高效会议主持技巧

S M A R
T
会议目标范例比较:
☆制程质量改善 VS. ★2005第1Q开始前良率提升至97%
會議主持技巧
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S:Specific:具体化 M:Measurable:可测量 A:Attainable:可达成 R:Related:相关联 T:Time Frame:时间性
P R O B
三.会议的功能及目的
1. 一般性功能&目的
2. 策略(附加)性功能&目的
❖ 为了通知 ❖ 为了跨部门协调 ❖ 为了收集意见 ❖ 为了订定目标 ❖ 为了因应紧急状况 ❖ 为了解决问题 ❖ 为了计划或作策略 ❖ 为了作决定 ❖ 为了得到承诺 ❖ 为了获得结果
❖ 为了人才培育 ❖ 为了测试共识 ❖ 为了试炼领导能力 ❖ 为了了解组织脉动 ❖ 为了突破组织惯性 ❖ 为了革除专家愚昧 ❖ 为了铲除团体思考 ❖ 为了排除执行停滞
➢主席的开场白应力求简短扼要，其内容如下；
❖士气鼓舞 : 今天的会议议题将是大家非常感兴趣的….
❖会议主题 : 今天的议题是……
❖召开背景 : 为甚么要请大家来讨论这个议题是……
Baidu Nhomakorabea
❖会议目标 : 今天的会议期望能达到……
❖会议程序 : 今天的会议将如何进行…….
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➢ 准时开始 ➢ 开场白及说明会议的重要性及议程规划 ➢ 议程协议及其它游戏规则
I.目标导向式会前 会议规划，任务
分派与通知
II.会议开始-背景/ 目标/程序说明与 (boundary)约定
VI.临时动议/（议 论结论/决议/行动 计划产出/执行约
定）/散会宣布
V.结论/决议/行 动计划产出/执
行约定
III.策略性/激励性 议程进行
IV.各项主议程进行 -主席引导/发问/ (施放灵感激发素) -与会者发言/议论
❖确认会中可能用上之“灵感激发素”准备完成
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➢2.规划开会进行流程：
❖宣布开会的内容、宣布方式、时间配置 ❖报告出席的人数、宣布方式、时间配置 ❖报告会议的议程、宣布方式、时间配置 ❖宣读上次会议记录、宣布方式、时间配置 ❖报告上次决议案执行情况、宣布方式、时间配置 ❖宣布/确认本次会议之各项BOUNDARY 、时间配置 ❖进行本次会议预定讨论事项、进行方式、时间配置 ❖预判“灵感激发素”施放时机、施放方式、时间配置
❖与会者与主席争论 ❖视听器材发生故障 ❖与会者欠缺热心 ❖会议超出预定时间 ❖主席未能归结会议之成果
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➢4.3 会议后部分:
❖欠缺会议记录 ❖不对决议事项进行追踪 ❖不对会议之成败进行检讨 ❖不解散已达成任务之委员会或工作小组 ❖与会者对会议感到不满
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Presentation Topic
高效會議主持技巧
HLP 徐啟中 2004/11/16
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好多会
➢开会、开会，不开怎么会，本来就不会，开了就变会。 ➢有事要开会，没事也开会，好事大家分，出事大家推。 ➢上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，精神快崩溃。 ➢大小事不干，通通作外推，问我啥本领，专长是开会。 ➢上午有早会，下午有午会，下班不能走，还有个晚会。 ➢每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。 ➢赴会要实时，小心选座位，最好靠边边，以免遭口水。 ➢虽然在开会，谁也不里谁，有人忙协调，有人无所谓。 ➢主席一上台，自称大掌柜，扯东又拉西，全凭一张嘴。 ➢内容没准备，听来活受罪，差了十万八，大家还说对。
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➢议程规划与进行策略:策略鼓励性议程 一般性议程
敏感性高议程 敏感性低议程
重要性议程 紧急不重要议程
➢分配每个议程讨论时间
➢讨论进行时可能发生问题点/解套方式准备 ➢以下几个思考点:❖那些地方可能会出现问题?
