秘书的日常事务工作课件

错打电话，错播号码都要说 对不起
先确认对方电话号码、单位和具 体要通话的人的姓名
注意 事项
通后，先确认对方，然后报出自 己的单位、姓名
谈工作前，先明确对方是否有时 间，是否方便谈此项事宜
图6-27 打电话时应注意的事项
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（三）接电话时应注意的事项
• 接电话时应注意的事项如下（见图6-28）。
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（六） 做好图文传真
• 做好图文传真应了解以下九点。 • 1 目前高级传真机是兼容的，收发传真非常便捷。 • 2 接通电话，请收件方给传真信号，发传真方要先 • 按Fax键，后挂机。 • 3 原件一定要扣放在发送面上，也可以在接通传真 • 机前就放好传真件。 • 4 一般收文以后有一份报表在页头上，注明发送时 • 间，传真号码。秘书可以以此做好登记。 • 5 一般传真机的提示屏有文字提示： • Phone 电话 Sending 发送
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• 6 传真有自动接收功能，秘书用此键要注意保密问
• 题，当秘书不在的时候或者有外人的时候，自动接受
• 传真容易失密。 • 7 换纸：传真机一般采用210×50M或210×30M两
• 种规格的热敏纸，因为热敏纸不易留存，目前比较多
• 地采用复印传真兼可的设备和用纸。
• 8 热敏纸传真件要留存需及时复印。 9
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3பைடு நூலகம்
• 办公室日常事务是秘书工作中最基础的一项，也是 最见秘书的管理工作水平的一项。
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第一节 接听与拨打电话
• 办公室日常事务之一，就是接打电话。打 • 电话工作，看似简单，实际上需要工作人员认 • 真对待。做好接打电话工作需要 • 注意以下几点。
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（一）熟悉常用电话号码
通完话，不必急于挂机，对方身份高时对方先挂机
不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方
接听电话说：“您好，这里是××公司××部门”
谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由
铃响两三声之间是接听电话的最佳时机
找人接电话要问清对方姓名或单位
对错打的电话，态度也要和蔼客气
图6-28 接电话时应注意的事项
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（四）注意电话礼仪
• 无论接、打电话，秘书都应注意声音要柔 • 和，语气要亲切，表述要清楚，快慢要适中， • 嘴离话筒不要太近，每次通话时间不可过长。 • 接打电话时用问候语，更自然的方法是问明对 • 方是谁的时候再问候“您好”，这样的问候显然 • 是专给对方的，显得更为真诚。如果对方先问 • 候了，那么一定要回敬问候语， • 然后再询问对方有什么事情。
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王俐现在把周安排表列出来 周计划表
年月日
时 周次 间
9：00 10： 00 11： 00
星期一 星期二 星期三 星期四 星期五
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她又列了工作日志 工作日志
2005年4月15日 星期三
时间
工作内容
9：00 部门会议，4楼412室，带相关文件资料
10：00
11：00 确认所订的上司与客户的午餐
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相关知识
• 1，时间表 • 分为年度、季度、月份、周时间表，一般在办
公室工作中秘书要为领导做月或周安排表。 • 2，工作日志 • （1）内容：会议活动、接待来访、私人安排。秘书
的工作日志中还应包括上司的工作日志及其相关服 务性事务。
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• （2）变更：若有变更，应及时通知相关部门或客户。 要遵循先重急后轻缓的原则，活动中部要留有不少 于10分钟的间隙。
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（五）做好电话记录
• 无论打电话还是接电话，必要的时候，都 • 要有电话记录，要依据电话内容做好电话记录 • 工作。记录时，要注意通话中的五要素是否齐 • 全。这五要素通常称为“5W1H”。 • 记录电话内容，应备有格式固定的电话记 • 录本，摘记内容可依据“5W1H” 的要求，电话 • 记录是事先印制好的表格式簿册。
休假
三
周三：推 周一：面
介会（主 试导游（1
会议室） 会议室）
四
周一：经
理办公会
议
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• 秘书办公室：
• 王俐正在看书，这几天事 相对少一些，她看的书当 然和业务有关，其中一道 题很感兴趣，她正准备做，
• 电话响起：“哦，小王啊， 我下周事太多，你都知道， 帮我列个表出来，而且要 具体到每天；另外，到五 一虽然还有一段时间，你 先列一个五一七天值班表 出来，也好让大家提前有 个准备。”
秘书的日常事务工作
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•
• 通过讲解秘书在电话接打、日程安排、旅行安排、 值班工作等日常事务工作，掌握秘书日常事务中的 主要程序和原则。能妥善安排领导的日程、约会及 旅行，学会制作各种日程安排表。
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第一节 接听与拨打电话 第二节 时间安排与计划 第三节 约会安排 第四节 旅行安排 第五节 印章管理、督查与信访工作
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第二节时间安排与计划
• 总经理办公室：
• 李总：小王，这里是今 年第二季度我要参加的 一些会议，你安排一个 表格给我，要好记，不 至于到时忘了。
• 王俐：我会安排并且打 印好给您。
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第二季度会议时间表 （2005.4—6）
月份 四
五
六
周次
一
北京
香港
休假
二
上海
西安
• 应当熟悉本单位电话机的分布情况、各科 • 室电话号码和本单位领导们的电话号码；熟悉 • 主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联 • 系的电话号码；工作案头应备电话 • 号码查询资料以咨查用。
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（二）打电话时应注意的事项
• 打电话时应注意的事项如下（见图6-27）。
替上司打电话给对方上司应在对 方上司接电话前将电话递给上司
• 即使是使用热敏纸的传真机同样也有复印功能。
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• 有时需要运用电话直接口授某些文件或运 • 用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和 • 传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行 • 审批签发手续，传递后应按办毕 • 文书处置。
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（七）电话记录的处理
• 通话后应及时整理记录内容（包括录音电话 • 记录），并根据涉及的内容和缓急程度，送有关 • 领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即 • 告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事 • 务，秘书人员可直接答复或办理。