档案实务操作ppt
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审计业务档案管理实务培训PPT课件
审计业务档案管理实务培训
××注册会计师协会 2015年5月
2020年3月26日
2
• （一）业务档案的形成条件 • （二）业务档案的形成规范
北京光明会计师事务所（普通合伙） 业务报告签发稿纸
• （三）业务报告文号的编制
项目组复核人： 1213
报告起草人：
111
• （四）业务报告签发稿纸的使用 复审人：
6
2020年3月26日
7
2020年3月26日
8
2020年3月26日
9
2020年3月26日
10
2020年3月26日
11
2020年3月26日
12
2020年3月26日
13
填报业务台账
业务部门
自业务部门接收检查
• 清点案卷数量 • 检查案卷质量 • 填写交接清单
档案保管
• 编制档案柜号、 库房号
• 落实档案八防 措施，加强档 案检查
档案编排
• 排列案卷 • 编制卷号
档案编目
• 案卷目录 • 专题目录档案Biblioteka 理部门2020年3月26日
4
2020年3月26日
5
2020年3月26日
报告起草日期：
• （五）业务档案的管理流程及责 任分工
签发人（签字）：
电子版底稿归档情况：
签发日期：
年月日
报告标题
报告文号
二、业务档案的形成
收件人名称： 委托人名称： 给委托人：
附注：
打印（签字）：
2020年3月26日
份
所内留存：
份
装订（签字）：
3
建立客户
建立项目
建立业务档案
• 收集工作底稿和相关材料 • 整理工作底稿、组成案卷 • 确定案卷保管期限 • 初步编号 • 填写案卷封面、备考表 • 装盒并移交管理部门
××注册会计师协会 2015年5月
2020年3月26日
2
• （一）业务档案的形成条件 • （二）业务档案的形成规范
北京光明会计师事务所（普通合伙） 业务报告签发稿纸
• （三）业务报告文号的编制
项目组复核人： 1213
报告起草人：
111
• （四）业务报告签发稿纸的使用 复审人：
6
2020年3月26日
7
2020年3月26日
8
2020年3月26日
9
2020年3月26日
10
2020年3月26日
11
2020年3月26日
12
2020年3月26日
13
填报业务台账
业务部门
自业务部门接收检查
• 清点案卷数量 • 检查案卷质量 • 填写交接清单
档案保管
• 编制档案柜号、 库房号
• 落实档案八防 措施，加强档 案检查
档案编排
• 排列案卷 • 编制卷号
档案编目
• 案卷目录 • 专题目录档案Biblioteka 理部门2020年3月26日
4
2020年3月26日
5
2020年3月26日
报告起草日期：
• （五）业务档案的管理流程及责 任分工
签发人（签字）：
电子版底稿归档情况：
签发日期：
年月日
报告标题
报告文号
二、业务档案的形成
收件人名称： 委托人名称： 给委托人：
附注：
打印（签字）：
2020年3月26日
份
所内留存：
份
装订（签字）：
3
建立客户
建立项目
建立业务档案
• 收集工作底稿和相关材料 • 整理工作底稿、组成案卷 • 确定案卷保管期限 • 初步编号 • 填写案卷封面、备考表 • 装盒并移交管理部门
最新档案信息安全实务培训课件ppt
1、物理安全（前提）（存储载体、系统设备） 2、软件安全（操作系统、应用软件） 3、网络安全（重要内容） 4、数据安全（核心） 5、用户安全
档案信息安全管理分类
档案信息安全管理的基本要求 1、规章制度（管理制度、备份恢复制度、应急 处理制度等） 2、人员管理（人员选择、安全教育、技术培训 等） 3、技术方法（环境与设备安全、实体管理安全、 管理系统安全、网络管理安全、信息内容安全、 电子文件销毁安全等）
常用安全技术
入网访问控制：它控制哪些用户能够登录到服 务器并获取网络资源，同时也控制准许用户入 网的时间和准许他们在哪台工作站入网。
常用安全技术
计算机病毒是一种特殊的具有破坏性的计算机 程序，它具有自我复制的能力，可通过非授权 入侵可执行程序或数据文件中，窃取个人资料、 各种帐号密码，对网上档案信息的安全产生极 大威胁。 档案工作者需了解反病毒原理，熟练使用杀毒 软件，遵守防毒规章（定期升级杀毒软件、定 期查杀病毒、不使用来历不明软件等）
常用安全技术
加密是实现信息保密的重要手段，它把有关的 原始数据作为明文P，经加密算法E的变换，成 为所谓的密文C，使无关人员无法读懂、无法应 用；解密是其逆过程，即将密文C，用解密算法 D，变换为数据信息的原样P。 加密算法分为单匙（私钥或对称）加密算法和 双匙（公匙或非对称）加密算法。 通过网络进行传输的档案信息，为防止泄密， 有必要使用加密技术，防止被他人截获或篡改。
档案信息安全管理分类
内部防护与外部防护并存：重视内部安全 实施安全等级保护：对档案信息的安全性能的 要求不是无限度的，必须以风险系数为依据， 确定适宜的安全等级，设计相应的安全体系。
档案信息安全管理分类
安全等级的划分与适用范围 我国《计算机信息系统安全保护等级划分细则》于1999年9月13日经国家质量技术监督局审查通 过并正式批准发布，根据细则将计算机信息系统安全保护能力划分为五个安全保护等级： 第一级：用户自主保护级。用户自主保护级通过身份鉴别，自主访问控制机制，要求系统提供每 一个用户具有对自身所创造的数据进行安全保护的能力。适用于普通内联网用户。 第二级：系统审计保护级。在用户自主保护级的基础上，重点强调系统的审计功能，要求通过审 计、资源隔离等安全机帛，使每一个用户对自己的行为负责。适用于内联/国际互联网需要保 密商务活动的用户。 第三级：安全标记保护级。在系统审计保护的基础上，从安全功能的设置和安全强度的要求方面 均有明显的提高。首先，增加了标记和强制访问控制功能。同时，对身份鉴别、审计、数据 完整性等安全功能均有更进一步的要求。如要求使用完整性敏感性标记，确保信息在网络传 输的完整性。一般党政机关、金融机构、大型商业工业用户。 第四级：结构化保护级。在安全标记保护级的基础上，重点强调通过结构化设计方法使得所具有 的安全功能具有更高的安全要求。适用于国家机关、中央金融机构、尖端科技和国防应用系 统单位。 第五级：访问控制保护级。访问验证保护级重点强调”访问“监控器本身的可验证性，也是从安 全功能的设计和实现方面提出更高要求。适用于国防关键应用以及国家特殊隔离信息系统使 用单位。
档案信息安全管理分类
