浅析xx行业固定资产信息化管理的作用

浅析XX行业固定资产信息化管理的作用随着XX行业的深入发展，目前，我们XX企业的办公用房、办公设施等固定资产不断增多，而且资产类别也越来越多。

如果不能得到科学、有效、规范的管理，很有可能出现固定资产管理的漏洞，造成国有资产的流失。

随着固定资产规模日益扩大，传统管理方法难以适应公司高速发展的需要，亟待转换思路，运用现代管理手段加强固定资产管理。

下面，笔者结合行业实际情况，就如何利用信息化手段，加强固定资产管理谈一些粗浅的看法。

一、公司固定资产的特点固定资产是企业重要的生产力要素之一，是企业赖以生存的物质基础，是企业产生效益的源泉，固定资产的结构、状况和管理水平等直接关系到企业的运营和发展。

根据财政部2006年颁布的新《企业会计准则》规定，固定资产是指同时具有下列特征的有形资产：为生产商品、提供劳务，出租或经营管理而持有的；使用寿命超过一个会计年度。

固定资产属于非流动性资产，随着使用和磨损，通过计提折旧方式逐渐减少账面价值。

对固定资产计提折旧，是对固定资产进行后续计量的重要内容。

作为XX企业，我公司固定资产具有一些不同于其他行业企业固定资产的特点，具体表现为：（一）固定资产种类繁多。

根据国家固定资产分类及折旧年限表，我们将固定资产分为房屋及建筑物、土地、生产设备、运输工具、电子设备等六大类。

其中每大类中又区分为若干小类，每一类资产都有多种设备，庞大的资产种类给管理带来了很大的难度。

（二）固定资产使用地点分散。

我们有很多基层站所，分布在各乡、镇、村，导致固定资产分布也比较分散，管理难度增大。

（三）固定资产流动性大。

由于近年机构改革部门、人员变动较大，固定资产也随之流动，特别是电脑、打印机等电子设备。

由此造成管理难度很大，不易掌握和管理。

（四）固定资产更新比较快。

企业要提高竞争实力，要超前发展，要更好地服务经济社会发展，必然要不断加快技术改造和设备更新。

特别是近几年，我们的生产、办公设备都更新较快。

鉴于以上特点，传统管理方法已经难以适应公司高速发展的需要，伴随着固定资产规模日益扩大，亟待转换思路，运用现代管理手段加强固定资产管理。

那么，如何才能使我们的固定资产管理上水平、创一流，既科学规范，又快捷高效，确保固定资产管理帐物相符、帐实相符呢？我们可以充分借助信息化手段，将固定资产的登记、变动、处置、资产统计、查询等全面纳入信息化、动态式、痕迹式、阳光式责任管理。

二、行业固定资产管理现状（一）固定资产管理体制尚待理顺。

过去固定资产由财务部门负责资产价值、实物管理，导致使用单位只负责使用，缺乏责任分工，使资产随意流动，管理混乱，不能保持完成统一的固定资产卡片数据。

（二）固定资产信息化管理意识淡薄。

对固定资产信息化管理的重视程度不够，普遍存在重资金管理，轻实物资产管理；重购、建过程管理，轻后续日常使用过程中的管理等现象，更谈不上运用现代化固定资产信息管理系统管理固定资产。

（三）固定资产的信息化管理手段比较落后。

“前清后犯，前查后乱”的现场比较严重。

其主要原因是固定资产管理缺乏科学的信息化管理手段。

目前使用的传统固定资产管理手段，帐、卡、物的管理各自独立，相互分离，没有一套系统把他们有机地联系在一起。

对每一项资产的管理仅限于从帐、卡上了解其购置时间、资产折旧、存放地点等基本内容。

高层资产管理者从资产管理信息资料中无法了解资产的实物形态、维修情况等信息。

导致某些使用效率底、成本费用高、影响企业高效运转的资产得不到及时更新，甚至有的单位固定资产帐实不符。

三、固定资产管理的信息化实践固定资产信息化管理是将先进的信息化技术应用到固定资产的管理之中，使固定资产的管理更加有效、快捷、科学。

固定资产信息化管理的应用能够提高固定资产的管理效率，及时反映固定资产的增减变化及日常管理信息。

随着会计电算化的日益普及，人们已越来越借助电脑和网络开展各项管理工作，固定资产的信息化管理是大势所趋。

今年洛阳作为固定资产信息化管理试点，通过前期的努力工作，取得了比较明显的成绩。

（一）固定资产信息化建设的主要任务。

1、反映和监督固定资产的收入、调出、保管、使用以及清理报废等情况，采集、建立和维护相关资料，主要体现为对固定资产增减变动的确认、计量、记录和报告，客观及时反映固定资产实有数额和增减变动历史数据。

2、根据有关规定，正确计算固定资产折旧额，以便正确计算成本，保证固定资产再生产资金的需要。

（二）固定资产信息系统的主要特征。

作为财务信息化建设的一个子系统，建成后的固定资产信息子系统具有以下几方面特征：1、数据量大，数据在计算机内保存时间长。

由于固定资产卡片较多，而且反映每一项固定资产的信息项目也比较多，为了便于企业各部门随时掌握固定资产的详细情况，系统内需要保留每一固定资产的详细资料。

为了加强企业对固定资产的管理，保留必要的审计线索，即使是已淘汰的固定资产的资料也必须保留。

2、数据处理的频率比较低，数据处理方式比较单一。

除了系统初始设置时需要输入大量的固定资产详细数据外，在系统的日常业务处理中一般只需要输入少量的固定资产变动数据、每月计提折旧以及必要时输出报表和统计分析数据，数据处理的频率明显小于其他会计信息子系统。

虽然计提折旧的工作量较大，但计提折旧的算法比较简单，数据处理比较容易。

3、数据综合查询要求较强，数据输出主要以报表形式提供。

为了满足企业对固定资产核算和管理的多方面需要，建成后固定资产信息系统具有较强的查询和分类统计功能。

（三）固定资产信息化建设的实践。

一是利用信息化对固定资产实行科学分类登记。

固定资产登记工作是固定资产管理的最基础性的工作。

如果登记不能做到合理分类，详细登记，就可以会给固定资产管理带漏洞。

为此，我们充分利用信息化对所有的固定资产进行科学分类。

将所有的固定资产按照土地、房屋及建筑物、办公物品、车辆、电脑及打印机、低值易耗品等进行科学分类，全面登记。

登记必须全面而详细，从固定资产的编码、名称、类别、使用部门、使用人、存放地点、使用时间等都要进行一一登记。

二是可以利用信息化实施固定资产快速盘查。

定期开展固定资产盘查，实时了解固定资产的动态，保持资产管理随时都能做到帐物相符、帐实相符是我们做好固定资产管理的一个重要方面。

然而，由于固定资产多而杂，固定资产查询是我们资产管理员非常头疼的问题。

因此，要想提高固定资产查询的效率，要求我们必须充分利用信息化手段，按照资产盘点报表查询、资产跟踪查询、部门资产查询、使用人资产查询、未分配使用人资产查询等多种查询需要来设计固定资产管理查询功能。

这样，无论什么时间，资产管理员只要鼠标轻轻一点，就能查询到各项资产的实时信息情况。

比如要想了解房屋建筑资产信息，只要输入房屋及建筑物进行搜索，就能一目了然。

而要想了解某个部门、某项资产的情况，只要按类查询，也会分类清楚，信息详尽。

三是可以利用信息化强化固定资产管理的责任。

目前虽然固定资产的资产的管理、配置、使用都有具体责任人，但是由于信息不畅，有时容易出现财务部门、资产管理部门、资产使用部门“三张皮”现象，缺少应有的联系和制约，不能将固定资产管理责任有效落实到位。

固定资产信息化管理，可以通过信息化的功能为各部门责任主体部门和责任人设置不同的权限，这样一方面便于各个部门、各个责任人对自己使用和管理的固定资产信息情况进行及时跟踪，大大方便各责任主体的管理，另一方面，又能促进各级资产管理责任人的责任意识，有效解决固定资产管理中存在的不同程度的“重钱轻物”、“重供轻管”的现象。

四是可以利用信息化堵塞固定资产的报损漏洞。

固定资产的报损处置是固定资产管理中最有可能出现漏洞的因素之一。

如果没有一套严格的制度，很容易出现管理上的漏洞。

为此，要想严把固定资产的报损管理关，就必须充分利用信息化，将所有的资产报损全面实行网上报损提示、流程报损、结果公开与痕迹留存。

这样无论哪一件资产，什么时候处置、如何处置的、处置的结果如何都会有信息化的痕迹，使得固定资产的报损处置完全暴露在阳光下，就会从根本上来防止和堵塞固定资产报损处置的漏洞，确保国有资产的保值、增值。

（四）固定资产信息化建设的效果。

1、规范了固定资产卡片等基础资料，使得固定资产数据查询快捷方便。

我公司原来的固定资产卡片为纸质卡片，且资料不全，账卡不符。

经过信息化建设规范，固定资产账卡相符，卡片数据增多，根据精细化管理的原则建立固定资产统计查询方案，在数据库里可以从保管使用单位、固定资产构成分类及资产性质等方面查询到各种信息，使得固定资产的数据查询成为举手之劳。

固定资产的任何变动包括新增、调入调出、报废及出售等都与账务管理系统及时核对，保证固定资产的账卡同步变化。

实现了帐、卡、物的一一对应，有效防止国有资产流失；2、信息化建设保证了固定资产折旧的准确性。

对固定资产计提折旧来说，信息化建设最大的好处就在于按单张卡片提取折旧，从而保证了固定资产折旧的准备性；3、信息化建设节约了管理时间和管理人员的工作量，使得财务人员将更多的精力专注于固定资产管理的其他重要方面。

我们每年的固定资产建设、更新都会形成大量的固定资产，仅凭手工制作卡片是一项十分耗费时间的工作，信息化建设后仅需数据转换就会完成卡片形成过程。

通过固定资产卡片计算所取得的数据能够很快完成，既省略了手工状态下的复杂计算，也提高了核算的准确性；4、使管理者对本单位实物资产的状况有了一个感性认识，便于企业高层管理人员及时掌握企业的资产状况，改善企业资产的结构；5、在地市级范围内搭建起一个信息共享平台，实现地市级固定资产信息资源的共享，实现了固定资产的动态管理，使资产信息可以及时得到整合，保证了国有资产的安全、完整。

总之，当今时代，信息化已经渗透于我们企业管理的方方面面，信息化带来的管理效率与质量无可争议。

只要我们能充分利用好信息化手段，将固定资产管理的制度融合于信息化的流程中，就一定推动固定资产管理上水平、创一流，就一定能取得事半功倍的效果。