高校教学秘书管理工作

2012年第07期

吉林省教育学院学报

No.07，2012

第28卷JOURNAL OF EDUCATIONAL INSTITUTE OF JILIN PROVINCE

Vol .28（总283期）

Total No .283

收稿日期：2012—02—23

作者简介：于佳（1983—），女，吉林长春人，吉林建筑工程学院，助教，本科。研究方向：教学管理研究。

浅析高校教学秘书管理工作

于

佳

（吉林建筑工程学院城建学院，吉林长春130111）

摘要：教学秘书主要负责基层教学事务，在教学管理中发挥着重要的作用。要想充分发挥好教学秘书的作用，从教学秘书自身来说，要重基础，善创新，重学习，善钻研，更要做到保持一个心态、发扬两种精神和强化三个意识。

关键词：教学管理；教学秘书；素质；能力中图分类号：G47

文献标识码：A

文章编号：1671—1580（2012）07—0058—02

高校教学秘书是基层教学工作的管理者和执行

者，教学秘书高效细致的工作，是保证教学秩序正常运行的基础，有着承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。因此，教学秘书自身能力与素质的培养对高校教育管理工作起着重要的作用。

一、重基础，善创新，使基础工作高效进行对于教学秘书而言，日常的教学运行工作比较多，其中大多是繁杂的基础事务性工作。教学秘书管理与工作时间集中在学期的开始、期中、期末三个阶段。工作时间的相对集中要求教学秘书工作要有计划性，才能统筹全局。例如开学初，要比任课教师提前到校，调整课表，提前通知所有任课教师上课时间、地点，并将教材及时送到他们

手中，确保能按时上课，使开学初各项工作能顺利进行。

学期中，主要是按照学院、系部领导的安排，协助领导搞好期中教学检查的各项准备工作，充分准备，细致布置，并具体负责实施。教学检查是重要的

常规性教学工作之一，

目的在于准确、全面了解每学期教学运行情况，及时发现并解决教学过程中存在

的各种问题，促进教学质量进一步提高。教学秘书应该结合教师结构及专业特点，利用系内自查与学院期中教学检查相结合的方式，注重日常规范工作，与系领导随时抽查，及时召开学教双评会、学生座谈

会、教师座谈会“三会”，发现问题及时解决，为期中

教学检查打下良好基础。教学检查后，细心总结，查

缺补漏，取长补短，对暴露出的问题整理落实解决。期末任务比较繁重，除了协助学院教务处做好期末考试的各项工作，考试结束后还要及时从任课教师那里收集成绩、试卷、试卷分析等等，并做好期末的一些收尾工作。

除了教务方面的工作，教学秘书还负责系内日常的事务，如系文件、资料的收发归档等。教学档案收集、整理与管理在组织实施教学、教学实践和教学研究中产生和形成大量的文字、图表和数据资料，其内容广泛，是十分重要的资料，尤其是实习报告、实习总结、毕业论文、作业等，是院系不可缺少的重要历史记录，极具保存价值。它是学院发展改革的建

筑，

是促进教学改革、提高教学质量、促进学术交流的信息资源，也是本科教学工作水平评估随机抽查的基本记录。这就要求教学秘书要有很强的责任心，将档案管理的工作做好，确保档案的时间性、正确性和完整性，使院系的教学档案资料成为院系档案的重要组成部分。

二、重学习，善钻研，使自身能力不断提升作为一名高校教学秘书，学习是十分重要的，一

个称职的、成功的教学秘书应是“通才”和“杂家”，所以，教学秘书应不断提高自身的素质和能力。教

学秘书同时也是教师的一员，而教师是“授业”者，是“知识种子的传播者”，又是“传道”者，是

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树的培育者”。前苏联教育家苏霍姆林斯基认为，“教师不仅是教课的教师，也是培养人的教育者”。这里所说的，都是把“教书”和“育人”看做教师的两大职责。在“授业”中“传道”，在“传道”中“授业”，使学子得“道”受“业”。就是说，把教书和育人看做教育的两个方面，二者结伴而行，才能教育出德才兼备的受教育者，这样才能说教师是合格的，教育是成功的。

三、重保持，善发扬，使自身意识不断强化

教学秘书在提高素质的基础上，还要不断强化自身的意识。

教学秘书工作是一项繁琐、劳累的工作，教学秘书的工作内容和业绩主要体现在教学秩序是否正常，学校教学工作是否正常运转。这些工作做好了，不会有轰轰烈烈的效应和成果，因此也更难得到及时的表扬和肯定，但如果工作中稍有疏漏，则可能影响到诸多方面，甚至导致教学出现混乱，很快会遭到来自领导、教师、学生等多方面的误解、埋怨和指责。如果教学秘书没有积极向上和勇于面对挫折的心态，没有应对挫折和困难的勇气和本领，没有良好健康的心理素质，就难以胜任这项工作。

教学秘书面向的工作服务对象是领导、教师、管理人员、同行、学生、家长等多层次、多角色的群体，由于各个对象的年龄、思维、性格、需求不尽相同，这就要求教学秘书以积极向上的态度正确认识自己，善于与他人沟通交往，善于克制、容忍、体谅，不要斤斤计较。与人交往要心胸开阔、坦诚，既要搞好上下级之间的关系，又要十分注意搞好横向的人与人之间的关系，前提是要提高信任度，信任他人才会得到他人的信任。

教学秘书既要看到自己的长处，又要看到自己的短处，既要自信又要谦虚，在成绩面前不骄傲，在缺点面前不文过饰非，要及时调整自己的行为方式和方法，找原因，订措施，努力改正。始终保持积极向上的健康心态，要乐于与人为善，善于为人排难解忧。要懂得尊重，既尊重自己，也尊重他人，理解他人，常常互换角色，对人的态度和语言要有分寸。要培养忍耐性，在不同的人际关系环境中，要有克服心理负担的本领，善于克制自己的情绪，控制住情绪的波动，妥善处理矛盾。特别是出现突发问题时，一定要保持冷静的头脑，不要怨天尤人，要以积极的态度尽快协调解决问题，事后及时总结，从中汲取教训，消除抵触情绪，变被动为主动，把工作做得更好。

综上所述，教学秘书要具备良好的综合素质，并非一日之功，而是靠不断地学习和实践，日积月累地慢慢完善。每个教学秘书，只有具有“服务领导、服务老师、服务学生”的意识和虚心、细心、耐心和责任心的工作原则，在工作中不断摸索，不断总结经验，才能协调好各方面的关系，当好领导的助手和参谋，使教学管理工作上一个新台阶。

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A Tentative Analysis of Secretarial Work in College Teaching Management

YU Jia

（The City College of Jilin Architectural And Civil Engineering Institute，Changchun，Jilin，130111）

Abstract：A teaching secretary is mainly responsible for the basic teaching affairs，and plays an important role in the teaching management．To give full play the role of secretary，the teaching secretary should pay more attention to the practice，the innovation，learning and studying personally．It is necessary to maintain a state of mind，to carry forward two kinds of spirits，and to strengthen three sorts of consciousness．

Key words：teaching management；teaching secretary；quality；ability

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