跟单操作工作流程(精)

跟单操作工作流程

1、收到业务员提供的PI后首先要确认定金是否已到帐。

2、定金到账后根据业务员提供的PI做生产联系单,生产联系单中要确认:客户的定货数量柜型(20GP,40GP,40HQ,客户的所有要求,定单完成时间,是否需要商检.是否需要熏蒸。

客户要求的确认:如果是老客户的话,生产联系单可以根据之前的出货资料做,

一般同一个客户的订单要求大体一致,但也并不是完全一致的。要与客户或是负责人确认是否与之前一致。如果是新客户,可以先做一个简单的联系单,注明型号,数量,发给工厂,让工厂先准备黑件,以便及时交货,跟单负责人应在1周内确认好所有的生产细节,生产细节主要包括:型号、数量、颜色、纸箱唛头及纸箱材质要求(纸箱材质主要是分常规纸箱和好纸箱、塑料件是常规还是环保的、说明书是常规还是客户指定、对纸贴的要求、喷粉还是喷漆、客户的特殊要求等。联系单做好后一定要发负责人确认无误后才能发给工厂安排生产,并确认好交货时间.

3、根据生产联系单要求,做好电子版的纸箱唛头、贴、说明书等发给客户做确认,并核算好所有的费用发负责人确认后,再报给客户.(我们的报价只包含我们常规的纸箱唛头,贴,说明书的价格.确认好后方可安排生产,贴和说明书都是跟单负责人安排,生产联系单的所有要求和费用需要在下收到PI一周内确认完并发给工厂最终的生产联系单。费用在一周内与客户确认完.注意在确认过程中所有涉及费用的第一时间与负责人确认。

4、产品生产期间随时与工厂相关人员确认。比如联系单发给工厂后,随时问一下工厂做到哪一步了?黑件是否已安排?未安排的话,什么时间可以安排?所有的配件是否已准备好?预计什么时间货好?确认其间如有问题,随时与负责人确认协调.以保证安时发货。如需熏蒸,熏蒸操作流程见附页二。

5、货好前10天与客户联系,确认货代信息、consignee/notify、正本提单还是电放提单、清关文件需要哪些,如果正本并确认收件地址信息,如客户定单是两个货号

以上,首先与负责人确认,在装柜时增减哪个货号后并告知客户。发货前10天做验货报告(详见验货报告模板和拍大货照片(拍大货照片详见:拍大货照片要求, 批准后发给客户确认.客户确认无误后方可安排发货装柜。如有问题,及时纠正再次确认,直到得到客户OK ,方可装柜.

6、需要商检的产品,需要在货好前5-7天安排做商检,做商检的流程见附页一。商检通关后才能安排装柜。

7、得到货代信息后,尽快与货代联系定船,在给货代发BOOKING的同时或提前确认人民币港口费用。费用是否合理,与负责人确认。及时与货代要提单样本并在第一时间与客户确认,在与客户确认提单样本时,要告知客户船期及装柜时间,以及询问好客户所需要的单据,单据是正本还是电放,如果是正本的话,要确认好寄单地址。

8、收到入货通知的第一时间要确认好最晚装柜时间,截港,截单,截ENS等时间,并做好报关单据的模板。并告知负责人装柜时间。

9、安排装柜,装柜时间时,要先与工厂负责人确认好时间,然后将拖柜信息发给托柜师傅,拖柜信息包括:船名航次、提单号、柜型柜量、场站、场站联系人及电话、装柜时间、放箱时间。装柜前要将装柜时间、对应的提单号、生产联系单号、批次号、装柜顺序写邮件发给工厂相关负责人,并附上最终的联系单,以免装柜时出现错误.每次装柜都要拍装柜照片,装柜照片包括:空柜、1/2柜、满柜、封箱后柜门、铅封号,如果有配件的话,需要拍一下配件所放位置。

装柜时注意装柜顺序,原则是先装未报商检的,后装报商检的。

10、柜子装完后,需要跟工厂相关负责人要发货单、回箱单、装柜照片。并再次核对提单号.发货单要做好备好留底,以便随时查阅.

11、操作人员收到回箱单后,第一时间将准确数据(包括箱封号、件重尺发给货代,确认最终的提单,同时根据发货单和回箱单做报关用的发票和箱单,做好后,将纸质单据交给财务在电子口岸上做报关委托,同时将报关需要的电子版的资料(报关发

票、报关箱单、入货通知发送给报关行,让报关行报关。资料发给报关行后,在船开前要随时查着是否已通关放行。确认船开后,第一时间与货代要提单COPY件.三天内要收到提单的COPY 件,连同实际发货的PI一并发给客户崔收货款.要明确认得到客户的付款时间后并告知负责人。

12、最终的提单确认好后,需要根据提单做成客户所需的所有单据的样本,并在第一时间将最终装货的实际PI连同所有单据样本发给客户确认。并提及让客户准备安排付款.以便及时寄出单据.

13、船开后,及时跟货代索要提单正本扫描件,并将所有单据扫描件整理好发给业务负责人。若操作员有客户联系方式,可直接发给客户,要求客户尽快付款,邮件要抄送给业务负责人。

14、所有单据样本都确认好后,这一票货的所有资料就算是完整了,做好电子板资料保存注意所有与客户有关的资料都要保存好,标识清楚,以方便随时查看。并做好保存纸质资料时,要按照一定的顺序存放,一般是:PI、生产联系单、货代信息、订舱委托、入货通知、工厂的发货单、回箱单、提单、报关箱单、报关发票,这个是按照资料得到的先后顺序存放的。

15、确认收到货款后安排寄单据,寄单据时要在快递代理取件签收表上做登记。并做BL寄单台帐,寄单台帐需要有财务签字,经手人签字,负责人签字。

16、确认客户收到货物时间,并写邮件与确认客户收到货后的销售情况及其它的问题反馈。

17、老客户的反馈随时确认并沟通。如有质量问题及时反馈给负责人,并及时与相关人员确认整改,做好解决处理工作。并做好记录。

18、做好汇总工作。