《秘书文档管理》思考题和案例分析参考答案(编辑定稿)

第一章文书和档案1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。

答：文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。

具体而言，包括以下两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。

第二，文书有条件地转化为档案。

从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。

我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。

这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。

民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。

新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。

至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。

进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。

通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。

文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。

第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。

档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。

第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。

2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？答：文书的种类：文书按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。

私人文书有书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿、房契、地契等。

公务文书即公文的种类很多，可以从不同的角度进行分类。

第一，按作用可以将公文分为通用公文和专用公文两类。

第二，按行文方向可以将公文分为下行文、平行文和上行文三类。

第三，按来源和使用范围可以将公文分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件三类。

第四，按功能性质可以将公文分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。

第五，按时限要求可以将公文分为紧急公文和普通公文。

第六，按机密程度可以将公文分为机密公文和普通公文。

档案的种类：档案也有很多种类，可以依据不同的标准从不同角度进行分类：第一，根据档案形成的历史时期，可以将档案分为古代档案、近代档案和现代档案三类。

第二，根据档案内容，可以划分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案四大类。

第三，按档案的载体形式分，有甲骨、金文、石刻、贝叶档案，竹简木牍、缣帛、纸质、胶片、磁带档案等，国外还有纸草、羊皮档案等。

第四，按档案的所有者分，有国有档案、集体档案和个人档案。

第五，按档案的内容体式分，有公文、图纸、账簿、家谱、日记、电稿、照片、磁带、胶片、光盘档案等。

文书和档案的作用有以下几方面：一是规范作用，二是指导作用，三是联络作用，四是凭证作用，五是参考作用，六是教育作用。

案例分析：运用本章所学知识分析以下案例。

据《扬子晚报》2010年9月17日报道：传为李白后人的李均泰，一百多年前从安徽来到南京，于清同治三年在今下关区热河路103巷置下一片房产。

因面临拆迁，围绕拆迁补偿款分配问题，李均泰的后人走上法庭。

下关法院经过几个月的艰苦工作，梳理出了继承人范围内总计130人的李家5支6代族谱，其中在世的70人。

后下关法院召开了两次听证会，召集家族中各支代表核对族谱，并根据部分当事人提供的新线索，奔赴湖南、湖北、河南等地，查实了另外5名继承人。

经依法追加，最终继承人范围由诉讼时的37人扩大到75人。

为确定继承标的的具体面积，下关法院通过查考民国时期、1956年土地改革时期的老档案，结合落实政策发还通知，最终确定了面积。

（注：引用时略有改动。

）答：（1）该例说明了档案的凭证作用；（2）证明了档案工作的重要性；（3）档案工作者增强历史责任感的重要性。

第二章文书工作和档案工作1．请分别阐述文书工作和档案工作的含义。

答：文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作。

广义的档案工作是指档案事业工作，包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等。

狭义的档案工作是指档案业务工作，就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。

2．文书工作和档案工作的原则分别是什么？答：文书工作的原则可以概括为“及时”、“准确”、“安全”、“精简”八个字。

档案工作的基本原则如下。

（1）集中统一地管理国家全部档案。

国家全部档案由档案机构分别集中管理。

全国档案工作由党和国家设立的各级档案事业管理机关统一地分级、分专业负责地进行指导和监督。

实行党政档案和党政档案工作统一管理。

（2）维护档案的完整与安全。

维护档案完整有两方面的含义。

一方面，从数量上要保证档案的齐全，应该集中和已经保存的档案不能残缺不全；另一方面，从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌，更不能涂改勾划，使档案失真。

这两方面是互相联系、相辅相成的。

档案材料数量齐全，才能保证档案系统完整；只有保持档案的有机联系，才能使档案数量齐全有科学依据，促使人们自觉地维护它。

维护档案的安全也有两方面的含义。

一方面，从物质上力求档案不遭受损害，尽量延长档案的寿命。

随着时间的推移，档案受自然和人为因素的影响，一直处在不断损坏和毁灭的渐进性过程中，档案永远不受损坏是很难办到的，但使之“益寿延年”却是可能的。

另一方面，要保证档案的政治安全，档案机密不被盗窃、不丢失、不泄密。

（3）便于社会各方面的利用。

3．试述文书工作和档案工作的关系。

答：（1）文书工作与档案工作的联系如下：第一，文书工作和档案工作的对象有交叉。

第二，文书工作和档案工作前后相继。

第三，文书工作和档案工作互相影响。

第四，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。

（2）文书工作与档案工作的区别如下：第一，工作对象不同。

一是文书，一是档案。

第二，工作任务不同。

文书工作的任务是制作、办理和管理公文，档案工作的任务是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。

