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② 修整编号
修整：去钉和折叠。
大于A4的图纸采用“手风琴” 式折叠，使标题栏外露。
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② 修整编号
档号具体的编制方法，参照各单位相关档案编制说明。 下图是某基建项目档案档号编制的例子： 其施工阶段的第3卷档案（项目中第104 卷档案）表示为： JJ•sbh—III—3/104
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④ 编号（加盖归档章）
在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容。 注：文件处理单随同文件一并归档的，归档章一般盖在文件处理单上。
归档章
全宗号 目录号
馆编 件号
保管 期限
年度
类别
室编 件号Hale Waihona Puke Baidu
页数
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④ 编号（归档章）
全宗号 目录号
馆编 件号
归档章
保管 期限
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① 按“件”装订
特殊情况：
• 来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原 则上各为一件，也可合为一件；
• 会议记录和会议纪要，原则上各为一件； • 一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、
新闻报道稿等文件各为一件； • 归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、
件，是指因某一事由而直接形成的单份文件的计量单位 形成 是自然的 形式 是单个独立成册的（实体上装订在一起，编目时体现为一条目录） 效用 是独立可用的 是文件归档时的基本保管单位
文书档案以件为单位整理要点
① 按“件”装订
② 分类
③ 排列
④ 编号
（室编件号）
⑤ 编目
（归档文件目录）
⑥ 装盒
⑦ 排架
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⑥ 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和 备考表。 注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内； 同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中；
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⑥ 装盒
年度 保管期限 机构（问题） 起止件号
2010 永久 办公室 1-7
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① 分项目、组卷、排序
基建档案一般有： 依据性文件（可行性研究、 立项、审批）； 基础性文件（勘探、测绘、 征迁、招投标）； 设计文件、 施工文件、 监理文件； 竣工验收文件； 评奖创优文件； 使用维修改扩建文件。
设备档案一般有： 随机文件； 合同发票（或复印件） 开箱验收； 安装调试； 使用维护、 更新改造。
图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件； • 重要文件须保留历次修改稿的，正文与历次修改稿各为一件；
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① 按“件”装订
装订前对文件的修整：
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材 料应符合档案保护要求。
例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨 水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。
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3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
2020/11/20
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② 分类
按组织机构分类：
（1）按单位内部组织机构将归档文件分类，组织机构按党、政、 工、团顺序排列，综合性机构在前，专业职能部门列后 （2）跨部门形成文件的处理：
– 业务部门起草单位名义发文，归综合部门 – 联合办理文件，归主办部门； – 单位名义召开综合性会议文件，归综合部门； – 参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部 门； – 领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业；
• 正本在前，定稿在后； • 正文在前，附件在后； • 原件在前，复制件在后； • 转发文在前，被转发文在后； • 复文在前，来文在后； • 中文版本在前，其它文种版本在后； • 发文稿纸在前，正文在后； • 文件处理单在前，正文在后；
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② 分类
一般采取“保管期限—年度—组织机构（问题）”的复式分类 法。 即先将归档文件按保管期限分类， 每个保管期限下按年度分类， 再在年度下面按机构（问题）分类。 采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架， 便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。
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会计档案整理要点
会计档案整理要点
会计档案的归档范围是会计核算材料， 即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、 银行对账单等其他材料。 本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财 务政策等管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入 会计档案归档范围。
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实物档案整理要点
实物档案整理
① 区分载体：一般按种类分为 证书、奖牌、奖杯、锦旗…… ② 清洁修整 ③ 分类排序：按证书、奖牌、锦旗、奖杯……分类，并给予1、2、3、
4……的代码（在总体分类方案中标明），同一类的实物档案按时间 顺序排列 ④ 贴标签：贴在实物档案的背面或贴在底座上，标签上填写实物档案 的档号，一般由实物档案代号、类别号、流水号构成。 ⑤ 编制目录 ⑥ 入库上架
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① 按“件”装订
一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。 特殊情况： • 正文与定稿，为一件； 原件与复制件， 为一件； • 正文与附件，为一件； 转发文与被转发文，为一件； • 式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周
安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件; • 正文与文件处理单，为一件； • 正文与发文稿纸， 为一件；
装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易 锈金属物、大纸张折叠。