档案信息安全管理的基本要求 1、规章制度（管理制度、备份恢复制度、应急 处理制度等） 2、人员管理（人员选择、安全教育、技术培训 等） 3、技术方法（环境与设备安全、实体管理安全、 管理系统安全、网络管理安全、信息内容安全、 电子文件销毁安全等）
常用安全技术
入网访问控制：它控制哪些用户能够登录到服 务器并获取网络资源，同时也控制准许用户入 网的时间和准许他们在哪台工作站入网。
常用安全技术
计算机病毒是一种特殊的具有破坏性的计算机 程序，它具有自我复制的能力，可通过非授权 入侵可执行程序或数据文件中，窃取个人资料、 各种帐号密码，对网上档案信息的安全产生极 大威胁。 档案工作者需了解反病毒原理，熟练使用杀毒 软件，遵守防毒规章（定期升级杀毒软件、定 期查杀病毒、不使用来历不明软件等）
常用安全技术
加密是实现信息保密的重要手段，它把有关的 原始数据作为明文P，经加密算法E的变换，成 为所谓的密文C，使无关人员无法读懂、无法应 用；解密是其逆过程，即将密文C，用解密算法 D，变换为数据信息的原样P。 加密算法分为单匙（私钥或对称）加密算法和 双匙（公匙或非对称）加密算法。 通过网络进行传输的档案信息，为防止泄密， 有必要使用加密技术，防止被他人截获或篡改。
档案信息安全管理分类
内部防护与外部防护并存：重视内部安全 实施安全等级保护：对档案信息的安全性能的 要求不是无限度的，必须以风险系数为依据， 确定适宜的安全等级，设计相应的安全体系。
档案信息安全管理分类
安全等级的划分与适用范围 我国《计算机信息系统安全保护等级划分细则》于1999年9月13日经国家质量技术监督局审查通 过并正式批准发布，根据细则将计算机信息系统安全保护能力划分为五个安全保护等级： 第一级：用户自主保护级。用户自主保护级通过身份鉴别，自主访问控制机制，要求系统提供每 一个用户具有对自身所创造的数据进行安全保护的能力。适用于普通内联网用户。 第二级：系统审计保护级。在用户自主保护级的基础上，重点强调系统的审计功能，要求通过审 计、资源隔离等安全机帛，使每一个用户对自己的行为负责。适用于内联/国际互联网需要保 密商务活动的用户。 第三级：安全标记保护级。在系统审计保护的基础上，从安全功能的设置和安全强度的要求方面 均有明显的提高。首先，增加了标记和强制访问控制功能。同时，对身份鉴别、审计、数据 完整性等安全功能均有更进一步的要求。如要求使用完整性敏感性标记，确保信息在网络传 输的完整性。一般党政机关、金融机构、大型商业工业用户。 第四级：结构化保护级。在安全标记保护级的基础上，重点强调通过结构化设计方法使得所具有 的安全功能具有更高的安全要求。适用于国家机关、中央金融机构、尖端科技和国防应用系 统单位。 第五级：访问控制保护级。访问验证保护级重点强调”访问“监控器本身的可验证性，也是从安 全功能的设计和实现方面提出更高要求。适用于国防关键应用以及国家特殊隔离信息系统使 用单位。
档案管理系统使用指南.ppt
3.2 文件级录入表单--著录项目
第一责任者、其他责任者： 第一责任者即档案材料形 成者，一般以材料上的公 章为准；有多个单位的， 则牵头单位为第一责任者， 其他单位为其他责任者。
3.2 文件级录入表单--著录项目
“页数”：指本份材料的总页 数。
“文件时间”：即材料形成 日期，一般以材料后签署盖 章的最后一个日期为准，填 写格式为8位阿拉伯数字。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“全宗号”：“115”。 “实体分类号”：一般由材料形成的年度和单位分类
号组成。格式为2013-XY12、2013-DQ15、2013-JX113等。实体分类号的字母要大写。 “盒号”：即“卷号”，如“1，2，…”。
3.1 案卷录入表单--著录项目
“保管期限”：分为“永久、长期、短期、30年、 10年”五种，录入时根据盒内材料情况进行选择
1. 系统登录
方法一：在WEB浏览器地址栏输入
方法二：进入档案馆网页，点档案管理 系统登录
1. 系统登录
第一次使用本 系统，进入页 面后须安装数 字证书
输入用户名及 密码
注：没有用户名 和初始密码的 单位可向我馆
2. 修改个人信息
主要是用于 第一次使用 系统的单位， 也用于密码 的更改。
点击“各单位 移交录入档案 表”左边的 “+”进入下一 步（除有特殊 要求的单位外， 大部分单位每 年每次均在此 著录）
3. 档案著录--档案信息管理界面
点击 “录入档 案表”或右边的 “打开” 进入录 入界面（大部分 单位每年每类档 案均从这进入著 录）
3. 1 案卷著录
点击左 边偏上点 的“添加 案卷” 按钮打开 录入表单
3.1 案卷录入表单
第五章 档案保管 《档案管理实务》PPT课件
库房的使用与安排，档案及柜具的有序化摆放和档案检 索、提供利用等环节密切相关的档案移出、收进等。 • 2．预防工作。对一切可能损毁档案的社会的、自然的 因素采取必要的措施，防止档案的损坏、延长档案的寿 命，维护档案的安全。档案保管场所的管理要做到八防： 防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。 • 3．在档案流动过程中的各个环节对档案采取安全防护 的措施以及为防止档案的自然和人为的损害而采取的各 种专门技术措施，如复制、修补等。
• （3）配备温湿度临测仪器和控制调节设备，有效 及时地调节温湿度。新修库房应在6—12个月以后 才能装进档案。
• （二）防光、防尘、防微生物等技能 • 自然光、灯光、灰尘、微生物对档案实体的损害
较大，因此，库房内档案要根据不同门类和载体， 区分不同价值，科学地系统地保管，严格按照 “八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案 保管条件。添置必要的设施设备，并在档案柜内 要存放防虫、防霉药品，定期更换。
任务一 了解档案保管内容与原则
知识目标：
能力目标：
1、掌握档案保 管工作的含义与 地位。 2、明确档案保 管工作的内容以 及要求。
1、能够分析档案 保管工作在档案整 体工作中的地位； 2、能够根据档案 保管工作要求判断 具体做法是否规范
.
案例导入
