会计电算化-账务处理子系统功能模块设计
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会计电算化
Slide 9 2013年10月9日星期三
凭证录入与控制机制－科目
与凭证类型是否相符的检查： 即检查 输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是 否相符的检查。特定的凭证类型有时要求 凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中 贷方科目必须出现“现金”或“银行存款” 科目；收款凭证中，借方科目必须出现 “现金”或“银行存款”科目。若满足上 述条件，检查结果为“正确”或“真”， 否则，检查结果为“错误”或“假”。
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会计电算化
Slide 26
2013年10月9日星期三
结账的步骤
1、保护结账前状态
保护结账前的所有数据到硬盘备份目 录。这样做的目的是为了防止结账过 程被中断，一旦断电或其他原因造成 结账过程中断后，可以自动恢复到结 账前状态。
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凭证录入与控制机制－科目
科目是经济业务分类的主要依据， 凭证录入模块提供对科目编码设置一系 列的控制机制： 存在性检查：即检查凭证中科目编 码是否存在。财会人员在输入记账凭证 时，输入一科目编码，如果财会人员在 进行初始设置（科目设置）时设置了该 科目编码，即“科目文件”有该科目编 码存在，那么检查结果为“正确”或 “真”，否则，检查结果为“错误”或 “假”。 Weifang University 会计电算化
内容回顾
关于第三章，前面我们学习了账务处 理概述，账务处理流程分析，总账子系统 的总体设计，以及总账子系统的初始设置。 复习： 1、总账子系统需要设计哪些主要的数 据文件？
2、临时凭证文件有什么作用？
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Slide 1 2013年10月9日星期三
第四节 账务处理子系统功能模块设计
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Slide 28 2013年10月9日星期三
账表输出
账务处理的最终目标是产生各种账簿和报 表，账表输出模块的功能就是根据企业管 理和会计制度的要求对账务数据文件进行 排序、检索和汇总处理，最后输出所需要 的账表。 输出的账表主要包括：日记账、明细账、 总账、综合查询结果以及相关报表。 输出的方式主要包括：账表的打印输出、 账表的屏幕显示输出，以及账表的磁盘输 出。
本讲主要内容： 凭证处理模块设计 记账和结账模块设计 账表输出和系统服务
2013-10-9
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Slide 2
2007年4月8日星期日 2
主要内容
第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理－往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进---动态会计平台的构建
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Slide 13 2013年10月9日星期三
操作举例
1、4日，财务部王晶从工行提取现金8000元， 作为备用金（现金支票号XP001） 2、6日，收到泛美集团投资20000美元，汇率 1:8.625（转账支票号ZPW001） 3、7日，供应部白雪采购空白光盘1000张，每 张2元，材料货款以银行存款支付（转账支票号 ZPR001） 4、12日，供应部白雪从南京多媒体研究所购入 “学习革命”光盘100张，单价60元，货税款暂 欠，商品已验收入库（适用税率17%）
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Slide 6 2013年10月9日星期三
凭证录入与控制机制
凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会 计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编 号，不能有重号、漏号。 因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为： 系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成 当前凭证号。 凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间， 凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递 增而递增等。 因此，其控制机制为： 凭证日期为公历日期，输入日期不能为已结账月份的 日期，而且应该大于等于最后一张凭证的日期。 附单据数。即本凭证的附件张数。 摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。 2013年10月9日星期三 Weifang University 会计电算化 Slide 7
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Slide 10 2013年10月9日星期三
凭证录入与控制机制－金额
