《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案(编辑定稿)

第一章文书和档案

1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。

答：文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，包括以下两层意思：

第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。

第二，文书有条件地转化为档案。

从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。

民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。

新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。

进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。

通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。

文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：

第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。

第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。

第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。

2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？

答：文书的种类：文书按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。私人文书有书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿、房契、地契等。公务文书即公文的种类很多，可以从不同的角度进行分类。

第一，按作用可以将公文分为通用公文和专用公文两类。

第二，按行文方向可以将公文分为下行文、平行文和上行文三类。

第三，按来源和使用范围可以将公文分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件三类。

第四，按功能性质可以将公文分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。

第五，按时限要求可以将公文分为紧急公文和普通公文。

第六，按机密程度可以将公文分为机密公文和普通公文。

档案的种类：档案也有很多种类，可以依据不同的标准从不同角度进行分类：第一，根据档案形成的历史时期，可以将档案分为古代档案、近代档案和现代档案三类。

第二，根据档案内容，可以划分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案四大类。

第三，按档案的载体形式分，有甲骨、金文、石刻、贝叶档案，竹简木牍、缣帛、纸质、胶片、磁带档案等，国外还有纸草、羊皮档案等。

第四，按档案的所有者分，有国有档案、集体档案和个人档案。

第五，按档案的内容体式分，有公文、图纸、账簿、家谱、日记、电稿、照片、磁带、胶片、光盘档案等。

文书和档案的作用有以下几方面：一是规范作用，二是指导作用，三是联络作用，四是凭证作用，五是参考作用，六是教育作用。

案例分析：运用本章所学知识分析以下案例。

据《扬子晚报》2010年9月17日报道：传为李白后人的李均泰，一百多年前从安徽来到南京，于清同治三年在今下关区热河路103巷置下一片房产。因面临拆迁，围绕拆迁补偿款分配问题，李均泰的后人走上法庭。下关法院经过

几个月的艰苦工作，梳理出了继承人范围内总计130人的李家5支6代族谱，其中在世的70人。后下关法院召开了两次听证会，召集家族中各支代表核对族谱，并根据部分当事人提供的新线索，奔赴湖南、湖北、河南等地，查实了另外5名继承人。经依法追加，最终继承人范围由诉讼时的37人扩大到75人。为确定继承标的的具体面积，下关法院通过查考民国时期、1956年土地改革时期的老档案，结合落实政策发还通知，最终确定了面积。（注：引用时略有改动。）答：（1）该例说明了档案的凭证作用；（2）证明了档案工作的重要性；（3）档案工作者增强历史责任感的重要性。

第二章文书工作和档案工作

1．请分别阐述文书工作和档案工作的含义。

答：文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作。

广义的档案工作是指档案事业工作，包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等。狭义的档案工作是指档案业务工作，就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。

2．文书工作和档案工作的原则分别是什么？

答：文书工作的原则可以概括为“及时”、“准确”、“安全”、“精简”八个字。

档案工作的基本原则如下。

（1）集中统一地管理国家全部档案。国家全部档案由档案机构分别集中管理。全国档案工作由党和国家设立的各级档案事业管理机关统一地分级、分专业负责地进行指导和监督。实行党政档案和党政档案工作统一管理。

（2）维护档案的完整与安全。维护档案完整有两方面的含义。一方面，从数量上要保证档案的齐全，应该集中和已经保存的档案不能残缺不全；另一方面，从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌，更不能涂改勾划，使档案失真。这两方面是互相联系、相辅相成的。档案材料数量齐全，才能保证档案系统完整；只有保持档案的有机联系，才能使档案数量齐全有科学依据，促使人们自觉地维护它。

维护档案的安全也有两方面的含义。一方面，从物质上力求档案不遭受损害，尽量延长档案的寿命。随着时间的推移，档案受自然和人为因素的影响，一直处在不断损坏和毁灭的渐进性过程中，档案永远不受损坏是很难办到的，但使之“益寿延年”却是可能的。另一方面，要保证档案的政治安全，档案机密不被盗窃、不丢失、不泄密。

（3）便于社会各方面的利用。

3．试述文书工作和档案工作的关系。

答：（1）文书工作与档案工作的联系如下：第一，文书工作和档案工作的对