• 某某塑料制品公司由于条件限制，其档案库房为办公用房，并因公司 的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的 问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生和病虫害问题，档案 受潮现象严重。同时该公司在档案库房的管理方面比较松懈，比如： 档案调阅后不能及时归于保管位置；允许用户跟随档案人员进入库房； 在档案库房中放置食品等。因此该公司的档案损坏比较严重，并发生 过丢失档案的事故。
• （3）配备温湿度临测仪器和控制调节设备，有效 及时地调节温湿度。新修库房应在6—12个月以后 才能装进档案。
• （二）防光、防尘、防微生物等技能 • 自然光、灯光、灰尘、微生物对档案实体的损害
较大，因此，库房内档案要根据不同门类和载体， 区分不同价值，科学地系统地保管，严格按照 “八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案 保管条件。添置必要的设施设备，并在档案柜内 要存放防虫、防霉药品，定期更换。
任务一 了解档案保管内容与原则
知识目标：
能力目标：
1、掌握档案保 管工作的含义与 地位。 2、明确档案保 管工作的内容以 及要求。
1、能够分析档案 保管工作在档案整 体工作中的地位； 2、能够根据档案 保管工作要求判断 具体做法是否规范
.
案例导入
• 某某塑料制品公司由于条件限制，其档案库房为办公用房，并因公司 的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的 问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生和病虫害问题，档案 受潮现象严重。同时该公司在档案库房的管理方面比较松懈，比如： 档案调阅后不能及时归于保管位置；允许用户跟随档案人员进入库房； 在档案库房中放置食品等。因此该公司的档案损坏比较严重，并发生 过丢失档案的事故。
实物档案的规范整理PPT课件
12
三、实物档案的整理
（六）归档实物的编目归档实物应区分保 管期限，按件号顺序编制实物档案目录。
１、实物档案目录的填写 ２、实物档案目录的备案与保存
13
１、实物档案目录的填写
❖ 件号：归档实物的排列顺序号。 ❖ 题名：归档实物的主题内容。 ❖ 来源：归档实物的责任者、赠予者或制作者。 ❖ 形成日期：归档实物的落款日期、获赠日期或生产日期。 ❖ 类别：归档实物的种类，如奖杯、字画、工艺品等。 ❖ 数量：归档实物的数量。一般一个件号的实物档案只有１件，但有成套
实物档案的规范整理
1
实物档案的规范整理
一、实物档案的概念 二、实物档案的收集 三、实物档案的整理
2
一、实物档案的概念
实物档案，是指国家机关、社 会团体、企事业单位、其他组织以 及个人在其工作活动中形成的对国 家和社会具有保存价值的以物质实 体为载体的物品档案。
3
二、实物档案的收集
（一）实物档案收集的范围 （二）实物档案收集时应注意的问题
4
（一）实物档案收集的范围
❖ １、本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、 光荣册等。
❖ ２、上级领导、知名人士等的题词及有关单位赠送给本单位 的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
❖ ３、本单位对外交往中获赠的重要纪念品。 ❖ ４、本单位组织或承办各种重大活动形成的具有保存利用价
值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念 品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。 ❖ ５、本单位成立以来使用过的牌、匾。 ❖ ６、按照管理权限收集的已撤消、更名并宣布作废的组织机 构（含本单位内部职能机构）的印章。 ❖ ７、本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样 品。 ❖ ８、其它有保存价值的实物。
三、实物档案的整理
（六）归档实物的编目归档实物应区分保 管期限，按件号顺序编制实物档案目录。
１、实物档案目录的填写 ２、实物档案目录的备案与保存
13
１、实物档案目录的填写
❖ 件号：归档实物的排列顺序号。 ❖ 题名：归档实物的主题内容。 ❖ 来源：归档实物的责任者、赠予者或制作者。 ❖ 形成日期：归档实物的落款日期、获赠日期或生产日期。 ❖ 类别：归档实物的种类，如奖杯、字画、工艺品等。 ❖ 数量：归档实物的数量。一般一个件号的实物档案只有１件，但有成套
实物档案的规范整理
1
实物档案的规范整理
一、实物档案的概念 二、实物档案的收集 三、实物档案的整理
2
一、实物档案的概念
实物档案，是指国家机关、社 会团体、企事业单位、其他组织以 及个人在其工作活动中形成的对国 家和社会具有保存价值的以物质实 体为载体的物品档案。
3
二、实物档案的收集
（一）实物档案收集的范围 （二）实物档案收集时应注意的问题
4
（一）实物档案收集的范围
❖ １、本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、 光荣册等。
❖ ２、上级领导、知名人士等的题词及有关单位赠送给本单位 的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
❖ ３、本单位对外交往中获赠的重要纪念品。 ❖ ４、本单位组织或承办各种重大活动形成的具有保存利用价
值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念 品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。 ❖ ５、本单位成立以来使用过的牌、匾。 ❖ ６、按照管理权限收集的已撤消、更名并宣布作废的组织机 构（含本单位内部职能机构）的印章。 ❖ ７、本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样 品。 ❖ ８、其它有保存价值的实物。
第四章 档案价值鉴定 《档案管理实务》PPT课件
任务一 熟悉档案价值鉴定工作内容
知识目标：
能力目标：
1、掌握档案价 值鉴定工作的含 义。 2、明确档案价 值鉴定工作的内 容、原则及要求。
1、能够明确档案 价值鉴定工作在档 案整体工作中的地 位； 2、能够根据档案 价值鉴定要求判断 具体做法是否规范。
案例导入
• 新成立的弘扬建筑公司在进行文件归档鉴定时，鉴定人员对于 一些文件的保存价值
• （1）编制档案销毁清册。档案销毁清册登
• 表1 档案销毁清册（封面）
全宗号：
全宗名称：
ххх单位
档案销毁清册
鉴定时间：
执行销毁时间：
经办人：
监毁人：
负责人：
销毁人：
审核人：
• 表2 档案销毁清册（内页）
序号
年度
档号 案卷或文 文件数量 原保管期 销毁原因 鉴定时间 备注 件题名 （页/件） 限
• 产生了不同的看法和争论。有的人认为：直属上级机关是本单 位的直接领导，因此归档主要保留上级机关发给本单位的文件； 本单位的文件不需要重点保存；下属单位的文件更没有保存的 价值。有的人认为：凡是本单位的文件都是重要的，都需要长 久保存；外来的文件则可以少保存或不保存。还有的人提出， 凡是对本单位没有查考利用价值的文件都应剔除，作为准备销 毁的文件。为了鉴定人员的认识，档案员小周找来了《机关文 件材料归档与不归档的范围》、《文书档案保管期限表》等文 件和一些学习资料，供大家在鉴定过程中作为标准掌握。有了 文件的指导，这些鉴定人员对低档案价值的判断就有了依据， 认识得到了同意，圆满地完成了鉴定工作。
• 1、制定本部门切实可行的归档范围。 • 2、选择本单位形成的文件材料作为归档重点。 • 3、充分考虑社会需求对文件价值的影响。 • 4、要克服 “多多益善”的思想，保存确有永久保存
档案整理培训课件(PPT 82页)
行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的
内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找
利用和管理统计之需。
编目工作是档案人员按文件分类、排列的
结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进
行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详
细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检
索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用
文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输
8
文
书
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
档
案
的
整
理
9
文
第二步 文件的修整
书
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应
档 案
符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪
的
变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
理
或不用就可以）。
⑥页数：填写每一件
归档文件中有图文页面的
总数（归档章上的总页 数）。
⑦ 备注：注释文件
需说明的情况包括密级、
破损、修改、补充、移出、 销毁等（一般情况下空
着）。计算机文档一体化 管理系统中，备注项内可
录入其他内容，如机构或
问题名称、事由、二级目 录。
25
文
常见的错误
书
档
案
的
整
理
26
书 档
且能反映文件内容的（正 案
题名） ，填写时照实抄
的
录；文件有正副题名的， 整
正题名能反映文件内容的， 理
副题名无须抄录；文件有
并列题名的，并列题名与
档案管理教程课件PPT
干部人事档案由主管人事的人员按照 《企业职工档案管理工作规定》的要求随时 收集、整理、归档。
企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等 荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时 归档。
20
电子档案的收集有许多具体的要求比如：文字 处理技术形成的电子文件；扫描仪设备形成的电子 文件；计算机辅助设计形成的图形电子文件；视 频、音频、多媒体设备形成的电子文件；通用软件 形成的电子文件等等在收集时都有关于技术环境、 相关软件、数据类型、格式、被操作数据、检测数 据等的技术要求。只有在充分考虑了电子文件的这 些技术因素后电子档案才能实行逻辑归档和物理归 档。
4
一般企业档案分类示意图
一级类目
二级类目
类目代号
类目名称
类目代号
类目名称
01
党群工作
02
行政管理
03
经营管理
04
生产技术管理
05
产品
06
科学技术研究
07
基本建设
08
设备仪器
01
02
会计档案
03
09
04
凭证 账簿 报表 其它
5
一级类目
类目代号
类目名称
10
干部职工档案
11
声像档案
12
荣誉实物
二级类目
企业各种门类各种载体的档案主要分 为：党群工作、行政管理、经营管理、生产技 术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设 备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档 案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。
3
企业开展档案工作需从四个方面入手： 一、组织建设。 二、制度建设。 三、基础设施建设。 四、业务建设。（包括档案的收集、整理、 鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个 环节）
企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等 荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时 归档。
20
电子档案的收集有许多具体的要求比如：文字 处理技术形成的电子文件；扫描仪设备形成的电子 文件；计算机辅助设计形成的图形电子文件；视 频、音频、多媒体设备形成的电子文件；通用软件 形成的电子文件等等在收集时都有关于技术环境、 相关软件、数据类型、格式、被操作数据、检测数 据等的技术要求。只有在充分考虑了电子文件的这 些技术因素后电子档案才能实行逻辑归档和物理归 档。
4
一般企业档案分类示意图
一级类目
二级类目
类目代号
类目名称
类目代号
类目名称
01
党群工作
02
行政管理
03
经营管理
04
生产技术管理
05
产品
06
科学技术研究
07
基本建设
08
设备仪器
01
02
会计档案
03
09
04
凭证 账簿 报表 其它
5
一级类目
类目代号
类目名称
10
干部职工档案
11
声像档案
12
荣誉实物
二级类目
企业各种门类各种载体的档案主要分 为：党群工作、行政管理、经营管理、生产技 术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设 备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档 案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。
3
企业开展档案工作需从四个方面入手： 一、组织建设。 二、制度建设。 三、基础设施建设。 四、业务建设。（包括档案的收集、整理、 鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个 环节）
档案上机操作题(PPT2003)
PowerPoint 2003中文演示文稿目录PowerPoint 2003中文演示文稿 (1)第1章 PowerPoint 2003的基本操作 (1)第2章编辑幻灯片 (3)第3章设置幻灯片版式 (5)第4章编辑和绘制图形 (7)第5章插入和编辑表格与图表 (10)第6章插入和编辑其他对象 (11)第7章演示文稿的放映、打包及打印 (13)第8章 PowerPoint 2003的协同工作 (15)第1章 PowerPoint 2003的基本操作1.启动PowerPoint 2003。
2.通过窗口标题栏的控制按钮退出PowerPoint 2003。
3.创建一个空演示文档，保持默认名称，保存在E盘根目录下。
4.根据设计模板“Kimono”（第4行第1个）创建演示文稿，命名为“课件”，保存在E盘根目录下。
5.根据内容提示向导创建演示文稿，类别为“企业”下的“公司会议”，演示文稿标题为“质量控制”，页脚为“新艺公司”。
6.打开“我的文档”中的“茶艺术”演示文稿。
7.通过现有演示文稿（位于E盘）新建演示文稿，命名为“茶”，保存在F盘根目录下。
[△]8.保存演示文稿到桌面，命名为“课件”。
9.设置演示文稿的普通视图为仅有幻灯片。
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[插入－新幻灯片|Ctrl+M|新幻灯片按钮]11.设置演示文稿的显示比例为75%。
12.在幻灯片中显示或隐藏标尺。
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14.设置网格线的间距为每厘米8个网格。
[视图－网格线和参考线－间距使用下拉方式选择]15.通过工具栏新建两张幻灯片，然后选择第二张幻灯片。
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17.请选择多张连续的幻灯片，从幻灯片1至幻灯片6。
18.选择演示文稿中的全部幻灯片。
19.进入幻灯片浏览视图，并通过快捷菜单在幻灯片2和3之间插入一张新幻灯片。
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档案实务操作ppt
② 分类
一般采取“保管期限—年度—组织机构（问题）”的复式分类 法。 即先将归档文件按保管期限分类， 每个保管期限下按年度分类， 再在年度下面按机构（问题）分类。 采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架， 便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。
② 分类
按组织机构分类：
（1）按单位内部组织机构将归档文件分类，组织机构按党、政、 工、团顺序排列，综合性机构在前，专业职能部门列后 （2）跨部门形成文件的处理：
– 业务部门起草单位名义发文，归综合部门 – 联合办理文件，归主办部门； – 单位名义召开综合性会议文件，归综合部门； – 参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部 门； – 领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业；
照片档案整理
① 分类：
一般是“年度-问题”分类法
② 组卷：
分年度混问题组卷，按照形成日期依次整理入册
③ 照片编号： “卷号—张号”
④ 编制说明： 一种是单张说明，一种是组合照片说明
⑤ 装册
⑥ 编目：
卷内目录、封面、备考表、脊背等
档案实务操作ppt
照片档案整理
组合照片说明（可放在本组照片第一张照片的上方）
单张照片说明
档案实务操作ppt
照片档案整理
照片档案卷（册）
档案实务操作ppt
录音录像带整理；光盘整理
一盘录音带、一盘录像带自然形成一个保管单位， 可形成时间先后分别进行排列编号，即录音档案一 个流水号，录像档案一个流水号。 要编写文字说明，与录音带、录像带一起保存。 光盘是电子文件的主要存储形式，一张光盘即自然 形成一个保管单位理要点
会计档案整理要点
会计档案的归档范围是会计核算材料， 即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、 银行对账单等其他材料。 本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财 务政策等管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入 会计档案归档范围。
装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易 锈金属物、大纸张折叠。
① 按“件”装订
注：保管10年的文件可保持原状， 已经成册不易拆钉的可保持原状，减少不必要劳动 装订方式：采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角，一 般只订一钉； 注：一个单位的装订方式应该统一
档案实务操作ppt
① 按“件”装订
装订顺序
档案实务操作ppt
② 分类
按年度分类：
