罗斯文数据库的报表分析

罗斯文数据库的报表分析报表的具体分析：我个人的操作习惯，一般的在表设计阶段完成以后，我就直接进入到窗体设计阶段，根据需要建立查询，报表功能放在最后完善。

因为在窗体的设计中有调用到报表，所以我们在学完查询后，再先来学习一下报表，把窗体的制作放在最后来学吧。

窗体主要是为了实现数据的采集，而报表则是用于数据的显示输出或打印，在数据展示方面具有特长，可以对数据进行分组和汇总显示。

报表的构成：报表由控件和节组成，节又可分为主体节与页眉、页脚节。

而页眉页脚根据对象的不同，再进行细分为报表页眉页脚、页面页眉页脚、组页眉页脚。

如果有多个分组时，则按照分组级别进行嵌套。

主体节是报表的核心部分，凡是希望按顺序列出的数据，都应以控件形式放在主体中，一般用得最多的控件便是文本框了。

而如果希望作为标题、分类依据、汇总信息等则应该以控件的形式安排的页眉或页脚。

这里重点要了解各种不同的页眉页脚的控制范围是不同的。

报表页眉是指在整个报表的开头出现一次，报表页脚则是指在整个报表末尾出现一次。

页面页眉与页脚是指报表有很多页，那么每个页面的最上面与最下面出现的便是页面页眉与页面页脚了。

组页面页脚的作用范围，便只在自己分组的范围内了，如果按部门分组，会有好几个部门，那么在部门页眉页脚中设置的内容，在每个部门的分组页面与页脚中都会重复出现。

了解了这些基本构成后，我们还是结合罗斯言文实例来看吧。

1.“按汉语拼音顺序的产品列表”报表“按汉语拼音顺序的产品列表”报表是按产品名称的第一个字来进行分组显示产品信息的报表。

在报表中除了产品名称外，还列出了类别名称，单位数量和库存量的数据。

首先我们还是来学习一下如何用向导来创建报表，然后再利用设计视图来查看和修改，以后的实例将直接在设计视图中进行学习。

在数据库的报表对象窗口，双击“使用向导创建报表”或者单击“新建”按钮，在跳出的“新建报表”的窗口中选择“报表向导”选择报表的数据来源表或查询为：“按汉语拼音顺序的产品列表”查询选择需要的字段，点下一步：选择查看数据的方式为通过产品，点下一步：添加分组级别：产品名称，并点击“分组选项”对分组间隔进行设置我们选择按“第一个字母”，设好以后点“下一步”选择排序字段为“产品名称”，在这里还有一个“汇总选项”，在本例中用不到，在需要分类汇总数据时，就从这里进行设置。

点“下一步”选择报表的布局，每种布局的显示方式可以选中看左边的示例。

在这里我们选择“分级显示2”，点“完成”。

自动打开报表，显示报表的显示结果。

接下去我们进入设计视图进行修改，从菜单“视图”中选择“设计视图”，即可进入设计视图界面。

当然工具栏也有“设计”按钮。

设计设图中“报表页眉”、“页面页眉”、“产品名称页眉”、“主体”、“页面页脚”代表各个节的名称，在节的节面有个小方框按钮一样的东东是节选择器，用鼠标点击可以选择相应的节。

首先看下“报表页眉”中是一个标签控件，我们把文字内容改为“按汉语拼音顺序的产品列表”，选中标签，把字体设成宋体，12号，加粗。

调整位置，在标签的下方加入一个文本框，把文本框的“控件来源”属性设置成：“=Format(Date(),”yyyy-mm-dd”)”，其中Date()函数用于获取系统的当天日期，Format函数将改变日期的显示格式为“2008-03-01”这样的格式。

其他的比如水平线之类的只是依据个人的爱好来设置，如果不要就删除掉，如果要的话，可以从控件中找到直线工具，直接画出一条即可。

具体的显示效果可以通过在设计视图和预览视图中切换来观察设置的效果。

报表中的分组设置通过“排序与分组”来实现，从视图菜单中选择“排序与分组”，或在工具栏上找到。

在这个页面可以设置排序字段，也可以设置分组字段，具体得可以选中这一行，在下面的组属性中查看，如果组页眉与组页脚的属性都为否，就说明这只是一个排序的字段。

否则说明这是一个分组字段。

在这里分组形式可以根据分组的字段不同，提供一些常用的分组方法，如果是文本型的提供按前辍字符进行分组，如果是日期型的，还可以设置成按年，月，季等进行分组。

保持同页的设置用于控制这一个分组中的数据要不要显示在同一页，可以改为整个组。

组页眉的标题中是一个文本框，用到一个Left$函数，这里已经自动生成了，我们可以发现罗斯文中用到的是Left函数，这两个函数的作用是相同的，只是与LeftB相区别，具体可查看帮助。

