展会注意事项

展会准备和注意事项

如果决定了参加展览，还有什么要注意的?

展出前确定业务目标。为什么要办展览?是否需要寻找适销市场和新客户?是否想要介绍新产品或提供新的服务项目?是否需要选择代理商或批发商?对办合资企业是否感兴趣?或者通过展览来研究和开发市场。

展前要仔细地选择和研究销售市场。确定参展商品．要知道，客户关心的是最新或质量最好的产品．所以不应展出过时的产品。

充分做好展前的各项准备工作。

了解展览会的全部具体要求．要清楚地知道展览会的全部规则，展出时间，服务项目以及参展所需办理的手续。

应选派熟悉情况可以做主的人赴会。参展人员应该了解公司的销售意图．如果展览的产品是专业技术和仪器设备．还应选派懂技术的工程师以解释有关技术问题。

时间安排要宽裕。应提前到会以确保展摊秩序井然，展品状态良好。展览结束良好。展览结束以后，要有时间充分听取意见。

应把业务和礼节很好地兼顾起来。要为展摊配备足够人员。

要重视广告宣传。展前及展期应该出版有吸引力的商业期刊和报纸。

了解当地习俗。乡展前要熟悉当地节日假期，市场的季节性及消费者习惯等。选择理想的代理人。

寄送产品样本。

要报出全部产品的价格，主要是C1F价。当然FDB价和CIF价在国际贸易中都很重要，但一般来说，FDB价用得较少。还要确定交货期。

为国外用户提供服务。

要用公制标出产品的规格。国际上通用的是公制。所以，出展以前，要准备好产品规格的公制数据。

越过语言障碍。最好参展人员也都学会一种外语。

关于资信和付款方式。首先，你应了解国外代理人的资信，可以通过银行进行，也可以从咨询公司得到。你还应该了解有关保险，付款方式等方面的情况。

要保护专利权和商标权。如果你已取得专利中商标权，就应该提前与你的专利代理人研究，如何使这种商标或专利在海外继续得到保护。世界上大多数国家都对专利或商标权给予保护。

4、如何更好的进行展位设计与搭建？

参展商要设计展位通常可以委托展位建造工程公司、普通广告公司或室内装饰设计师，具体选择哪一种则取决于所租用的展位大小、展位变化灵活性、承建商服务的质素、所需要展览的样品及自己的成本预算。

如果所租用的展位面积不大，聘请展位建造工程公司不见得划算，完全可以聘请室内装饰设计师进行设计，然后委托装修公司进行搭建。但要达到有效拓展市场的目的，那就可能得聘请经验丰富的展位设计师或展位设计工程公司来做设计、搭建工程及完善的工程后服务，通常这些公司的服务从设计开始一直到展会结束，保证展位以最佳状态完成任务。展览工程极其讲究时间性，只有经验丰富口碑好的展览工程公司才可能在有限的布展时间内完成强度极高的建筑任务。选择怎么样的展位设计很大程度上取决于参展商参展的目的。

如果公司参展的目的是为了做做形象以让顾客觉得该公司无处不在，展位就应该设计的并处处体现出该公司产品的高质量；假如公司参展是为了开拓新市场，那么展位设计应该着重突出所展示的产品并让人感觉到强烈的推销意念，哪怕是有点咄咄逼人也不无过分。但无论公司参展目的如何，展位都无处不显示着公司形象并影响着产品的客观定位，因此展位的设计和搭建绝对不能忽略。

5、展商必问的“为什么?”

你选择参加的展览能给你带来最高的回报吗？你在计划参加某个展会前的18～24个月就要开始做计划和调查。你需要在下决心参展前提出以下一些问题：★该次展览能满足我们市场拓展的需要吗？★展会日期是否合适？★同期有别的展会举办吗？★展会地点是否便利？★有多少与会者是来自目标市场的？★有多少与会者是来自我们主要的服务地区的？★组展机构怎样推广展会？（等等）

我们的需求是下面哪一项：提高现有市场的产品和服务？向现有市场推出新产品或服务？将现有的产品或服务投向新的市场？将新的产品或服务投向新的市场？增强公司在现有市场的形象？将公司推向新的市场？★需要展出什么产品？★在这次展会上谁是我们的目标观众？★我们参展的目的是什么？★我们有书面的参展计划吗？★参展预算已确定了吗？★我们的展位已确定了吗？★订金或必要的保证金已支付了吗？★怎样的展位设计符合我们的要求？★我们能使用现有的展示品吗？★我们需要新的展示品吗？（等等）

是否做了以下事情：发个人邀请函（包括介绍和回复函）？做广告（贸易出版物，当地媒体）？直邮广告？电话推广？公关？★我们的展位号有否包含在展前的推广材料中？★需要印制额外的传单、目录和价目表吗？★印刷品准备好了吗？★对其他的公关活动做好了计划吗？★我们的展览指引条款已完成并寄出了吗？★怎样的赠品能取得更好的效果？★我们要组织以下什么样的现场推广活动：机场广告／户外广告板？酒店电视广告？运输广告？展会每日广告？酒店房间推广？展会目录广告？（等等）

6、参加国际展览会,商展十步走

计划时间表

（一）12个月前

1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；

2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；

3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；

4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划；

（二）9个月前

1、设计展览结构；

2、取得展览管理公司的设计批准；

3、选择并准备参展产品；

4、与国外潜在客户及目前顾客联络；

5、制作展览宣传册；

（三）6个月前

1、以广告或邮件等进行推广活动；

2、确定旅行计划；

3、支付展览场地及其他服务所须预先付款；

4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译；

5、安排展览期间翻译员；

6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；

（四）3个月前

1、继续追踪产品推广活动；

2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；

3、将展位结构设计做最后的决定；

4、计划访客回应处理程序；

5、训练参展员工；

6、排定展览期间的约谈；

7、安排展览现场或场外的招待会；

8、购买外汇；

（五）四天前

1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包；

2、搭乘飞机至目的地；

（六）三天前

1、抵达，饭店登记；

2、视查展览厅及场地；

3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；

4、指示运输承包商将物品运送至会场；

5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；

6、与展览组织代表连络，告知通讯方法；

7、访问当地顾客；

（七）两天前

1、确定所有物品运送完成；

2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能；

3、布置展位；

4、将所有活动节目做最后的决定；

（八）一天前

1、将摊位架构、设备及用品做最的检查；

2、将促销用品发送直接分配中心；

3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；

（九）展览期间

1、尽早到会场；

2、於展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；

3、实地观察后尽早预约明年场地；

4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；

5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；

6、每日与员工进行简报；

7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应；

（十）展览结束

1、监督摊位拆除；