① 按“件”装订
注：保管10年的文件可保持原状， 已经成册不易拆钉的可保持原状，减少不必要劳动 装订方式：采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角，一 般只订一钉； 注：一个单位的装订方式应该统一
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① 按“件”装订
装订顺序
中排列在一起。 ④ 因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成
年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。
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④ 编号（室编件号）
档案室在分类方案的最低一级类目里，依据排列顺序逐件编号： 例如：按“保管期限-年度”分类，其最低一级类目为“年度”， 即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从“１” 开始逐件编号，形成一个流水号。（即每年3个流水号）
注：不同类目之间不能交叉编号。 编号必须与分类方案一致。
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⑤ 编目（归档文件目录）
依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。
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⑤ 编目（归档文件目录）
归档文件目录用纸采用Ａ4 型； 归档文件目录应装订成册。应包括目录 封面和归档文件目录二部分。
单张照片说明
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照片档案整理
照片档案卷（册）
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录音录像带整理；光盘整理
一盘录音带、一盘录像带自然形成一个保管单位， 可形成时间先后分别进行排列编号，即录音档案一 个流水号，录像档案一个流水号。 要编写文字说明，与录音带、录像带一起保存。 光盘是电子文件的主要存储形式，一张光盘即自然 形成一个保管单位，每张光盘写好文字说明。
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③ 排列
归档文件分类后，遵循“事由原则”为主，参考时间和重要 程度等因素进行排列。
① 不同保管期限的文件，需分别排列。 ② 不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）
序列排列。 ③ 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；
事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。 会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集
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2020/11/20
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课程内容
1. 文书档案以件为单位整理要点 2. 科技档案整理要点 3. 会计档案整理要点 4. 特殊载体档案整理要点 5. 实物档案整理要点
1
文书档案以件为单位整理要点
文书档案以件为单位整理要点
以“件”为单位整理的前提： 适应办公自动化环境下文件归档整理工作需要
永久
年度 2010
类别
室编 件号
页数
档案移交进馆时填写
档案室填写
机构（问题）
按机构分类的，用中文填写分类方案类 目的机构名称或其规范化简称；
（按问题分类的，用中文填写类目名称）
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④ 编号（归档章）
全宗号 目录号
馆编 件号
归档章
保管 期限
永久
年度 2010
类别
室编 件号
页数
室编件号：在同一保管期限、同 一年度里，按文件的排列顺序从 “１”开始逐件编号，形成一个 流水号。
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① 分项目、组卷、排序
科技档案一般有 产品、科研、基建、设备 四大类。 特点：具有成套性。 方法：按项目形成阶段组卷、排序
产品档案一般有： 市场调研、立项； 设计、产品标准； 图纸、工艺； 工装、包装； 鉴定、检验； 创优； 质量分析。
科研档案一般有： 调研、申报立项、 研究、试验、 总结、鉴定、 报奖、推广应用。
提示：会计档案的整理由财会部门完成，可由财会部门保管一 定时间，期满后需向档案室移交。财会部门保管期间需向档案 室提供会计档案目录。
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特殊载体档案整理要点
特殊载体档案整理要点
特殊载体档案按不同载体形式分成： 照片（底片） 录音带 录像带 光盘 计算机磁带等类。
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照片档案整理
① 分类：
一般是“年度-问题”分类法
② 组卷：
分年度混问题组卷，按照形成日期依次整理入册
③ 照片编号： “卷号—张号”
④ 编制说明： 一种是单张说明，一种是组合照片说明
⑤ 装册
⑥ 编目：
卷内目录、封面、备考表、脊背等
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照片档案整理
组合照片说明（可放在本组照片第一张照片的上方）
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③ 编目（卷内目录、备考表）、④ 装盒
采用不装订方式的，将卷内目录、归档文件材料、备考表依次 装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。
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⑤ 编制封面
案卷题名：编制在卷盒或软卷皮的正面 特别提示：采用软卷皮装订后装盒的，编制软卷皮的封面， 档案盒可只编盒内档案的起止档号不编制封面；采用不装订 方式的，要编制档案盒的封面。
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② 分类
按年度分类：
（1）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度
（2）跨年度形成文件的处理： – 请示与批复，放在复文年； – 规划放在针对的第一年； – 总结、决算、报表，放在针对的最后一年； – 会议文件，放在开幕年； – 两个内容文件，归入主要内容针对的年度；
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上架入库
特殊载体档案保管有特殊的要求。 照片档案保管要求防光、防潮、防高温； 照片档案上架竖放，不应相叠平放； 录音、录像档案要求防磁，录音（像）带、磁带分别单个放入塑料盒或专用 存贮柜（防磁柜）平放，没有防磁柜的单位可放在铁制档案箱或密集架上； 光盘放入塑料盒或光盘档案册； 不能放置樟脑丸等挥发性药物
盒号
1
盒脊
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⑦ 排架
归档文件装盒后，上架排列 应与本单位归档文件分类方 案一致，盒脊朝外，便于实 体管理。
一般先按保管期限、再按年 度、机构或问题排列，具体 排列顺序根据分类方案。
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科技档案整理要点
科技档案整理要点
① 分项目、组卷、排序 ② 修整、编号 ③ 编目（卷内目录、备考表） ④ 装订、装盒 ⑤ 编制封面 ⑥ 编制案卷目录 ⑦ 入库上架