企业档案归档范围和保管期限培训课件.
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国家档案局10号令课件
• 第一次在企业档案管理规章中对保管期限 的设置采用了标时法。
10号令内容的十点新意
• 第一次对国有企业文件材料归档范围和管理类 档案保管期限表的编制建立了审查制。 • 第一次在行政规章中明确了各级档案行政管理 部门对企业、以及企业对所属单位编制文件材 料归档范围和档案保管期限表的责任。 • 第一次在行政规章中规定企业总部要对境外企 业文件材料归档范围和档案保管期限提出实施 要求。
10号令正文条款的解读
（六）本企业行政管理工作的一般性文件材料； （七）本企业党群工作的一般性文件材料； （八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级 主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上 级主管单位复函、批复；有关机关和上级主管 单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一 般性文件材料和对本企业出具的一般证明文件； 本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、 协议文件材料；
10号令正文条款的解读
• 第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重 要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文 件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的 电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。 企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归 档。 发文稿纸和文件处理单，包含有起草、批办、 承办、审核、签发等多种责任信息，可以显现文 件材料形成过程的来龙去脉，是文件材料归档的 组成要件，应该一并归档 。
明确各级国有企业总部编制的本企业总部文件材 料归档范围和管理类档案保管期限表要履行审查 程序；也是各级档案行政管理部门开展审查工作 的依据。
10号令正文条款的解读
• 第十七条 企业资本结构或主营业务发生较大 变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围 和档案保管期限表。 企业应在出现下列变化时，对文件材料归档范围 和档案保管期限表进行修改：
档案的整理与保管基本培训PPT课件
f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
企业档案分类、归档范围、保管期限表
管理
董事
会
5
监事
会
6
工商
管理
7
类目及代码
档 大 一级类目
二级类目
案 类 名称 代码 名称 代码
文
书 a 经营 a3
档
管理
企业 管理
8
复 2、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、 通知等 3、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等 4、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料 5、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料 6、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等 7、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等 8、其他材料 1、银行借款合同书、借款担保书等。 2、企业兼并、重组等资产运作材料。 3、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批 复 4、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、 通知等 5、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等 6、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料 7、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料 8、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等 9、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等 10、资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等材料 11、其他资产管理材料。 1、年度股东大会材料，议案、决议、纪要、记录等。 2、年度历次董事会决议及会议记录等。 3、董事会对上级单位重大请示及有关批复。 4、董事会公告、通知、决定。 5、上市公司季报、年报。 6、其他董事会有关材料。 1、监事会决议、报告。 2、监事会会议记录、公告。 6、其他监事会有关材料。 1、历次工商登记变更材料。 2、每个法人单位的工商执照、各类权证、章程、验资报告、审计报 告、机构变更等材料。 3、各法人单位历史沿革记录。 4、集团公司及其下属企业与其它单位签订的资产合同、协议。 5、商标材料、商标注册登记证等。 6、其他有关工商管理材料。
董事
会
5
监事
会
6
工商
管理
7
类目及代码
档 大 一级类目
二级类目
案 类 名称 代码 名称 代码
文
书 a 经营 a3
档
管理
企业 管理
8
复 2、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、 通知等 3、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等 4、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料 5、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料 6、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等 7、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等 8、其他材料 1、银行借款合同书、借款担保书等。 2、企业兼并、重组等资产运作材料。 