第三，服务对象和工作目的不同。

第四，工作机构不同。

文书工作是社会组织工作的一部分，档案工作部门除社会组织档案部门依附于社会组织工作外，档案馆和档案事业管理机关都是独立的机构。

案例分析：试用本章所学知识分析下述案例。

（1）某年，教育部分配给某医科大学成人大专班招生名额30人，但上线的考生达170人之多。

校方起草了一个追加名额的请示交校办公室处理。

本来由主管成人教育的校领导审签，即可上报教委，但这份请示则在校办公室被放了一个星期后才上报。

等请示批复下来时，招生工作已基本结束。

（2）某地信访局编印的《信访情况》（内部刊物），摘要刊载了一封人民来信，该信反映：某单位“在举办厂庆活动中，铺张浪费，共花费5万元，建议上级派人查处”。

核稿时，改为“花费了5万元”。

打印时被打成“花费35万元”。

加上校对马虎，错误未被发现并更正。

因而引起有关单位的不满。

事后调查，该单位花5万元搞厂庆活动属实。

但简报却报道成35万元。

引起了该厂对写信人和主编单位的不满。

为了澄清事实，编刊单位不得不在另一期简报上作了更正。

答：（１）文书工作的原则为“及时”、“准确”、“安全”、“精简”八个字。

（２）本案例事例一违背了“及时”原则。

（３）事例二违背了“准确”原则。

（４）坚持文书工作原则的必要性。

第三章文书制作1．试以文件生命周期理论说明文书制作的意义。

答：文档管理过程，包括制作文书、处理文书、保管文书等一系列文书工作程序以及对文书档案的收集、整理、鉴定、统计、保管和利用等档案工作，在这一过程中，文书制作处于始端。

从文件生命周期的角度说，文书制作处于文件生命周期的最前端，是文件生命诞生的最重要时期，文件生命存在的意义和价值，首先通过文件制作得以体现；同时，一份文件的诞生，既衍生出文件的后续生命周期，也使文书工作和档案管理活动有了共同的物质基础和管理对象。

可见，文书制作是文书与档案管理的前提与基础，是文档管理工作的基本内容之一。

2．文书制作有哪些基本环节？每个环节有哪些要求？答：文书制作包括文书写作与文书印制两个方面，在文书处理程序中也分别称作“制文阶段”和“制发阶段”。

制文阶段主要包括交拟、拟稿、核稿、签发、复核五个环节。

交拟是组织的领导人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。

拟稿人起草的文件必须完整、准确地表达组织负责人的立场、观点、态度，符合制发文件的意图。

拟稿是拟稿人根据组织负责人意图，在发文稿纸上起草文件，是文书处理工作的基础。

拟稿要符合党和国家的方针政策，正确体现发文机关的意图，准确反映客观实际，合乎文件体式。

核稿是指公文送负责人签发前，由办公厅（室）负责人进行审核的过程。

核稿一看是否需要行文，二看文稿内容，三看文稿的文字表达，四看公文体式。

签发是组织负责人对呈批的文稿进行审定后签署意见的过程。

签发是制文阶段的关键环节，签发人只能签发自己职权范围内的文件，不得越权签发；联合发文，须经所有联署组织的负责人会签。

签发人对签发的文件负有完全的责任，要对拟签的文件做全面审定，并在“发文稿纸”或“发文审批单”的“签发”栏目内进行签发。

复核是秘书机构在文件正式印制前，对已签发的定稿进行全面检查的过程。

复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，文种选择是否准确，格式是否统一、规范。

制发阶段主要包括了打字排版、校对、印制、用印四个环节。

打字排版是打字员将领导签发后的文件定稿，按照文种选择文件格式进行打字排版的过程。

打字排版要注意打字排版以签发的定稿为依据，忠实于原稿；版面设计要美观大方，严格按照文件格式进行排版；打印排版要建立相应的登记制度。

校对是以负责人签发的定稿为基准，对打印出来的样本进行核对的过程。

校对是对文件制发质量的最后把关，要做到认真负责，严格细致，杜绝差错；以定稿为依据，忠实于原稿；要使用国家统一规定的校对符号，并用鲜艳的色笔进行改动；可根据具体情况，选用不同的校对方法印制是指按照文件印刷要求和印制份数对文件进行印制的过程。

文件印制应使用符合存档要求的书写材料，做到准确、及时、规范、安全、保密。