高秘课件(上)国家职业资格高级秘书培训
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高级文秘和行政助理职业技能培训课件ppt(64张)
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高级文秘和行政助理职业技能培训课 件(PPT6 4页)
➢知道什么是时间管理 ➢知道时间管理都能帮自己什么忙 ➢知道从哪些地方入手管理时间
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高级文秘职业技能培训课程
<行政文秘人员的礼仪规范>
李大志 海纳百川管理咨询有限公司
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▪ Realisation of 实现
▪ Worthwhile
有价值的
▪ Pre-determined 事先决定的
▪ Personal
个人的
▪ Goals
目标
三.科学工作六步骤
▪ 1.明确目标 ▪ 2.分析信息 ▪ 3.合理决策 ▪ 4.制定计划 ▪ 5.执行工作 ▪ 6.评估提升
四.职业发展境界
西餐礼仪
-
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西餐餐位
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《秘书培训》PPT课件
![《秘书培训》PPT课件](https://img.taocdn.com/s3/m/f9e6a738f011f18583d049649b6648d7c1c7083e.png)
七、接待礼仪
1、接待实施原则
诚恳热情 讲究礼仪 细致周到 按章办事 俭省节约 保守秘密
接待咨询工作:"一听、二问、三记、四分析"
2、对来访者所反映的问题和要求 处理原则:
要求合理、按政策应当解决的问题: "分级负责, 归口办理"
要求合理、但由于现行政策不允许或现实情况还难 以解决的问题:解释说明
秘书工作指南
一、什么是秘书?
什么是文员?(文员即领导的助手) 什么是秘书?(秘书小姐是公司的形象的代言人) 企业需要秘书懂得什么?(请问在坐的:把自己怎样
定位的)
二、秘书应具备的能力
1、21世纪专业秘书应具备的能力: 外交官的圆滑 骡子般的耐力 光线般的速度 修女般的忠诚 犀牛般的厚韧 爱因斯坦般的头脑 母亲般的温柔与耐久力
三、秘书岗位职责
➢ 提醒领导次日的重要日程安排、做好纪录 ➢ 文书拟写与处理(文书拟写/收发文处理/文档
管理) ➢ 接电话的技巧(不要什么事情都去打扰领导) ➢ 收发邮件、传真,并进行分类整理。 ➢ 会议管理(会前筹备/会中服务/会后落实) ➢ 接待来访客人、准备会见资料 ➢ 汇总各部门的营业报表,以报总经理审阅。
6、接待应约而来的客户
起立并热情招呼客人 询问他是否有约 询问他与哪位老板有约 询问他及其公司的姓名 请他坐等 茶水或咖啡(递上报纸或公司简介) 通知与客人约好的上司
八、接听电话的技巧
❖ 电话铃响三声内接起 ❖ 热情问候 ❖ 表明自己的身份 ❖ 说话时保持微笑 ❖ 礼貌地称呼对方 ❖ 调整好音量和语速 ❖ 表示兴趣和关注
自 信 , 角努 色力 扮
体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
演
好
知道上司的目标,按照此方向努力协助达成目标 秘
秘书国家职业资格培训教程级
![秘书国家职业资格培训教程级](https://img.taocdn.com/s3/m/4c50b6be9f3143323968011ca300a6c30c22f13b.png)
04
保密工作与法律常识
保密意识
树立保密意识,严格遵守保密规定, 确保信息安全。
保密措施
采取有效的保密措施,如加密、权限 管理等,防止信息泄露。
