工作中实用的分类整理方式

不能改！
防修改！
设置了才能看
可防错误删除
要素之三：文件分类-常见电子文件格式1
文件类 型 格式 TXT格式 XML格式 格式特征 格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、 能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少。 遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自 描述、不包含加密、易于转换。
为什么做
怎样改进
为什么要管好电脑文件？
这些悲催的情况有没有？
老板
站在你面前让你提交文件，你发现它不见了 ！
电脑文件最容易乱的地方在哪里？
系统中用户的文件 夹X:DocumentsandSettings**
我的文档 MyDocument
有木有？
桌面 Desktop
有木有？
个人下载目录 X:Downloads
这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！
清洁 Seiketsu 4S
经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？
1 2 3
结构
• 建立完善的 文件结构
命名
• 规范化地命 名文件夹
归档
• 周期性地将 文件归档
清洁 Seiketsu 4S
培养每天清洁的良好习惯？
软件
1、下载软件
• 下载时，把软件存放在规划好的位置中；
要素之三：文件分类-常见电子文件格式3
文件类型 格式 WAV格式 格式特征 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于 转换 遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传 音频文件 MP3格式 输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法 公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。 内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转 WMA格式 换。 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于 AVI格式 转换。 视频文 件 MOV格式 格式紧凑、易于转换。
资料
1、下载资料
• 下载的各种资料放在临时文件夹；
2、安装软件
• 安装软件要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。 • 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除。
2、归档资料
• 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。
小结：电脑文件管理的”5S”
文件 架构
区别 文件
定期 归档
每日 整理
效果 不错
建
整理
分
整顿
归
清扫
整
清洁
推
素养
素养 Shitsuke 5S
电脑的空间因整理变大！ 生活的空间因清理变宽！ 思想的空间因总结变扩！
为什么做
如何去做
怎样改进
Skill 1：发挥我的文档作用
1S
我的文档
Skill 2：发挥快捷方式的便利 2S
•当然，当文件和文件夹不再需要
1S
适合的文件夹 (科学地分类)
适中的层级数 (结构的深度)
控制文件夹 与文件的数目
项目文件 工具软件
01-MyFiles-RS 调研文件
50-100个
提交文件 财务管理
02-MyFiles-YW
参考文件
项目管理 03-MyFiles-LA ……
常用软件
精选PPT
10-MyFiles-BB ……
工作安排
经常访问时，你需要及时将快捷 方式删除，以免快捷方式塞堵了 太多空间或牵扯了你的注意力。
Skill 3：注意区分要处理的和已完成的 3S
科学的电脑文件管理带来什么
科学的电脑文件管理
•访问快捷
看，这就是我要找的文件！
•清晰导航
好文件管理让我们工作更轻松和高效！
最大问题是
贵在坚持：
人总是相信自己的记忆
遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传 MPEG格式 输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法 公开、不绑定软硬件、易于转换。
为什么做
如何去做
怎样改进
电脑文件的“5S”管理
1S
3S 5S
整理
整顿
2S
清扫
清洁
4S
素养
整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、 清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)
整理Seiri
目标：
1S
把需要的文件以定位、定量 以便用最快的速度取得所需。
盘符 固定化
结构 科学化
整理 三要点
存放 目视化
整理Seiri
1S
C:D:E:F:四个盘符标准规划为：
计算机
本地磁盘(C:)
本地磁盘(D:)
本地磁盘(E:)
本地磁盘(F:)
操作系统盘
应用软件盘
工作文件盘
私人文件盘
整理Seiri
人事管理
终端支持
商品管理
会议管理
培训管理
整理Seiri
1S
规范化地命名文件夹和文件
文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是：
文件夹名＝ 2位数字 +“-”+ 文件夹名”
如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”……。
文件名
＝ 2位数字 +“-”+ 文件名
如：“01- 演讲比赛”、“02 –培训课件”……。
有木有？
文件管理的真谛
• 在于
文件方便、快速提取 精髓所在
• 科学地分类 和 规范化命名是文件
管理的
电子文件三要素
文件存放路径 文件保存属性
电子文件分类
Baidu Nhomakorabea
电子文件
文件文件文件文 件文件文件 文件文件文件
要素之一：文件存放路径
•硬 分 文 盘 —— 一棵树 区 —— 大的枝桠 件 —— 树叶，
文件夹 —— 分枝， 内嵌文件夹 —— 小枝桠
• 同样把它当城市－街道－路－小区－单元－房间 • 某一个文件所在的地方：分区\文件夹\子文件夹\文件名， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。
要素之二：文件保存属性
存档
能看的！
只读
只能看！
隐藏
一般你看不到
能改的！
纯文本 文件
版式文 件
遵循ISO/DIS 19005《文件管理 电子文件长期保存格 式 第 1部分 PDF1.4的使用 (PDF/A-1)》，支持数字签 PDF格式 名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、 固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。 CEB格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本 格式转换。 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本 SEP格式 格式转换。
这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。
一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件
夹就可以这样命名：“20070801 演讲比赛”、“20070910 嵩山秋景”
整顿 Seiton 2S
对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件 进行处理
清扫 Seiso
要素之三：文件分类-常见电子文件格式2
文件类 型 格式化 文本文件 格式 RTF格式 WPS格式 TIFF格式 图像文 件 JPEG格式 GIF格式 PNG格式 格式特征 格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。 支持数字签名、可向其他文本格式转换。 支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。 遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 支持无损压缩、格式透明、易于转换。
人总是很难坚持好习惯
3S
定期清除和归档将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态
1、定期归档文件
• 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档
2、定期清扫垃圾
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