行政公文体式概念新解

兰台世界2012·3月中旬

本文针对行政公文的

“体式”概念重新进行思考，认为“体式”应包括“体”与“式”两个方面，其中“体”包括特定的公文语体、特别的物质载体、特殊的行文机体，“式”包括《格式》中的绝大部分规定及《办法》中的“公文格式”规定。

行政公文体式格式规范化科学化摘要关键词国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国

家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第一章第二条指出：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”条目中言及的“体式”概念，内涵与外延问题一直悬而未决，一定程度上影响了对公文制作规范化的认识与建设。

其实，“体式”作为公文处理用语，解放以后曾在1957年国务院秘书厅《关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）》中出现过，1993年国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中也曾采用“体式”的提法：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书……”，只是由于对这一概念至今尚无相关补充性的解释，以至于出现公文教学者及处理者往往口中有其名而心中无其实的似懂非懂、似明非明之现象。

一、学界对行政公文“体式”概念的解释

学界对公文“体式”的解释较少且亦有瑕疵。陈金平认为：“公文

的体式即公文的格式。”

[1]12

似有简单化处理之嫌，如果体式与格式纯属同一概念，何必同时并存？辛孺丁认为，“公文的体式，指的是公文的组成部分及其在公文中的位置，它是公文的外表，是公文形体

规范化，标准化的标志……”[2]291

所言“体式”与“格式”无异，仅多一术语而已。李坤认为：“公文体式，是指公文的结构和格式。”[3]20

李欣等亦曾说：“我们讨论的公文体式，即公文的结构和公文格式。”

[4]3

李坤等所谓的“体式”等于“格式+结构”，其中的“结构”与“格式”显非同指。然而，客观地说，这种作为文章组织架构的“结构”是可以千变万化的，无须也无法进行规范，结构只有严谨与否、完整与否、合理与否的问题，它讲求技巧与变化，因而是动态的。《办法》第二十五条第二款要求公文应当“情况确实……结构严谨……”如果对结构也作整齐划一的规定即要求规范化，则未免过于僵化且难以实行。例如同样是向先进学习类的“决定”，《江苏省公安厅关于向郭晓红同志学习的决定（苏公厅〔2009〕76号）的决定事项采用的是总分总式结构，而《中共兰州市委兰州市人民政府关于开展向榆中县公安局学习活动的决定》的决定事项采用了分总式结构，《萍乡市公安局关于开展向郑水生同志学习的决定》（萍公发〔2008〕25号）的决定事项则采用了总分式结构，很难说哪种结构规范哪种结构不规范，只是作者根据具体情况作出他认为最为合适的某种选择而已。虽然公文结构的确存在某些规律，然而这也要据情而作、视需而定，应根据不同的文种、不同的内容等安排不同的结构，但“体式”则要求“规范化”，即合乎明文的规定（少数情况下指符合约定俗成的规矩）。可知李坤等人的解释于理于情皆有所不合，故而“结构”不应包含于“体式”范畴之中。李继东等认为，“作为公文表现形式的公文体式，一般由文体结构、各种附加标记、格式安排、语言表达形式等内容组成。”[5]34

李氏

将“语言表达形式”置于“体式”之中，亦有不妥。语言要规范不等于语言表达形式要规范，语言表达形式本身灵活多变，究竟使用什么句式、什么句型、什么词语等，要视具体情况而定，无法也不必加以规范（“体式”是可以规范的），公文只能在文字、词汇、语法方面要求合乎规范，从语体风格上要求庄重、准确、平实等。有人在谈“函”的写作时提到，“函的语言表述也灵活自便，结构不拘一格。”

[6]197

“灵活自便”、“不拘一格”等表述可以作为结构、语言表达形式等并非是“体式”内涵的佐证之一。况且语言规范是一切文章均应遵守的共性

要求，所以也并非“体式”的特定内涵，更不用说语言表达形式了。这里存在概念的界定与理解问题。

二、行政公文“体式”概念的重新索解

鉴于目前对于“体式”概念认识的不统一、不理想状况，我们重新对此进行梳理与思考。《现代汉语词典》对“体式”的解释是：“①文字的样式：拼音字母有手写体和印刷体两种。②〈书〉体裁。”其中①义与公文的“体式”关联度较高。对于行政公文来说，“体式”当指的是一份公文正本的全部样式，可分解为“体”与“式”两个方面。

1.“体”

（1）特定的公文语体。体现在以下几个方面：①公文写作常用及专用词语，如参照、特此、为荷、收悉、施行、批示、关于、贵、呈请、此复、任免、贯彻执行等，这是其他语体的文章所少用或不用的。②特定的写作模式。行政公文开头一般写缘由，中间部分写具体内容，结尾提出号召或希望等，有的公文还有专门性结尾用语，如“特此通告”，“以上请示如无不妥，请批转各地执行”等。③特殊的性质与特征。王希杰认为，“公文事务语体有三个特征。第一是程式化；第二是

准确性；第三是庄重性。”[7]473

袁晖等将行政公文的性质归纳为“非个

人性”、“书面性”、“实效性”、“程式性”等[8]126-130，而这些性质与特征均潜藏于行政公文文本之中而成为语体的一部分。

（2）特别的物质载体。《国家行政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704—1999）（以下简称《格式》）规定了“公文用纸主要技术指标”：“公文用纸一般使用纸张定量为60g/m 2-80g/m 2的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH 值为7.5—9.5。”同时还规定了“公文用纸幅面及版面尺寸”，如使用A4型纸等，“排版规格与印装要求”，如左侧装订等，其特定意义在《〈国家行政机关公文格式〉条文释义》（以下简称《释义》）中有相关解释。而这些是其他文体的文章所不遵的。

（3）特殊的行文机体。行政公文的公文种类、行文规则、收文办理与发文办理等规定，是

“体”的重要组成部分。如文种适用必须按□

江苏警官学院施发笔

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