任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必 相等”的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文 件之前，其控制机制为： 自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结 果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错 误”或“假”。 只有当所有检查结果都为“正确”或“真”， 该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。
凭证审核的目的和功能
对记账凭证进行审核的目的主要 有两个： 一是发现凭证在输入过程中无法 发现的错误； 二是为记账提供一个标记。 只有经过审核的凭证才能记账。
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Slide 17 2013年10月9日星期三
凭证审核的方法
（1）静态屏幕审核法：是指计算机自动依次将 未审核的凭证显示在屏幕上，审核人员通过目测 等方式对已输入的凭证进行审核的方法。 这种方法受操作员业务水平的影响较大，而且长 时间目测会引起眼睛疲劳，效率比较低。 （2）二次输入校验法：是将同一凭证输入两次， 通过计算比较两次输入的凭证是否相同，从而检 查输入错误的一种审核方法。 这种方法查错效率较高，但是输入时间花费较多。
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Slide 24
2013年10月9日星期三
临时凭证文件
历史凭证文件
记账过程中文件之间的数据传递关系
科目 编码
借贷 金额 ，，，
科目 编码
汇总文件
借贷 金额 ，，，
科目文件
科目 编码
科目性质 父科目，，，
科目 编码
企业银行账文件
余额 发生额，，，，，
科目 编码
借贷 金额 ，，，
结账
结账是一种批处理，只允许每 月结账日使用。 结账功能模块包括期末转账处 理、月结，年结。
Slide 8
2013年10月9日星期三
凭证录入与控制机制－科目
是否是明细记账科目的检查：检查凭 证中科目编码是否为最底级科目编码或记 账明细科目。在IT环境下，科目是分级的。 输入记账凭证时，只能输入记账明细科目 或最底级科目，不能输入控制性科目或父 科目。如果输入记账明细科目，检查结果 为“正确”或“真”，否则，检查结果为 “错误”或“假”。
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Slide 27
2013年10月9日星期三
结账的步骤
2、结账前做的准备工作： （1）上月未结账，则本月不能结账。 （2）本月还有未记账凭证时，则本月不能 结账。 3、如果是结十二月份的账,则必须产生下 年度的空白账薄文件,并结转年度余额。 4、做结账标志。如果某月有结账标志，则 不能再输入该月凭证并记该月账。
典型的记账处理流程
记账流程 NO 记账凭证检 验（1） 保存记账前 状态（2） 记账指令 正确吗？ 状态文件
临时凭证 文件
已审核凭证
取一张凭证 并记账（3）
科目文件
<职能>
删去已记账 凭证（8）
YES
临时凭证文件的 记录执行完？(4)
更新（5） 结束
企业银行 账文件
已审核凭证
汇总文件
做记账标志 （7）
（一）凭证录入
凭证录入模块是账务处理子系统中凭证处理模块 下的一个重要子模块，它的功能是将记账凭证的 格式显示在屏幕上，以供财会人员通过键盘输入 凭证。
在凭证录入过程中需要对会计科目等进行正确性 检查；当凭证输入完成之后存盘时对金额进行检 查；如果检查凭证正确无误，则将凭证保存在临 时凭证文件中。否则，拒绝保存，等待财会人员 修改。
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Slide 18 2013年10月9日星期三
凭证审核模块应具备的控制功能
（1）无论是审核签字还是取消审核， 审核人和制单人不能是同一人。 （2）凭证一经审核，就不能修改、 删除，只有取消审核后才可以。 （3）取消审核只能由审核人自己完 成。
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追加（6）
历史凭证 文件
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Slide 22
2013年10月9日星期三
典型的记账处理流程
（1）记账凭证的检验 （2）保护记账前状态 （3）开始记账 （在不同工作区打开有关 文件） （4）取“临时凭证文件”中已审核的凭 证的一条记录，如果文件没有结束，继 续执行，否则转到第（8）步。 （5）以该条记录中的科目编码为关键字 查找在“科目文件”和“汇总文件”中 相应的记录并进行更新。
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Slide 23 2013年10月9日星期三
典型的记账处理流程
（6）将该记录追加到“历史凭证文件”。 （7）将临时凭证文件中的该记录做记账标 记，返回（3）。 （8）从“临时凭证文件”中删除有记账标 志的所有记录。 （9）关闭所有文件，结束记账过程。
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Slide 20 2013年10月9日星期三
记账和结账模块设计——记账
记账模块的功能是根据临时凭 证文件中已审核的凭证，自动更 新账务数据文件，得到账簿和报 表所需要的汇总信息和明细信息。 记账方式（即可一天记数次账， 也可多天记一次账。）
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Slide 21 2013年10月9日星期三