法律常识
了解相关法律法规,遵守法律法规要 求,维护公司合法权益。
法律风险防范
识别潜在的法律风险,采取预防措施, 降低法律风险。
04 秘书职业资格考试
考试内容与要求
商务礼仪知识
着装规范
秘书需要了解不同场合的 着装规范,以展现专业形 象。
商务接待与拜访
秘书需要掌握商务接待和 拜访的基本礼仪,以维护 公司形象。
会议组织与主持
秘书需要了解会议组织与 主持的礼仪,以确保会议 的顺利进行。
办公自动化技能
01
办公软件操作
秘书需要熟练掌握常用的办公软 件,如Word、Excel、 PowerPoint等。
案例分析
该秘书在处理机密文件时,未严格遵守保密规定, 将机密文件随意放置或发送给不合适的人员。
经验总结
保密工作是秘书的重要职责之一,应严格遵守保 密规定,确保公司机密安全。
THANKS FOR WATCHING
感谢估出差效果,提出改进建 议。
时间管理与工作优化
01
工作计划
制定工作计划,合理分配时间和资 源,提高工作效率。
工作优化
不断改进工作流程和方法,提高工 作效率和准确性。
03
02
时间管理
有效利用时间,避免时间浪费,提 高工作质量。
工作评估
定期评估工作效果,总结经验教训, 提出改进措施。
中级秘书
担任高级秘书或行政主管,负责更复杂的事务和管理工作。
高级秘书
成为领导的得力助手和参谋,甚至有机会晋升至管理层或领导层。
保密工作与法律常识
保密意识
树立保密意识,严格遵守保密规定, 确保信息安全。
保密措施
采取有效的保密措施,如加密、权限 管理等,防止信息泄露。
法律常识
了解相关法律法规,遵守法律法规要 求,维护公司合法权益。
法律风险防范
识别潜在的法律风险,采取预防措施, 降低法律风险。
04 秘书职业资格考试
考试内容与要求
商务礼仪知识
着装规范
秘书需要了解不同场合的 着装规范,以展现专业形 象。
商务接待与拜访
秘书需要掌握商务接待和 拜访的基本礼仪,以维护 公司形象。
会议组织与主持
秘书需要了解会议组织与 主持的礼仪,以确保会议 的顺利进行。
办公自动化技能
01
办公软件操作
秘书需要熟练掌握常用的办公软 件,如Word、Excel、 PowerPoint等。
案例分析
该秘书在处理机密文件时,未严格遵守保密规定, 将机密文件随意放置或发送给不合适的人员。
经验总结
保密工作是秘书的重要职责之一,应严格遵守保 密规定,确保公司机密安全。
THANKS FOR WATCHING
感谢估出差效果,提出改进建 议。
时间管理与工作优化
01
工作计划
制定工作计划,合理分配时间和资 源,提高工作效率。
工作优化
不断改进工作流程和方法,提高工 作效率和准确性。
03
02
时间管理
有效利用时间,避免时间浪费,提 高工作质量。
工作评估
定期评估工作效果,总结经验教训, 提出改进措施。
中级秘书
担任高级秘书或行政主管,负责更复杂的事务和管理工作。
高级秘书
成为领导的得力助手和参谋,甚至有机会晋升至管理层或领导层。
国家秘书职业资格(事务管理)PPT课件
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16
第三节 办公室日常事务管理
• 了解印章和介绍信管理的基本技巧 • 掌握值班工作、领用先进管理 • 办理报销手续 • 上司差旅事务安排 • 记录工作 • 工作时间表编制 • 工作日志管理
17
一、管理印章和介绍信
• (一)相关知识 • 1、印章的种类 • 单位印章(正式印章):一般指一个单位或企业的法人章,具有代表
地区的名称的拉丁字母顺序排列,()。 • A.按时间顺序排列 • B.按来宾身份排列 • C.按与东道主的关系远近排列 • D.不排列
12
第二节 办公环境管理
• 掌握布置办公室的方法 • 了解办公环境中常见的安全隐患 • 能够采取措施排除常见隐患
13
一、合理布置办公室