3、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批 复 4、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、 通知等 5、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等 6、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料 7、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料 8、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等 9、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等 10、资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等材料 11、其他资产管理材料。 1、年度股东大会材料，议案、决议、纪要、记录等。 2、年度历次董事会决议及会议记录等。 3、董事会对上级单位重大请示及有关批复。 4、董事会公告、通知、决定。 5、上市公司季报、年报。 6、其他董事会有关材料。 1、监事会决议、报告。 2、监事会会议记录、公告。 6、其他监事会有关材料。 1、历次工商登记变更材料。 2、每个法人单位的工商执照、各类权证、章程、验资报告、审计报 告、机构变更等材料。 3、各法人单位历史沿革记录。 4、集团公司及其下属企业与其它单位签订的资产合同、协议。 5、商标材料、商标注册登记证等。 6、其他有关工商管理材料。
企业文件材料归档范围与档案保管期限规定解读
10号令正文条款的解读
• 第十六条 中央管理的企业（包括国务院国有资产监 督管理委员会监管中央企业、金融企业、中央所属文 化企业等）总部的文件材料归档范围和管理类档案保 管期限表，报国家档案局审查同意后执行。 地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档 案保管期限表，报同级档案行政管理部门审查同意后 执行。
明确各级国有企业总部编制的本企业总部文件材 料归档范围和管理类档案保管期限表要履行审查 程序；也是各级档案行政管理部门开展审查工作 的依据。
10号令正文条款的解读
• 第十七条 企业资本结构或主营业务发生较大 变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围 和档案保管期限表。 企业应在出现下列变化时，对文件材料归档范围 和档案保管期限表进行修改：
10号令正文条款的解读
• 第十五条 企业应依据本规定和国家及专业相关规定， 结合本企业生产组织方式、产品和服务特点，编制本 企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应 按资产归属关系，指导所属企业规范文件材料归档范 围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材 料归档范围和档案保管期限表。 是对《档案法》第七条和《档案法实施办法》第九条 的贯彻落实； 将有助于企业强化自身的内控管理和提高对下属单位的 管控能力。 注意：企业对下属单位的业务指导和保管期限表的审 查，应该包括所有的档案类别，而不仅仅是管理类档案。
是重点内容之一
10号令正文条款的解读
• 第五条 企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文 件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考 的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、 临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般 性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不 需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料， 本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料， 有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材 料； （四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会 组织抄送不需本企业办理的文件材料； （五）其他不需归档的文件材料。
档案10号令解读ppt课件
★ 允许企业根据自身具体情况拥有一定的灵活度， 但目前这个阶段，只能向上调整先不要往下调整， 避免由于人为判断的不准确性造成有保存价值档案 的流失。
22
1 四、十.研号究令背条景款解读
• 课题的提出
第十二条 企业产品生产和服务业务、科研开发、基 本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件 材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、 标准，结合企业实际执行。
一是法规一致。 二是科学发展。 三是与时俱进。 四是明确责任。
建筑业应用软件
4
1 三、《.研规究定背》景内容的创新点 • 课题的提出
第一部专门规范企业文件材料归档范围和档 案保管期限的行政规章。
第一次在规章中，确定了企业档案保管期限 的设置原则，界定出永久和定期保存建的筑管业应理用软件 类档案的范围。
建筑业应用软件
★ 企业应归档保存的不仅是管理性文件材料，应该 是反映各项工作的文件材料；
其他类别文件材料归档范围和档案保管期限的划 分依据。
23
1 四、十.研号究令背条景款解读
• 课题的提出
《企业档案工作规范》
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
《科学技术研究档案管理暂行规定
《科学技术研究课题档案管理规范》 《人身保险业务档案管理规范》
15
1 四、十.研号究令背条景款解读
• 课题的提出
（三）本企业关于重要问题向有关机关和上级主 管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有 关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文 件材料；行业协会、中介机构等对本企业做出的 重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件 材料；本企业与其他组织和个人形成建的筑重业要应合用同软、件 协议及补充协议等文件材料；
22
1 四、十.研号究令背条景款解读
• 课题的提出
第十二条 企业产品生产和服务业务、科研开发、基 本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件 材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、 标准，结合企业实际执行。
一是法规一致。 二是科学发展。 三是与时俱进。 四是明确责任。
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4
1 三、《.研规究定背》景内容的创新点 • 课题的提出
第一部专门规范企业文件材料归档范围和档 案保管期限的行政规章。
第一次在规章中，确定了企业档案保管期限 的设置原则，界定出永久和定期保存建的筑管业应理用软件 类档案的范围。
建筑业应用软件
★ 企业应归档保存的不仅是管理性文件材料，应该 是反映各项工作的文件材料；
