《文秘》—办公室事务和管理
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★责任区工作环境的基本要求 ★办公场所和常用设备常见的隐患类型
◆维护责任区的整洁、有序 案 例 秘书初萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理的干干净净、 有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案 柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满 了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。 秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订 书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净 整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用 区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌， 常常使别人找不到，影响了工作。 秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆的满满当当， 电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本” 也总是找不到。自己的办公桌都没有理清楚，更无暇顾及他处。 分析：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序直接对组织的形 象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造， 有利于提高秘书的工作效率。
（二）公用资源摆放有序，用后归位 1、文件柜里的公用文件夹应该整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便于 他 人再用； 2、公用办公用品的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的，小的放 上 面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位； 3、一些常用的公用物品如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室
办公室事务和管理
◆办公环境的维护和管理
◆日常办公室事务 ◆办公用品的发放和管理
◆办公效率和时间管理
第一节 办公环境的维护和管理
◆维护责任区的整洁、有序 ◆识别工作场所和常用设备的隐患
技能要求：通过本节的学习，能够
★维护责任区的工作环境 ★识别办公场所和常用设备的隐患
Baidu Nhomakorabea
知识要求：通过本节的学习，掌握
二、设备、物品放置适当，取用有序 （一）本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作
1、自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使 用 习惯安排； 2、常用的文件应整齐地放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识矛以区分，取 用 有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里； 3、专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言； 4、电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。
分析：
保证办公场所和设备的安全是极为重要的，国家《宪法》和《劳动法》中都规定 了明确的条文，政府及各个组织也会制定一系列相关规定。为了维护好安全的工作 环 境，每一名秘书都要树立安全意识，做到： 1、学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法的劳动权益。 2、上岗前了解有关安全生产、劳动保护的规定和本组织规章制度，并自觉地遵 守执行。 3、主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除。 4、发现工作场所有异常情况或险情，应立即准确、清晰地向主管报告。
一、经常清洁整理责任区
（一）清洁本人的办公区 1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处； 2、保持办公桌面清洁、整齐、美观、不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆 放私人物品； 3、电话按键和听筒应经常清洁消毒； 4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好； 5、废纸筒要放在隐蔽处，每天下班前予以清理。 （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围； 2、经常清理参与使用的茶水桌、保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐； 3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； 4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下 一个访客或会议前又呈现一个清洁整齐的环境。
相关知识
责任区域包括：
1、个人工作区
比如一名接待员所负责的接待区全部设施和设备，又比如一名秘书办公 桌椅围绕的区域中地面、墙壁及家具和负责的所有电器设备。 2、公用区域 如你常使用的传真机，复印机，与同事共同使用的柜架、办公室的茶水
桌等。
3、由你辅助的上司的办公区域
◆识别工作场所和常用设备的隐患 案 例 1、天地公司秘书初萌下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空 纸箱，初萌是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理 工作，确保接待区到门口的过道通畅。 在周末的工作会上，行政经理表扬了初萌，并告诫全体工作人员以此为鉴，做好 工作环境的风险防范。 2、华泰集团秘书在董事会会后把废弃的选票用碎纸机处理掉，在她操作的过程 中，戴在胸前的丝巾卷入碎纸机，虽然她立即关闭电源，毁掉一条丝巾，但不遵守 设备安全操作规程操作的后果是极危险的。 当晚下班前，行政经理以此事为例向所有员工再次强调一定要遵守设备安全操作 规程。他说，如果今天卷进去的不是丝巾而是披散的长发，那真是让人后怕呀！
5、按照设备安全操作规程操作，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除。
6、发现设备故障，应立即报告，并填写“设备故障登记表” 。
相关知识
工作环境是由许多方面的因素和条件构成，比如工作区的空间、采光、温度、通 风、噪音、装修、装饰；工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水机设备、办 公用品和耗材；工作所需的文件、资料、档案、书籍；工作中人们的关系、氛围等。 在维护和建设良好的工作环境中，也有许多方面是秘书完全有责任有能力维护和 改进的。无论是对工作场所的维护，还是对办公设备操作，都要遵循“安全第一，预 防为主”的方针，识别各种不安全因素，找出隐患，排除隐患，共同维护和管理办公 环境。 办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患包括： 1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如离开办公室前不锁门； 2、室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如光线不足或光线耀眼； 3、办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作； 4、办公设备及操作中的隐患，如设备电器插头打火或电线磨损裸露； 5、工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅子上举放物品； 6、工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上； 7、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，灭火器前堆放物品。
