文书拟写与处理
秘书三级培训最新教材：文书拟写与处理
安徽科技学院人文学院秘书资格考试培训班
三、通报
相关知识
1.概念：用于表彰先进、批评错误和传达重要精神 和告知重要情况的公文。
2.通报的性质及与通知的区别
希望公司其他员工从此次事故中汲取教训，引以为 戒，避免此类事件再度发生。
宏远公司 2013年4月20日
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五、计划
相关知识
1.概念：事务性文书：目标、内容、步骤、措施、 完成期限。
2.别称：安排、方案、设想、纲要、规划等 —范围 、时限、内容详略不同。
3.结构：条文式（全局性）；表格式（短期具体单 一）
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公文式标题 非公文式标题
前言（工作情况、北京和 总体评价等）
主体：成绩和经验（重点）； 存在的问题和教训；今后努 力的方向。写法有过程式和
经验式。 结语：总结，重申主 旨、改进摄像和展望
尾部：落款和成文日 期，如果在文中已出 现，则只标日期。
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慎用“决定”（一般性奖惩事项用 通报，但法律法规、规章条例等明文规定的奖惩 事项用决定）
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发文机关+事由+文种 事由+文种
主送机关可以为多个下级机关，如果需 要周知但没有特定对象的决定可以省略
发文缘由（为了，根据） 决定事项
希望、要求 落款和成文日期（一般决 定直接标注落款和成文日 期，但经会议讨论通过的 决定，采取在标题之下小
文号 发文缘由： 为了…… 根据……
秘书知识大全：文书拟写与处理企业事务文书的拟写[中级]
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⼀、计划(⼀)学习⽬标如何拟写计划。
(⼆)计划的拟写 1.⽂书式计划的拟写 ⽂书式计划是按⽂书撰写格式和要求拟写的计划，是相对于表格式⽂书⽽⾔的。
⽂书式计划⼀般由标题、正⽂、署名三部分组成。
标题：⼀般包括单位名称、计划适⽤时间、事由和⽂种四项。
如果是讨论稿或征求意见稿，要在标题后⾯或下⽅⽤括号注明。
正⽂部分：是计划的主体，其主要内容包括前⾔和计划事项两部分。
前⾔，主要说明制定计划的⽬的、依据；计划事项部分主要写明⼯作任务及要求、指标；主要步骤、⽅法、措施；分⼯、完成任务的时限及其它有关注意事项。
署名和⽇期：写在正⽂的右下⽅，⽇期要写全年、⽉、⽇。
例⽂：⽂件式计划××种籽分公司×年第⼀季度⼯作计划 根据总公司的安排，为搞好我公司今年第⼀季度的种籽⼯作，特作如下计划： ⼀、任务与要求 (⼀)搞好种籽调查⼯作。
具体要求： 1.就地挖潜。
…… 2.利⽤冬季时间，组织技术⼒量，在合理解决报酬的基础上，开展室内育种… 3.调查各种作物品种分布情况。
…… 4.加强贮备种籽的检查。
…… (⼆)积极解决⽔稻种源问题。
…… (三)搞好良种推销⼯作。
…… ⼆、实现措施 (⼀)于⼀⽉上旬召开全公司职⼯⼤会，布置具体任务。
…… (⼆)抽调10名职⼯到外地协商种源。
…… (三)抽调15名职⼯到××、××推销良种。
…… (四)解决好与粮⾷、检疫以及铁路等部门的关系问题。
……××种籽分公司×年×⽉×⽇ 2.表格式计划的设计 表格式计划要求把计划的内容分解成若⼲项⽬，填⼊相应的表格栏⽬中。
这种计划适⽤于⼯作⽐较固定，⼯作内容、⽅式、⽅法变化⽐较少的⼯作。
