会议系统培训资料.pptx

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行程安排
对参会人员的行程，从衣、食、住、行等 方面做出安排，如参会人员是否需要接/送 服务；对参加宴会的人进行身份识别；住 宿的人住宿标准、是否需要付费等进行合 理安排，保证参会人员的会议体验
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参加会议
控制会议进行流程，如对领导发言顺序、 会议讨论话题、会议流程进行提示，参会 人员可通过扫描二维码中途参加会议
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会议信息发布
• 发布渠道：微信、QQ、MSN、短信、APP、 微博、二维码
• 发布方式：文字、图文、文字+URL链接、 图文+URL链接，可以通过链接提交报名信 息
• 发布对象：面向客户、面向领导
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
会议管理
• 参会人员：管理参会人员信息 • 会议信息：对发布信息进行管理 • 会议类型：发布会、商务会、座谈会等 • 会议室管理：对会议室进行分配和管理 • 会议流程：管理会议进行流程 • 查询统计：完成各相关人员对承办会议、
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问卷调查
会议结束后，对参会人员就会议体验进行 问卷调查，帮助会议组织者和与会人员对 每次会议成果的查询、评估、落实进行管 理，参会人员可发表游记、评价和分享会 议相关记录。
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• 目标人群：参会人员
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会议流程
• 1 会议信息发布 • 2 会议室分配 • 3 参会报名 • 4 人员审核 • 5 通知报道 • 6 行程安排 • 7 参加会议 • 8 问卷调查
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会议信息发布
通过微信、QQ、MSN、短信、APP、微博、 二维码等多种渠道发布举办相关主题会议 信息，包括会议举行时间、地点、截止时 间等，用户可通过打开发布信息的URL链接 进行报名参会
• 问卷调查：对参会人员进行问卷调查，参会人员可 发表游记、评价和分享
• 应急措施：做好日程的变动和会场的调整等应急措 施，应变突发事件
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服务管理
• 行程服务：安排参会人员行程，如是否进行接 机/送机服务，会前组织者与当地交通部门协 商制定通行车路线，印制和发送特殊车证
• 住宿服务：安排参会人员住宿，包括住房类型、 住宿付费方式
• 旅游服务：会议结束后，是否参加旅行 • 宴会服务：会议结束后，是否参加宴会，对参
会人员进行审核
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基础信息
完成各级机构系统管理员对系统运行基础 信息的维护功能，主要包括常用的如会议 类型、会议室、范本、席次图、数据字典、 车辆、职务等公用基础信息的管理和维护
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系统目标
• 随时了解会议室的当前状态和 预定情况
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会议室分配
对会议室进行分配，可对会议室的使用时 间做了判断，如果存在同时同会议室使用 的情况，发出提醒消息并进行相关的处理
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参会报名
用户可通过发布信息的URL直接报名，也可 去现场报名
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人员审核
通过收信人员查看信息的数量，统计参会 人员的数量，审核人员是否符合参会资格
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通知报道
审核通过的人员，收到会议召开的通知， 明确了时间、地点等关键信息，并对参会 人员作出行程安排，参会人员到达现场后 进行身份识别并登记
• 会议的频繁举行加剧会议管理的难度，简单的签到 已经不能满足管理的需要，会给参会人员留下不良 影响，影响会议效果
• 传统管理方式不能保证准确性，且不便自动化统计 • 传统管理方式对与会人员的身份识别有纰漏
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系统功能
• 会议信息发布 • 会议管理 • 会议审核 • 服务管理 • 基础信息 • 系统管理
目录
通过稳定的架构、更高的扩展属性，提供一体 化及可扩展的会议系统解决方案
● 现状分析 ● 功能目标 ● 目标群体 ● 会议流程
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现状分析
• 会议类型多样化，如商务交流、大型的政务会议、 收费会务，限人会务、发布会等，
• 参会人员来自全国各地，给会务的组织管理加大了 难度
• 会议级别不同、参会代表人员众多、会务组织人员 难以凭记忆对参会代表进行有效的身份识别和统计
参加会议、会议议题的查询统计的要求
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会议审核
• 人员审核：统计收信人员查看信息数量、参加会议 人员数量、参会人员是否具有参会资格
• 参加会议：客户报道参加会议，验证参会人员身份， 发放资料、证件等。如扫描二维码进入会议、二维 码验证等
• 会议结束：会议结束，对用户进行问卷调查、用户 是否参加会后宴会等
• 会议召开，相关的与会人员均 会收到会议召开的短信通知， 明确了时间、地点等关键信息
• 会议行程安排从衣食住行到参 加会议，可整体安排可部分安 排，体现出系统的高耦合性
• 对参会人员身份的识别 • 会议体验效果的问卷调查 • 提高会议管理效率
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目标人群
• 目标客户：政府、企业、旅游公司、会晤 公司、活动策划公司、临散客户