• (一)相关知识 • 1、布置办公室的基本要求 • 2、布置办公室的三大原则 • 3、布置办公室的具体要求
• (三)工作程序 • (1)迎接办法: • 主陪人在宾馆等候,派下属去车站或机场迎接; • 为表示对来访者的重视,主陪人亲自到机场或车站迎接。 • (2)送别办法: • 来访者如果上午离开,就在前一天晚上话别; • 来访者如果下午或晚上离开,就在当天上午话别。 • 时间控制在半小时内为好,礼物也在此时送出,并告诉客人送行的人
10
考试题型示例一
• 多选 • 制定接待计划时,要了解来访者的基本情况,如所在单位的全称、姓
名、性别、身份、民族(国籍)、宗教信仰与()。 • A.业务范围 • B.来访目的 • C.发展态势 • D.来访者人数
11
模拟试题一
• 多选 • 在多边性商务活动中,人们经常采用的礼宾次序是:按来宾所在国或
18
一、管理印章和介绍信
• 3、印章的管理与使用要求 • 4、介绍信的使用要求
第三节 办公室日常事务管理
• 了解印章和介绍信管理的基本技巧 • 掌握值班工作、领用先进管理 • 办理报销手续 • 上司差旅事务安排 • 记录工作 • 工作时间表编制 • 工作日志管理
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一、管理印章和介绍信
• (一)相关知识 • 1、印章的种类 • 单位印章(正式印章):一般指一个单位或企业的法人章,具有代表
地区的名称的拉丁字母顺序排列,()。 • A.按时间顺序排列 • B.按来宾身份排列 • C.按与东道主的关系远近排列 • D.不排列
12
第二节 办公环境管理
• 掌握布置办公室的方法 • 了解办公环境中常见的安全隐患 • 能够采取措施排除常见隐患
13
一、合理布置办公室
• (一)相关知识 • 1、布置办公室的基本要求 • 2、布置办公室的三大原则 • 3、布置办公室的具体要求
• (三)工作程序 • (1)迎接办法: • 主陪人在宾馆等候,派下属去车站或机场迎接; • 为表示对来访者的重视,主陪人亲自到机场或车站迎接。 • (2)送别办法: • 来访者如果上午离开,就在前一天晚上话别; • 来访者如果下午或晚上离开,就在当天上午话别。 • 时间控制在半小时内为好,礼物也在此时送出,并告诉客人送行的人
10
考试题型示例一
• 多选 • 制定接待计划时,要了解来访者的基本情况,如所在单位的全称、姓
名、性别、身份、民族(国籍)、宗教信仰与()。 • A.业务范围 • B.来访目的 • C.发展态势 • D.来访者人数
11
模拟试题一
• 多选 • 在多边性商务活动中,人们经常采用的礼宾次序是:按来宾所在国或
18
一、管理印章和介绍信
• 3、印章的管理与使用要求 • 4、介绍信的使用要求
办公室人员、高级文秘、行政助理综合技能实操培训PPT课件
![办公室人员、高级文秘、行政助理综合技能实操培训PPT课件](https://img.taocdn.com/s3/m/d406e296910ef12d2af9e7e8.png)
考核内容 消防设施
完好率 安全隐患
整改率 安全事故
发生率 安全培训 计划完成率
权重 目标值 20% 30%
衡量标准 数据来源 考核分数
办公室危机处理
一、工作中我们遇到较难处理的危机事件? 二、搬家后员工抗议有甲醛,如何解决?
三、会务管理
1、会议的重要性
2、会议的组织与管理: ◇会前准备 ◇会中协助 ◇会后整理
会议的苏格拉底法
控制会议规模 简化会议程序 缩短会议时间 提升会议水准
会议控制
会议筹备工作
开始
会 议 前 准 备 工 作 流 程 :
结束
位次礼仪
会议座次礼仪
1
会议不同于会客。会客人数少,会议则人数较多。
大型会议:参与者多,规模大。分主席台和群众席。 1、主席团座次 练习:按职位高低安排8位和10位主席台就坐人员
沟通的漏斗
避免沟通漏斗方法
指令不能有效执行的真正原因..
理解什么是沟通?
