Excel自动生成会计科目编码

E xcel自动生成会计科目编码

自动生成会计科目编码

excel是在很多领域中经常使用的应用之一，其在财务中的应用更为广泛。用excel做一套账务系统，对于某些单位来说，其方便性不必财务软件差。那么，现在就说一下如何利用excel自动生成会计科目的编码。

以下使用的是excel2007版，请他版本敬请参考。

打开excel，将工作表标签设置为“会计科目维护”；

在第一行设置总账科目的类型，每个类型占用2列单元格，第一列为某类型总账科目的中文名称，第二列为对应的总账科目编码。以“资产类”为例，设置总账科目编码的名称。打开“公式”—“名称管理器”—“新建”，在“名称”栏输入“资产类”，在“引用位置”输入公式“=会计科目维护!$A:$B”，单击“确定”；

其他类型的总账科目的名称以此类推。

明细科目编码可分为几种情况：1.明细科目中有“其他”科目的总账科目；2.明细科目中没有“其他”科目的总账科目；3.供应商类、客户类明细编码。

明细科目中有“其他”科目的总账科目一般为成本、费用类科目，如“管理费用”等。以“管理费用”为例，介绍一下有“其他”科目的编码方法。

如上图所示，明细科目的编码也占用2列单元格，第一列为明细科目的中文名称，第二列为明细科目的编码。在第一列输入明细科目的名称，在第二列输入公式，以“管理费用—工资”为例，输入以下公式：“=IF(AK2="其他",99,IF(AK2<>0,TEXT(COUNTA($AL$1:$AL1,$AK2),"00"),""))”，然后公式下拉到足够本科目使用的行次。本公式的意思是：当明细科目为“其他”时，编码为“99”，当明细科目不是“其他”时，编码按顺序从“01”开始。如果2位数的编码不够用，可以使用3位以上的编码，如果要用3位的编码，请将公式中的“99”改成“999”，公式中的“"00"”改成“"000"”即可。

明细科目中没有“其他”科目的编码相对于以上公式来讲相对简单一点，以“税金及附加”科目为例，请输入以下公式：“=IF(AG2<>0,TEXT(COUNTA($AH$1:$AH1,$AG2),"00"),"")”，将公式下拉到足够用的行次。和明细科目中有“其他”科目的公式的区别在

于不需要判断“其他”的科目代码“99”.

供应商类、客户类明细编码，建议实行三级编码。本文的二级编码设置为地区，三级编码设置为顺序编码。

首先将工作表标签设置为“地区维护”，如果按照其他分类设置二级编码，可以将标签设置为其他名称。

打开“公式”—“名称管理器”—“新建”，“名称”栏输入“地区编码”，“引用位置”栏输入公式“=地区维护!$A$3:$A$42”，单击“确定”。这样二级编码就做好了。

下一步，以“客户编码”为例，工作表标签设置为“客户编码”，“客户编码”需要占用5列单元格。

第一列和第三列为文本格式，输入文本，第一列是简称，以后生成明细账和凭证需要用到的，第三列为全称。第二列和第四列是公式自动生成的，第五列是下拉菜单选择。在第二列第二行（B2）输入公式：“=IF($E2=0,,TEXT(VLOOKUP($E2,地区维护!$A$3:$B$42,2,0),"00")&TEXT($D2,"0000"))”，将

公式下拉到足够用的行次。则生成客户的编码，编码的构成是2位数的地区编码+4位数的顺序编码，其中4位数的顺序编码是某小类中的顺序，本例中是以省份为单位的分类。如果2位数或4位数不够用，将公式中的“"00"”、“"0000"”修改成您需要的位数即可，一个“0”代表一位数。客户的顺序编码的公式是在第四列第二行（D2）输入公式：“=IF($E2<>0,COUNTIF($E$1:$E1,$E2)+1,)”，将公式下拉到足够用的行次。此公式的意思是某客户在某省份中的顺序号。第五列是下拉菜单选择省份，如下图所示。

供应商的客户编码和客户编码规则相同，这里不再介绍。

至此，科目的主要编码方法基本介绍完了，至于一些特殊的编码可以参照这些方法去设计。

同时，在“目录”页面添加“会计科目维护”超链接；

通过以上步骤，就可以实现自动生成会计科目的编码，根据凭证录入的内容和会计编码可以自动生成各类总账、明细账、科目余额表、资产负债表、利润表等所需要的账、表，实现一套完整的excel账套。

根据上图，我们可以看到当我们从下拉菜单中选择总账科目和明细账科目以后，总账科目编码和明细账科目编码都是自动生成的。这里面也需要用公式来生成。

明细账科目编码的生成是在H5单元格中输入公式：“=IF($J5=0,"",IF($L5<>0,VLOOKUP($K5,INDIRECT($J5),2,0)&(VLOOKUP($L5 ,INDIRECT($K5),2,0)),(VLOOKUP($K5,INDIRECT($J5),2,0))))”然后下拉到足够用的行次；总账科目编码的生成是I5单元格中输入公式：“=IF($J5=0,"",IF($L5<>0,VLOOKUP($K5,INDIRECT($J5),2,0),(VLOOKUP($K5 ,INDIRECT($J5),2,0))))”， 然后下拉到足够用的行次；“J、K、L”列均是通过下拉菜单选择，来生成科目类别、总账科目、明细账科目的。“J、K、L”列的下拉菜单是通过“数据”—“有效性”来实现的。