表格式计划的栏⽬设计⼀般包括序号、⼯作内容、时间要求、承办单位、责任⼈等项。
例⽂：表格式计划××⼚×年×⽉⽣产计划×年×⽉⽣产计划车间⽣产任务完成时间责任领导责任⼈ 3.表格与⽂书相结合形式的计划拟写⽣产、经营计划多采⽤表格与⽂书相结合的形式。
企业秘书的文书拟写与处理
企业秘书的文书拟写与处理1. 简介企业秘书是负责处理企业内部文书拟写和处理的关键职位。
他们承担着对各种文书的起草、修改、审核和管理工作。
优秀的企业秘书需要具备良好的文书处理能力，以确保企业内部的文件和信息得以高效、准确地传递和保存。
本文将介绍企业秘书在文书拟写和处理方面的重要职责，并提供一些建议来提高文书处理的效率和质量。
2. 重要职责2.1 文书拟写作为企业秘书，你需要熟悉各种常用文书的格式和要求。
以下是一些常见的文书类型：•会议记录：在公司会议中记录会议内容、决议和行动计划。
•备忘录：用于内部传达信息、提醒员工或部门注意事项。
•报告：对公司目标、业绩和战略进行分析和总结。
•商务信函：与供应商、客户或合作伙伴之间进行书面沟通。
•合同和协议：对公司与外部实体之间的法律关系进行约定和记录。
在拟写这些文书时，务必注意以下几点：•清晰明了：采用简洁明了的语言，避免繁复、难懂的词汇和句子结构。
•细致入微：确保文书中的信息准确、完整，并按照必要的顺序排列。
•合规合法：对于合同和协议等法律文件，务必遵守相关法律法规和公司政策。
2.2 文书处理文书处理是指对接收到的文书进行分类、归档、传递和跟进。
以下是一些常见的文书处理流程：•分类归档：将文书根据类型和重要性进行分类，确保易于查找和存储。
•传递跟进：将文书及时传递给相关人员，并跟进处理进度，以确保事务能够及时解决。
•保密控制：对于涉及敏感信息的文书，采取必要的保密措施，避免信息外泄。
•存档备份：将文书按照规定的存档周期和方式进行备份，以便后续查阅和审计。
在文书处理过程中，积极运用信息化工具（如文档管理系统和电子邮件）能够有效提高工作效率和信息管理水平。
3. 提高文书处理效率和质量的建议以下是一些建议，可以帮助企业秘书提高文书处理的效率和质量：3.1 细致工作计划在处理文书之前，应制定详细的工作计划。
明确任务的优先级，分配工作时间并设定截止日期。
合理安排工作流程，提前准备所需的模板和参考资料，以便更快地完成任务。
第六章_文书拟写与处理
第六章 文书拟写与处理 第一节 文书拟写
一、批转转发性通知
3.印发通知：
例文3
天伦公司关于印发《天伦公司发展规划》的通知 各分公司、中心、部：
为了有计划地推动我公司的业务发展，规范各分公司进入市场的行 为，根据市商委《关于印发<中关村科技园区海淀园商业发展规划 (2001—201 0)>的通知》(京商发[2001]56号)精神，我公司制定了 《天伦公司发展规划》，已报请市商委同意，现印发给你们，请认真 贯彻执行。各单位在执行中有何情况和问题，请及时向公司反映。
国务院办公厅 二oo六年四月二十七日
第六章 文书拟写与处理 第一节 文书拟写
二、批转转发性通知 2.转发通知：
（示例2）本通知系转发通知。发文机构国务院 办公厅与主送机构“各省、自治区、直辖市人民政府， 国务院各部委、各直属机构不是上下级隶属关系，因 此，转发通知的发文机关不具有“批”的权限，只能 “转发”。
第六章 文书拟写与处理 第一节 文书拟写
例文3
关于召开业务检查工作会议的通知 各分公司、中心、部：
兹定于2006年1月25日9时在公司第一会议室召 开业务检查工作会议，请各分公司、中心、部主管 经理(主任)或相关责任人按时出席。
汇江公司总经理室 二oo六年一月二十三日
第六章 文书拟写与处理 第一节 文书拟写
第六章 文书拟写与处理 第一节 文书拟写
一、事项性通知 （三） 拟写要点 2.主送机关：
主送机关单一时，可直接书写；主送机关较多 时，应采用抽象概括的文字，标明主送机关的规范 化简称或同类型机关的统称。 3.正文：
事项性通知正文的结构是：发文缘由+通知事项+ 执行要求(希望)。
国考秘书三级工作实务题主要考点：文书处理与拟写
国考秘书三级工作实务题主要考点：文书处理与拟写
三、文书处理与拟写
1、文书审核的工作程序
对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。
（1）明确审核范围
（2）确定是否需要行文
（3）审核文书内容
（4）检查文字表达
（5）检查文件体式
（6）检查文书在处理程序上是否妥善完备
2、档案利用的工作程序
是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。
（1）熟悉库藏
（2）分析利用需求
（3）选择档案利用方式
（4）获取档案
（5）提供档案
3、电子档案管理的工作程序
在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。
（1）电子档案的收集积累
（2）电子档案的归档
（3）电子档案的保管
（4）电子档案的利用
4、文书拟写
通告、通报、决定、请示批复函、招标书、投标书、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告
以上文种重在记住结构、常用语，到时会写。
秘书考证辅导——文书拟写与处理(四级)(新版教材附真题)总结
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4.下列公文用语表达不严谨的是（ ）。 A．一个员工进步的快慢，和公司企业文化的强弱有一 定关系 B．员工的能力虽然有大小，但人格没有高低之分 C．衡量一个企业是否经营得好，首先要有正确的经营 思想 D．此桥限高3米（含3米） 5.下列有错别字的句子是（ ）。 A．公共场所，请勿吸烟 B．寻物启示 C．发言要言简意骇，不要拖泥带水 D．我们要再接再厉，争取更大的成绩
ABD
ABD
10.事物文书主题的表现方法是（） A.开宗明义 B.篇末结旨 C.段首显旨 D.小标题显旨
ABD
11.”叙述“是公文常用的一种表达方式，其叙 述的人称主要有（ ） AC A.第一人称 B.第二人称 C.第三人称 D.只能用三种人称的附属 形式
5.盖印章是秘书的日常工作，盖印章时要做到（ ） A．印记端正，清晰 B．盖在署名下面 C．用力均匀平稳 D．骑年盖月 6.意向书的特点有（） A．协商性 B．灵活性 C．简略性 D．确定性
实务题之拟写题
拟写题是根据所给的材料或要求拟写文书。复习时 要求弄清各种文书的特征、适用范围、内容与格式要求 、行文规则和语言规范等，熟悉并把握文书写作的规范 要求，按照题意仔细审题，根据考题提供内容、要素和 条件，分别对应考题的类型，写出格式准确、层次清晰 、要点明确、没有错别字、病句的文书，就会得到理想 的分数。
12.事物文书中说明常用的方法有（ ） ACD A.定义说明 B.举例说明 C.数字说明 D.图表说明
ABC
13.事务文书的表达方式主要有（ ） A.叙述 B.议论 C.说明 D.描写
文书拟写与处理知识测试题
第三篇文书拟写与处理——秘书办文篇第一章行政公文一、请示的知识提要1.**请示与报告的相同之处在于都是（B）文种。