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Slide 5 2013年10月9日星期三
凭证录入模块设计时要考虑的内容
1、记账凭证格式设计 在手工方式下，各单位的记账凭证有不同 的分类，如收款、付款、转账等，每一类 凭证具有不同的格式。在IT环境下，不可 能也没有必要设计那么多凭证格式。目前， 通用总账子系统通常采用的方法是：允许 财会人员根据需要设置凭证类型，但一般 各种凭证均采用统一的凭证格式。 2、凭证录入时的控制机制设计
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Slide 3 2013年10月9日星期三
凭证处理模块设计
凭证处理模块的功能主要是 完成对凭证的日常处理工作，它 又可划分为凭证输入、凭证审核、 凭证查询打印，凭证汇总、记账 等功能模块。
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Slide 4
10月9日星期三
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Slide 14 2013年10月9日星期三
凭证录入模块设计中的其他功能设计
（1）科目联机查询功能。 （2）计算器功能。 （3）常用摘要输入功能。 （4）凭证修改功能：可以对凭证进行有痕 迹修改和无痕迹修改。
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Slide 15
2013年10月9日星期三
（二）凭证审核
凭证审核模块主要是完成对录入的记 账凭证进行正确性、合法性、有效性 审核，对审核无误的凭证做标记以示 审核通过，如果审核员想取消审核， 也可以用该模块来完成。
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Slide 16
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Slide 12 2013年10月9日星期三
各种辅助数据的输入
（1）辅助核算为外币:系统应提示输入外币金额和汇 率 （2）辅助核算为对账:系统应提示输入票据日期等 （3）辅助核算为单位往来:系统应提示输入往来单位 等 （4）辅助核算为部门:系统应提示输入单位信息 （5）辅助核算为个人往来:系统应提示输入个人信息 （6）辅助核算为项目:系统应提示输入项目信息
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2013年10月9日星期三
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Slide 11
3、辅助核算和管理数据的输入
在科目设置时，为了满足辅助核算和管理 的需要，给有关科目设置了辅助核算属性， 如外币、数量、单位往来、项目核算、个 人往来、供应商往来、部门核算等。在凭 证录入过程中，当输入了具有辅助核算属 性的会计科目后，系统应自动弹出辅助信 息输入窗口，提示并要求财会人员输入或 者选择不同的辅助核算数据。
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Slide 19 2013年10月9日星期三
凭证的查询与打印
查询打印模块的功能主要是完成对 各种凭证（未审核凭证、已审核凭 证）的查询和打印；按日期对凭证 汇总，生成“凭证汇总表”显示和 打印，或者按凭证类型汇总，生成 凭证汇总表显示和打印等。
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Slide 9 2013年10月9日星期三
凭证录入与控制机制－科目
与凭证类型是否相符的检查： 即检查 输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是 否相符的检查。特定的凭证类型有时要求 凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中 贷方科目必须出现“现金”或“银行存款” 科目；收款凭证中，借方科目必须出现 “现金”或“银行存款”科目。若满足上 述条件，检查结果为“正确”或“真”， 否则，检查结果为“错误”或“假”。
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结账的步骤
1、保护结账前状态
保护结账前的所有数据到硬盘备份目 录。这样做的目的是为了防止结账过 程被中断，一旦断电或其他原因造成 结账过程中断后，可以自动恢复到结 账前状态。
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凭证录入与控制机制－科目
科目是经济业务分类的主要依据， 凭证录入模块提供对科目编码设置一系 列的控制机制： 存在性检查：即检查凭证中科目编 码是否存在。财会人员在输入记账凭证 时，输入一科目编码，如果财会人员在 进行初始设置（科目设置）时设置了该 科目编码，即“科目文件”有该科目编 码存在，那么检查结果为“正确”或 “真”，否则，检查结果为“错误”或 “假”。 Weifang University 会计电算化
内容回顾
关于第三章，前面我们学习了账务处 理概述，账务处理流程分析，总账子系统 的总体设计，以及总账子系统的初始设置。 复习： 1、总账子系统需要设计哪些主要的数 据文件？
2、临时凭证文件有什么作用？
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第四节 账务处理子系统功能模块设计
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Slide 28 2013年10月9日星期三
账表输出