（1）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度
（2）跨年度形成文件的处理： – 请示与批复，放在复文年； – 规划放在针对的第一年； – 总结、决算、报表，放在针对的最后一年； – 会议文件，放在开幕年； – 两个内容文件，归入主要内容针对的年度；
档案实务操作ppt
档案实务操作ppt
③ 排列
归档文件分类后，遵循“事由原则”为主，参考时间和重要 程度等因素进行排列。
① 不同保管期限的文件，需分别排列。 ② 不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）
序列排列。 ③ 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；
事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。 会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集
中排列在一起。 ④ 因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成
年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。
档案实务操作ppt
④ 编号（室编件号）
档案室在分类方案的最低一级类目里，依据排列顺序逐件编号： 例如：按“保管期限-年度”分类，其最低一级类目为“年度”， 即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从“１” 开始逐件编号，形成一个流水号。（即每年3个流水号）
永久
年度 2010
类别
室编 件号
页数
档案移交进馆时填写
档案室填写
机构（问题）
按机构分类的，用中文填写分类方案类 目的机构名称或其规范化简称；
（按问题分类的，用中文填写类目名称）
档案实务操作ppt
④ 编号（归档章）
全宗号 目录号
馆编 件号
归档章
保管 期限
永久
年度 2010
类别
室编 件号
页数
室编件号：在同一保管期限、同 一年度里，按文件的排列顺序从 “１”开始逐件编号，形成一个 流水号。
档案实务操作ppt
② 修整编号
修整：去钉和折叠。
大于A4的图纸采用“手风琴” 式折叠，使标题栏外露。
档案实务操作ppt
② 修整编号
档号具体的编制方法，参照各单位相关档案编制说明。 下图是某基建项目档案档号编制的例子： 其施工阶段的第3卷档案（项目中第104 卷档案）表示为： JJ•sbh—III—3/104
档案实务操作ppt
④ 编号（加盖归档章）
在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容。 注：文件处理单随同文件一并归档的，归档章一般盖在文件处理单上。
归档章
全宗号 目录号
馆编 件号
保管 期限
年度
类别
室编 件号
页数
档案实务操作ppt
④ 编号（归档章）
全宗号 目录号
馆编 件号
归档章
保管 期限
档案实务操作ppt
① 按“件”装订
特殊情况：
• 来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原 则上各为一件，也可合为一件；
• 会议记录和会议纪要，原则上各为一件； • 一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、
新闻报道稿等文件各为一件； • 归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、
档案实务操作ppt
上架入库
特殊载体档案保管有特殊的要求。 照片档案保管要求防光、防潮、防高温； 照片档案上架竖放，不应相叠平放； 录音、录像档案要求防磁，录音（像）带、磁带分别单个放入塑料盒或专用 存贮柜（防磁柜）平放，没有防磁柜的单位可放在铁制档案箱或密集架上； 光盘放入塑料盒或光盘档案册； 不能放置樟脑丸等挥发性药物
档案实务操作ppt
⑥ 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和 备考表。 注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内； 同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中；
档案实务操作ppt
⑥ 装盒
年度 保管期限 机构（问题） 起止件号
2010 永久 办公室 1-7
档案实务操作ppt
5
实物档案整理要点
实物档案整理
① 区分载体：一般按种类分为 证书、奖牌、奖杯、锦旗…… ② 清洁修整 ③ 分类排序：按证书、奖牌、锦旗、奖杯……分类，并给予1、2、3、
4……的代码（在总体分类方案中标明），同一类的实物档案按时间 顺序排列 ④ 贴标签：贴在实物档案的背面或贴在底座上，标签上填写实物档案 的档号，一般由实物档案代号、类别号、流水号构成。 ⑤ 编制目录 ⑥ 入库上架
档案实务操作ppt
① 分项目、组卷、排序
基建档案一般有： 依据性文件（可行性研究、 立项、审批）； 基础性文件（勘探、测绘、 征迁、招投标）； 设计文件、 施工文件、 监理文件； 竣工验收文件； 评奖创优文件； 使用维修改扩建文件。
设备档案一般有： 随机文件； 合同发票（或复印件） 开箱验收； 安装调试； 使用维护、 更新改造。
注：不同类目之间不能交叉编号。 编号必须与分类方案一致。
档案实务操作ppt
⑤ 编目（归档文件目录）
依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。
档案实务操作ppt
⑤ 编目（归档文件目录）
归档文件目录用纸采用Ａ4 型； 归档文件目录应装订成册。应包括目录 封面和归档文件目录二部分。
档案实务操作ppt
① 按“件”装订
一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。 特殊情况： • 正文与定稿，为一件； 原件与复制件， 为一件； • 正文与附件，为一件； 转发文与被转发文，为一件； • 式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周
安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件; • 正文与文件处理单，为一件； • 正文与发文稿纸， 为一件；