Ａ、平行文种Ｂ、上行文种Ｃ、下行文种Ｄ、上、下行文种2.**（B）必须在事前行文，不能“先斩后奏”Ａ、报告Ｂ、请示Ｃ、计划Ｄ、决定3.**向有关主管部门请求批准的公文，用（C）Ａ、请示报告Ｂ、通报Ｃ、请示Ｄ、报告4.**请示一般只能写一个主送单位，如果需要同时报送另一个上级机关，可以用（D）Ａ、报告的形式Ｂ、请示报告的形式Ｃ、抄报的形式Ｄ、抄送的形式5.**国家物价局建议调整粮油的价格，向国务院行文，应用（B）Ａ、报告Ｂ、请示Ｃ、函Ｄ、通报6.**下面不属于请示特点表述的是（D）A.行文的超前性Ｂ、明显的时效性B.结果的期复性Ｄ、内容的纪实性(单一)7.**下面表述中，不正确的是（C）A.请示获准之前，不得抄送下级机关Ｂ、请示不能多头主送Ｃ、报告不能“先斩后奏”(请示)Ｄ、请示必须一文一事8、**请示可以直接送领导者个人。
F9、**请示必须是属于本机关职权范围内无法解决的困难与问题。
T10、**请示发出后，上级机关无论同意与否，都有责任答复。
T11、**请示获准之前，不得抄送下级机关。
T12、**请示要严格按照隶属关系逐级行文，不能多头主送。
T13、**请示与报告都必须在事前行文，不能“先斩后奏”。
F（报告事前，事中事后）二、请示的写作要求1、**关于请示正文的写法，下列理解不正确的是（B）Ａ、开头阐述请示的理由要充足，依据要充分，显示出请示事项的可能性Ｂ、请示起因要强调这是必须办理而本单位又无权处理的事项（需要，具备条件需上级）Ｃ、请示事项要具体、明确，便于上级决策、判断Ｄ、结尾要使用“以上请示当否，请批复”等习惯用语2、**“请示”通常采用的标题形式是（D）Ａ、发文单位加文种Ｂ、只用文种Ｃ、发文单位加事由Ｄ、事由加文种3、**XX乡人民政府拟新建希望小学，需向上级主管部门行文请求拨款，行文时应使用的标题是（C）Ａ、关于新建希望小学的请示Ｂ、关于拨款新建希望小学的请示Ｃ、XX乡人民政府关于拨款新建希望小学的请示Ｄ、XX乡人民政府请求拨款新建希望小学的请示4、**向上级机关请示问题应坚持（A）的原则。
文书拟写与处理
（1） 通报属于奖励与告诫性公文
（2） 通报属于传达和告晓性公文
（3） 通报的发布范围，往往是在一个机关或一个系统内部使用
3、 通报的类型：表彰通报；批评通报；传达通报
4、 通报的结构：标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期
5、 通报标题形式：（1）发文机关+事由+文种（2）事由+文种
（3） 语言简洁，语气谦和
收发文处理
1、 文书拟办的要求
（1） 熟悉有关政策和规则
（2） 熟悉本单位部门的职责范围及业务情况
（3） 熟悉办文程序和有关规定
（4） 拟办意见要符合政策规定和实际情况
（5） 拟办意见力求准确、及时、简洁
2、 文书拟办程序
（1） 明确拟办范围
（2） 阅读文书内容
（3） 按环境：办公室工作中产生的文件；计算机辅助设计和制造中产生的文件
（4） 按属性：普通文件；只读文件；隐含文件；加密文件；压缩文件
（5） 按生成方式：计算机直接产生的文件；对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件
9、 电子档案管理的要求：真实性；完整性；可读性
10、 电子档案的归档方式：物理归档和逻辑归档
4、 档案利用的程序
（1） 熟悉库藏
（2） 分析利用需求：a、决策人员的档案需求b、基层管理者的档案需求c、科研人员的档案需求d、工程技术人员的档案需求
（3） 选择档案利用方式：a、阅览室提供利用b、档案外借c、制发档案复制本d、制发档案证明e、提供咨询服务f、印发目录g、档案展览
（4） 获取档案
（2）发函催办
4.2文书拟写 课件(共29张PPT)-《秘书实务》同步教学(中国人民大学出版社).ppt
素质培养目标
行动导向，项目实施。 1. 实例演练 2.情境模拟 3.课外调研
