高效会议主持技巧教材ppt(40张)

Presentation Topic
高效會議主持技巧
HLP 徐啟中 2004/11/16
零.关于会议……
Funny Meeting/
Meeting Funny!!
會議主持技巧
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好多会
➢开会、开会，不开怎么会，本来就不会，开了就变会。 ➢有事要开会，没事也开会，好事大家分，出事大家推。 ➢上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，精神快崩溃。 ➢大小事不干，通通作外推，问我啥本领，专长是开会。 ➢上午有早会，下午有午会，下班不能走，还有个晚会。 ➢每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。 ➢赴会要实时，小心选座位，最好靠边边，以免遭口水。 ➢虽然在开会，谁也不里谁，有人忙协调，有人无所谓。 ➢主席一上台，自称大掌柜，扯东又拉西，全凭一张嘴。 ➢内容没准备，听来活受罪，差了十万八，大家还说对。
一.成功会议的定义:
在设定的会议时间内,完成会议的程序,并 达成预设的会议目的!
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二. 成功会议之关键与操作重点 1.会议目标设定之原则之一: SMART
S M A R
T
会议目标范例比较:
☆制程质量改善 VS. ★2005第1Q开始前良率提升至97%
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E:Exciting:能引起意愿的
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二. 成功会议之关键与操作重点
2.会议种类的选择方向与执行要点
➢宣达会议
此类会议的目的是主要在重大的决策、或告知相关的人员， 由于 没有文书转达的误解，并能立即解答疑问。
★KEY: 预先宣达會后之后续动作目的 &
您认为呢?
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壹. 新世纪会议新认知
二.会议的新时代精义 三.会议的功能与目的
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二.会议的定义
➢狭义:三个人在一起 , 进行15分钟以上的聚会!!
新世纪“会议”的精义
❖一种动态过程 ❖一种为了达到〝特定目的〞而进行的动态过程 ❖一种为了〝节省时间〞、〝提升效率〞以达 〝特定目的〞的动态过程
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关于会议…
➢根据AMA(American Management Association)美国管理 协会于2003年对20余个开发国家,超过12,000名主管所进行 的一项研究报告指出:
❖各企业主管平均每周花在会议时间,至少占了1/4的总滞留公司时间 ❖公司规模愈大,愈高阶,上述时间比率愈高 ❖不到1/10的主管认为过去所进行的会议是有效率的 ❖不到1/10的主管认为这现象,不需要重视 ❖初步推估平均每天全球约有八千万个会议召开 ❖一家拥有500位职员以上的企业,平均每月花在会议上的「人力成本」 【不含用品费、 水电费、 耗损费等附加开支,约15万美元(120万人民币)】
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S:Specific:具体化 M:Measurable:可测量 A:Attainable:可达成 R:Related:相关联 T:Time Frame:时间性
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二. 成功会议之关键与操作重点 1-1.会议目标设定之原则之二: PROBE
预判/设计可能的Q&A
&
对焦认知与共识
➢检讨会议
此类会议的目的在控制各部门工作进度与质量，同时也让与会人员 了解其它单位的现况。
★KEY: 提前提供具体检核窗体数据 &
进行差异管理流程
❖正常营运公司之员工48.5%的时间花在进行会议 ❖正常营运公司之员工97.6%的时间花在执行会议的决议 ❖86.9%的员工觉得会议流程还有5%以上的精进空间 ❖74.3%的员工觉得会议引导能力的强化是刻不容缓的 ❖83.6%的会议领导者觉得会议参与者的会议修养&认知急需加强 ❖88.1%的员工认为开会(参与会议)是件苦差事 ❖会议占据之时间,正比于职位的等级 ❖会议领导能力的高低,正比于升迁机率的高低
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三.会议的功能及目的
1. 一般性功能&目的
2. 策略(附加)性功能&目的
❖ 为了通知 ❖ 为了跨部门协调 ❖ 为了收集意见 ❖ 为了订定目标 ❖ 为了因应紧急状况 ❖ 为了解决问题 ❖ 为了计划或作策略 ❖ 为了作决定 ❖ 为了得到承诺 ❖ 为了获得结果
❖ 为了人才培育 ❖ 为了测试共识 ❖ 为了试炼领导能力 ❖ 为了了解组织脉动 ❖ 为了突破组织惯性 ❖ 为了革除专家愚昧 ❖ 为了铲除团体思考 ❖ 为了排除执行停滞
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关于会议(续)
➢PS:会议成本计算公式:
会议成本＝ 2ABT+C
A:与会成员平均之“每小时平均工资” 【通常为全公司员工平均工资(实薪) 】 的3倍 B:参与会议之人数 T:开会经历的时间 2:由于会议引起经常性管理/业务工作停顿而产生损失 C:会议实际费用＝ 交通费、 场地成本、 用品耗损、 水电等附加开支
P R O B
E
P:Practical:与现况相近的 R:Refiniable:可修正的 O:Oriented:具引导性的 B:Big:值得会&议的
会议目标范例比较:
☆2005年Cost Down 务必达成 50% VS. ★第4Q突破目标15%与NO.1部门绩效奖金夺取
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综合结论:
❖以〝节省时间〞、〝提升效率〞为宗旨〞 的动态过程来达成 :
❖一. 一般性目的 ❖二. 特殊性目的 ❖三. 策略性目的
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贰.成功会议的关键与带领
一.成功会议的定义 二.会议成功的关键与操作重点
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➢试算您部门可能发生之“周”会议成本:
➢会议的成本平均而言，组织花费：
❖ 全年薪资费用的 7-15% 在会议上 ❖ 中级主管花费 35% 的时间在会议上 ❖ 高级5/40
关于会议(续)
➢根据美国史丹大学Dr. J.R. Kelly所领导的组织行为研究团队, 调查指出: