董事会召开准备工作注意事项

董事会召开准备工作注意事

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标准化文件发布号：（9312-EUATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

董事会召开准备工作注意事项

一、董事会资料准备工作

1、会议通知（内部董事、外部董事、参会领导）

2、董事会资料的准备和印制工作（确定时间，确定人）

3、串联词

4、签到表

5、宣读人分工表

6、宣读人资料：每个宣读议案人另备一份宣读资料

7、会议记录

8、会议决议

9、日程

二、通知

1、外部人员(外部董事、监事、证监局等)的通知和接待。

2、内部通知在外部通知发出后，尽快以书面形式发出。

3、在开会前一天再电话通知一下，确认内部董事是否参会及外部董事的行程安排。

4、非正式列席人员开会前一天口头通知。

5、开会前一天通知新闻媒体及调研室摄影。

6、开会前准备好个参会主要人员联系电话（手机、办公室及家），以备当天使用。

三、会议现场

1、为每个宣读人准备好宣读材料。

2、会场布置（会标、桌牌、鲜花）。

3、现场设置签到席、确定签到人员，提前半小时签到和确认领导到会情况。

4、准备好需签字的全部文件（决议、记录、确认书、声明等），专人负责。

5、会议结束后，收集整理好全部文件。

6、现场人员分工。

四、其他注意事项

1、重要会议通知领导穿正装。

2、通知及书面材料中领导的职务称呼要统一标准。

3、关联交易回避表决时，关联董事为除外部董事的所有董事。

4、开会前安排好车辆接送领导（从集团到股份），专人负责，电梯前有专人等候。

5、会前接待，确认外部董事到会时间，安排好车辆接待，房间安排，注意多安排一个备用房间，确定每位客人（包括司机等）的房间号，就餐时保证全部准时通知到位，安排专人接送。

6、就餐安排要定主桌，饭菜要注意有无忌口，确定所有客人及时到场。

7、外部董事会后行程安排，确定车辆安排，专人负责。