现场游戏 小故事
与不同对象的沟通、协调方法
三个方向的沟通
上司
没有胆量
沟通者
清洁:维持以上整理、整顿、清扫后的局面, 使工作人员觉得整洁、卫生;
修养:通过进行上述4S的活动,让每个员工都 自觉遵守各项规章制度,养成良好的工 作习惯,做到“以司为家、以司为荣”。
人最需要的地盘有2个
现场演练—如何要求下属做好5S
安全及保密工作
安全:
人事信息、人事档案、 薪酬信息、人事报表……
办公室布置的原则
一、方便 二、……整洁 三、……统一 四、安全
办公布局考虑因素
1、人数、面积 2、部室…… 3、部门间…… 4、办公室间隔方式 5、办公室布局 6、位置安排 7、常用办公设施设备
高级秘书专业技巧培训PPT
![高级秘书专业技巧培训PPT](https://img.taocdn.com/s3/m/fef7ed35376baf1ffc4fad4d.png)
• 报告 • 请示 • 批复 • 意见 •函 • 会议纪要
事务性文书
总结 计划 简报 会议记录 述职报告 其他
总结的写法
总结:学习总结/工作总结/个人总结/单位总结/年 度总结/季度总结/ 总结的结构与写法: 1. 标题:(XX公司2006年度总结) 2. 正文: 前言+主体+结尾(成绩+经验+存在问 题+总结全文) 3. 尾部:署名+时间
沟通的方式
五种沟通方式:
书面语言:
信函、备忘录、报告、建议书、记录、 合约、指示、议程、通知、规章、笔记、 计划书、文件
口头语言: 身体语言: 图像语言: 多媒体:
访谈、会议、电话、辩论、提出申请、听取汇 报、通知、演说
手势、面部表情、动作、语气、站姿、体态
幻灯片、照片、图表、录像、电影、
问题的解决
Level 1
有效解决日常问题,收集有用信息,提供可选的解决方案并 基本达成结论。 能提交超出职务范围的问题。
Level 2
在自己或他人的团队,能创造性地并有效率的解决中等难度 或中等复杂程度的问题。 能用超乎经验和惯例的方法,找到问题的不同的解决方法。 即使问题超出管理范围,也能找到解决方法,并在实施前提 交主管确认,然后实施。
同理心四个分段
L L:最低分。错误的方式。 L: 低 分。没错,但也不怎么对的方式。
H:
高
分。好的方式。
HH: 最高分。高明的方式。
同理心两大准则
处理抱怨应采取的步骤:
① 仔细倾听抱怨 ② 复述抱怨以确认你所听到的没错 ③ 致歉 ④ 认可客户的感受 ⑤ 解释你将采取什么行动 ⑥ 感谢客户提出引起你注意的问题
事务性文书
总结 计划 简报 会议记录 述职报告 其他
总结的写法
总结:学习总结/工作总结/个人总结/单位总结/年 度总结/季度总结/ 总结的结构与写法: 1. 标题:(XX公司2006年度总结) 2. 正文: 前言+主体+结尾(成绩+经验+存在问 题+总结全文) 3. 尾部:署名+时间
沟通的方式
五种沟通方式:
书面语言:
信函、备忘录、报告、建议书、记录、 合约、指示、议程、通知、规章、笔记、 计划书、文件
口头语言: 身体语言: 图像语言: 多媒体:
访谈、会议、电话、辩论、提出申请、听取汇 报、通知、演说
手势、面部表情、动作、语气、站姿、体态
幻灯片、照片、图表、录像、电影、
问题的解决
Level 1
有效解决日常问题,收集有用信息,提供可选的解决方案并 基本达成结论。 能提交超出职务范围的问题。
Level 2
在自己或他人的团队,能创造性地并有效率的解决中等难度 或中等复杂程度的问题。 能用超乎经验和惯例的方法,找到问题的不同的解决方法。 即使问题超出管理范围,也能找到解决方法,并在实施前提 交主管确认,然后实施。
同理心四个分段
L L:最低分。错误的方式。 L: 低 分。没错,但也不怎么对的方式。
H:
高
分。好的方式。
HH: 最高分。高明的方式。
同理心两大准则
处理抱怨应采取的步骤:
① 仔细倾听抱怨 ② 复述抱怨以确认你所听到的没错 ③ 致歉 ④ 认可客户的感受 ⑤ 解释你将采取什么行动 ⑥ 感谢客户提出引起你注意的问题
高级文秘行政助理综合技能实战培训
![高级文秘行政助理综合技能实战培训](https://img.taocdn.com/s3/m/bb4b9825102de2bd9705884d.png)
• 自 信—积极 向上
• 勤 奋—不断学习 提高能力
•
承受压力
高级文秘行政助理综合技能实战培训
• 第一部分 职业素养篇
• 一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 • 二、秘书/助理的职业生涯规划 • 三、秘书/助理商务礼仪规范
高级文秘行政助理综合技能实战培训
• 第一部分 职业素养篇
• 二、秘书/助理的职业生涯规划
•怎么干?
