公司接待策划方案
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公司接待策划方案
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关于银河电器公司来访的接待
策
划
书
文秘见习第二小组
二零一三年六月二十三日
目录|contents
一、接待准备 (3)
二、接待日程安排及人员 (5)
三、接待后期工作 (14)
四、经费预算 (14)
银河电器公司将于2013年 8月6日上午在总经理王强的带领下一行7人来我公司进行为期3天的访问,主要是为加强进一步的了解。为了促进银河电器公司和我公司的进一
步合作,树立良好公司形象,以及促进我公司又好又快的发展,公司各部门员工必须重视此次的接待工作,做好全方位的准备。为此特别精心安排与制定了本次商务接待方案。
★一、接待准备★
(一)接待信息:
1.接待对象:银河电器公司总经理一行7人
2.接待时间:2013年8月6日—8月8日
3.接待地点:接机地点—扬州泰州机场;
送机地点—南京禄口机场;
下榻酒店—京华大酒店
参观地点:(1)公司总部;(2)公司厂区
4.接待规格:对等接待
5.接待原则:热情友好;细致周到;礼仪适度
6.接待小组:接待部总负责,办公室、公关部、后勤部协同工作(人员详情分配见附表
1)
(二)接待前期准备:
1.信息收集。
a银河电器公司的基本信息,未来发展态势,及公司主要领导人对此次合作的意向态度;
b 银河电器公司来访人员基本情况(详情见附表2);
c过去来访情况;
d 抵达时间和交通工具;
e来访期间天气状况;(负责部门:接待部)
2.询问对方意见,是否需要预定机票,若需要,根据所要求的时间和地点来定;(负责部门:办公室)
3.住宿安排。提前预定房间;(负责部门:接待部)
4.迎接车辆安排。七座商务车一辆,商务小轿车一辆,同时保证车辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从主接待人员协调安排,统一调度;(负责部门:办公室)
5.公司迎宾。参观人员到达前5-10分钟,提醒相关人员做好迎宾工作;(负责部门:公关部)
6.拟定会议通知及会议议程,并下发至与会人员;(负责部门:办公室)
7.会场布置。准备会议室花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,安排摄影摄像等;(负责部门:办公室、后勤部)
8.资料准备。欢迎词,欢送词,公司宣传材料,会议洽谈资料;(负责部门:办公室)
9.事先联系好足艺服务,游览大运河和瘦西湖事宜。(负责部门:办公室、接待部)
附表:
1、接待工作任务分配
2、来访人员详细信息及安排
★二、接待日程安排及人员★(一)日程安排表
(二)每日具体活动安排
8月6日
一、迎接来宾
时间:上午8:20
地点:扬州泰州机场
人员:徐副总经理,秘书,司机两名
准备工作:迎接牌一个,鲜花两束,七座商务车一辆,商务小轿车一辆。
注意事项:
1.副总经理和秘书及两名司机于八点半出发,在九点十分之前抵达扬州扬泰机场。接机时高举迎接牌,让来宾清楚看到,主动问候来宾后,帮来宾提拿携带行李,但注意不要拿来宾的贵重行李,如手提包等。
2.引导来宾上车,其中对方总经理和副总及我方徐副总乘坐小轿车,徐副总坐在副驾驶,后座右侧为对方总经理,左侧是对方副总。我方秘书及对方其余人乘坐七座商务车。
3.接待部派人提前在酒店等候,协助来宾办理入住手续。
4.将来宾送至京华大酒店,引至安排好的房间。我方人员不宜久留,让客人及时休息,消除疲劳。
二、午宴
时间:11:30---13:00
地点:京华大酒店一楼牡丹厅
出席人:总经理、徐副总、市场部经理、研发部经理、秘书;对方所有来宾。(12人)
宴席规格:2500元/桌
酒水:洋河蓝色经典天之蓝42度480ml (2瓶)
92张裕解百纳干红葡萄酒(2瓶)
注意事项:
1.秘书在午宴开始前,将拟好的菜单提前给对方秘书参考,争取合乎来宾的口味和习惯。在特色菜上,要多加介绍。午餐时间尽量不饮酒,以免耽误下午行程。
2.座次安排:主陪为总经理,副陪为徐副总经理。主陪右方为客户方总经理,左方为客户方副总经理,副陪右方为客户方市场部经理,右方为客户方研发部经理。其余人员按职务依次安排。
图1:
三、参观公司
时间:15:00---17:00
地点:光明公司总部
出席人:总经理,徐副总,公关部人员,秘书;对方所有来宾
流程:
:30派车去酒店接来宾到我公司;
2.徐副总和公关部部长全程陪同,详细介绍公司各个部门以及工作流程。各个部门经理向来宾介绍该部门情况;
3.向来宾展示我公司历年来取得的荣誉。参观时,要注意双方合照留念;
4.参观完后,前往接待室休息。
注意事项:
公关部派人提前做好迎宾工作,放置“热烈欢迎银河电器公司领导莅临指导”戗牌。
时间:18:00—20:00
地点:京华大酒店5楼晚宴厅
主题:携手扬帆,共创未来---银河电器公司欢迎酒会
出席人:我方总经理,徐副总,秘书、各部门经理、公司优秀代表及摄影师一名;对方所有来宾。(共30人)
形式:冷餐会
宴席规格:200元/人
准备工作:
1.接待部人员提前半小时入场检查现场,欢迎横幅和海报,鲜花,气
球、彩带,酒水,茶点(酒店负责准备);
2.徐副总主持活动,我方总经理致欢迎辞,营造欢乐祥和的氛围。摄影师做好全程摄影工作。