教学模式
文书拟写与处理是秘书的重要工作职责， 本模块紧密结合现代企业秘书从事文书拟写与处理的工作内 容，运用案例分析、实例演练、角色扮演、情境模拟等教学 方法，指导学生正确认知秘书办文的内容、特点和要求，掌 握常用文书的写作技巧和方法，熟知收发文处理的程序和操 作要求，掌握文档管理的方法和技能。通过本模块的学习， 学生能够运用文书拟写与处理的知识和方法，把办文和办事、 办会相结合，有效处理秘书工作。
请示的写法
请示是上行公文，“适用于向上级机关请求指示、批准”。 当下级单位和部门处理工作时涉及有关方针政策需要上级 单位和部门做出明确的解释和答复，当下级单位和部门在 工作中出现新情况、新问题，需要上级单位和部门做出明 确指示，当下级单位和部门需要请求上级机关解决某一具 体问题和实际困难，都需要使用请示。
小案例：人力资源部拟写培训工作通知 ××公司人力资源部将对各部门新入职员工进行培训，培训的主要内容包括公司的各项规章 制度，公司的企业文化、员工的职业道德等。请代拟写一份通知，告知各部门有关培训内 容、培训方式、培训对象、培训时间和地点等事项。
邀请信的写法
邀请信是各级机关、企事业单位、社会团体举办重要活动，召开重要大会，邀请有关单位和人士参加所用的信函。 邀请信使用范围广泛，凡召开各种会议，举行各种典礼、仪式和活动等，均可以使用邀请书。
一是要写清楚事由，应精确表述请示内容，尽量不要出现“请求”之类的词语，避免 和文种语义重复。二是标题文种只能写“请示”两字，不能写成“报告”或“请示报 告”。
报告写法
标题
完整式标题是指发文机 关、事由、文种三要素 俱全。
01
办公文秘-文书拟写与处理
办公文秘-文书拟写与处理办公文秘-文书拟写与处理办公文秘作为一个公司组织中重要的一环，负责文书的拟写与处理，是公司内部沟通与协调的桥梁。
办公文秘需要具备良好的沟通能力、组织能力以及文书处理的技巧。
本文将从办公文秘的角度讲解文书拟写与处理的基本流程和技巧。
一、文书拟写文书拟写是办公文秘的首要任务之一。
文书拟写需要注意以下几个方面：1.明确写作目的在开始写作之前，要明确文书的写作目的。
文书的写作目的决定了文书的内容和格式。
例如，拟写一封道歉信，写作目的就是表达道歉和处理方案；拟写一个工作计划，写作目的就是明确工作任务和时间安排。
2.明确文书类型和格式不同的文书有不同的格式要求，如公文、备忘录、报告等。
在拟写文书之前，要先了解文书的类型和格式要求，并按照标准格式进行拟写。
3.清晰简洁的语言文书拟写需要使用清晰简洁的语言，尽量避免使用复杂的专业术语和含糊不清的词语。
要注意用词准确、语句通顺，以便读者能够快速理解文书内容。
4.逻辑严密的结构文书拟写需要有清晰的结构，包括标题、正文、结论等部分。
正文部分应按照时间、地点、人物、事项等逻辑顺序阐述，以保证文书的逻辑严密性。
5.审校与修改完成文书的初稿后，要进行审校与修改。
要仔细检查文书的语法、拼写、标点等方面的错误，并对整个文书的结构和内容进行修改和完善。
二、文书处理1.接收文书办公文秘需要及时、准确地接收公司内部和外部的各类文书，如来函、传真、邮件、报表等。
接收文书时要查看发件人、收件人、日期、主题等信息，并建立相应的文档档案。
2.分类与整理接收到的文书需要按照不同的类型进行分类，并进行整理。
分类的标准可以根据文书的性质、内容、部门等进行划分。
整理的目的是方便后续的查找和管理。
3.登记与归档办公文秘需要将接收到的文书进行登记，并根据公司的档案管理规定对其进行归档。
登记包括文号、发文单位、收文单位、日期等信息，归档时要注意编排规则，以便于查找和使用。