❖这些问题存在多久了? ❖目前情况发展的趋势或程度的后果? ❖分析诊断问题症结? ❖有什么解决方案? ❖有没有需要施放“诱鸟”
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关于会议…
➢根据AMA(American Management Association)美国管理 协会于2003年对20余个开发国家,超过12,000名主管所进行 的一项研究报告指出:
❖各企业主管平均每周花在会议时间,至少占了1/4的总滞留公司时间 ❖公司规模愈大,愈高阶,上述时间比率愈高 ❖不到1/10的主管认为过去所进行的会议是有效率的 ❖不到1/10的主管认为这现象,不需要重视 ❖初步推估平均每天全球约有八千万个会议召开 ❖一家拥有500位职员以上的企业,平均每月花在会议上的「人力成本」 【不含用品费、 水电费、 耗损费等附加开支,约15万美元(120万人民币)】
1：就地取材:(例):今天温度高达40度,所以咱们趁热追击,60分钟内完成会议
任何不主动参与者,就是会议延迟,热垮大家的全民公敌!
2：最新信息:(例):第 2Q 之绩效奖金与部门绩效竞赛,最新消息是….
3：八卦内幕:(例):昨晚我看到公司某位同仁,挽着一位女生..酷似阿妹…
4：引经据典:(例): K.Y.说:会议的最重要精神是…
您认为呢?
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二.会议的定义
➢狭义:三个人在一起 , 进行15分钟以上的聚会!!
新世纪“会议”的精义
❖一种动态过程 ❖一种为了达到〝特定目的〞而进行的动态过程 ❖一种为了〝节省时间〞、〝提升效率〞以达 〝特定目的〞的动态过程
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➢4.1 会议前部分
❖欠缺目标 ❖目标不明确 ❖欠缺议程 ❖与会人选不当、与会者太多、与会者太少 ❖会议时间不当 ❖开会之通知时间不当 ❖开会通知之内容欠周详 ❖会议地点不当
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➢4.1 会议前部分(续):
❖会议场地设备欠佳 ❖与会者无备而来 ❖未定明会议之终止时间以及每一个议案之时间分配 ❖会议不准时开始 ❖会议本已太多,致使与会者一听说要开会,无不感觉
❖预判会议可能延展事项与准备、进行方式、时间配置 ❖临时动议、进行方式、时间配置 ❖宣读决议事项、进行方式、时间配置 會議❖主持宣技布巧 散会、时间p配ag置e25/40
➢3.规划开会后工作事项：
❖会议内容校对 ❖会议内容呈报对象 ❖会议内容确认作业流程 ❖会议记录分发作业与建文件 ❖会后会进行 ❖会后行动事项展开与成效追踪
❖ 今天的会议希望先由财务部为我们解说明年预算编 列的一些改变，再请各部门提出明年度超过五十万 的新计划重进行讨论及表决。
❖ 我认为依列出来的项目找出优先级会比较容易，现 在我们用复式投票法(每人不只一票)来找出最重要 的前三个问题，各位有没有不同意见？
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创新效益开场设计六大技巧
➢宣达会议
此类会议的目的是主要在重大的决策、或告知相关的人员， 由于 没有文书转达的误解，并能立即解答疑问。
★KEY: 预先宣达會后之后续动作目的 &
预判/设计可能的Q&A
&
对焦认知与共识
➢检讨会议
此类会议的目的在控制各部门工作进度与质量，同时也让与会人员 了解其它单位的现况。
★KEY: 提前提供具体检核窗体数据 &
进行差异管理流程
&
引导突破再行动意愿与承诺
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﹑
➢协调会议
此类会议主要因为部门间利害发生冲突，或者需 要众多单位配合实施，所以召开会议。
★KEY: 评估/确认协调属性 (Task or People)& 规划/邀约协调关键助力人士与会
➢解决问题会议
此类会议的目的在集思广益，共商可行的办法。
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➢1.规划开会前确认事项：
❖确定出席者知道会议主题
❖清楚标示各个主题讨论目的
❖规划&确认出席名单及人员出席可能状况预判
❖(可能)不可出席者应预先取得主席同意，并指定代理人
❖出席者知道每人在会议中所担任的任务
❖必要的会前规划与进行
❖确认会议资料预先发放
❖会议中各议题之“可能解决方案-诱鸟”施放准备
不胜其烦
❖向来太少开会,致使每次开会之议案过多
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➢4.2 会议中部分:
❖从事交谊活动 ❖外界之干扰 ❖与会者离题 ❖主席离题
❖让没有必要留在会场之与会者留在现场
