档案管理创新与服务模式研究

档案管理创新与服务模式研究

作者：刘丽丽

来源：《办公室业务》 2017年第7期

文/北京京能房山热力供应有限公司刘丽丽

【摘要】信息时代的大背景下，档案管理面临着巨大的挑战，传统的档案管理体系已经不

适应时代的发展了。本文从阐述档案管理和服务模式现状入手，并在此基础上，提出了创新档

案管理的几点措施和改善服务模式的几个手段，以促进档案管理和服务的高效性，符合时代的

发展要求。

【关键词】档案管理；创新；服务模式

一、前言

信息资源在信息时代的地位越来越重要，档案管理工作关系着信息资源的存储、传输、运用，重视档案管理工作，提高信息资源的利用效率，是实现信息资源共享的有效途径。对档案

管理的创新和对档案服务模式的研究，尤其加强档案管理的信息化和数字化，对提高档案管理

工作有着积极的现实意义。

二、档案管理与服务模式现状

第一，档案管理工作守旧，缺乏创新。档案是重要的信息资源的归类和整理，传统的档案

管理仅仅重视对信息资源的分类整理过程，忽视对档案管理过程的高效性和时效性，且档案的

有效利用和后续维护等重视程度较低。第二，档案管理制度不完善，缺乏统一标准。档案管理

人员的工作没有科学的制度约束，档案的整理和收集没有统一的标准，导致档案管理的效率较低，时间成本较高。第三，档案的信息化、集成化程度低，现代技术应用并未普及。档案的管

理仍沿袭传统的人工管理的方式，增加用人成本，智能化信息资源管理效率并不高。第四，档

案管理忽视以档案内容为服务宗旨。存在着随意管理的现象，档案管理的信息内容存在盲目性、重复性，服务模式与现代档案管理进程相脱节。

档案管理和服务模式存在诸多的问题，创新管理思路和改善服务模式是现代化档案管理的

要求，是信息资源社会的必然要求。

三、档案管理创新思路

（一）档案学理论研究。档案学是档案管理的遵循依据，对档案学的理论研究，突破传统

的理论框架，寻求现代社会的档案学理论基础，为档案管理提供最为全面、科学的理论支撑。

一方面，国家应对档案学做好统筹的理论研究，理论研究重点向以解决档案实际管理工作的问

题倾斜，并研究档案管理中全局和细节的关系，突出微小信息资源对整合资源的作用。另一方面，社会转型期也要求档案管理升级转型，改变传统的档案管理模式，建立一套与现代社会相

适应的档案管理理论，指导档案管理工作。同时，档案管理理论研究重点由人工管理向智能管

理转变，突出知识对档案管理的重要性。

（二）转变档案管理思想。想要档案管理创新，就需要转变档案管理思想，从意识层面重

视对档案管理的创新工作，提高对档案管理的重视程度。第一，打破传统陈旧的档案管理旧观念。第二，明确档案管理是个智能的信息资源管理过程，是个动态的信息资源管理，从归档开始，涉及的档案人员等环节都需要智能化。第三，档案管理工作是一个企业、一个部门的重要

工作，领导层应将档案管理工作上升为机构运转的重要战略工作，突出档案管理中的信息资源

的利用和共享作用，同时鼓励档案管理工作人员创新管理思路，把档案管理工作融入企业部门

的运营背景中。

（三）创新档案管理体制。档案管理制度是档案管理的约束和指导。创新档案管理体制，

可以从以下几个方面着手：其一，明确规定档案管理的目标和原则，但管理制度的内容要简洁

明了，可操作性强，改变过去冗长、复杂的制度内容。其二，管理制度突出高效性，管理重点

放在重要档案信息资源的整合上，对管理工作的各个环节有明确的制度约定，档案管理人员的

职责明确，避免出现一人多岗的现象。其三，档案管理要人性化，建立完善的档案管理人员的

奖惩考核制度，提高档案管理人员的积极性，培养人员的档案管理的责任意识。

（四）规范档案管理工作。档案管理实际工作中，需要遵循一套标准的、规范的工作流程。规范档案的管理工作需要规范管理工作各个环节，确保档案管理工作的阶段性和系统性相吻合。首先，档案资料的编写需要充分优化，前期的整合和收集工作需要在机构运行基础上，对涉及

到的重要信息进行分类整理，档案信息之间的链接也要突出层次性。同时，制定工作细则，档

案提档和查阅需要规范登记流程，借阅需要按照要求的证件和证明才能执行，保证档案的安全性。其次，档案的立案和归档工作设置统一的标准，不仅仅是为了档案立案的美观性，也是为

了后期查看翻阅的方便，快速。

（五）建立电子文档中心。信息时代讲究信息的数字存储、自动获取功能，数字化和自动

化是档案管理的必然发展趋势，为了实现档案管理的智能化，只有通过运用现代技术，利用计

算技术推动档案管理现代化进程。首先，信息的载体、传输、存储可以应用计算机技术并在计

算机系统平台实现，减少人工抄写、归档的工作量。例如，可以建立电子文档中心，在平台内

设置用户权限，拥有权限才能登录平台使用档案信息资源，在该平台上，可以实现信息资源有

效传输和资源共享，既能发挥信息集成的中心效应又能达到信息公开的目的，在一定程度上简

化了档案信息获取的流程。其次，加大对档案管理的机械设备投入，不仅仅是软件系统的引入，硬件设备也要与软件相配套。

（六）创新档案管理模式。首先，建立起数字化档案管理模式。就现阶段看来，身份认证

技术、数据库技术、数字加密技术以及扫描技术是比较具有代表性的数字化技术。在档案管理

中应用数字化技术则能够将文章信息资料转变为数字化档案信息，从而能够及时补充、更新以

及整合信息资料，从而达到提高档案管理效率与质量的目的。其次，建立起自动化档案管理模式。自动化档案管理模式的建设是创新档案管理的重要内容之一，当前电子标签、数码扫描识

别以及OCR识别是较为典型的自动化技术。建立起自动化档案管理则能够实现档案信息的自动

采集、筛选、检索以及提取关键词等，并且还能自动处理以及批量处理档案信息资料。再者，

建立起体系化档案管理模式。体系化主要包括了档案管理内部流程一体化、部门衔接一体化以

及档案文档一体化等。主要是利用数据融合技术、数据库技术以及数据集成技术来提高档案信

息数据的兼容性与通用性。此外，应当建立起互动化的档案管理模式。在以往的档案管理中，

往往每个档案信息只对应一份信息，互动较为缺乏，而通过建立起互动化的档案管理模式则能

够有效优化档案管理的系统工作并且有利于服务质量的提高。

（七）提高档案管理人员素质。档案管理人员是档案管理的执行者，档案管理人员的专业

素质关系着档案管理的有效性，提高档案管理人员的素质迫在眉睫。首先，鼓励档案管理人员

解放思想、大胆创新，勇于打破传统的管理模式，转变思想观念，培养他们的管理意识。同时，扩宽档案管理人员层次性。过去的档案管理人力资源配置并不合理，聘用的是较为年长、知识

结构较窄的作为管理员。因此需要突出管理员的专业化，随着高校的档案学构建，学科的专业

性逐渐凸显，档案管理人才应逐渐走进档案管理岗位中。

四、服务模式研究