电子公文收发管理规定

电子公文收发管理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

广西钦州力顺机械有限公司

电子公文收发管理规定

（试行）

Q/LSGBG04-2006

一、总则

1、为使公司的电子公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合公司实际制订本规定。

2、使用计算机存储并通过公司电子文件收发系统传递的公司文件（技术文件除外），统称为电子公文，这些文件包括内部上行、平行、下行的文件。

3、电子公文与书面公文具有同等效力。

4、能够使用电子文件收发系统传递的公文，必须使用电子文件收发系统进行传递。因特殊情况不便于使用电子系统传递的，允许使用书面形式传递。

二、电子公文的传输

5、电子文件收发系统传输经过批准的公文。传输前需要签发的文件，起草、核稿、会签、签发等过程仍然按照《文件管理程序》执行。

6、电子公文签收后不能更改，因此发文部门传输公文时，必须核准无误方能传输。

7、部门主管可以为本部门人员建立账号并赋予相应权限，可以委托本部门有权限的人员传输文件。

8、部门传输文件后，部门主管必须对该文件负责。

9、发文部门要及时通过文件签收系统跟踪电子公文发放后的签收情况，适时提醒接收部门（或终端用户）签收。

10、发文部门在签收后发现文件错误的，必须及时通知办公室进行处理。

11、文件的传输提倡采用附件的形式传输。

三、电子公文的签收

12、各部门主管（或终端用户）应在每天上下午，上班后和下班前按规定主动打开公司电子文件收发系统不少于四次，以便及时接收查看文件。

13、部门主管可以为本部门人员建立账号，并赋予相应权限，可以委托本部门有权限签收的人员签收。

14、各部门接收文件时，必须及时点击“签收”按钮，以便于发文部门了解签收情况。

15、各部门点击“签收”按钮签收文件后，视同该部门已经知道文件内容，部门主管应对该文件负责。

16、本部门（或终端用户）签收文件后，可将该文件复制到本部门（或终端用户）指定的计算机上存档。

17、接收部门应按文件的内容及应传达的范围在本部门传达文件精神。部门主管也可以建立一个公共的查阅账号，供本部门人员进入系统查阅本部门的公文。

18、签收后发现错误的，应及时将情况通知发文部门和办公室。

四、电子公文的安全和保密

19、各部门（或终端用户）使用初始密码进入电子公文收发系统后，必须自行更改密码，并妥善保护好自己的密码，不得随意泄露。

20、公司电子公文，未经公司同意不得擅自外传或自行打印。如需要书面形式的公文，由发文部门统一打印。

21、电子公文传输系统未经批准不得与其他网络相连接。

22、各部门必须遵守公司的《计算机网络管理规定》（Q/ZLGBG13-2001）的规定。

五、电子公文的归档、管理

23、电子公文传输完毕后，收、发文部门要及时整理、归档，并根据《文件管理程序》的要求销毁。

24、不具备归档和存查价值的电子公文，经鉴别并经办公室负责人批准，可以删除销毁。

六、电子公文收发系统的管理和维护

25、电子公文收发系统由办公室负责监督、维护和管理。

26、系统管理员应定期对系统进行备份。

27、系统管理员清理系统、删除数据时，必须首先征求发文部门和办公室的意见。

七、附则

28、实行电子公文传输制度后，对因主观原因贻误工作的严肃处理。

29、违反本规定的，视情节轻重给予50-100元的经济处罚。

30、本规定由办公室负责解释。

31、本规定从2006年4月1日起执行。

广西钦州力顺机械有限公司

2006年3月25日