关于费用报销系统中进项税及预算应注意的问题

关于费用报销系统中进项税及预算应注意的问题

费用报销系统看起来很简单，做一个填单的界面，设置相应的审批流程，好像系统就能跑起来了。但是事实呢？却没有那么简单。

我们来看看一个常用却相对复杂的场景。假如某部门的经办人要报销公司当月发生的一笔水费，这笔水费是银行代扣，自来水公司开了两张增值税的专用发票。公司财务制度通常都会有要求，在报销时制作一个费用分摊表，根据一定分摊规则，列明各部门应承担水费。有执行预算管理的公司还需在报销时显示预算执行的情况。

我们来详细分析一下需求。费用报销单的系统处理能有效提高流程审批效率和后续的信息共享外，还需要能自动准确地生成会计凭证。根据会计核算的要求，应生成如下的会计分录：借：管理费用-水费/A部门

管理费用-水费/B部门

应交税费-应交增值税-进项税

应交税费-应交增值税-进项税

贷：银行存款

对于预算管理来说，水费电话费等类似费用通常都是由某个部门来编制预算，为不影响效率通常不会将水费预算分到具体部门，而是直接某个部门归口管理此项预算。

像现在很多费用报销系统都是基于表单形式的。也就是表头

显示的是共用信息，如报销人，单据编号等信息，表体是填写具体的明细信息，如费用类型，报销金额，摘要等。如下图所示。

那我们来看，上面的这一笔费用报销单要怎么填写才能满足要求？

实际操作中将两张发票中不含税的金额要分摊到责任部门或成本中心，假设有三个部门来承担此项水费。则需要按部门增加三行明细，那税额怎么办呢？一般不会去拆分发票上的税额，拆分会影响后续会计跟金税的对账。建议的解决方案就是前面三行的费用类型选水费，费用承担部门选相应的部门，填不含税金额，不填税金，后面增加两行，费用类型选进项税，费用承担部门因进项税会计科目一般不带部门的辅助核算，可以不填或随意填，根据发票上显示的税额填写对应的税额。如此填写费用报销单可以满足以上生成会计分录的需求。

水费预算归口管理部门是这三个部门的另外一个部门，预算编制时和预算控制的要求会将此水费的预算管理由归口部门来

管理，因费用承担部门和预算归口管理部门的不一致，导致获取不了由部门和费用类型决两个预算维度决定的预算数据。建议的解决方案，在不改变系统的逻辑的情况下，可以增设一个预算归口管理部门字段。填制单据时，在以上的五行明细都选相同的预算归口管理部门。如此即可获得预算执行等数据，有利于预算的执行的管控。

以上两个问题的解决方案都是基于现有产品的逻辑结构，不另外增加大量开发的前提下，这两个方案基本上满足以上的分析需求。因管理的方式和实际公司内部环境不一致，对报销管理和预算的管理也各有千秋，实际软件实施时，应充分考虑软件产品的设计逻辑和业务实际，两者充分结合，灵活变通，才能达到用户需求的目标。