❖数据不充足，却贸然下决策 ❖少数人垄断会议
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➢4.2 会议中部分(续):
❖与会者之间交头接耳 ❖与会者不表明真正感受或意见 ❖与会者之间争论
E
P:Practical:与现况相近的 R:Refiniable:可修正的 O:Oriented:具引导性的 B:Big:值得会&议的
会议目标范例比较:
☆2005年Cost Down 务必达成 50% VS. ★第4Q突破目标15%与NO.1部门绩效奖金夺取
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E:Exciting:能引起意愿的
➢ 取得大家的同意，支持并遵守会议的议程
❖ 防止不切实际的期望和隐藏的议程 ❖ 确定在开始前解决重要的反对理由 ❖ 方便当有人在会议中离题时,引导他们回到议程 ❖ 当所有人同意变更会议计划时，方可改变议程 ❖ 询问及鼓励参加者，是否期望订定一些游戏规则以促进
会议的效能
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❖ 今天请大家来此的目的是希望能透过跨部门数据分 析找到A产品的改善流程重点。
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关于会议(续)
➢PS:会议成本计算公式:
会议成本＝ 2ABT+C
A:与会成员平均之“每小时平均工资” 【通常为全公司员工平均工资(实薪) 】 的3倍 B:参与会议之人数 T:开会经历的时间 2:由于会议引起经常性管理/业务工作停顿而产生损失 C:会议实际费用＝ 交通费、 场地成本、 用品耗损、 水电等附加开支
(五)与会者的职别阶层应尽量拉近
(六)一般会议的与会人数该控制在十人以内.否则必耗时 良久,且不易获得具体的、突破性的结论(815原则)
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➢建立可自由发言的气氛
➢使与会人员的关注力得以集中
➢详细说明主题及目的
➢明确表示会议的预定程序
➢须通知全体人员的事项
5：问题引导:(例): 对于本部门cost down的三大指标方向,有谁知道…. 6：幽默开场:(例):老婆严重警告我,今天傍晚的会如果开超过6:30,
就要罚洗她的内衣裤一个礼拜,所以拜托大家帮帮忙….
★KEY: 提前列举/提供 FOCAL-POINT &
运用Pb.&S.工具
&
发生 发现 发觉问题一并解决
➢收集意见会议
此类会议的目的在获得与会者的意见。
★KEY: 提前提供意见方向 & 要点&责任分派 & 规划并告知原委﹑程序与可能之后续计划
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VII.会后会/执行 追踪
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综合结论:
❖以〝节省时间〞、〝提升效率〞为宗旨〞 的动态过程来达成 :
❖一. 一般性目的 ❖二. 特殊性目的 ❖三. 策略性目的
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在设定的会议时间内,完成会议的程序,并 达成预设的会议目的!
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❖正常营运公司之员工48.5%的时间花在进行会议 ❖正常营运公司之员工97.6%的时间花在执行会议的决议 ❖86.9%的员工觉得会议流程还有5%以上的精进空间 ❖74.3%的员工觉得会议引导能力的强化是刻不容缓的 ❖83.6%的会议领导者觉得会议参与者的会议修养&认知急需加强 ❖88.1%的员工认为开会(参与会议)是件苦差事 ❖会议占据之时间,正比于职位的等级 ❖会议领导能力的高低,正比于升迁机率的高低
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(一)对会议目标及成果拥有「关键性同意权」的人,该被告知, 并被要求参加
(二)对达成会议目标有「关键性帮助」的人,该被要求参加
(三)该斟酌邀请对达成目标有「关键性冲突」的人
(四)善于做客观判断、勇于表达己见、或有高度沟通意愿的 人,该优先于爱发表情绪性言论、沉默寡言或主观性强的人
➢试算您部门可能发生之“周”会议成本:
➢会议的成本平均而言，组织花费：
❖ 全年薪资费用的 7-15% 在会议上 ❖ 中级主管花费 35% 的时间在会议上 ❖ 高级主管花费 60% 的时间在会议上
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关于会议(续)
➢根据美国史丹大学Dr. J.R. Kelly所领导的组织行为研究团队, 调查指出: