人事档案管理现状与改进措施

人事档案管理现状与改进措施

发表时间：2018-05-18T11:44:08.770Z 来源：《基层建设》2018年第1期作者：李桂芳

[导读] 摘要：随着我国社会经济的快速发展，人们对于物质文化和精神文明的要求日渐提高，人力资源设施也得到了完善。

广州市番禺区中心医院 511400

摘要：随着我国社会经济的快速发展，人们对于物质文化和精神文明的要求日渐提高，人力资源设施也得到了完善。本文主要分析了人事档案管理工作的重要性及其现状，并就当前认识档案管理过程中存在的问题提出了规范化对策。

关键词：人事；档案；管理；现状；改进

1引言

人事档案作为人力资源环节的基础部分，在一定程度上反应出劳动者的工作能力，工作时间，职位级别和工作业绩等。人事档案更是合理利用人力资源，优化人员配置的重要组成部分。但在人事档案的实际管理模式中，存在一些不足之处，这些问题都在一定程度上影响着人力资源的合理运用，必须予以重视。

2 人事档案管理工作的重要性及其现状分析

2.1 人事档案管理工作的重要性

人事档案内容涉及内容众多，包括个人学习生活和工作经历各个方面，是人员的奖惩、晋级、福利待遇的主要依据，加强人事档案管理能够有效的提高人事管理效率。通过分析人员的人事档案，能够对其工作表现和经历有一个全面客观的认识，能够为企事业单位选拔使用人才提供科学依据，有利于人才合理配置，对企事业单位的发展非常重要。

2.2 现阶段人事档案管理中存在的问题

（1）对人事档案管理不够重视

大多数的领导会认为人事档案管理不是主要工作，是一项附属工作，只要做好资料的搜集和保管即可，所以在人事档案管理方面的投入很少。甚至有些单位没有设置专门的人事科，只是分配了某个部门的人员负责管理人事。种种这些说明人们对人事档案管理工作的重要性认识不够，信息收集过程中出现信息上报不及时、不完整、不真实、信息内容前后不符等问题，非常不利于反应员工的个人真实信息，严重阻碍了人事档案管理工作的正常开展

（2）更新慢、利用率低。人事档案管理者在工作过程中不能与时俱进，及时更新信息。因为当前对人事档案的利用效率相对较低，很多档案管理者在工作过程中对人事档案管理的整理采取漠视的态度。这在很大程度上致使在遇到新情况时，无法采取及时有效的措施。

（3）档案管理人员业务能力有限

这个问题主要表现在两个方面：一是现有的档案管理人员大多没有经过正规的培训，缺乏相关的专业技能，在信息时代，其业务素质特别是信息技术方面的能力严重制约了人事档案管理的质量和效率。二是由于领导对人事档案管理工作的不重视，导致档案管理人员自身的工作责任心和积极性有所下降，这样就导致了在档案收集、整理与保管中，常常出现错误，导致档案出现丢失或损坏现象。

（4）人事档案管理信息化水平不够高

计算机技术的发展，带动了人事档案管理工作的信息化、数字化，实现了纸质档案转向电子档案管理，网络共享的信息化管理，提高了人事档案管理工作效率。实际操作中，网络技术的应用只体现在信息的录入和保存，甚至仅是简单的制作档案目录而已，没有实现人事档案数字化，信息化水平不高，并未做到管理工作的全面信息化。现代化的档案管理手段没有受到高度重视，档案信息的利用率低也是影响管理工作发展的问题。

3 人事档案管理的规范化措施

3.1加强对人事档案管理工作的重视

人事档案管理工作要想规范化发展，需要加强领导层对人事档案管理工作的高度重视。首先，要让领导层充分认识到人事档案管理工作与单位的紧密关系，给档案管理不断创新发展的机会。其次，领导层要完善档案管理部门基础设施建设，配备专门的档案室、计算机及专业人员等，给予物质方面的支持。最后，不定期地对档案管理工作进行监督检查，如果发现问题马上解决。还要添加一些必要的办公设备，如打印机、复印机、扫描仪等。

3.2规范管理制度

做到人事档案的规范化管理，首先要确立先进的思想意识，全面学习人事档案的管理理念与模式。使人事档案管理更加信息化的发展，学习良好的人事档案管理方法与流程。在人事档案代理上，及时与用人单位进行联系与沟通，把工作人员的情况和表现等及时进行登记录入，完善员工的人事档案。只有将人事档案规划化管理才能促使人力资源的可持续发展。

3.3进行信息化建设

随着社会的发展，强化人事档案管理的信息化建设是当前的必然趋势，通过创建科学合理的现代化人事档案信息管理体系，有助于促进人事档案管理的自动化，人事档案管理者在对电子资料以及相关设备的控制过程中，可以有效增强人事档案管理工作。对于人事档案管理的信息化建设，必须对相应的基础设施予以完善。利用计算机等信息化终端，促进档案资料向电子资料的转变从而呈现出微缩化、数字化的特点。纸质档案以手工管理方式为依托，虽然已经形成自己的管理方法与制度，但是与当前电子档案管理要求不相适应。体积小、储存量大是电子档案的重要特点，它的保管载体与普通纸质档案相比，对环境有相对较高的要求，也必须以计算机设备做依托。而当前很多配套设施不完善，有的电子档案得不到恰当保存，丢失损坏的情况相当普遍。要想更好地进行信息化管理，创建自动化办公设备是有效选择，通过与已有设备的恰当连接，人事档案管理人员可以更好地从事工作。

3.4 转变传统模式

人事档案管理者必须认真分析当前的实际情况，转变陈旧的管理模式，树立新的服务理念，变被动服务为主动服务，同时，增强领导者对人事档案管理的重视，使工作人员可以快速有效地查找相关人事资料，使人事档案充分发挥出自身的作用。

人事档案管理的现代化是进行人事档案管理的一种必然趋势，要想更好地进行现代化人事档案管理工作就需要在观念上下功夫，用现代化管理思想进行人事档案管理。当前人事档案管理的来源、保存形式都发生了重大变化，档案管理工作的信息化的实现需要一条新的管理模式的有效支持。当前人事档案管理，不仅有传统的纸质版信息，还有光盘、磁盘等电子资料载体。这些新载体的出现是对传统档案管