其他类别文件材料归档范围和档案保管期限的划 分依据。
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1 四、十.研号究令背条景款解读
• 课题的提出
《企业档案工作规范》
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
《科学技术研究档案管理暂行规定
《科学技术研究课题档案管理规范》 《人身保险业务档案管理规范》
15
1 四、十.研号究令背条景款解读
• 课题的提出
（三）本企业关于重要问题向有关机关和上级主 管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有 关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文 件材料；行业协会、中介机构等对本企业做出的 重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件 材料；本企业与其他组织和个人形成建的筑重业要应合用同软、件 协议及补充协议等文件材料；
企业文件材料归档范围和档案保管期限规定
公司文件材料归档范围和档案保管期限规定第一条为便于公司正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进公司依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国家行政机关公文处理办法》制定本规定。
第二条本规定所指的企业文件材料是指公司在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条企业文件材料归档范围是：（一）反映公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四）其他对公司各项活动具有查考价值的文件材料。
第四条企业文件材料可不归档范围：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材料。
第五条凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年，对于通知通告级的公文属于一般下行性文件，属于向下级发布告知性通知的文件，只要等该事件完结后，公文就自动失效。
企业档案管理(最终版)PPT课件
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
36
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
37
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
22
去除会生锈的金属物（订书 钉、曲别针、大头针等装订 用品）。
23
如果是组合件，按以下顺序进行 组合件内的文件排列： 正本在前，定稿在后；正 本在前，附件在后；原件在前， 复制件在后；译文在前，原文在 后，转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。
24
装订 采用左侧、下侧对
齐方式 对，用不锈钢钉装订 或线装订。
10
来文与复文、去文与复文（具 体包括请示与批等）可作为组 合件，或各为一件。
11
三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 文件著录 2 区分年度 8 填备考表 3 划分期限 9 文件装盒 4 文件装订 10 打印目录 5 文件排列 11 入库装箱柜 6 文件编号
33
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
34
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
企业文件材料归档范围与档案保管期限规定解读
“可”字表示可自主选择
10号令正文条款的解读
• 第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关 规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任 何个人不得据为己有或拒绝归档。 《档案法》第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的 材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案 工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有. 《档案法实施办法》第十二条规定:按照国家档案局关 于文件材料的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书 或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本 单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不 得据为已有或者拒绝归档。
10号令正文条款的解读
• 第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重 要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文 件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的 电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。 企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归 档。 发文稿纸和文件处理单，包含有起草、批办、 承办、审核、签发等多种责任信息，可以显现文 件材料形成过程的来龙去脉，是文件材料归档的 组成要件，应该一并归档 。
10号令正文条款的解读
• 《企业档案工作规范》 • 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理 归范》 • 《科学技术研究档案管理暂行规定 • 《科学技术研究课题档案管理规范》 • 《人身保险业务档案管理规范》 • 《会计档案管理规定》 • 《企业职工档案管理工作规定》 目前都可以作为编制的依据 。
10号令正文条款的解读
• 第三条 各级档案行政管理部门依照企业 资产关系分别负责对企业文件材料归档 范围和档案保管期限表编制工作进行业 务指导和监督。 对档案行政管理部门指导企业进行编制 工作提出的明确要求
10号令《企业文件材料归档范围与档案保管期限规定》解读讲解
目前都可以作为编制的依据 。
10号令正文条款的解读
• 第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重 要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文 件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的 电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。企 业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。
10号令正文条款的解读
（四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计 划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文 件材料；
（五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料； 本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化 建设文件材料；
（六）本企业经营管理工作的重要文件材料； （七）本企业生产技术管理工作的重要文件材料； （八）本企业行政管理工作的重要文件材料； （九）本企业党群工作的重要文件材料； （十）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人
10号令正文条款的解读
• 第四条 企业文件材料归档范围是： （是重点内容之一） （一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活
动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会 发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权 益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料， 非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中 介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报 送的重要文件材料； （四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
《企业文件材料归档范围与档案 保管期限规定》解读
10号令出台的背景
• 档案在企业发展过程中发挥了重要作用 • 规范企业档案管理已成为国际通行法规行为 • 国家对企业建档提出新的、明确的要求 • 原有的规定要适应企业发展需改进完善
10号令正文条款的解读
• 第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重 要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文 件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的 电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。企 业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。
10号令正文条款的解读
（四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计 划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文 件材料；
（五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料； 本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化 建设文件材料；
（六）本企业经营管理工作的重要文件材料； （七）本企业生产技术管理工作的重要文件材料； （八）本企业行政管理工作的重要文件材料； （九）本企业党群工作的重要文件材料； （十）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人
10号令正文条款的解读
• 第四条 企业文件材料归档范围是： （是重点内容之一） （一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活
动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会 发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权 益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料， 非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中 介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报 送的重要文件材料； （四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
《企业文件材料归档范围与档案 保管期限规定》解读
10号令出台的背景
• 档案在企业发展过程中发挥了重要作用 • 规范企业档案管理已成为国际通行法规行为 • 国家对企业建档提出新的、明确的要求 • 原有的规定要适应企业发展需改进完善
文件材料归档范围及保管期限PPT课件
文件材料归档的重要性
保护企业或组织的知识资产
文件材料是企业或组织的重要知识资产，妥善归档能够保护这些 资产，避免信息丢失或损坏。
提高工作效率
有序的文件归档能够方便查找和使用，从而提高工作效率。
符合法律法规要求
根据相关法律法规，企业或组织必须妥善保管一定期限内的文件材 料，以满足审计和法律要求。
02
长期保管
总结词
长期保管的文件材料具有很高的历史、法律或业务价值，需要长期保存，其保管期限一 般在10年以上。
详细描述
长期保管的文件材料主要包括公司成立文件、重要的决策文件、政策法规文件、涉及权 益的法律诉讼文件等。这些文件材料对公司的历史和未来发展具有重要意义，需要妥善
长期保存。
04
文件材料归档流程
详细描述
包括员工档案、招聘广告、培训计划、考核记录、工资单等。
财务文件
总结词
涉及公司财务状况、会计记录和审计 报告的文பைடு நூலகம்。
详细描述
包括财务报表、税务申报表、审计报 告、银行对账单等。
03
文件材料保管期限
短期保管
总结词
短期保管的文件材料主要用于日常管理和业务参考，其保管 期限一般在3年以下。
详细描述
非营利组织文件材料归档案例
• 总结词：非营利组织文件材料归档范围包括组织章程、会议纪要、项目报告等。 • 详细描述：非营利组织文件材料归档范围主要包括组织章程、会议纪要、项目报告等。组织章程是非营利组织
的基本规章制度，规定了组织的宗旨、组织架构和运作方式等；会议纪要记录了组织的决策过程和重要讨论； 项目报告则详细记录了组织的项目实施过程和成果。这些文件对于非营利组织来说具有重要意义，如组织章程 的修改需要经过严格的程序和讨论，会议纪要能够帮助组织成员了解决策过程和重要事项，项目报告的记录有 助于评估项目的成效和改进方向。因此，非营利组织需要将这些文件进行系统地归档和管理，以便在需要时能 够及时查找和利用。
档案归档范围培训
（十一）电子文件管理：OA、金信子、白龙马等系统中形成的具有保存价值的电子文件。
（十二）注册登记：设立和变更的申请、审批、登记及终止、解散后清算等方面形成的文件 材料（包括企业的章程及与各方签订的合同）。
（十三）上市公司除上述内容外，还应收集申请上市的请求和同意上市的批准文件，上市公 司招股书，董事会、监事会、股东大会形成的各种文件材料，上市公司对外发布的公告、消息 的正本与定稿等。
（七）本企业党群工作的一般性文件材料；
（八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关 机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企 业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件，本企业与其他单位和 个人形成的一般性合同、协议文件材料；
1、难以准确把握的时候，可以采取“不妨适当多留一些”的方针，高抬贵手给条生路。
2、本单位发文都要归档，而且多数要定为永久保管期限，而外来文的归档则可根据单位 大小、归档量、查阅利用手段等实际情况而定。单位小、文件量少，查档又不方便，不妨多留 点材料，一般性的外来文也可以定为 10 年保管期限或者作为资料保存备查。
（四）经营管理：包括企业内部改革与整顿、经营决策、计划统计、资产管理、知识产权 和商业秘密，企业信用管理、形象宣传，财务管理，物资管理，营销管理以及招标项目管理等 方面形成的文件材料；承包工程、设计咨询项目中的投标、中标签订合同、施工、竣工验收、 工程移交等活动形成的文件材料；科技经贸合作项目中的合同、协议，及实施合作过程中形成 的主要文件材料；劳务合作项目中的合同、协议、人事管理、财务管理等方面形成的文件材料。
（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；
（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企 业办理的文件材料；
（十二）注册登记：设立和变更的申请、审批、登记及终止、解散后清算等方面形成的文件 材料（包括企业的章程及与各方签订的合同）。
（十三）上市公司除上述内容外，还应收集申请上市的请求和同意上市的批准文件，上市公 司招股书，董事会、监事会、股东大会形成的各种文件材料，上市公司对外发布的公告、消息 的正本与定稿等。
（七）本企业党群工作的一般性文件材料；
（八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关 机关和上级主管单位的复函、批复，有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企 业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般性证明文件，本企业与其他单位和 个人形成的一般性合同、协议文件材料；
1、难以准确把握的时候，可以采取“不妨适当多留一些”的方针，高抬贵手给条生路。
2、本单位发文都要归档，而且多数要定为永久保管期限，而外来文的归档则可根据单位 大小、归档量、查阅利用手段等实际情况而定。单位小、文件量少，查档又不方便，不妨多留 点材料，一般性的外来文也可以定为 10 年保管期限或者作为资料保存备查。
（四）经营管理：包括企业内部改革与整顿、经营决策、计划统计、资产管理、知识产权 和商业秘密，企业信用管理、形象宣传，财务管理，物资管理，营销管理以及招标项目管理等 方面形成的文件材料；承包工程、设计咨询项目中的投标、中标签订合同、施工、竣工验收、 工程移交等活动形成的文件材料；科技经贸合作项目中的合同、协议，及实施合作过程中形成 的主要文件材料；劳务合作项目中的合同、协议、人事管理、财务管理等方面形成的文件材料。
（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；
（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企 业办理的文件材料；
文件材料归档范围及保管期限PPT课件
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（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机 关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统 计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的 一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主 管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问 题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件 材料；
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7、在确定文书档案保管期限时哪些应 划为永久保管?
《规定》第七条，永久保管的文书档案主要 包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形 成的主要文件材料；
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材 料；
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的 批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报 表等；
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（2） 改革了文书档案保管期限划分方法。 将原有的“永久”、“长期”、“短期”保 管期限的划分方法改变为“永久”、“定 期”。定期中再实行标时制，一般分为30年 和10年。提出对其他门类文件材料归档范围 和档案保管期限要按国家有关规定执行。
（3）《规定》坚持“以我为主”的思想原则， 在界定机关文件材料的归档范围和文书档案 保管期限方面，突出了立档单位的主体地位。 尽量避免机关文件材料重复归档，进而避免 将来档案的重复进馆问题。
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（4）充实了一些文件条款。《规定》的附件 《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的 条款共84项，与1987年规定的63项保管期限 条款相比，增加了21项。在具体内容方面主要 充实了如行政执法、行政审批、产权关系、公 民权益等方面的文件材料。
（5）与1987年规定相比较，对一些档案的保 管期限作了适当调整。比如凡涉及到与公民权 益有关的档案，绝大多数调整为永久保管，体 现以人为本的思想。
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文件归档范围
归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权 发生变动、直至注销，各个阶段的文件（包括 各种载体形式）都应在档案中有所记录和保存， 要能够真实记录和准确反映企业的发展历程；
归档文件的主要来源；
归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。