盒号
1
盒脊
档案实务操作ppt
⑦ 排架
归档文件装盒后，上架排列 应与本单位归档文件分类方 案一致，盒脊朝外，便于实 体管理。
一般先按保管期限、再按年 度、机构或问题排列，具体 排列顺序根据分类方案。
档案实务操作ppt
2
科技档案整理要点
科技档案整理要点
① 分项目、组卷、排序 ② 修整、编号 ③ 编目（卷内目录、备考表） ④ 装订、装盒 ⑤ 编制封面 ⑥ 编制案卷目录 ⑦ 入库上架
档案实务操作ppt
3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
2020/11/20
档案实务操作ppt
档案实务操作ppt
③ 编目（卷内目录、备考表）、④ 装盒
采用不装订方式的，将卷内目录、归档文件材料、备考表依次 装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。
档案实务操作ppt
⑤ 编制封面
案卷题名：编制在卷盒或软卷皮的正面 特别提示：采用软卷皮装订后装盒的，编制软卷皮的封面， 档案盒可只编盒内档案的起止档号不编制封面；采用不装订 方式的，要编制档案盒的封面。
档案实务操作ppt
① 分项目、组卷、排序
科技档案一般有 产品、科研、基建、设备 四大类。 特点：具有成套性。 方法：按项目形成阶段组卷、排序
档案实务操作ppt
② 分类
一般采取“保管期限—年度—组织机构（问题）”的复式分类 法。 即先将归档文件按保管期限分类， 每个保管期限下按年度分类， 再在年度下面按机构（问题）分类。 采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架， 便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。
② 分类
按组织机构分类：
（1）按单位内部组织机构将归档文件分类，组织机构按党、政、 工、团顺序排列，综合性机构在前，专业职能部门列后 （2）跨部门形成文件的处理：
– 业务部门起草单位名义发文，归综合部门 – 联合办理文件，归主办部门； – 单位名义召开综合性会议文件，归综合部门； – 参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部 门； – 领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业；
照片档案整理
① 分类：
一般是“年度-问题”分类法
② 组卷：
分年度混问题组卷，按照形成日期依次整理入册
③ 照片编号： “卷号—张号”
④ 编制说明： 一种是单张说明，一种是组合照片说明
⑤ 装册
⑥ 编目：
卷内目录、封面、备考表、脊背等
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照片档案整理
组合照片说明（可放在本组照片第一张照片的上方）
单张照片说明
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照片档案整理
照片档案卷（册）
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录音录像带整理；光盘整理
一盘录音带、一盘录像带自然形成一个保管单位， 可形成时间先后分别进行排列编号，即录音档案一 个流水号，录像档案一个流水号。 要编写文字说明，与录音带、录像带一起保存。 光盘是电子文件的主要存储形式，一张光盘即自然 形成一个保管单位理要点
会计档案整理要点
会计档案的归档范围是会计核算材料， 即：会计凭证、会计账簿、财务报告及银行存款余额调节表、 银行对账单等其他材料。 本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财 务政策等管理性文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入 会计档案归档范围。
装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易 锈金属物、大纸张折叠。
① 按“件”装订
注：保管10年的文件可保持原状， 已经成册不易拆钉的可保持原状，减少不必要劳动 装订方式：采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角，一 般只订一钉； 注：一个单位的装订方式应该统一
档案实务操作ppt
① 按“件”装订
装订顺序
档案实务操作ppt
② 分类
按年度分类：
（1）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度
（2）跨年度形成文件的处理： – 请示与批复，放在复文年； – 规划放在针对的第一年； – 总结、决算、报表，放在针对的最后一年； – 会议文件，放在开幕年； – 两个内容文件，归入主要内容针对的年度；
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档案实务操作ppt
③ 排列
归档文件分类后，遵循“事由原则”为主，参考时间和重要 程度等因素进行排列。
① 不同保管期限的文件，需分别排列。 ② 不同机构（问题）的文件，按分类方案设置的机构（问题）
序列排列。 ③ 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；
事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。 会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集
中排列在一起。 ④ 因故未及时归档的零散文件，在整理时可以排在文件形成
年度的相应保管期限最后，并在备考表中说明。
档案实务操作ppt
④ 编号（室编件号）
档案室在分类方案的最低一级类目里，依据排列顺序逐件编号： 例如：按“保管期限-年度”分类，其最低一级类目为“年度”， 即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从“１” 开始逐件编号，形成一个流水号。（即每年3个流水号）
永久
年度 2010
类别
室编 件号
页数
档案移交进馆时填写
档案室填写
机构（问题）
