用友ERP操作手册-采购部

用友ERP系统采购部岗位操作手册

目录

一、部门职责： (3)

二、部门岗位划分： (3)

三、系统业务处理流程： (3)

四、部门日常业务系统处理： (4)

1、日常业务类型的界定： (4)

2、采购业务日常处理： (4)

1）供应商档案维护 (4)

2）采购计划生成 (5)

1）采购订单下达： (6)

2）采购到货单 (8)

3）采购发票： (9)

4）采购入库单： (11)

5）采购结算： (12)

一、部门职责：

采购部门的日常工作在 ERP 系统处理中主要工作有：

1、 开发新的供应商，进行供应商资料的维护和更改，加强供应商资源管理。

2、 及时根据采购计划录入采购订单，为生产部安排采购和生产做依据。

3、 根据供应商到货情况在采购系统中录入到货单，并通知质检部门验货。

4、 收到采购发票后，在系统中录入采购发票，并通知财务部进行采购结算。

5、 作好各种采购统计，为决策层提供分析数据。

二、部门岗位划分：

采购计划员：系统内供应商分类、供应商档案、采购计划的制定 采购部经理：对于采购管理工作完成情况审核，进行月末结帐处理。 采购业务员：进行订单录入、采购到货单录入、采购发票录入。 仓管人员：采购入库单录入、材料出库单录入，调拨业务处理

三、系统业务处理流程：

产生任务单

1

2

3

4

5

1、 采购计划员根据生产任务，结合 BOM 、库存情况，分解生成采购计划；

2、 采购部部长对采购计划进行调整\审核，安排采购业务员参照采购计划生成采购订单；

3、 采购业务员根据到货情况，在采购系统中参照采购订单生成到货单

4、 业务员通知检验部门质检，仓管员根据到货到办理入库手续；

采购计划

采购订单

到货单

采购入库单

采购发票 采购结算单

分解

质检

审核

5、采购发票到后，采购员在系统中录入采购发票，并通知财务进行采购结算

四、部门日常业务系统处理：

1、日常业务类型的界定：

供应商档案维护、采购计划、采购订单、到货单（退货单）、采购发票（运费发票）、采购

入库单，采购结算、月末结帐

2、采购业务日常处理：

1)供应商档案维护：原则：供应商分类+四位流水号

操作路径：【设置】—【基础档案】—【客商信息】—【供应商档案】单击【增加】

或【修改】可以看如下介面：

红色“*”的内容是必输项，如图所示：供应商分类为“01”，所以供应编码为“010001”，供应商简称为“三明市汇丰金属材料有限公司”若供应商名称不录则系统自动把简称回填到里面去，所属地区码原则要求录入，方便日后统计、分析。单击【联系】可

维护专属部门与业务员。

2)采购计划生成：MRP采购计划：根据销售订单或市场预测，通过MRP 运算，确定

向供应商下达采购订单进行采购的产品及其数量，即MRP 运算中“外购＋MRP件”末级物料形成的需求。

操作路径：【业务】—【生产管理】—【MRP计划维护】—【MRP采购计划】

【操作流程】

1. 进入MRP采购计划列表界面，显示MRP采购计划列表。

2. 双击选定的MRP采购计划，或按〖维护〗，系统弹出过滤条件窗口。

3. 录入过滤条件，按〖过滤〗，显示符合条件的MRP采购计划。

4.MRP采购计划可以修改、配额、审核。

5.已审核的MRP采购计划可以弃审、调整。

在此可以看到采购计划列表：选择最后一条状态为未审核的记录,其余的状态为“过期”的采购计划可直接删除，双击或点击【维护】跳出过滤介面：

3）采购订单下达：

采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。它可以是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。参见采购订货通过采购订单的管理，可以帮助企业实现采购业务的事前预测、事中控制、事后统计。

1. 根据《采购管理》的请购单、《生产管理》的MRP采购计划填制，也可以在《采购

管理》直接录入采购订单,在此特别要求采购订单必须参照采购计划生成。

2. 采购订单发送给供应商，企业根据供应商的反馈可对采购订单进行修改、审核。

3. 企业也可以在内部审核后发送给供应商，如需修改则弃审采购订单后再修改。

4.货物到达企业后，填制采购到货单，或直接根据采购订单生成到货单。

5.经过仓库的质检和验收，填写采购入库单。

6.对于已执行完成的订单和不再执行的订单，可以关闭订单。已关闭订单打开后，仍

可使用。

7.通过采购订单执行统计表，可以查询订单的货执行情况。

8.可以查询临期或逾期的采购订单。

具体操作介面：单击〖增加〗,右键〖拷贝采购计划〗，录入条件后，单击〖过滤〗

选择对应记录，单击〖确定〗返回到采购订单介面。

录入供货单位及其他项目，保存、审核、已审核的单据可以变更。

4）采购到货单

采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。

【菜单路径】：业务－到货－到货单

单击【增加】在表体位置，点击右键【拷贝采购订单】

过滤出已审核的采购订单，已执行完毕的采购订单不会再出现，选择对的记录，生成采购到货单，返回。

生成的到货单，可修改，保存，退出。打印给质检部门

5）采购发票：

采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登

记应付账款。