◆维护责任区的整洁、有序 案 例 秘书初萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理的干干净净、 有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案 柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满 了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。 秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订 书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净 整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用 区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌， 常常使别人找不到，影响了工作。 秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆的满满当当， 电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本” 也总是找不到。自己的办公桌都没有理清楚，更无暇顾及他处。 分析：通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序直接对组织的形 象和绩效产生一定的影响。一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造， 有利于提高秘书的工作效率。
（二）公用资源摆放有序，用后归位 1、文件柜里的公用文件夹应该整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便于 他 人再用； 2、公用办公用品的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的，小的放 上 面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位； 3、一些常用的公用物品如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室
办公室事务和管理
◆办公环境的维护和管理
◆日常办公室事务 ◆办公用品的发放和管理
◆办公效率和时间管理
第一节 办公环境的维护和管理
◆维护责任区的整洁、有序 ◆识别工作场所和常用设备的隐患
技能要求：通过本节的学习，能够
★维护责任区的工作环境 ★识别办公场所和常用设备的隐患
Baidu Nhomakorabea
知识要求：通过本节的学习，掌握
二、设备、物品放置适当，取用有序 （一）本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作
1、自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使 用 习惯安排； 2、常用的文件应整齐地放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识矛以区分，取 用 有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里； 3、专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言； 4、电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。
分析：
保证办公场所和设备的安全是极为重要的，国家《宪法》和《劳动法》中都规定 了明确的条文，政府及各个组织也会制定一系列相关规定。为了维护好安全的工作 环 境，每一名秘书都要树立安全意识，做到： 1、学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法的劳动权益。 2、上岗前了解有关安全生产、劳动保护的规定和本组织规章制度，并自觉地遵 守执行。 3、主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除。 4、发现工作场所有异常情况或险情，应立即准确、清晰地向主管报告。
一、经常清洁整理责任区
（一）清洁本人的办公区 1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处； 2、保持办公桌面清洁、整齐、美观、不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆 放私人物品； 3、电话按键和听筒应经常清洁消毒； 4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好； 5、废纸筒要放在隐蔽处，每天下班前予以清理。 （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围； 2、经常清理参与使用的茶水桌、保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐； 3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； 4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下 一个访客或会议前又呈现一个清洁整齐的环境。
相关知识
责任区域包括：
1、个人工作区
比如一名接待员所负责的接待区全部设施和设备，又比如一名秘书办公 桌椅围绕的区域中地面、墙壁及家具和负责的所有电器设备。 2、公用区域 如你常使用的传真机，复印机，与同事共同使用的柜架、办公室的茶水
桌等。
3、由你辅助的上司的办公区域
◆识别工作场所和常用设备的隐患 案 例 1、天地公司秘书初萌下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空 纸箱，初萌是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理 工作，确保接待区到门口的过道通畅。 在周末的工作会上，行政经理表扬了初萌，并告诫全体工作人员以此为鉴，做好 工作环境的风险防范。 2、华泰集团秘书在董事会会后把废弃的选票用碎纸机处理掉，在她操作的过程 中，戴在胸前的丝巾卷入碎纸机，虽然她立即关闭电源，毁掉一条丝巾，但不遵守 设备安全操作规程操作的后果是极危险的。 当晚下班前，行政经理以此事为例向所有员工再次强调一定要遵守设备安全操作 规程。他说，如果今天卷进去的不是丝巾而是披散的长发，那真是让人后怕呀！
5、按照设备安全操作规程操作，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除。
6、发现设备故障，应立即报告，并填写“设备故障登记表” 。
相关知识
工作环境是由许多方面的因素和条件构成，比如工作区的空间、采光、温度、通 风、噪音、装修、装饰；工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水机设备、办 公用品和耗材；工作所需的文件、资料、档案、书籍；工作中人们的关系、氛围等。 在维护和建设良好的工作环境中，也有许多方面是秘书完全有责任有能力维护和 改进的。无论是对工作场所的维护，还是对办公设备操作，都要遵循“安全第一，预 防为主”的方针，识别各种不安全因素，找出隐患，排除隐患，共同维护和管理办公 环境。 办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患包括： 1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如离开办公室前不锁门； 2、室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如光线不足或光线耀眼； 3、办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作； 4、办公设备及操作中的隐患，如设备电器插头打火或电线磨损裸露； 5、工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅子上举放物品； 6、工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上； 7、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，灭火器前堆放物品。