按机构分类的，用中文填写分类方案类 目的机构名称或其规范化简称；
（按问题分类的，用中文填写类目名称）
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④ 编号（归档章）
全宗号 目录号
馆编 件号
归档章
保管 期限
永久
年度 2010
类别
室编 件号
页数
室编件号：在同一保管期限、同 一年度里，按文件的排列顺序从 “１”开始逐件编号，形成一个 流水号。
档案实务操作ppt
② 修整编号
修整：去钉和折叠。
大于A4的图纸采用“手风琴” 式折叠，使标题栏外露。
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② 修整编号
档号具体的编制方法，参照各单位相关档案编制说明。 下图是某基建项目档案档号编制的例子： 其施工阶段的第3卷档案（项目中第104 卷档案）表示为： JJ•sbh—III—3/104
档案实务操作ppt
④ 编号（加盖归档章）
在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容。 注：文件处理单随同文件一并归档的，归档章一般盖在文件处理单上。
归档章
全宗号 目录号
馆编 件号
保管 期限
年度
类别
室编 件号
页数
档案实务操作ppt
④ 编号（归档章）
全宗号 目录号
馆编 件号
归档章
保管 期限
档案实务操作ppt
① 按“件”装订
特殊情况：
• 来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函），原 则上各为一件，也可合为一件；
• 会议记录和会议纪要，原则上各为一件； • 一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、
新闻报道稿等文件各为一件； • 归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、
档案实务操作ppt
上架入库
特殊载体档案保管有特殊的要求。 照片档案保管要求防光、防潮、防高温； 照片档案上架竖放，不应相叠平放； 录音、录像档案要求防磁，录音（像）带、磁带分别单个放入塑料盒或专用 存贮柜（防磁柜）平放，没有防磁柜的单位可放在铁制档案箱或密集架上； 光盘放入塑料盒或光盘档案册； 不能放置樟脑丸等挥发性药物
档案实务操作ppt
⑥ 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和 备考表。 注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内； 同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中；
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⑥ 装盒
年度 保管期限 机构（问题） 起止件号
2010 永久 办公室 1-7
档案实务操作ppt
5
实物档案整理要点
实物档案整理
① 区分载体：一般按种类分为 证书、奖牌、奖杯、锦旗…… ② 清洁修整 ③ 分类排序：按证书、奖牌、锦旗、奖杯……分类，并给予1、2、3、
4……的代码（在总体分类方案中标明），同一类的实物档案按时间 顺序排列 ④ 贴标签：贴在实物档案的背面或贴在底座上，标签上填写实物档案 的档号，一般由实物档案代号、类别号、流水号构成。 ⑤ 编制目录 ⑥ 入库上架
档案实务操作ppt
① 分项目、组卷、排序
基建档案一般有： 依据性文件（可行性研究、 立项、审批）； 基础性文件（勘探、测绘、 征迁、招投标）； 设计文件、 施工文件、 监理文件； 竣工验收文件； 评奖创优文件； 使用维修改扩建文件。
设备档案一般有： 随机文件； 合同发票（或复印件） 开箱验收； 安装调试； 使用维护、 更新改造。
注：不同类目之间不能交叉编号。 编号必须与分类方案一致。
档案实务操作ppt
⑤ 编目（归档文件目录）
依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。
档案实务操作ppt
⑤ 编目（归档文件目录）
归档文件目录用纸采用Ａ4 型； 归档文件目录应装订成册。应包括目录 封面和归档文件目录二部分。
档案实务操作ppt
① 按“件”装订
一般情况：以自然形成的每份文件，为一件。 特殊情况： • 正文与定稿，为一件； 原件与复制件， 为一件； • 正文与附件，为一件； 转发文与被转发文，为一件； • 式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周
安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件; • 正文与文件处理单，为一件； • 正文与发文稿纸， 为一件；
盒号
1
盒脊
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⑦ 排架
归档文件装盒后，上架排列 应与本单位归档文件分类方 案一致，盒脊朝外，便于实 体管理。
一般先按保管期限、再按年 度、机构或问题排列，具体 排列顺序根据分类方案。
档案实务操作ppt
2
科技档案整理要点
科技档案整理要点
① 分项目、组卷、排序 ② 修整、编号 ③ 编目（卷内目录、备考表） ④ 装订、装盒 ⑤ 编制封面 ⑥ 编制案卷目录 ⑦ 入库上架
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3rew
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再见，see you again
2020/11/20
档案实务操作ppt
档案实务操作ppt
③ 编目（卷内目录、备考表）、④ 装盒
采用不装订方式的，将卷内目录、归档文件材料、备考表依次 装入科技挡案盒内保存。须每份文件材料上依次标注顺序号。
档案实务操作ppt
⑤ 编制封面
案卷题名：编制在卷盒或软卷皮的正面 特别提示：采用软卷皮装订后装盒的，编制软卷皮的封面， 档案盒可只编盒内档案的起止档号不编制封面；采用不装订 方式的，要编制档案盒的封面。
档案实务操作ppt
① 分项目、组卷、排序
科技档案一般有 产品、科研、基建、设备 四大类。 特点：具有成套性。 方法：按项目形成阶段组卷、排序