4.传达与通知办公文秘需要根据文书的内容和要求，将相应的文书传达给相关的人员，并进行相应的通知。
文书拟写与处理教案
第二章文书拟写与处理新课导入:请同学们复习第一章所讲的文书基础知识，回顾应用文书的格式和表达方式（请学生回答，教师给予引导）。
1．通用公文的格式。
2．事务文书、商务文书的格式。
3．应用文书的表达方式：叙述、说明、议论等。
教学过程：第一节文书拟写一、事项性通知（一）相关知识1.事项性通知的概念事项性通知是指传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行事项的通知。
事项性通知是通知的一种，它鲜明地表现了通知的传达性与告晓性的性质。
2.事项性通知的类型（1）事务通知：事务通知是向下级机关和有关单位传达要求周知或者执行事项的通知。
所谓要求“周知”，就是要求通知对象知道具体事项，并不需要其执行；而要求“执行事项”，则往往需要交代具体任务、做法，使其具体办理、执行。
（2）会议通知：会议通知是向下级机关和有关单位传达召开会议的通知，可分为复杂会议通知与单一会议通知。
（二）示例分析（三）拟写要点1.标题(1)发文机关+事由+文种(2)事由+文种2.主送机关（1）发送指向明确（2）主送机关较多时，应采用抽象概括的文字，标明主送机关的规范化简称或同类型机关的统称，并将主送机关依次排序，如“各分公司、中心、部”。
3.正文4.附件5.落款6.成文日期（四）注意事项二、商洽函(一)相关知识1．商洽函的概念商洽函是不相隶属机关之问商洽、沟通、协调某一问题的函。
2．商洽函的类型按照文面规格看，商洽函也可分为公函和便函。
(二）示例分析(三)拟写要点1．标题(1)发文机关+事由+文种(2)事由+文种2．正文(1)发文缘由：一般说明发函的意义、根据或背景等。
(2)事项(3)尾语①采用礼节性用语。
②提出希望或要求。
(四)注意事项l．用语平和，措词得体2．直陈事项，言简意赅三、传真(一)相关知识1．传真的概念传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网络传送的一种文书。
2．传真的特点(1)真实，即传送的是文书原件的真迹。
文书拟写与处理
文书拟写与处理
文书拟写与处理是指对各类文件、公文、合同等进行起草、书写、整理和处理的工作。
这个工作内容广泛，包括了各类文书的起草、修改、审阅、归档等工作。
以下是文书拟写与处理的几个主要方面：
1. 文书起草：根据需要，撰写各类文件、公文、合同等的起草稿，包括文字内容、格式、语言等方面。
2. 文书修改：对已经起草好的文书进行修改、润色，以便更准确地表达意思和要求。
3. 文书审阅：对他人起草的文书进行审阅，确保其内容的准确性、合法性和逻辑性。
4. 文书整理：对已经完成的文书进行整理、归档，确保文书的保存和管理。
5. 文书处理：对来自外部的文书进行处理，包括分类、归档、转交等。
6. 特殊文书处理：对一些特殊的文书进行处理，如法律文件、专利申请、证书等。
在进行文书拟写与处理时，需要注意一些原则：
1. 内容准确：文书的内容必须准确无误，确保所表达的意思和
要求明确、清晰。
2. 符合规定：根据不同的文件类型和要求，遵守相关的法律法规、规章制度和模板格式。
3. 语言规范：文书的语言要简明扼要、通俗易懂，避免使用含糊、冗长或过于专业的词语。
4. 格式整齐：文书的格式要整齐划一、符合规定，包括字体、间距、标点等方面。
5. 保密性：对于涉及个人隐私、商业机密等信息，要严格保密，并采取相应的措施，如加密、密码保护等。
总之，文书拟写与处理是一项重要的工作，对于一个组织或公司的运作至关重要。
通过合理的规划和专业的技能，能够提高文书质量和效率，为组织的发展和管理提供帮助。
