行政公文的内容与结构

第一节行政公文的特点和作用

公文作为治理社会、管理国家的公务工具，作为一种文章体裁，具有自己独有的、鲜明的特点和作用。

一、公文的特点

(一)作者的法定性，特定的读者性

所谓作者的法定性，是指公文的作者是法定的，是能以自己的名义行使职权和承担义务的机关、团体、企事业单位。公文起草者，只是组织的代笔人。公文读者具有特定性。有的公文的读者是特指的受文机关，有的公文的读者，是社会的全体成员。

(二)作用的权威性

一般文章，写什么，怎样写，发表与否，在何处发表，是比较自由的；文章发表后，何时有人读，读后认同与否，讲不讲效果，也是自由的。文章的影响力，主要由文章的质量而定。而公文，具有代行法定职权的功能，对受文机关，在法定的时间和空间范围内，具有强制性。比如，必须强制贯彻执行、办理和复文等。

(三)效用的现实性

这是指公文主要在现行工作中使用，同时，公文的效用又具有一定的时间性，任何公文都不是永远有效的。

(四)体式的规范性

公文的体式，必须符合《国家行政机关公文处理办法》规定的体式，即规范体式。

(五)制作的程序性

公文从准备撰写到制作成文，都有严格的程序；若不履行法定的程序，就无法制成公文，更不可能生效。

二、公文的作用

公文的作用，概括地表述就是行政工具作用。公文的具体作用，可归纳为五个方面。

（一）领导和指导作用

上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导作用。上级机关传达贯彻党和国家

的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。而批复等公文，则对具体工作产生指导作用。

（二）行为规范作用

相当一部分公文，体现了政府机关对人们行为的要求，要求人们坚决执行。通过公文发布的一些法律、法令和行政法规等，同样对所辖成员起着规范和准绳作用。

(三) 宣传和教育作用

一般来说，有些政策规定本身就是最好的宣传。而传达贯彻党和国家的方针政策又是公文所负的重要任务。在一般情况下，公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。这无疑就增强了它的宣传和教育作用。

(四)联系知照作用

有关机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也是因此而得到及时处理的，还有许多对工作的开展具有重要意义的信息资料也是这样获得的。公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。与联系作用紧密相联的是知照作用，如公告、通告、通知、通报等知照性的公文，主要是告知对方有关事项。

(五)依据和凭证作用

各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。因此，公文都具有依据作用。有些公文，如会议纪要等，还具有某项活动的凭证作用。事实上，应该说所有的公文都具有某种意义上的凭证作用。因此，公文不仅仅是传达了发文机关的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证。

公文的以上作用是相互联系的。一种公文的作用并不是单一的，可以同时兼有各种作用。

第二节行政公文写作的特点

公文写作除具有应用文书写作的一般特点外，还具有自身的特点。具体来说，公文写作主要有以下五个特点：

一、写作的受命性

公文写作是受命写作，写作者一般较少主动写作的愿望，大多按照领导的意图，或依照决策层和全体成员的意愿，在机关单位负责人的授意下进行“遵命”写作。公文写作过程中，表述什么观点，运用什么材料，提出什么建议，发出什么请求，都是受制于授意者的，必须“代机关立言”。写作时不能自作主张，抒

发己见，随意铺排，任意发挥，这些要求都是由写作的受命性所决定的。可以说，公文写作是一种典型的遵命写作的被动行为。当然，它需要写作者具有一定的政策水平、理论素养和文字表达能力，以便准确地表述领导机关的意图。

二、目的的专指性

写作活动总有一定的目的。公文写作的目的是专一的，有特定明确的指向。撰写公文，有的是为了传达机关意图和领导的指示；有的是为了反映情况、汇报工作；有的是请求事项、表达意愿；有的则是为了沟通信息，加强联系；还有的是为了交流经验、明确做法；有的是记载史实，以便查考等等。一篇公文最终能否在社会生活中发挥效用，关键就看写作者是否对写作意图有准确的把握，是否围绕写作目的在行文中能够具体地表述。只有目的明确，写出来的公文才能真正发挥指导、凭据、传达作用。

三、读者的确定性

任何文体都有一定的读者对象。公文则有特定的读者，其中行政公文的读者十分明确，要用“主送机关”、“抄送机关”、“阅读范围”等项目加以确定。正因为如此，写作公文时就要考虑到不同的读者对象，采用不同的公文文种，运用不同的表达方式，甚至要考虑不同的语气措词。在应用性文体中，公文的读者对象是最为确定的。

四、写作的集体性

公文写作是一个集体参与的过程。从写作情况看，有些重要文稿多由集体讨论，某个人执笔，写出初稿后在一定范围内征求意见，再由领导审阅定稿。有些简单文稿虽然是由个人执笔单独完成，但最终也要经过有关人员审核。不论是哪一种形式，都不是一个人单独完成的。而从公文的产生过程看，一份公文往往由一人或数人写出初稿，由秘书部门加以审核，有的文稿还要有关部门会稿，然后送有关领导审批，最后由机关主要负责人签发。公文写作过程是一个集体智慧共同发挥的过程，是一个不断完善、不断修正而使公文更切合实际、更准确地表达机关单位意愿的过程。

五、写作的程式化

公文写作具有程式化的特点。公文要实现其功用，必须用一种相对固定的规范程式。如果公文体式日新月异、千变万化，不仅写作起来十分困难，它的印发、办理也会十分不便，很难在现实生活中发挥作用。公文有特定的体裁格式，国务院对行政公文的格式和发文稿纸等都规定了国家标准，这除了维护行政公文的严肃性外，还能起到方便起草、方便处理、利于立卷归档的作用，以有效地保证公文的高质量和公文写作的高效率。

第三节对行政公文语言的要求