公司接待策划方案

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公司接待策划方案

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关于银河电器公司来访的接待

文秘见习第二小组

二零一三年六月二十三日

目录|contents

一、接待准备 (3)

二、接待日程安排及人员 (5)

三、接待后期工作 (14)

四、经费预算 (14)

银河电器公司将于2013年 8月6日上午在总经理王强的带领下一行7人来我公司进行为期3天的访问,主要是为加强进一步的了解。为了促进银河电器公司和我公司的进一

步合作,树立良好公司形象,以及促进我公司又好又快的发展,公司各部门员工必须重视此次的接待工作,做好全方位的准备。为此特别精心安排与制定了本次商务接待方案。

★一、接待准备★

(一)接待信息:

1.接待对象:银河电器公司总经理一行7人

2.接待时间:2013年8月6日—8月8日

3.接待地点:接机地点—扬州泰州机场;

送机地点—南京禄口机场;

下榻酒店—京华大酒店

参观地点:(1)公司总部;(2)公司厂区

4.接待规格:对等接待

5.接待原则:热情友好;细致周到;礼仪适度

6.接待小组:接待部总负责,办公室、公关部、后勤部协同工作(人员详情分配见附表

1)

(二)接待前期准备:

1.信息收集。

a银河电器公司的基本信息,未来发展态势,及公司主要领导人对此次合作的意向态度;

b 银河电器公司来访人员基本情况(详情见附表2);

c过去来访情况;

d 抵达时间和交通工具;

e来访期间天气状况;(负责部门:接待部)

2.询问对方意见,是否需要预定机票,若需要,根据所要求的时间和地点来定;(负责部门:办公室)

3.住宿安排。提前预定房间;(负责部门:接待部)

4.迎接车辆安排。七座商务车一辆,商务小轿车一辆,同时保证车辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从主接待人员协调安排,统一调度;(负责部门:办公室)

5.公司迎宾。参观人员到达前5-10分钟,提醒相关人员做好迎宾工作;(负责部门:公关部)

6.拟定会议通知及会议议程,并下发至与会人员;(负责部门:办公室)

7.会场布置。准备会议室花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,安排摄影摄像等;(负责部门:办公室、后勤部)

8.资料准备。欢迎词,欢送词,公司宣传材料,会议洽谈资料;(负责部门:办公室)

9.事先联系好足艺服务,游览大运河和瘦西湖事宜。(负责部门:办公室、接待部)

附表:

1、接待工作任务分配

2、来访人员详细信息及安排

★二、接待日程安排及人员★(一)日程安排表

(二)每日具体活动安排

8月6日

一、迎接来宾

时间:上午8:20

地点:扬州泰州机场

人员:徐副总经理,秘书,司机两名

准备工作:迎接牌一个,鲜花两束,七座商务车一辆,商务小轿车一辆。

注意事项:

1.副总经理和秘书及两名司机于八点半出发,在九点十分之前抵达扬州扬泰机场。接机时高举迎接牌,让来宾清楚看到,主动问候来宾后,帮来宾提拿携带行李,但注意不要拿来宾的贵重行李,如手提包等。

2.引导来宾上车,其中对方总经理和副总及我方徐副总乘坐小轿车,徐副总坐在副驾驶,后座右侧为对方总经理,左侧是对方副总。我方秘书及对方其余人乘坐七座商务车。

3.接待部派人提前在酒店等候,协助来宾办理入住手续。

4.将来宾送至京华大酒店,引至安排好的房间。我方人员不宜久留,让客人及时休息,消除疲劳。

二、午宴

时间:11:30---13:00

地点:京华大酒店一楼牡丹厅

出席人:总经理、徐副总、市场部经理、研发部经理、秘书;对方所有来宾。(12人)

宴席规格:2500元/桌

酒水:洋河蓝色经典天之蓝42度480ml (2瓶)

92张裕解百纳干红葡萄酒(2瓶)

注意事项:

1.秘书在午宴开始前,将拟好的菜单提前给对方秘书参考,争取合乎来宾的口味和习惯。在特色菜上,要多加介绍。午餐时间尽量不饮酒,以免耽误下午行程。

2.座次安排:主陪为总经理,副陪为徐副总经理。主陪右方为客户方总经理,左方为客户方副总经理,副陪右方为客户方市场部经理,右方为客户方研发部经理。其余人员按职务依次安排。

图1:

三、参观公司

时间:15:00---17:00

地点:光明公司总部

出席人:总经理,徐副总,公关部人员,秘书;对方所有来宾

流程:

:30派车去酒店接来宾到我公司;

2.徐副总和公关部部长全程陪同,详细介绍公司各个部门以及工作流程。各个部门经理向来宾介绍该部门情况;

3.向来宾展示我公司历年来取得的荣誉。参观时,要注意双方合照留念;

4.参观完后,前往接待室休息。

注意事项:

公关部派人提前做好迎宾工作,放置“热烈欢迎银河电器公司领导莅临指导”戗牌。

时间:18:00—20:00

地点:京华大酒店5楼晚宴厅

主题:携手扬帆,共创未来---银河电器公司欢迎酒会

出席人:我方总经理,徐副总,秘书、各部门经理、公司优秀代表及摄影师一名;对方所有来宾。(共30人)

形式:冷餐会

宴席规格:200元/人

准备工作:

1.接待部人员提前半小时入场检查现场,欢迎横幅和海报,鲜花,气

球、彩带,酒水,茶点(酒店负责准备);

2.徐副总主持活动,我方总经理致欢迎辞,营造欢乐祥和的氛围。摄影师做好全程摄影工作。

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