Excel工作表的建立与编辑

Excel工作表的建立与编辑视频：Excel基本操作一、建立工作表实例点击折叠启动Excel使屏幕上出现Excel应用程序窗口（即主界面窗口），此时系统自动建立并打开一个名为“工作簿1”的电子工作簿文件，它同时自动生成三个工作表，对应的标签依次为Sheet1、Sheet2和Sheet3，其中Sheet1自动成为活动工作表。

假定要利用图4-3的职工简况表，在Sheet1电子工作表中从A1单元格到H10单元格所构成的矩形区域内，输入和编辑数据，建立对应的电子数据表格。

图4-3 职工简况表下面结合建表过程，介绍电子数据表格的数据输入和编辑方法。

二、数据输入方法点击折叠向单元格输入数据有从键盘直接输入、从下拉列表中输入、利用系统记忆输入、使用填充功能输入等多种方法，各自适应于不同情况。

1从键盘直接输入数据首先用鼠标单击待输入数据的单元格，使之成为活动单元格，该单元格边框变为黑粗线条显示；接着直接从键盘输入数字、文字或逻辑数据，此时的字符光标在单元格中闪烁，输入的内容同时被显示在单元格和“编辑栏”右边的数据编辑框中。

单元格数据输入完成后，按下Tab或→键结束输入，同时使右边相邻的单元格成为活动单元格；或者按下Enter或↓键结束输入，同时使下边相邻的单元格成为活动单元格。

在输入数据时要注意以下几种情况：①若需要把数值、日期、时间、逻辑值作为文字数据输入时，则应先输入单引号做前缀；②在文字数据中，输入的英文字母大、小写不等效，将分别按相应的大写或小写的形式保存和显示；③当输入键盘上不存在的字符时，单击“插入”→“符号”，打开“符号”对话框，再从中挑选出所需要的字符。

2从下拉列表中输入数据右击待输入文字数据的活动单元格，显示如图4-4所示的弹出式菜单；接着单击“从下拉列表中选择”选项，则将在当前单元格的下面弹出一个菜单，该菜单中列出上面同列单元格中不重复值的所有取值，从中选择一个作为该单元格的值。

图4-4 选择下拉列表输入例如，当输入图4-3的职工简况表中最后一条记录的职称属性值“讲师”时，若采用下拉列表输入，则右击E10单元格，再从打开的图4-4所示的菜单中单击“从下拉列表中选择”选项，接着在E10单元格下面打开一个菜单，它包含有“副教授”、“讲师”、“教授”、“职称”、“助教”5个从上到下依次排列的选项，从中单击第二个选项“讲师”，该数据就被立即输入到E10单元格中，同时自动关闭此菜单。

3根据系统记忆输入数据当向一个单元格输入文字数据时，若输入的一部分内容与系统记忆的同列中相邻单元格中的某个单元格开始内容完全相同，则会把那个单元格的后续内容也显示到该单元格中，若用户认为正确则直接按下Tab或Enter键完成输入，否则不应理会，接着继续从键盘输入数据即可。

例如，在E7单元格中输入“副教授”时，在键入“副”字后，该单元格显示的内容为“副教授”，后面反相显示的“教授”正是要继续输入的内容，所以按下相应按键移出光标时，就完成了该单元格的内容“副教授”的输入。

若输入的不是“副教授”，而是“副总工程师”，则接着输入后续文字“总工程师”即可。

4使用填充功能输入数据若数值或文本序列中所含数字变化有规律，则可以利用数据填充功能进行同行或同列连续若干个单元格的数据输入。

例如，要从某个单元格开始依次输入数值10、13、16、…、31等8个数据，它是一个等差序列，变化有规律，则首先输入前2个数据10和13，接着单击数据10单元格，使之变为活动单元格，再接着使鼠标处于该单元格上按住左键并拖曳，以同时选择数据10和13这两个单元格，如图4-5所示。

图4-5 选择2个单元格的情况松开鼠标后，再把鼠标移至右下角的填充柄（即为被选择区域边框的右下角的小方块）上，按住左键并向右移动，每经过一个单元格就显示出其内容提示，待显示出提示内容为31时松开鼠标，这8个数据就输入完成了，如图4-6所示。

图4-6 填充输入数据的情况再如，要在同一列的某个位置输入职工号为BH001、BH002、…、BH010等10个数据时，则只要首先输入前2个数据，然后采用向下拖曳填充柄进行填充即可。

填充结束后，用鼠标单击其他任何位置，将取消填充区域的被选择状态。

单击“开始”→“填充”打开下拉菜单，从中可以得到更多的数据填充功能，请读者自行尝试。

若只对一个单元格的内容利用填充柄进行拖曳填充，则填充内容视情况不同而定。

对于含数字的文本数据将按增1顺序填充，而对于数值数据则通常仅起到连续复制单元格内容的作用。

三、数据编辑方法点击折叠对数据的编辑方法包括对数据的选择、剪切、复制、粘贴、重写、修改、插入、删除、清除、撤销、恢复等内容。

选择是进行数据输入、编辑和处理的前提。

1选择、剪切、复制和粘贴数据①选择数据：把鼠标移到待选择区域的一角，然后按住左键拖曳，在适当时候释放鼠标左键结束拖曳，则在电子表格中就出现了一块选择区域，该区域的边框为黑粗线条显示，单元格底色为淡蓝色。

若要同时选择另一块区域，则在按住Ctrl键的情况下，继续使用鼠标拖曳另一块单元格区域即可。

单击一个列的列标，可以选择整列；单击一个行的行号，可以选择整行；若在列标或行号上单击并拖曳鼠标，则可以选择连续若干个列或行。

②剪切数据：在选择数据区域后，接着单击选项卡标签栏中的“开始”标签，打开“开始”选项卡，再单击其中“剪贴板”组中的“剪切”按钮，此时被选择数据区域的边框呈虚线闪烁状态，待移动和粘贴到其他位置之用。

整个剪切过程可以简单描述为单击“开始”→“剪切”按钮，或者通过按下Ctrl+X组合键来实现对所选择数据区域的剪切操作。

③复制数据：在完成数据选择后，接着单击“开始”→“复制”按钮，或者按下Ctrl+C组合键，则就把所选定的数据拷贝到系统剪贴板内，以后可粘贴到工作簿中的其他位置。

进行复制操作后，被选择数据区域的显示状态与剪切后的情况相同，都处于边框闪烁状态。

④粘贴数据：在剪切或复制数据之后，把鼠标移到需要粘贴数据的区域的左上角单元格，并单击鼠标选择该单元格，然后单击“开始”→“粘贴”按钮，或者按下Ctrl+V组合键，则被剪切区域的数据就移动到了新位置，原位置内容为空；而若由复制到粘贴，除了把原先拷贝到系统剪贴板中的被选定内容粘贴到新位置外，而原选定位置的内容不变，并且其边框闪烁状态不变，仍可继续在其他位置进行复制操作；若要取消被剪切或复制区域的边框闪烁状态，则按下键盘上的Esc键即可。

当在其他位置输入和编辑数据时，则被选择、剪切或复制区域的状态也将自动被取消。

⑤区域内输入相同数据：在已经选择的单个或多个区域内，从键盘上输入一个单元格的内容后，若按下Ctrl+Enter组合键，则所输入的内容被自动填写到被选择区域内的所有单元格中。

2重写和修改数据①重写数据：单击待重写或修改数据的单元格，使之处于被选择的状态，接着若从键盘上输入数据，则此数据就成为单元格的当前值，原有的内容被清除掉。

②修改数据：若双击已被选择的单元格，则文字光标出现在单元格内，或者在选定单元格后，单击“编辑栏“右边的编辑框，则文字光标落在编辑框内，此时可以利用键盘上的Backspace 后退键删除光标前面的字符，利用Delete键删除光标后面的字符，利用左右光标移动键移动光标位置，利用键盘输入可在光标位置处写入新内容。

