浅谈ERP系统如何进行仓库管理

浅谈ERP系统如何进行仓库管理

作者：黄瑶娟

来源：《时代经贸》2013年第22期

对仓库的管理，企业一直非常重视，总在千方百计的改善仓库管理的水平；但在实际操作中，还是存在这样那样的管理漏洞，如年底盘点时，仓库账目与实际库存量不符，甚至不能查明原因，如何保护企业资产的安全，管理好库存产品成为企业最重要管理目标。为了帮助企业更好的管理仓库，ERP软件被越来越多企业所采用；ERP系统能使仓库管理变得简明、规范，易于操作和控制。

仓库是ERP系统数据来源之一，在系统上线，每天物料出、入库频繁，收发单据数量大，如果不及时输入单据，很容易造成系统数据紊乱，影响生产经营。

为切实改善企业仓库的管理现状，提升ERP系统运行质量，结合企业实际情况，谈谈保管员应怎么做来满足仓库管理的需求：

一、首先我们来了解一下什么是ERP系统的仓库管理体系？

ERP系统仓库管理体系能够提供一套全面性仓库管理解决方案，支持整个仓库的运营程序，提供准确的库存信息，满足不同生产需求。ERP系统是一个全公司范围的应用，所有源数据只需在一个系统中输入一次，就能在各业务之间高度共享，保证数据一致性。仓库录入员只要将每一仓储发生的业务实时录入，系统就会自动形成历史数据，保证库存资料是最新的，以备查询、统计分析之用，达到库存最优化；系统自动生成库存报表。给出原材料缺货情况，一目了然，并能根据生产任务单产生仓库的领料，提高仓存管理的有效性。

二、目前仓库常见的问题

1、货物上设有吊卡的，没有ERP代码。

2、没及时更新货品吊卡资料。

3、仓管员不及时送单给输单员，输单员不及时录入系统，结果造成系统数据与实际脱节，影响ERP系统数据的准确性，最终影响到了生产计划和采购计划。

4、部分仓管员责任心不够，办事拖拉，库存盘点不准，以及手工单据信息不准确（主要是抄写错误，键入错误），这都是常有的事。

三、仓库在ERP系统下该如何管理？

1、首先从物料入库开始，保管员根据验货、收货，以实际到货数量在相应ERP单据上如实录入；应及时入账，不得有任何理由延迟入库；要掌握物料管理的原则，设有相应的吊牌，标明物料代码，（写明的代码要和ERP系统中的一致）；

2、涉及到入库、出库的东西，都必须要有原始单据，如在入库时，必须要有采购订单，没有采购订单，入库单就无法审核，无法打印；没有领料单，仓库也不可能直接把货发给车间，因此在录入入库单、出库单要有单据来源，企业管理人员只要一查系统，不用几秒时间，就可以查到哪些出入库业务没有原始单据，这比一张张的去查询出货单、入库单，要方便的多，有利于及时跟踪；

3、在ERP系统中不允许负数出库，加入了这一控制，即不允许负数出库，督促输单员，及时输入单据。

4、设置虚拟仓库，委外加工的材料也能得到有效控制，在手工管理中存在一个问题，就是企业无法有效进行追踪。仓库只把材料发出去就算了，没有后续的追踪。在ERP管理中，我们可以把加工厂当作是企业的一个仓库，发给加工商的材料，当做材料的移库，即把原材料从企业的原材料仓库移到加工商仓库，当成品入库时，再利用“自动扣料”等功能，把材料从加工商仓库扣除。这样控制后，即使企业多发材料给加工商，可以通过查询加工商仓库，就可以知道加工商那边还有多少材料，无论是事后追踪，还是发料扣减，都非常的方便。

ERP的运用目的就是为了对库存的有效管理和控制，减少额外的采购，防止库存资金占用，同时保证库存量满足生产需要，降低营运资本，为管理者提供准确、有用的信息数据。

四、ERP系统的使用对仓管员工作提出了更高的要求

一般来说，仓管员每天所做的工作为：收货、发货、退货、备货；物料标识、摆放及ERP 系统数据录入对应的整理工作；如果ERP系统上数据不及时更新，库存信息就会失准，导致物料就有可能提前订购或订购不及时。发生这些问题，其实与仓管员的责任心有关。责任心，是一种工作心态，也是一种工作作风，一般表现在：

1、日常的ERP系统上数据，正常与实物进行核对，确保一致；

2、对ERP输入的数据自我检查，以发现问题及时解决；

3、对每天的领、出料工作进行核对，以提高工作质量；

4、工作要有主动性，凡事及时处理；

5、对仓库现场管理做到“心系仓库”，按5S要求进行管理。

遗憾的是，很少仓管员能长期坚持。因此对仓管员工作规范有了明确要求：

1、材料出入库流程：在物料正确的前提下，入库时要把好三关：①数量关：入库时要点清数量；②质量关：检验人员对来料质量进行检验和控制；③单据关：单据不全不收，手续不齐不办。审核收到的单据与来料是否相符和一致，并及时送单给输单员。

2、物料保管：①摆放合理、整齐、标志鲜明、方便存取；②确保质量：防锈、防尘、防潮、防压、防爆、防变质；③确保安全：防灾、防霉变、防损、防呆滞、防报废；④帐、卡、物相符（数量、库位、状态必须与ERP系统一致。

3、材料出库：①所有涉及销售出库、不良品调换出库，要有系统打印出库单；②仓管员要根据单据上型号、数量，保证物料出库与单据相符；③所有出库业务（包括成品、半成品、物料）“谁收货，谁领货，谁签字”，保管好出库存根联，有据可查。

4、材料盘点与清查：①材料保管人员、输单员定期不定期对各种材料进行盘点与清查，盘存实物，和货卡、ERP系统进行数量、型号核对；②库存物品实行货卡制管理，在每个物品货架上设置货卡，标明物料ERP代码，实时记录进出库情况，有利于盘点；③对盘盈、盘亏、毁损以及报废的存货，应当查明原因，材料保管部门书面报告公司领导审批后处理。财务部核对正确后方可并修正ERP系统数据。

五、改善仓库管理的几点举措

1、合理规划仓库。仓库内要留有必要的废次品存放区、物料暂存区、待验区、发货区等。要特别考虑安全因素，注意通道、照明、防水、防火、防盗等措施。

2、货物进出应与单据保持一致。仓库尽量用业务订单下推领料单，避免人为造成单据填写、录入错误，提高工作效率，以保持ERP系统数据正确性。

3、如果有单据在ERP录入有填写错误，当月的单据当月作废，按正确的再开单。跨月单据用相应红字单据做红冲（原则上跨月单据不得更改）。月底前仓管应对自己管理的物品核对正确，做到账实相符，以便及时发现问题，及时解决。

4、入库单、领料单和其他出入库单每月都应按单据类别装订成册。

5、操作员不得变更自己的权限或违规操作。更不得卸载补丁等影响系统运行和公司内部控制的事项。

仓库管理的最高境界是就是最低量的库存、最快的周转，满足生产不断变化的需求，提升企业的竞争能力。通过反复的培训，和相应的奖罚机制，规范仓管员的行为，掌握ERP系统