建筑工程项目物资帐务管理资料

建设工程项目

物资帐务管理

编写罗富俊

建工集团内部资料选编

前言

建设工程的成本管理由许多环节组成，其中施工现场的物资管理工作就是其中的一环，材料的实际购进与耗用，机具和周转材料的领用与归还等基础工作的开展、原始信息的收集和初步加工、正确记录与基础核算及相关传递就是在这一环节完成的，物资管理工作是项目成本管理的重要基础之一，物资管理人员的专业技术能力直接影响着企业内部经济管理优化和成本有效控制的水准。

一般来讲，物资管理的基本工作既包括物资验收发放和管理等实务操作，也包括开单记帐和列表报告等帐务处理，帐务处理是实物操作的系统记录和反映，是对实务操作合规性、正确性的制度约束，二者相辅相成。从实际管理来讲，物资管理工作是一项具备一定综合性和复杂性的基础工作，其实务操作属于供应和生产监督的内容，帐务处理属于成本管理和财务监督的内容，因此其任职人员应具备一定的实践经验和专业知识，应在企业管理中克服传统观念中对这一工作岗位业务素资要求不高的认识，加强对物资管理人员业务能力的培训和指引，真正发挥其在成本管理和控制中的“桥头堡”作用。

第一部分物资帐务管理基础

第—节物资管理账务体系

纵观物资管理账务体系，不难发现“单”、“帐”、“表”、是贯穿其工作过程一条轴线，正确处理三者的关系就构成了物资账务管理工作的日常基本内容，物资管理账务体系基本框架如下图：

（图表一）

第二节物资管理帐薄和帐目的设置

物资帐薄和帐目的设置应根据工程的经济规模和其他具体情况视情况而繁简设立，本文按

照一般土建安装装饰综合工程考虑设计帐薄和帐目。

在设置帐薄和帐目之前应根据工程实际对即将使用的材料进行一次大的分类，以便确立帐薄和进一步细分设备材料帐目，本文按综合工程进行大分类，分类简图和科目设置示例见（图表二）。

一、帐务分类简图

土建材料

库存 材料

安装材料

管理工具

劳保用具（安全文明施工用具） 低值易耗品 机械工具

临时用电用水器材 试验工具

周转 材料

机械 设备

帐薄分类 A 帐目大类 B 帐目明细科目C

（图表二）

在B 、C 之间还可以进行一次分类，如土建材料分为地方材料（砖瓦灰砂石等）、金属材料（钢筋、铁钉、铁丝等）、成品材料（商品砼、砼构件等）、其他材料等。分类越明了帐务体系越明了。通过A 可以预测帐薄的设置，通过B 、C 可以明了帐目的分类，从而达到分类科学、核算明细、便捷工作的目的。根据分类建立各类帐薄科目，然后就可以根据业务开单记帐了。 二、施工企业施工项目仓库帐务科目设置示例

第三节入库单据的开写和帐薄登记

材料采购运抵现场后，收料人员应及时组织验收，办理入库手续。入库手续因不同的企业要求不同而不同，本文介绍一种适合建设项目管理人员精化、管理机构较少的程序。入库单据可以根据材料在工程中的耗用量及金额和采购支付形式两个标准使用不同的单据，主要材料和赊账购买的材料可以使用3—4联的单据，通常使用三联“实物收据”，第一联仓库留存，第二联会计记帐，定期传递到财务部门，每三联由供应单位留存，作为结算依据，在收款时由会计收回，供应部门单独设立的或实行出门制度的可以增加第四联，由供应部门或保卫部门留存，以备监督和审计，加强对物资购管人员管理。零星材料和部分预付款及现金支付的材料可以采用2—3联单据，通常使用两联式“验收入库单”，第一联仓库留存，第二联随材料发票报销时

传递给会计记账，第三联交供应部门单独设立的或实行出门制度的单位的供应部门或保卫部门留存。

分别办理入库手续可以简便外欠款统计，减少因票据管理不善造成的经济纠纷，实现分类管理，提高工作效率。完成验收和入库单据开写，入库单据应经项目经理或其他主管人员签字审批，以防因工作疲劳等原因造成人为的失误，防范经济纠纷的发生。值得注意的是验收单据上的内容应填写完整，减少票据在不同部门之间产生的理解歧义，发生计算或支付差错；验收计量单位应使用国际标准计量单位（或通用计量单位），以与工程造价部门预算计量单位一致，便于成本核算中的预算和实际耗用的对比，同时防止使用“土”计量单位造成的理解歧义，例如采用“车”计量货物，同时存在一个供应单位既用大车运输，又用小车运输，最终结算时可能因为理解歧义而产生经济纠纷。一定要写清楚供应单位和交库人，不同类别材料尽量不开写在同一张单据上，以便票据的汇总整理。入库单据一经开出，不得重复开写或汇总重开，每月终了，应将单据分类整理，装订成册，作为经济档案妥善保管，工程竣工后交财务部门保管，等该工程债务关系结束后销毁，便于防错查错。保管人员不能开写规定格式单据以外的欠条、白条等单据代替入库单据，以保证保管员工作的严肃性、公正性，防范职务犯罪。

验收单据经签批后可以按明细帐科目登记各类明细账薄，记帐时应明确收货时间、票据编号、数量、单位、单价、金额等内容，以便领导部门抽检和对帐。入库单据及明细帐薄样式见图表三，当日票据当日记帐，以防漏记重记，入库物资登记在“借方”。

验收入库单编号：

供货单位：供货时间：验收单位：

主管：验收人：开票人：交库人：

实物收据编号：

供货单位：供货时间：验收单位：

主管：验收人：开票人：交库人：

（图表三）

第四节出库单据的开写和帐薄登记

材料出库一般采用三联式出库单，第一联仓库留存，第二联会计核算，第三联领用部门（生产）留存。低值易耗品中工器具一般采用领条，不能回收的低值易耗品也可采用出库单，出库单样式如（图表四），物资出库和出库单据开写应有生产部门指令，主管领导签字批准，一般实行限额领料制度，严禁保管人员私自发放物资，以保证保管人员工作的严肃性、公正性、防范职务犯罪。领条格式基本如出库单，领条一式一份，在工器具归还时销毁。领条可以登帐，也可以不登帐，若登帐应另行开例临时帐薄，工器具归还时划红线冲销；不登帐的，按时分别领用部门（人）整理成册，以条代帐。出库单据按出库时间先后顺序、编号、品种记帐，记帐时须写明出库时间、编号、领用部门、使用单位、数量、单位、单价、金额等内容，以便领导部门抽检和对帐，出库物资登记在帐薄“贷方”。每月终了保管员应对进出库帐目分品种结计数量、金额的“本月合计数”、“累计数量”、“余额数量”、及相应的“累计金额”。出库核算的方法应根据企业要求与帐务核算保持一致，可采用先进先出法、加权平均法、移动加权平均法等方法，科学合理的出库方法可保持施工过程中出库、库存物资的价值客观合理、保证工程施工成本的相对准确，一般企业通常采用先进先出法。

出库单编号：

（图表四）因为各种原因，购进的材料物资有时需要退货，习惯上容易将退货手续按出库处理，这是错误的。当发生退货事项时，应按照退货物资的实退数量和进货单价或约定的退货单价，用红