账务处理的最终目标是产生各种账簿和报 表，账表输出模块的功能就是根据企业管 理和会计制度的要求对账务数据文件进行 排序、检索和汇总处理，最后输出所需要 的账表。 输出的账表主要包括：日记账、明细账、 总账、综合查询结果以及相关报表。 输出的方式主要包括：账表的打印输出、 账表的屏幕显示输出，以及账表的磁盘输 出。
本讲主要内容： 凭证处理模块设计 记账和结账模块设计 账表输出和系统服务
2013-10-9
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2007年4月8日星期日 2
主要内容
第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证管理 第六节 出纳管理 第七节 期末处理与账表输出 第八节 辅助管理－往来和项目核算和管理 第九节 总账系统的改进---动态会计平台的构建
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Slide 13 2013年10月9日星期三
操作举例
1、4日，财务部王晶从工行提取现金8000元， 作为备用金（现金支票号XP001） 2、6日，收到泛美集团投资20000美元，汇率 1:8.625（转账支票号ZPW001） 3、7日，供应部白雪采购空白光盘1000张，每 张2元，材料货款以银行存款支付（转账支票号 ZPR001） 4、12日，供应部白雪从南京多媒体研究所购入 “学习革命”光盘100张，单价60元，货税款暂 欠，商品已验收入库（适用税率17%）
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Slide 6 2013年10月9日星期三
凭证录入与控制机制
凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会 计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编 号，不能有重号、漏号。 因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为： 系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成 当前凭证号。 凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间， 凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递 增而递增等。 因此，其控制机制为： 凭证日期为公历日期，输入日期不能为已结账月份的 日期，而且应该大于等于最后一张凭证的日期。 附单据数。即本凭证的附件张数。 摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。 2013年10月9日星期三 Weifang University 会计电算化 Slide 7
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凭证录入与控制机制－金额
任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必 相等”的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文 件之前，其控制机制为： 自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结 果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错 误”或“假”。 只有当所有检查结果都为“正确”或“真”， 该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。
凭证审核的目的和功能
对记账凭证进行审核的目的主要 有两个： 一是发现凭证在输入过程中无法 发现的错误； 二是为记账提供一个标记。 只有经过审核的凭证才能记账。
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凭证审核的方法
（1）静态屏幕审核法：是指计算机自动依次将 未审核的凭证显示在屏幕上，审核人员通过目测 等方式对已输入的凭证进行审核的方法。 这种方法受操作员业务水平的影响较大，而且长 时间目测会引起眼睛疲劳，效率比较低。 （2）二次输入校验法：是将同一凭证输入两次， 通过计算比较两次输入的凭证是否相同，从而检 查输入错误的一种审核方法。 这种方法查错效率较高，但是输入时间花费较多。
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临时凭证文件
历史凭证文件
记账过程中文件之间的数据传递关系
科目 编码
借贷 金额 ，，，
科目 编码
汇总文件
借贷 金额 ，，，
科目文件
科目 编码
科目性质 父科目，，，
科目 编码
企业银行账文件
余额 发生额，，，，，
科目 编码
借贷 金额 ，，，
结账
结账是一种批处理，只允许每 月结账日使用。 结账功能模块包括期末转账处 理、月结，年结。
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凭证录入与控制机制－科目
是否是明细记账科目的检查：检查凭 证中科目编码是否为最底级科目编码或记 账明细科目。在IT环境下，科目是分级的。 输入记账凭证时，只能输入记账明细科目 或最底级科目，不能输入控制性科目或父 科目。如果输入记账明细科目，检查结果 为“正确”或“真”，否则，检查结果为 “错误”或“假”。
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2013年10月9日星期三
结账的步骤
