亚航会综合协调项目组工作总结

第十三届亚洲航线发展大会综合协调

项目组工作总结

第十三届亚洲航线发展大会（以下简称：“大会”）于2015年3月15日至3月17日在昆明海埂会堂顺利召开，此次大会吸引了来自国内外的283家机场、113家航空公司、45家旅游机构和政府部门的千余名代表齐聚昆明，成为亚洲航线发展大会历史上参会人数最多的一次盛会。在大会期间，综合协调项目组兼顾内部协调和外部统筹，圆满完成各项保障任务，确保大会取得圆满成功。现将综合协调项目组大会期间保障工作总结如下：

一、大会前期筹备工作情况

（一）顶层设计、重点把控。按照举全集团之力办会的思路，搭建由10个项目组组成的大会筹备组，项目组成员涵盖集团、昆明机场、部分参控股企业及丽江机场等。并于2014年10月13日召开筹备工作启动大会，于3月4日召开筹备工作汇报暨大会动员部署会，下发总体保障方案，建立大会期间指挥决策、信息通报及责任分工体系，根据参会代表情况对集团领导进行分工、对口接待、会晤；列出集团公司领导需要参加的日程，安排联络员服务跟进。在顶层设计和组织架构上体现出本次大会集团领导带头营销、全员营

销的模式和理念。

（二）外部协调、争取资源。1.建立政府主导的工作格局。与省民航发展管理局、旅发委、商务厅多次沟通协调，积极协调省政府办公厅下发《云南省人民政府办公厅关于做好第13届亚洲航线发展大会筹备工作的通知》，成立第13届亚洲航线发展大会筹备工作联席会议，联席会制定下发了《2015年第13届亚洲航线发展大会筹备方案》，形成省政府主导，四家承办单位牵头，省外办、新闻办、公安厅、昆明市政府等单位多方联动的工作格局。在外部单位邀请、证件发放、相关费用申请、减免等均通过联席会办公室。2.积极争取费用支持。通过积极争取和协调，商务厅支持费用50万元已到账，省旅发委给予经费支持（两次发函提出给予132.8万元的经费支持，目前还在进一步协调中），昆明市政府对石林、民族村费用给予减免，丽江市政府给予邀请嘉宾抵丽后的全部接待费用支持。另外，向省财政申请340.68万元的会议经费，后续将进一步协调费用的报销。3.积极争取项目赞助。筹备组多方寻找资源，争取了大会保险（10万元）、纪念品（螺旋藻、玛卡、玉石U盘）、部分小食品的赞助（约合人民币76万），向东航争取了UBM公司伦敦至昆明的25张免票。争取到展台咖啡、宴会酒水按照成本价收取。协调斗南“花花世界”邀请非物质文化传承人展示民间工艺。召集16个州市旅游局长召开会议推介航线大会，保

山、普洱旅游部门支持，派员参加了民间工艺展示、晚宴节目表演；4个州市机场派员参加节目表演、大会保障；空港雅士维候机楼所有广告屏免费宣传亚航会。

（三）内部统筹、有序推进。1.按照时间节点、问题导向推进工作：采取工作督办、周例会、联合办公、单向（整合）演练等工作措施，对各项目组实行月考核、漏项提醒、倒计时提醒。2.经费使用及合同签订：严格按照大会经费预算开展工作，按照资金管理办法支付项目资金，严格按照招投标程序、合同管理办法组织项目实施；组成谈判小组就会场租赁、餐饮、展台布置进行谈判，多方寻求资源，降低费用。3.搭建平台，建立机制，保证内外部信息通畅。建立大会筹备组QQ群，微信群，及时分享信息；通过筹备组内部信息专报，通报各项目组工作督办情况、重要信息提示、UBM 信息通报等；大会期间每日报送次日工作要点，供筹备组领导决策以及各项目组横向沟通参考，确保各类信息及时准确。

二、大会组织保障工作

（一）重点保障：对省领导参加的15日5项活动（UBM 会见、开幕式、签约见证、外航会见、内航会见宴请）、16日1项活动（正式晚宴）、民航局领导参加的1项活动（开幕式），进行重点协调保障。从活动日程安排到优化，会谈参考、背景材料、讲话稿准备，嘉宾邀请，场地布置，行走

路线、桌牌摆放等一一与省政府办公厅对接。

（二）大会的进程管理：利用对讲机、微信群、联络员的方式进行信息传递；按照总指挥-总协调-联络员-项目组组长-项目经理的方式推进工作；在大会开始前两天至会议期间，实行早碰头、晚讲评的方式保持信息对称、推进工作；遇有特殊或者紧急情况，召集相关负责人临时召开会议解决。

（三）查缺补漏、应急处置：调动资源，综合协调大会期间出现的一些漏项和紧急情况，统筹协调各项目组之间的问题，重点盯控容易出现纰漏的薄弱环节。包括房间临时调配、就餐人员（人数）安排建议、开幕式前UBM与安保协调、WIFI信号调整、证件发放、桌牌摆放等。

（四）大会的几个特色和亮点

1.全员营销、领导带头营销以及全方位立体化营销。这次大会的营销工作不仅做到了航线营销分工明确、责任到人，集团领导带头营销、重点客户全程接待，更清晰的目标更有针对性的举措；更突出的特色是，用内部员工进行节目展演的“云南声音”体现了机场集团员工的综合素质和能力水平；专业表演“云南印象”更突显了云南多姿多彩的少数民族风情和地域文化特色；冷餐会云南特色美食、城市观光及商务考察活动等，可以说都是对云南丰富的旅游资源、美食、文化和国际化水平的全方位立体化营销。

2.会场布置突显了

云南植物王国及鲜花的优势资源。会场采用紫罗兰4480扎，绣球3000支，玫瑰350扎，洋桔梗1200扎，白玫瑰2015支，绣球花2015支。另外，85只桌花，99999支花拼成孔雀，151314支花作成花墙，2015只舞台装饰蝴蝶，让中外嘉宾叹为观止。3.“融融”是此次亚洲航线发展大会的吉祥物，以世界奇珍、云南独有的滇金丝猴作为原型，吉祥物取名“融融”，寓意深远。“融融”在志愿者的扮演下热情友好、活泼可爱，为整个大会带来了非同寻常的感动与乐趣，成为大会的一大亮点。

三、大会的收获、启示以及存在的问题

（一）大会的收获：1.拓展了视野、积累了举办大型国际型会议的经验；2.锻炼了员工队伍，发现和培训了一批营销人员；3.展示了机场集团良好对外形象和软实力；4.会议组织保障、良好的服务以及云南丰富的旅游资源，提振了航空公司开航信心，为申办全球航线大会奠定了基础；5.与航空公司、机场深入交流，建立了广泛的航空人脉；6.协议签订、会晤洽谈的落实跟进，将使云南机场国际航线有较大的突破。

（二）启示：1.可以借助各种平台资源，赞助费用还能够争取一些；2.集团内部及相关参控股企业可以更多的融入，走出去展示自己的品牌；3.借用政府平台、旅游、商务联动，可以调动更多资源、创造更多神奇。