三级秘书文书拟写与处理
三级秘书文书拟写与处理三级秘书文书拟写与处理作为一名三级秘书，拟写和处理各类文书是我的一项重要工作。
在处理文书时，需要遵循一定的规范和流程，以保证文书的准确性和有效性。
下面将介绍一些常见的三级秘书文书拟写和处理的方法和注意事项。
一、会议纪要会议纪要是记录会议内容和决策结果的一份重要文书。
拟写会议纪要的关键是准确记录，并且抓住会议的要点。
应包括会议的时间、地点、与会人员名单、会议议程和重点讨论内容等。
对于每一项议程，要简明扼要地记录重要的发言和决策，并确保所有与会人员在收到纪要后都能清楚地了解会议内容。
在处理会议纪要时，要注意时效性。
会议纪要通常在会后的48小时内完成，并及时分发给与会人员。
同时，应根据会议的重要性，将纪要适时报送给上级领导或相关部门，以便及时了解并采取相应措施。
二、文件起草作为三级秘书，常常需要起草各类文件，包括公文、函件和报告等。
在起草文件之前，首先要明确文件的目的和受众，确定合适的文体和用语。
要注意文件的结构和格式，包括标题、正文、附件等。
在正文中，要用简明扼要的语言表达要点，避免冗长和啰嗦。
同时，要注意用词的准确性和规范性，避免使用模糊和含糊的词汇。
在处理文件时，要注重审查和修改。
在起草完成后，应仔细审查文档的内容和格式，确保文中没有错别字和语法错误。
对于重要的文件，还应请相关人员进行阅读和修改，以确保文档的质量和准确性。
三、日常事务处理作为三级秘书，还需要处理一些日常的事务，包括接待来访人员、电话和邮件的处理等。
在接待来访人员时，要友好和热情地与对方交流，并及时记录来访人员的信息和事宜。
在处理电话和邮件时，要注意及时回复，并保持礼貌和专业。
在处理日常事务时，要注重事务的优先级和时效性。
应合理安排工作时间，优先处理重要和紧急的事务，并在规定的时间内完成。
若有需要，还可以利用办公辅助工具，例如日程表和待办清单等，进行统筹和安排。
四、机密文件保管作为秘书，还要负责机密文件的保管和处理。
秘书知识大全：文书拟写与处理通用文书的拟写[初级]
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一、请示(一)学习目标如何拟写请示。
(二)请示的拟写请示的正文一般由三个部分组成：请示事由或起因、请示事项、请求。
请示事由：是请示提出的依据，放在正文的开头。
这一部分可以反映情况，但要注意不是为了汇报，而是为所请示的事项说明理由。
请示事项：是请示的核心内容，主要写明需要上级帮助解决的问题。
为了有利于审批，还可以进一步提出解决问题的办法、措施、意见与建议。
请求：是在请示的结尾提出要求的话语，是请示的终结与强化。
一般紧接请示事项后面，另起一段书写。
根据请示目的的不同，请求常用的语句是："以上请示如无不妥，请批准"、"当否，请批示"、"特此请示，请予审批"、"以上请示如无不妥，请批转各地、各部门执行"等。
例文：请示××市土畜产进出口公司关于解决生产名贵中成药所需犀角来源问题的请示××市外贸局：犀角是我公司出口名贵中成药所需药材原料，生产的中成药出口换汇率很高，也是出口畅销商品。
目前犀角进口货源紧张，价格不断上涨，今后也不易进口。
鉴于历史上本市的犀角及犀角制品有以下方面来源：一、市首饰公司在本市及外埠可收购部分犀角及犀角制品。
二、……三、……为支援中成药生产出口为国家多创外汇收入，经研究意见如下：一、请局协助向以上有关单位联系，对上述犀角及制品收进后支调我公司生产中成药出口。
二、考虑目前进口和国内价格差距很大及外贸兄弟公司出口任务的实际情况，是否可以按出口外汇价值结算，也可按进口价格折人民币结算。
以上意见当否，请审核批复。