页面页脚上有页码显示，可以从插入菜单中选择页码命令，也可以直接加一个文本框，在控件来源属性中设置。

这里[page]代表当前页，[pages]代表总页数。

2.“按季度汇总销售额”报表“按季度汇总销售额”是显示各年同一季度销售额的汇总报表。

在设计视图中打开“按季度汇总销售额”报表。

在左上角的报表选择器上双击，跳出属性窗口，首先看一下报表的记录源是“按季度汇总销售额”。

报表页眉中有一个标签，一个文本框，文本框的值为“=Format(Date(),"yyyy-mm-dd")”，按格式显示系统的当天日期。

页面页眉中只有一条水平线，每页的顶端都会打印一条水平线。

看一下这个报表的排序分组会发现本报表进行了二层的分组嵌套。

第一个分组字段为一个表达式“=DatePart("q",[发货日期])”，这个函数的意思为取发货日期中的季节，也即是按季节分组。

第二个分组字段为发货日期，但分组形式不是每一个值，而是年。

这里分别给我们演示了两种不同的用法，其结果是一样的。

也就是说第一个分组字段，我们也可以设为发货日期，然后把分组形式设成季即可。

“=DatePart("q",[发货日期])”页眉中有一个文本框，值为“=DatePart("q",[发货日期])”，代表季节，另个设置了几个标签。

还加了四条直线作为分隔。

发货日期的页眉为空，主体也为空，因为主体中一般列出的是满足分组条件的明细记录，在这里我们只要每一年度的一个合计数，所以内容在发货日期的页脚中。

发货日期页脚中有三个文本框，内容分别为“=DatePart("yyyy",[发货日期])”：将发货日期转换为４位的年份数；“=Count([订单ID])”：用Count函数计算同每一年的订单ID数目；“=Sum([小计])”：用Sum函数计算各订单小计的合计数，也即是各年销售额。

“=DatePart("q",[发货日期])”页脚中只有一条水平线，用于标识本组的结束页面页脚中只包含页码内容，居中显示。

报表页脚无。

3. “按年度汇总销售额”报表“按年度汇总销售额”报表是显示每年各季度的销售额汇总报表，与“按季度汇总销售额”报表非常近似。

只是在分组的层次上顺序不一样而已。

“按年度汇总销售额”报表是先按年分组，在同一年份中的数据再按季度分组。

“按季度汇总销售额”报表是先按季度分组，再统计出各个季度中不同年度的销售额。

我们可以对照报表预览对比这两个报表的不同之处。

4.“发货单”报表“发货单”报表提供在单独的页面打印每张发货单。

进入设计视图报表的记录源是“发货单”查询。

页面页眉中有罗斯文公司的名称，公司LOG，报表名，公司地址、电话、传真，还是日期信息，它会在每一页的顶端显示。

“订单ID”页眉是组页眉，分组形式为“每一个值”，表示同一个订单ID的信息会显示在同一组中，排序次序为降序代表我们在预览或打印时，最先出来的一份订单是订单号最大的一份订单。

订单ID页眉中放置的内容为每一个订单中的唯一信息有收货者和收单者的信息，由两个标签和一些文本框组成。

文本框的控件来源来自报表数据源中的字段值。

其中用到一个很长的表达式“=IIf([地区] Is Null,[城市] & " " & [邮政编码],[地区] & " " & [城市] & " " & [邮政编码])”，这是一个IIF函数，把它分解成三部分来看即可，每一部分是条件，满足条件显示第二部分的内容，如不满足则显示第三部份的内容，具体的可查看帮助。

而对于每份订单中产品的具体内容，在这里需要列出明细，这部分内容适合在主体中进行显示，本例中包含产品ID、产品名称、数量、单价、折扣、总价字段。

“订单ID”页脚为分组页脚，这里适合显示每个组中的数据汇总信息。

在这里计算出了一份发货单的小计金额等于各产品的总价和“=Sum[总价]”，发货单合计金额等于发货单小计加上运货费“= [发货单小计]+[运货费]”。

当然在这个报表中我们也会学习到如何利用有颜色的水平线及矩形来对数据加以分隔，从而达到美化报表的作用。

可结合报表预览体会设置方法。

5.“各类产品”报表“各类产品”报表是按类别显示库存量，是个比较简单的报表，这里最大的特点是分列打印，这是通过页面设置实现的。

从“文件”菜单中选择“页面设置”，设置打印方向为横向。

在“列”选项卡中，设置列数为3，表示每页分3列，列间距表示每列之间的距离。

列尺寸中的宽度代表每列的宽。

在设置时，要参考选择的纸张的大小，来设置节的宽度，而如果分多列设置的话，这里每列的宽度乘以列数再加上所有的列间距的宽度不能大于纸张的宽度。

这里的高度设置没发现起什么作用。

列的布局中选择先列后行，表示每个分组中的数据先从新的一列开如，一列显示不下才在第二列显示。

先行后列的效果可参见下一个“客户标签”报表。

进入视计视图在设计页面安排控件时要按照设置的列宽来布置，具体可参看标尺。

报表的数据源是“各类产品”查询。

报表页眉中包含一个标签显示的标题及日期。

并用灰色作为节的背景色。

类别名称页眉是一个组页眉，在排序与分组中设定“类别名称”字段分组，并显示组页眉和组页脚。

组页眉中含组标题“类别名称”，及为主体节数据提供标题的标签“产品名称：”和“库存量：”，另外还有两条粗水平线，用于分隔。

查看组页眉的属性，在格式页面的新行或新列属性中设成了“节前”。

表示在一组显示完后，在下一列中显示下一组的数据。

要是设成无，则下一组的数据会接着本组的数据后面显示。

可以更改设置并预览，体会这个设置的作用。

主体节中含“产品名称”和“库存量”，这是明细信息，在主体中显示。

类别名称页脚设置了一个标签及产品数目文本框，控件来源为：“=Count([产品名称])”，Count 是一个计数函数。

这里在每个分组的结果划上一条水平线，并在下面统计出这一分组类别中的产品数量。

页面页脚中包含页码信息。

报表页脚无。

6.“客户标签”报表“客户标签”报表按3列显示客户信息。

在报表的页面设置中指定列数为3，列布局选择按“先行后列”的布局。

进入视计页面报表的记录源为“客户”表。

报表只有一个主体节，主体节中包含4个文本框，控件来源中加入了Trim函数，去除数据两端的空格再显示。