人力资源部部门专用章管理办法

北京首佳投资管理有限公司

人力资源部部门专用章管理办法

第一章总则

第一条为进一步完善人力资源部部门专用章管理工作，保护公司法定权益，保证专用章保管与使用的安全和规范，根据人力资源部实际情况，特制订本办法。

第二条本办法适用于北京首佳投资管理有限公司、北京首佳房地产评估有限公司、北京首佳联合资产评估有限公司、北京首佳联盟投资顾问有限公司、北京首佳联信房地产经纪有限公司、北京首佳联诚房地产测量有限公司，以及其他关联公司。

第三条本办法中所指专用章包括上述各公司人力资源部部门专用章。

第四条专用章的使用范围

公司对外签发的人事文件;公司与相关单位联合签发的人事文件;由公司出具的人事证明及有关材料等。

第二章专用章的管理部门及权限管理

第五条专用章的管理部门

1、人力资源部部门专用章由投资公司人力资源部负责管理和使用；

2、专用章管理员岗位基本要求：在首佳公司工作一年以上的正式员工，责任心强。

第六条专用章使用的签批权限

专用章使用的签批权限为公司法定代表人及其授权人，被授权人原则上为人力资源部副经理及以上人员，授权期限为一年，《专用章使用签批授权书》见附件一。

第三章专用章的审批流程

第七条用印流程

（一）网上审批：

用印人填写《人力资源部部门专用章使用审批表》(见附件二)，并将需要盖章文件作为附件（除公司营业执照、资质）一并提交→人力资源部副总经理、总经理对用印文件的效用进行核查并审批→依据本办法所规定的有关权限领导对用印文件的效用进行核查并审批→专用章管理员复核实际用印文件与附件的一致性后用印→专用章管理员将审批单及用印文件复印件存档

（二）纸版审批：

用印人无法提供用印文件电子版时，应持用印文件复印件和审批表由相关领导当面审批，并在用印文件复印件上骑缝签名→专用章管理员对审批单、经骑缝审批的用印文件复印件与用印文件原件进行对照审验→用印人在《印章使用登记簿》（见附件四）上登记相关信息后用印→专用章管理员将审批单及用印文件复印件存档。

第八条专用章借出流程

借章人填写《人力资源部部门专用章借出审批单》(见附件三)，并确定监章人——人力资源部负责人审批——依据本办法所规定的有关权限领导对用印文件的效用进行核查并审批——专用章管理员密封印章，并交至借章人——借章人在申请期限内归还——监章人确认用印符合本规定。

第四章专用章使用的相关规定

第九条用印原则

（一）专用章的名称与用印文件的落款要一致；

（二）用印文件应先签字并注明日期后方可用印，合同用印应先由合同授权签约代表人签字并注明日期后，方可用印；

（三）用印文件在两页以上时应加盖骑缝章；

（四）用印人应确保印迹端正清晰，用印位置应压盖签字或公司名称，并注意骑年压月；

（五）禁止在手写文件上加盖人力资源部部门专用章；

（六）禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、业务报表、邀请函、合同上加盖专用章。

第十条专用章借出原则

（一）专用章外借应密封，开启和用印完毕后应由借出人和监章人同时在场并签字；如遇封口破损的情况，借章人应当立即停止专用章使用，并电话通知专用章管理员，及时交回专用章管理部门，并查明原因；

（二）专用章借出须在申请时限内归还，超期不还的，所有责任由借出人一并承担；

（三）监章人应为正式员工；借出印章超过12小时者，监章人应当为一级部门负责人及以上级别人员；同一事项重复借出印章时，监章人

不得为同一人；

（四）归还专用章时，监章人应确认借出申请单上的用印是否符合规定后签字。

第十一条特殊情形下用印

（一）公司法定代表人或其授权人无法及时审批时，用印人应向审批人电话沟通，说明用印内容和事项，审批人向专用章管理员确认同意后

方可用印，用印人应当在审批单上注明“×××电话同意”并署名。

专用章管理员应确保事后审批人签批。

（二）各公司对应权限管理领导亲自签署的文件、业务报表、邀请函等，可直接加盖相应公司的专用章，但用印人仍应按照本规定填写《专

用章使用审批单》并将复印件交专用章管理员留存以完善相关档

案，依据本项规定填写的单据无需审批人签字。

第四章专用章的日常管理

第十二条专用章的刻制

(一)人力资源部部门专用章刻制由总裁办负责，提交书面申请并经各公

司实际经营负责人及董事长核准后，到公安机关指定场所办理相关

手续，任何人不得私刻、复制；

(二)刻制申请中应说明专用章的种类、名称、形式、使用范围及管理权

限。

第十三条专用章的验收

投资公司总裁办主任负责检查专用章质量及使用痕迹（新章启用前不允许有使用过的痕迹），确认合格后，交付人力资源部部门专用章管理员保管。

第十四条专用章的启用

投资公司总裁办负责对人力资源部部门专用章进行登记、留样并确定专用章管理员。专用章启用时由总裁办下发《关于启用_________（专用印）的通知》，（见附件五）注明启用日期、发放单位、使用范围、启用印模及专用章管理员姓名。

总裁办向人力资源部部门专用章管理员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（见附件六），并登入《印章登记台账》（见附件七），注明名称、类型、枚数、保管部门、保管人、保管部门负责人，《公司印章留样备案表》由投资公司董事长指定专人永久保存，《公司印章留样备案表》保管员与专用章管理员不得为同一人。

第十五条专用章的保管

专用章保管应遵守安全可靠的原则，加锁保存，专用章管理员不得私自委托他人代管专用章。

第十六条专用章的移交与临时保管

（一）专用章管理员调岗时，应填写《印章交接单》（见附件八），连同其管理的专用章记录和档案一并移交，由人力资源部总经理确定接