•愿意干
高级文秘行政助理综合技能实战培训
课程总览
•1 •2 •3 •4
•第一部分 职业素养篇 • 第二部分 工作技能篇 •第三部分 统筹管理篇
•课程回顾
高级文秘行政助理综合技能实战培训
• 第一部分 职业素养篇
• 一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 • 二、秘书/助理的职业生涯规划 • 三、秘书/助理商务礼仪规范
主要工作如下: 安排、管理上司的工作时间; 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动; 信息的处理与分析; 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持; 语言要求
高级文秘行政助理综合技能实战培训
•主要职责
企业一般行政文秘的工作内容(1)
项目 1、日程管理
内容
预约会面的受理及安排;日程表的制作;预定计划的变更 及调整、向有关方面联络、交涉、调整,向上司再次确定, 预计计划进行管理,交通工具的选定、订座与购票,旅费 及预付款等的收受
高级文秘行政助理综合技能实战培训
1、岗位职责
•岗位—— •组织为完成某项 •任务而确立的
•职责—— •职务与责任的统 一
高级文秘行政助理综合技能实战培训
•主要职责
初级秘书:协助上司的工作
主要工作如下: 接听电话、上传下达; 使用办公软件:打字、制表、作幻灯; 使用各类办公用具(传真、复印、电脑); 使用互联网; 管理档案、文件等; 接待; 其它事务性的简单工作;
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国家每年需要安置就业的人数大约要达 到2200---2300万人。按经济增长速度保 持在7%左右测算,在现有经济结构条件下, 每年新增的就业岗位一般在700—800万个 (按照我国的情况经济每增加1%,就业岗 位就增加大约100万个左右)。因此每年度 劳动力供大于求的缺口在1400——1500万 个左右,劳动力供大于求的矛盾非常尖锐。
会团体以及个人处理事务中经常应用的具有 一定格式的文体总称。
1.行政公文。是指行政机关在行政管理 过程中形成的具有法定效力和规范体式的文 书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
通用公文概念(P2)
通用公文: 2000年8月24日国务院发
布的《国家行政机关公文处理办 法》中所规定的13种通用公文: 命令、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、 意见、函、会议纪要。
第三方面,毕业生就业市场已 经形成规模并且走向规范化,就 业信息的传播方式逐渐形成了信 息化、网络化的远程服务。
总而言之,最为重要的是: 精心设计规划四年的时光。
大学四年犹如春天农民及 时播下的种子,未来生活的状况、 质量,都决定在这时了。错过了, 就不是一季,而是一生!
文书基础 文书拟写
思考与练习
国家职业资格 高级秘书培训
毕业时的选择
一、就业难是必须直面的严峻问题: 1.人满为患造成岗位不足,僧多粥少
①下岗工 ②农民工 ③三校生(高职、中专、技校) ④金融危机余波造成的人员多余满岗。 ⑤新增毕业生:势力逼人,人数上的猛增,综合素
质高的异军突起。
2009-04-03 02:54:29来源: 第一财经日报(上海) 核心提示:在 昨日召开的全国普通高校毕业生就业工 作电视电话会议上,国务院要求国家机 关、事业单位和国有企业力争招聘人数 不低于去年。今年全国应届高校毕业生 达610万,加上2007年~2008年未 就业的250万人,2009年的大学生就 业人数为860万人。
7.某市旅游局拟向市政府提出举办“长江三峡国际旅 游节”的建议,该用何文种行文?
8.某集团公司用“通知”向下属的某公司行文。同意 其购买1辆1.5吨的载货卡车。此文所选的文种有无 问题,为什么?