重写或修改数据后，按下Tab或Enter键，则结束修改并使右边或下面单元格自动成为被选择的活动单元格。

3插入和删除数据①插入数据：若要在工作表中插入数据，首先选择一个单元格或若干个单元格区域，然后单击“开始”选项卡中“单元格”组内的“插入”按钮，打开相应的下拉菜单，其中包含有“插入单元格”、“插入工作表行”、“插入工作表列”、“插入工作表”4项命令选择。

若单击“插入工作表行”命令，则在当前选择单元格区域的上面插入一个或若干个新的空行。

若单击“插入工作表列”命令，则在当前选择单元格区域的左面插入一个或若干个新的空列。

若单击“插入工作表”命令，则在当前（活动）工作表的前面（左面）插入一张新的空表。

若单击“插入单元格”命令，则打开一个“插入”对话框，如图4-7所示。

图4-7 插入操作对话框从图4-7可以看出，对“插入单元格”命令的处理可以分为4种情况，“整行”或“整列”的情况与上面所述的“插入工作表行”或“插入工作表列”的情况完全对应相同，若选择“活动单元格右移”或“活动单元格下移”，则在所选择的单元格区域位置插入一个新的空白区域，原区域及右面或下面区域的内容做相应的后移或下移，接着可以在新的空白区域内输入数据。

②删除数据：从工作表中删除数据与插入数据的操作类似。

首先选择待删除数据的区域，然后单击“开始”→“删除”按钮，打开相应的下拉菜单，其中包含有“删除单元格”、“删除工作表行”、“删除工作表列”、“删除工作表”4项命令选择。

选择后3种命令时，将删除被选择区域所在的整行、整列或整个工作表，选择前一种命令时，将打开一个“删除”对话框，如图4-8所示。

图4-8 “删除”对话框从图4-8可以看出，对删除的处理也分为4种情况，删除整行、删除整列、删除当前所选择区域的内容后右侧单元格左移、以及删除当前所选择区域的内容后下方单元格上移。

4清除数据为了清除数据，首先选择待清除数据的区域，然后单击“开始”选项卡中“编辑”组内的“清除”按钮，随即打开一个下拉菜单，如图4-9所示。

图4-9 “清除”对话框若单击“全部清除”选项，则清除所选区域内的所有单元格的格式、内容、批注及超链接信息。

若单击“清除格式”选项，则只清除所选区域内的所有单元格的格式，使之恢复为默认的“常规“格式设置，但内容和批注等信息都保持不变。

若单击“清除内容”选项，则清除所选区域内的所有单元格的内容，而格式和批注等信息都保持不变。

同理，若单击“清除批注”或“清除超链接”选项，则清除所选区域内的所有单元格的批注或超链接信息，但格式和内容都保持不变。

这里需要提醒的是：清除所选区域中的数据，只清除本身相应的信息，不涉及移动右面或下面的单元格中的数据，即工作表中的其余部分保持不变，这是“清除”与“删除”操作的根本区别。

还要注意的是：按下键盘上的Delete键，也能够清除所选区域中的数据，这与单击“开始”→“清除”→“清除内容”选项的功能相同，即只删除内容，不删除其他信息。

在工作表中的每个单元格，除了包含数据（内容）之外，还包含有格式和批注等信息。

在默认情况下，所含的格式为“常规“格式，单元格的格式设置可通过打开“设置单元格格式”对话框来实现，稍后将专门讨论。

5撤销和恢复操作①撤销操作：当进行过一种数据处理操作后，单击“快速访问工具栏“中的↶按钮可撤销刚做完的一次操作，当多次单击此按钮可依次撤销所做过的多次操作。

②恢复操作：当撤销过一种数据处理操作后，单击“快速访问工具栏“中的↷按钮可恢复上一次的操作，当多次单击此按钮可依次恢复多个被撤销过的操作。