《企业档案工作规范》7.3.2.1中明确规 定:企业在筹备、建设、生产、经营、管 理等活动及产权变动过程中形成的具有保 存价值的各种载体形式的文件都应纳入归 档范围。国有企业文件归档范围应符合档 发„2004‟4号文件要求（《国有企业文 件材料归档办法》）。
各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本
企业特点的文件材料：
1、制造业企业。各类科技文件特别是产品档案的数 量占有相当大的比例。
2、交通运输企业。基建和设备文件材料对于正常运 营和安全生产具有重要的保障作用。 3、建筑安装企业。以工程项目为单位的成套性特点 较为突出；由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时 间较长，合同类文件材料一般都需要较长的保存期限。
4、金融企业。内容相对专一；作用具有多功能性； 数量增长速度快，会计和信贷文件量大。 5、流通企业。经营管理性文件材料是主体，拥有一 定规模的基建和设备文件材料，文件材料呈现出较强 的时间性和项目性等特征。 6、邮电通讯企业。业务文件材料的日生产量较大， 设备文件材料内容复杂而且存址分散；相当一部分文 件材料是由多个企业共同形成。 7、农业企业。经营性文件材料为主，具有综合性、 情报性特点。
对企业档案工作的发展做出整体规划;
对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企 业各有关制度进行整体协调; 将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位 责任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关
制度在企业各层级、各岗位得到贯彻落实 。
在企业管理的中层：
将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门 负责人的工作计划中，以保证在安排和下达 科技、生产计划及项目计划的同时，将文件 管理工作同时安排和下达；
档案业务工作
一、收集工作 1、对企业文件收集积累过程的控制
（1）以企业各项工作程序和有关规章、制度为依据，监督、 指导企业文件的收集积累工作 （2）实行“三纳入”，将企业文件的形成和积累纳入企业管 理制度 （3）抓住薄弱环节和容易造成文件散失的环节，协助做好企 业文件收集积累工作 （4）根据企业不同种类文件的形成特点，监督、指导企业文 件的收集积累工作 （5）运用经济手段，加强对企业文件收集积累的监督和指导
需要注意的问题：
1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收 全的文件材料应予以特别注意。 2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档 的范围进行调整和完善。 3、在确定科技档案的归档范围时，也应注意 体现“以人为本”的原则。
关于附录A的说明： 1、附录A给出的是资料性附录。 2、附录A不作为企业档案的分类标准。 3、附录A增强了可操作性。 4、附录A首次给出了企业档案保管期限的建议。
各类企业在制订归档范围时注意把握的几点
一是“以我为主，为我所需” 二是“与时俱进，具有时代特色” 三是“内容、形式全覆盖”
制订归档范围的基本方法：
——掌握依据，调查研究 ——拟定初稿 ——广泛征求意见 ——各立档部门负责人审核 ——修改完善后报批 ——主管部门审批，发布执行 ——纳入相关制度
在企业档案管理中需要明确的概念： 1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等 管理部门本职工作的组成部分。 2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产 及其管理人员的职责。 3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门 和档案人员的职责。
企业各层级对档案工作的责任： 在企业的领导层： 将档案工作纳入企业领导的议事日程;
文件归档时间 文件材料的归档时间主要有两种： 定期归档 随时归档
（1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、 党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一 季度归档。 （2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验 收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及 服务业务应定期或按阶段归档。 （3） 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知 识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的 文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 （4） 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部 门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
将档案管理的具体要求落实到企业各项业务 和活动的规章制度及工作流程中； 督促员工做好文件工作。
在企业的基层： 将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至 所有人员的岗位或经济责任制，明确各有关 人员及全体人员在文件档案化管理中的职责 任务； 做好文件管理的具体工作； 把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指 标和条件。
二、归档工作 企业文件材料的归档，是指企业内部职 能部门，把在其职能范围活动中形成的、 已办理完毕或项目告一段落，经鉴定具有 保存价值的文件材料，按照归档制度的要 求，收集齐全、系统整理、移交给本单位 档案部门的工作。
二、归档工作
三个方面的要求： 文件的归档范围、 文件的归档时间、 文件的归档要求。
企业档案工作规范
——
归档范围及保管期限
张 妍 TEL：23678980 E：TJDA档案业务工作包括文件的收集、整 理、归档、保管、鉴定、统计、利用等 各业务环节。
档案业务工作
一、 收集工作 收集工作就是按照企业管理的有关规定， 依据企业档案归档范围，通过一定的方法将企 业各部门和个人手中有保存价值的档案(包括 文字、图表、录音、录像、磁盘等)集中到企 业档案管理机构(档案馆、室)的过程。企业档 案的收集是实现企业档案集中管理的重要内容 和基本措施。
档案业务工作
一、收集工作 2、企业管理文件材料在收集积累时应注意的事项 （1）文件材料的收集积累范围要符合企业档案的归 档范围。 （2）在收集积累过程中，尽可能保留文件正文和原 件。 （3） 收集积累的文件一定要进行登记。
“文件的档案化管理”
一、收集工作 3、做好档案收集工作要做到 ： 扩大档案收集对象 扩大档案收集范围 扩大档案收集渠道 有针对性地指导 档案服务要到位