ERP财务系统内部控制制度

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ERP财务系统内部控制制度

1.目的

通过制定和执行本程序，进一步规范和加强公司ERP系统的用户管理, 明确ERP系统用户的管理流程和ERP用户增加、变更、注消的操作流程，使ERP系统安全有序地运行。

2.适用范围

适用于公司各ERP系统模块实施部门。

3.职责

3.1财务部负责ERP系统的规范集中管理、信息共享的要求，结合公司管理体制等实际情况，严格ERP系统的日常使用及规范管理。

3.2总经办负责ERP系统硬件维护。

3.3品管部负责ERP系统质量模块业务操作规范及日常操作问题解决。

3.4人力资源部负责ERP系统EHR模块业务操作及日常操作问题解决。

3.5工程部负责采购备品备件物料编码申请。

4.术语和相关文件

无

5.内容

5.1系统日常使用及用户职责管理

5.1.1系统操作人员新增:系统操作人员新增:根据新增人员岗位职责，由各部门综合管理员填写总部统一的用户维护申请表申请人基本信息及业务需求，经本部门负责人审核批准后，报公司系统管理

员，系统管理员根据岗位职责及业务需求赋予系统内相应的职责后统一报公司信息管理总部系统管理员对新增用户配置职责系统文件和设置密码。

第一次登陆系统，须修改密码并牢记，在系统提示密码到期时应修改密码并牢记。对系统新增用户，申请人所在部门一个月内负责完成对新用户进行培训，以确保新用户能够熟练的使用ERP系统，培训应做培训记录，培训记录已书面形式报财务部及人力资源部。

5.1.2系统操作人员更换职责，同新增用户申请流程相同，统一由公司信息管理总部对其用户进行更换职责。

5.1.3用户离职和注销:离职人员存在系统操作职责的，在办理离职手续前三天同新增用户申请流程相同，统一由公司信息管理总部对其用户进行注消后方可办理离职手续。

5.1.4用户密码重置:用户长时间不登录系统或忘记密码无法登录时，同新增用户流程相同，统一由公司信息管理总部对其用户密码重置。

5.1.5系统管理员定期查看用户的使用情况，超过三个月未登陆使用的用户名，系统管理员有权直接将该用户删除。

5.1.6用户名命名规则:公司简写，姓名简写，例:SCCD_NHM四川成都_钮红梅)，如本公司两个人姓名一样，第一个申请人按此规则定义，第二个申请人姓为全拼，例:SCCD_NIUHM。

5.1.7口令设置规则:系统管理员通知申请人用户名和初始密码。申请人使用该用户名和初始密码登陆应用系统，并根据提示将初始密码修改为个人密码，密码长度不少于5个字符，系统每60天会提示用户修改密码。

5.1.8财务模块操作使用人员职责权限包括:超级用户、录入用户和查询用户，超级用户负责系统维护、系统功能设置;录入用户负责在授权范围内业务录入、查询;查询用户仅在授权范围内查询相关业务。 5.1.9质量模块操作使用人员职责权限包括:质量管理用户、质量分析用户、质量管理审核用户，质量管理用户负责在授权范围内录业务录入;质量分析用户负责在授权范围内进行数据统计和分析，质量审核用

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编号: 版次: 发布时间: ERP财务系统内部控制制度户负责在授权范围内进行数据统计和分析，为质量审批关闭责任人，维护本厂质量内控标准。 5.1.10人力资源模块操作使用人员职责权限包括:人事查询普通用户、人事管理(基本)用户、人事工资查询用户，查询用户仅在授权范围内查询相关业务，

普通用户负责在授权内业务录入、查询; 5.1.11最终用户的操作权限根据各部门岗位职责及岗位分工可以配给一个或多个职责。 5.2系统维护管理

5.2.1硬件维护主要内容:在设备更新、扩充、修复后，由公司信息管理人员安装和调试，在系统运行过程中，出现硬件故障时，及时进行故障分析，并做检查记录具体由公司信息管理人员负责; 5.2.2软件维护主要包括:正确性维护、适应性维护、完善性维护三种。正确性维护是指诊断和改正错误的过程，由系统管理员和软件供应商负责;适应性维护是指单位的会计工作发生变化时，为适应而进行的修改活动，由系统管理员负责。完善性维护是为了改善已有功能的需求而进行的软件修改活动，由系统管理员和软件供应商负责。

5.3系统业务管理

5.3.1电算化会计信息系统的档案管理主要是指打印出的各种账簿、报表、凭证、存贮会计数据和程序的光盘，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计档案管理是在会计电算化后会计工作连续进行的保障;是电算化会计信息系统维护的保证，是保证系统内数据安全完整的关键环节，也使会计信息得以充分利用。

5.3.2记账凭证的生成与管理。

记账凭证分总账手工凭证，采购、库存、资产、应收、应付、经常性自动生成凭证两类。 5.3.3总账日常业务

5.3.3.1日记账按批次录入日记账凭证，每天每人建立一个批日记账，批名规则为:用户名拼音简写(大写)，日期，序列号，比如20091008.001。

5.3.3.2原始凭证的录入按审核无误的原始凭证业务内容对原始凭证进行分类，每类内容录入一张凭证，当天的业务须当天处理完毕，禁止积压业务。

5.3.3.3经常性凭证，应及时根据业务内容的变动进行修改和维护，运行该项业务应严格按照要求进行，已发生的业务应及时进行业务处理。

5.3.3.4子模块业务导入按公司要求导入总账，生成凭证，注意子模块产生的科目禁止随意在总账内调整，影响子模块与总账科目余额产生差异，如:应付账款不可在总账内手工录入，导致应付系统应付账款余额与总账内应付余额差异，每月结账后负责相应科目的人员应核对子模块与总账科目是否一致。 5.3.3.5总账错误更正，发现录入错误，在未过账时对该错误凭证可直接进行更正，对已进行过账处理的凭证采用“冲消”错误凭证，录入正确凭证;子模块业务产生的错误应在子模块处理，禁止在总账进行调整。