××市土产畜产进出口公司×年×月×日(三)相应知识请示是下级向所属上级请求指示，批准事项时使用的呈请性上行文书。
请示是机关单位经常使用的文书。
遇到下述事项要用请示：对有关方针政策、法律法令不甚了解的问题；工作中发生了重大问题、无规可循的问题或根据规定难以处理的问题；因情况特殊难以执行统一规定而需要变通处理的问题等。
集团公司文书拟写与处理通用文书的拟写教材-中级
集团公司文书拟写与处理通用文书的拟写[中级]一、决定(一)学习目标如何拟写决定。
(二)决定的拟写1.表彰与处理决定的拟写表彰与处理决定主要用于表彰对社会或对本单位做出了重要贡献的先进个人或先进集体；或用于批评处理个人或集体的违法乱纪行为。
无论是表彰决定，还是处理决定，都是重大的带有全局性影响的事项。
表彰决定的正文由四部分组成：被表彰者的身份、事迹，对被表彰者的评价，表彰决定，希望与号召。
被表彰者的身份、事迹：主要写明被表彰者的姓名、职业，以及英雄模范事迹。
事迹部分的行文应丰满、具体；评价：是指对被表彰者的评价，应中肯而准确；表彰决定：是发文单位对被表彰者精神或物质方面的奖励措施；希望与号召：即用简短的语言提出向英雄模范人物学习的号召。
处理决定正文的开头写明针对的事件、当事人的问题；然后分析问题的性质、产生的原因、应当吸取的教训等；最后写明处理意见并提出希望。
例文：表彰决定××厂关于授予×××、×××先进工作者称号的决定×年×月×日××车间技术员×××、×××在自己的工作岗位上，不怕困难，刻苦钻研……为全厂的技术改造工作做出了重大贡献，是全体职工学习的榜样。
为此，经研究决定：授予×××、×××先进工作者的称号，并颁发证书。
希望全厂职工，向×××、×××同志学习，为超额完成今年的生产任务而努力工作。
2.知照类决定的拟写知照类决定多是较简要地记述决定事项，传达给有关范围，一般没有执行的具体要求。
因此，其正文一般由决定根据、决定内容两部分组成。
决定根据：是指作出决定的会议、机关、政策根据或事实依据。
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【文书拟写与处理】
（一）草拟文书
1．掌握中共中央办公厅、国务院办公厅2012年7月1日起施行的《党政机关
公文处理工作条例》中规定的15种公文的名称和适用范围。
2．了解通知、请示、批复、函、通报等行政文书的结构、格式特点，能熟
练地写作通知、请示、批复、函、通报。
3．掌握邀请信、请柬、贺信、感谢信等礼仪文书的结构与写法，能熟练地
写作邀请信、请柬、贺信、感谢信。
4．掌握备忘录、传真稿、新闻稿、总结等传播与事务文书的结构与写法，能熟练地写作备忘录、传真稿、新闻稿、总结。
（二）发文处理
1．掌握发文工作基本流程与要求；
2．能对发文进行复核、登记、印制、核发等操作。
（三）收文处理
1．掌握收文工作基本流程与要求；
2．能对收文进行签收、登记、初审等工作。
（四）管理档案
1．掌握以“件”为单位的归档文件整理思路，能正确地将归档文件装订为“件”。
2．掌握文件整理归档的步骤和要求，能根据归档范围对文件进行筛选；能
对归档文件进行组件、装订、分类，并填写归档文件目录；能根据归档文件目录
填写档案盒封面与盒脊。
3．掌握电子文件管理与归档的主要工作环节，能正确整理和鉴定电子文件，保管和利用电子档案。
【办文】
典型项目内容
1．发文处理根据一段情境描述，按要求完成文书拟制与发文操作任务。
2．收文处理根据一段情境描述，按要求完成收文操作任务。
3．纸质文件整理
根据一段情境描述，按要求完成文件组件整理任务。
与归档
4．电子文件整理
根据一段情境描述，按要求完成电子文件整理与归档任务。
与归档。