功能及目的
1. 一般性功能&目的
2. 策略(附加)性功能&目的
为了通知 为了跨部门协调 为了收集意见 为了订定目标 为了因应紧急状况 为了解决问题 为了计划或作策略 为了作决定 为了得到承诺 为了获得结果
为了人才培育 为了测试共识 为了试炼领导能力 为了了解组织脉动 为了突破组织惯性 为了革除专家愚昧 为了铲除团体思考 为了排除执行停滞
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二. 成功会议之关键与操作重点
4.影响会议效益之负面因素
4.1 会议前部分
欠缺目标 目标不明确 欠缺议程 与会人选不当、与会者太多、与会者太少 会议时间不当 开会之通知时间不当 开会通知之内容欠周详 会议地点不当
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点
各企业主管平均每周花在会议时间,至少占了1/4的总滞留公司时间 公司规模愈大,愈高阶,上述时间比率愈高 不到1/10的主管认为过去所进行的会议是有效率的 不到1/10的主管认为这现象,不需要重视 初步推估平均每天全球约有八千万个会议召开 一家拥有500位职员以上的企业,平均每月花在会议上的「人力成本」 【不含用品费、 水电费、 耗损费等附加开支,约15万美元(120万人民币)】
(五)与会者的职别阶层应尽量拉近
(六)一般会议的与会人数该控制在十人以内.否则必耗时 良久,且不易获得具体的、突破性的结论(815原则)
會議主持技巧
page28/40
肆.成功会议的运作与领导
一. 会议主席开场技巧 二. 会议主席发问技巧 三.会议主席聆听技巧 四.会议主席冲突处理技巧 五.会议主席决议技巧 七.会议主席结束会议技巧
★KEY: 预先宣达會后之后续动作目的 &
预判/设计可能的Q&A
&
对焦认知与共识
检讨会议
此类会议的目的在控制各部门工作进度与质量，同时也让与会人员 了解其它单位的现况。
★KEY: 提前提供具体检核窗体数据 &
进行差异管理流程
&
引导突破再行动意愿与承诺
會議主持技巧
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二. 成功会议之关键与操作重点
召开背景 : 为甚么要请大家来讨论这个议题是……
会议目标 : 今天的会议期望能达到……
会议程序 : 今天的会议将如何进行…….