电梯文件控制程序

3.2 R&D中心负责技术文件的控制和管理。
3.3 各职能部门负责各自部门使用的文件和资料的领用和保管。
4、工作程序
4.1 文件和资料的分类
(a) 质量手册、程序文件、管理制度；
(b)技术文件如设计文件、工艺文件、检验文件，作业指导书；
(c)质量记录；
(d)外来文件如国家、省、市发布的有关的质量法律、法规，国家、行业标准，上级
4.4.5 管理制度和记录表单由总办统一管理、归档。
4.5 文件的发放、换新和补领。
4.5.1 总办按文件所审批的发放范围对文件进行复制和发放。发放的文件应编注发放号（受控号），并加盖“受控”或“非受控”印章；领用人应在《文件发放/回收登记表》上签名。
4.5.2 文件因严重破损而影响使用时，可到总办办理换新手续，新文件仍用原文件号，破损文件应收回。
文件序号（三位阿拉伯数字、质量手册可省略）
QM—质量手册
文件类型 QP—程序文件
MR—管理制度
企业代号
4.3.2B类文件编号规则
XXX — — —
发布日期
文件序号
产品系列号 T—表示通用
DF—设计文件
文件类型 TF—工艺文件
CF—检验文件
企业代号
4.3.3C类文件编号规则
XXX— — —XXXX
发布年号
XXXXXXX电梯工程有限公司
修订号
O/A
共2页
批准日期
2011年9月7日
编号
QP-O/A-04
标题
文件控制程序
1、 目的
对质量体系文件和资料进行控制，确保各使用场所均得到有效版本的文件。
2、范围
适用于本公司质量管理体系所有文件和资料的控制。
3、职责
3.1 总办负责质量手册、程序文件、外来文件和资料等的控制和管理。（包括上述文件输入计算机形成的磁盘文件的控制和管理）
记录序号（三位阿拉伯数字）
AO—总 办
MD—市场部
QD—质管部
PD—生产部
BD—物控部
FD—财务部
RD—R&D中心
CD—商务部
ASD—客户服务中心
企业代号
4.3.4 D类文件编号规则
NO：
流水号
4.3.4 E类文件编号规则
XXX — — —XXXX —XX
签定月份
签定年号
序号（三位阿拉伯数字）
SC销售合同
4.7.2 作废文件的留用
需留作资料用的作废文件，由留用人填写《文件留用申请单》，经管理者代表批准后，由总办加盖“保留资料”印章，方可留用。
4.8 文件的归档
经批准的文件原稿，由总办按类归档，填写《文件归档登记表》，并列入受控文件清单。
4.9 文件的借阅
借阅人借阅文件应填写《文件借阅/复制登记表》，经管理者代表或总办批准，方可借阅，并按指定日期归还。
有关文件及其他文件；
(e) 合同文件如销售合同、供货合同、技术合同、委托合同等。
4.2 文件的编写
4.2.1 管理者代表负责组织编写质量手册和程序文件。
4.2.2 管理制度和记录表单由各使用部门编写，总办统一编号、备案。
4.3 文件的标识
4.3.1 A类文件编号规则
XXX — — —XXXX
发布年号
4.6.3 文件的换版
文件因多次更改（一般规定为十次）或修改内容超过1/3，应进行换版。发放新版本（仍沿用原发放号）时应收回旧版文件，同时在《文件发放/回收登记表》上登记。
4.7 文件的销毁
4.7.1 收回的旧文件由总办在文件上加盖“作废”印章，同时填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后集中销毁，并登记目录。
TC技术合同
PC供货合同
EC委托合同
OC 其它合同
企业代号
4.4 文件的审批权限
4.4.1 质量手册由管理者代表审核、总经理批准。
4.4.2 程序文件由各部门经理审核、管理者代表批准。
4.4.3 设计、工艺、作业指导书、检验文件由R&D中心项目负责人编制，部门经理审核，管理者代表批准。
4.4.4 产品企业标准由总经理批准并报上级技术监督部门备案。
5、记录
《文件会签单》
《文件发放范围审批表》
《文件发放/回收登记表》
《文件更改申请单》
《文件更改通知单》
《文件销毁申请Fra Baidu bibliotek》
《文件归档登记表》
《文件借阅/复制登记表》
《受控文件清单》
《文件留用申请单》
4.5.3 文件丢失由主管部门进行追查和处理，如确需补发，应按4.5.1重新办理手续，并备注“补领”按新文件号发放，原文件号应“注销”。
4.6 文件的更改
4.6.1 文件需要更改时，应由原拟制（编写）人或提出更改填写《文件更改申请单》，说明更改原因，必要时应提供背景资料，由原审批部门负责人审批。
4.6.2 实施更改时，应注明更改标志和更改时间，并按原发放对象发放更改后的文件。更改文件一律应附发《文件更改通知单》。