第一章 文书基础
第一节 应用文书的 概念与制发程序
一、应用文书的含义与分类 应用文书是各级机关、企事业单位、社
中华人民共和国职业资格证书的意义
《中共中央国务院关于深化教育改革全国 推行素质教育的决定》指出:“在全社会实行 学历证书和职业资格证书并举的制度。”根据 中共中央《2001——2005年全国干部教育 培训规划》(中发〔2001〕4号)、 《2002——2005年全国人才队伍建设规划 纲要》的精神,力图完善一些很重要专业领域 的职业资格证书制度和衔接的目标。
一、简述什么叫行政公文。
二、简述学习公文写作的意义。
三、回答下列问题
1. 某厂因遭受洪灾造成较大损失,拟 向当地税务局请求免征部分税款。请为 该厂选择适当的文种,并说明理由。
2. 某厂为了适应引进国外先进技术和 设备的需要,拟选派数名技术员到某外 语学院进修英语,向某外语学院拟写了 一份“请示”,请简述该文种的选择是 否恰当,为什么?
什么是职业资格证书制度? 职业资格证书是劳动就业制度的一 项重要内容,也是一种特殊形式的国家 考试制度,指按照国家指定的职业技能标 准或任职资格条件,通过政府认定考核 鉴定机构,对劳动者的技能水平或职业 资格进行客观公正、科学规范的评价和 鉴定,对合格者授予相应的国家认可职 业资格证书。
第二方面是取消了限制大学毕 业生户口流动的政策。
2.就业观存在问题
①自我正确估价问题 ②德的培养问题 ③如何看待专业问题 ④综合素质问题
3.就业能力存在问题
①社会经验问题 ②忍辱负重能力 ③具体操作能力 ④协调适应能力
国家每年需要安置就业的人数大约要达 到2200—2300万人。按经济增长速度保持 在7%左右测算,在现有经济结构条件下,每 年新增的就业岗位一般在700—800万个(按 照我国的情况经济每增加1%,就业岗位就增 加大约100万个左右。)。因此每年度劳动力 供大于求的缺口在1400—1500万个左右, 劳动力供大于求的矛盾非常尖锐。
3. 某培训中心用通知告诉某公司,同意接收该公司 的员工到培训中心进修学习的要求,你认为该文种 选择是否恰当?
4.某区府用“请示报告”向市府请求增拨救灾资金。 该文种的选择是否恰当?
5.某县公安局发布了禁止赌博的公告,对不对?
6.某县工业局为申请购置防寒设备经费,特向县政府 发出请示。他们的选择正确吗?为什么?
“双证书”制度
“双证书”是指学历文凭和职业资格证书制度。 中共中央《关于建立社会主义市经济体制若干部是 问题的决定》指出“要制订各种职业的资格标准和 录用标准,实行学历文凭和职业资格证书制度”。
国务院《关于(中国教育改革和发展纲要)的 实施意见》进一步明确:“大力开发各种形式的职 业培训。认真实行先培训后就业,先培训后上岗的 制度;使城乡新增劳动力上岗前都受到必需的职业 训练,在全社会实行学历文凭和职业资格证书并重 的制度”。 “双证书”制度主要面向各类大中专院 校、技工学校、职业高中、就业训练中心和职业培 训机构的毕(结)业生。
(二)就业现状
1. 在校努力实践,尔后实力加运气获 得满意职位 2.考研缓解当前矛盾以图再起 3.高不成低不就,生活动荡精神苦恼 4.先本课再专科,安于从基层做起
ห้องสมุดไป่ตู้
(三)几种应该清醒的理念:
(一)四年时间究竟多不多? (二)本科生还是天之骄子吗 (三)工作是别人给与的,还是自己
创造的,看不看综合能力?
三、当前就业形势的有利因素
大学生特别享受就业关注 和政策支持,在某种意义上堪 称是“超国民待遇”。全国各 地的人才政策越来越有利于毕 业生就业。
第一方面,严格职业资格准入 制度(所谓职业资格准入制度,是 指企业在招聘员工时,必须要招聘 通过劳动技能的培训并且取得了相 应的技术等级证书。如会计要会计 电算化证和会计上岗证,旅游要导 游证,人力资源管理要人力资源师 等级证)。