煤矿物资采购管理办法

贵州XX 实业有限公司

物资采购管理暂行办法

为加强XX 实业有限公司物资采购管理，进一步健全物资采购监管体系，堵塞物资采购管理漏洞，降低物资采购成本，提高物资采购质量，增加企业经济效益，制定本办法。

第一章适用和界定范围

第一条、本办法适用于XX 公司对各煤矿、子公司、安然公司本部（下称“各单位”）物资采购监督管理。

第二条、物资采购分大宗物资采购和零星物资采购。大宗物资采购是指为保证企业生产建设和管理需要，且金额大批量多，需要进行招投标的物资采购。零星物资采购是指为保证企业生产建设和管理需要，且金额较小，不必进行招投标的物资采购。

第三条、物资采购范围：

一、各种机器、机电设备及零配件。

二、生产及建设材料，包括油料、炸材、钢材、水泥等。

三、生产及运输工具、劳保用品、办公用品。

四、其他物料。

第二章

物资采购管理

第四条、所有物资采购均由XX 公司采购销售部负责。各矿采购员凭《采购订单》在指定供应商处按所需材料品名、规格型号、数量及时组织装运送到矿，并提供有签章的购货凭证办理入库手续，严禁在非指定供应商处采购或购买物资。

第五条、指定供应商处买没有所购常用材料，需要在其它供应商处采购的，必须在采购订单上注明，并报采购公司分管领导批准。

第六条、所有采购设备和物料都必须取得正规票据，发票及发货清单必须写明品名、合格证、规格型号、数量、厂家、购买时间、保修时间。部分一次性小金额采购因特殊原因无法索取正式发票的，必须在收据上加以说明。

第七条、需求部门上报的《采购申请单》的采购设备、物料的品名必须以系统编码名称为准，规格型号必须准确，设备、物料采购数量、功能应满足生产建设需要，不得浪费。

第八条、所购设备和物料在交付安装、使用和入库时，相关人员都必须认真核对设备、物料的名称（系统编码名称为准）、规格型号、数量是否与《采购订单》、供货单位开具的发票或发货清单一致，检查设备、物料质量是否完好。如核对设备、物料的名称（系统编码名称为准）、规格型号、数量与《采购订单》、供货单位开具的票据或发货清单其中某项不符，或发现损坏以及质量问题，不得办理验收手续，并立即向有关采购员和分管领导汇到。

第九条、零星物资采购管理

主要对临时急需，且金额较小的物资，可由需求部门申报，公司采购销售部组织购买和运输。

第十条、大宗物资采购管理

对设备和生产建设材料、生产及运输工具以及大批量采购等业务，均由安然公司采购销售部进行市场调查，编制《采购方案》，报成本控制委员会。成本控制委员会通过招标、议标或指定商家进行购买。委员会必须选择信誉良好、质量保证、价格合理、能开具正式发票或增值税专用发票的供应商进行供应。

第三章采购款支付结算管理

第十一条、在指定供应商（或合同供应商）处购买的各种设备和材料款，一律由公司财务部统一支付结算，严禁采购员和相关人员直接向供应商直接支付和结算货款。

第十二条、现款结算管理。出纳对销售发票、购《销合同》、供货方《发货清单》、库管员开具的《入库单》以及领导签署意见进行审核，并核实该供应商往来账情况后，再结付余款。

第十三条、应付货款结算管理。由供货方提供经采购员签字认可的《发货清单》和库管员开具的《入库单》到公司财务部结帐，公司财务应在“应付账款”科目中进行核算。待供货方向公司结清货款，并提供正式发票后，冲减“应付账款”。公司财务应至少每月一次与供货商核对账务，随时掌握各矿材料采购、入库和货款结算情况，避免发生差错。

第十四条、各指定供应商处没有所购材料，经批准用现金在其它供应

商处购买的材料款，供应商凭供货方开具的正规票据、供货清单和保管员开具的《入库单》经公司分管领导签字批准后，到公司总出纳处报帐。

第十五条、各供应商需借支或预付设备、材料款，必须由安然公司领导统一安排，并由供应商经办人开具收款收据，加盖供货单位行政公章，经公司分管领导签字同意后在本部总出纳处付款。

第四章采购流程管理

第十六条、需求部门本着“服务生产、节约使用”的原则，根据本部门需要，确定采购对象名称（已公司仓储管理统一名称为准）、规格及数量，到货时间要求，填制《采购申请单》一式三联，一联交采购销售部；一联交财会部；一联留成以备查看，年终统一交档案室保管。时间要求：根据本部门生产需求情况，零星物资采购提前三天填制《采购申请单》报本部门负责人审批。大宗物资采购提前30 天填制《采购申请单》报本部门负责人审批。

第十七条、《购采申请单》报需求部门（矿）负责人审核，负责人必须对采购的物资进行审核。主要审核：需求部门购买物资是否确实需要；本单位仓储是否有库存等。审核完毕必须签署是否同意采购。时间要求：必须在收到《采购申请单》当天完成，对于特急物资，要求30 分钟内完成。

第十八条、采购部门根据需求部门报来的《采购申请单》，及时

进行核实。主要核实：需求部门购买物资是否确实需要；本单位仓储是否有库存；公司所属其他矿是否有积压的库存；是否属大宗物资采购等。如

本单位仓储无库存，公司其他矿有积压的该类物资，则通过填制《物资借用单》报本部门负责人审核；如均无库存，则填制《采购申请单》报本部门负责人审核；如属大宗物资，则填制《集中采购申报书》。时间要求：必须在收到《采购申请单》当天完成，对于特急物资，要求30 分钟内完成。

第十九条、采购部门负责人必须认真审核《采购申请单》（集《中采购申报书》、《资物借用单》）主。要审核：需求部门购买物资是否确实需要；仓储是否有库存；内部借用是否恰当；是否必须执行大宗物资购买程序等。审核完毕后必须签署是否同意采购或内部借用意见。时间要求：必须在收到以上审核资料的当天完成，对于特急物资，要求30 分钟内完成。《中集采购申报书》必须报成本控制委员会审议，《购采申请单》报分管领导审核。

第二十条、分管领导必须认真审核《采购申请单》或《物资借用单》。主要审核：需求部门是否提出申请；是否经部门负责人审核签字；采购部门是否审核签署意见等。时间要求：必须在收到以上审核资料的当天完成，对于特急物资，要求30 分钟内完成。

第二十一条、成本控制委员会主任根据采购部门报送的《集中采购申报书》组织相关人员召开会议进行讨论，主要讨论内容：确定是否购买；采取何种方式进行购买（议价、中标、指定）；确定购买商家；货款支付方式等。并填制XX公司成本控制委员会审查意见表》，要求参会人员必须在此表上签署各自意见，最后由委员会主任签署最终意见。时间要求：必须在收到《集中采购申报书》2 天内完成，对于特急物资，可由委员会主任电话征求各委员意见，要求30 分钟内完成。