2、结账前做的准备工作： （1）上月未结账，则本月不能结账。 （2）本月还有未记账凭证时，则本月不能 结账。 3、如果是结十二月份的账,则必须产生下 年度的空白账薄文件,并结转年度余额。 4、做结账标志。如果某月有结账标志，则 不能再输入该月凭证并记该月账。
典型的记账处理流程
记账流程 NO 记账凭证检 验（1） 保存记账前 状态（2） 记账指令 正确吗？ 状态文件
临时凭证 文件
已审核凭证
取一张凭证 并记账（3）
科目文件
<职能>
删去已记账 凭证（8）
YES
临时凭证文件的 记录执行完？(4)
更新（5） 结束
企业银行 账文件
已审核凭证
汇总文件
做记账标志 （7）
（一）凭证录入
凭证录入模块是账务处理子系统中凭证处理模块 下的一个重要子模块，它的功能是将记账凭证的 格式显示在屏幕上，以供财会人员通过键盘输入 凭证。
在凭证录入过程中需要对会计科目等进行正确性 检查；当凭证输入完成之后存盘时对金额进行检 查；如果检查凭证正确无误，则将凭证保存在临 时凭证文件中。否则，拒绝保存，等待财会人员 修改。
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凭证审核模块应具备的控制功能
（1）无论是审核签字还是取消审核， 审核人和制单人不能是同一人。 （2）凭证一经审核，就不能修改、 删除，只有取消审核后才可以。 （3）取消审核只能由审核人自己完 成。
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历史凭证 文件
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典型的记账处理流程
（1）记账凭证的检验 （2）保护记账前状态 （3）开始记账 （在不同工作区打开有关 文件） （4）取“临时凭证文件”中已审核的凭 证的一条记录，如果文件没有结束，继 续执行，否则转到第（8）步。 （5）以该条记录中的科目编码为关键字 查找在“科目文件”和“汇总文件”中 相应的记录并进行更新。
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Slide 23 2013年10月9日星期三
典型的记账处理流程
（6）将该记录追加到“历史凭证文件”。 （7）将临时凭证文件中的该记录做记账标 记，返回（3）。 （8）从“临时凭证文件”中删除有记账标 志的所有记录。 （9）关闭所有文件，结束记账过程。
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Slide 20 2013年10月9日星期三
记账和结账模块设计——记账
记账模块的功能是根据临时凭 证文件中已审核的凭证，自动更 新账务数据文件，得到账簿和报 表所需要的汇总信息和明细信息。 记账方式（即可一天记数次账， 也可多天记一次账。）
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凭证录入模块设计时要考虑的内容
1、记账凭证格式设计 在手工方式下，各单位的记账凭证有不同 的分类，如收款、付款、转账等，每一类 凭证具有不同的格式。在IT环境下，不可 能也没有必要设计那么多凭证格式。目前， 通用总账子系统通常采用的方法是：允许 财会人员根据需要设置凭证类型，但一般 各种凭证均采用统一的凭证格式。 2、凭证录入时的控制机制设计
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凭证处理模块设计
凭证处理模块的功能主要是 完成对凭证的日常处理工作，它 又可划分为凭证输入、凭证审核、 凭证查询打印，凭证汇总、记账 等功能模块。
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Slide 14 2013年10月9日星期三
凭证录入模块设计中的其他功能设计
（1）科目联机查询功能。 （2）计算器功能。 （3）常用摘要输入功能。 （4）凭证修改功能：可以对凭证进行有痕 迹修改和无痕迹修改。
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（二）凭证审核
凭证审核模块主要是完成对录入的记 账凭证进行正确性、合法性、有效性 审核，对审核无误的凭证做标记以示 审核通过，如果审核员想取消审核， 也可以用该模块来完成。
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各种辅助数据的输入
（1）辅助核算为外币:系统应提示输入外币金额和汇 率 （2）辅助核算为对账:系统应提示输入票据日期等 （3）辅助核算为单位往来:系统应提示输入往来单位 等 （4）辅助核算为部门:系统应提示输入单位信息 （5）辅助核算为个人往来:系统应提示输入个人信息 （6）辅助核算为项目:系统应提示输入项目信息
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3、辅助核算和管理数据的输入
在科目设置时，为了满足辅助核算和管理 的需要，给有关科目设置了辅助核算属性， 如外币、数量、单位往来、项目核算、个 人往来、供应商往来、部门核算等。在凭 证录入过程中，当输入了具有辅助核算属 性的会计科目后，系统应自动弹出辅助信 息输入窗口，提示并要求财会人员输入或 者选择不同的辅助核算数据。
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Slide 19 2013年10月9日星期三
凭证的查询与打印
查询打印模块的功能主要是完成对 各种凭证（未审核凭证、已审核凭 证）的查询和打印；按日期对凭证 汇总，生成“凭证汇总表”显示和 打印，或者按凭证类型汇总，生成 凭证汇总表显示和打印等。
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