数码照片档案归档目录及备考表(样表)

(档案管理)档案管理培训资料

档案管理培训资料我们原来根据档案局的要求，要求各单位实行部门立卷、部门整理制度。

也就是各部门整理好了再移交综合档案室。

现在看来不太现实，因此，我们现在的要求是各部门要清晰自己部门那些材料应当归档，及时上交档案室。

各处室哪些材料应当归档，档案管理员应当进行指导。

今天，我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表，交给每一个处室负责人，要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照，不得遗漏。

并填写好档案交接文据(附目录)，作好登记。

我们学校单位比较小，普通没有专门的文件收发部门，通常是由校长和各处室主任分散保管，比较容易遗失。

我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份复印件按文件流转程序传阅。

3．现在教育局有一部份文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档的。

因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。

根据《分类罗列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。

接着，根据《保管期限表》把每类分成三小类：永久、长期、短期。

文书档案党群党群党群政务政务政务教学教学教学永久长期短期永久长期短期永久长期短期卷内目录放在卷首，内容有：顺序号：卷内文件依其罗列先后填写顺序号，每卷均从 1 开始。

文号：填写文件制发机关的发文字号。

如果没有则不填责任者：填写生成文件的单位或者部门。

必须要填题名：照实抄录日期：生成文件材料的日期页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。

备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。

卷内备考表放在卷末，内容有政务类党群类教学类卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。

立卷人：由立卷人签名。

(通常是档案员签名)检查人：由案卷质量审核者签名。

(通常填档案分管领导检查、签名) 立卷时间：填写完成立卷的日期应先去除金属物，宽大的纸页要折叠，装订线外有文字的要加边，破损的要修补，文件的底边和左侧敦齐，左边三点一线，线绳装订。

卷内目录及备考表式样

主体分部工程验收记录
主体分部工程观感检查记录
卷内目录
序号
文件
编号
责任者
文件题名
日
期
页
次
备
注
屋面分部工程验收记录
屋面分部工程观感检查记录
装饰分部工程验收记录
装饰分部工程观感检查记录
分部工程验收证明
卷内备考表
本案卷共有文件材料页，其中：
文字材料页，图样材料页，
照片张。
说明：
立卷人：
年月日
审核人：
混凝土试块试压报告及混凝土评定记录
砌筑砂浆配比及试砖报告
钢筋连接试验报告及汇总表
砼回弹记录
植筋拉拔试验
商砼资料
门窗合格证及试验报告
给排水安装材料合格证及检验报告
给排水及采暖隐蔽验收记录
室内排水管道通球、通水、灌水试验记录
阀门清洗试验记录
地漏及地面清扫口排水试验记录
室内给水管道冲洗记录
水气压试验记录
卫生器具满水试验记录
安装分部工程质量验收证明
卷内目录
序号
文件
编号
责任者
文件题名
日
期
页
次
备
注
工程概况
工程项目管理人员名单
施工现场质量管理检查记录
开工报告
工程竣工报告
工程定位测量记录
基槽验线记录
地基钎探记录
地基验槽、地基处理、地基验收记录
砼浇灌申请书
砼拆模申请单
楼层平面放线及标高抄测记录
厕所、屋面蓄水试验记录
建筑物沉降观测记录
建筑物垂直度、标高测时记录
钢筋隐蔽验收记录
砌体工程隐蔽验收记录

档案工作印章、目录、标签样式(通用)

档案工作印章、目录、标签样式（通用目录 45 种）1、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22、文书档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33、卷内备考表（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44、案卷目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55、卷内文件目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈66、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈77、归档文件目录（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈88、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈99、科技档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1010、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1111、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1212、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1313、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1414、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1515、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1616、会计档案移交清册┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1717、会计档案移交清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1818、会计档案销毁清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1919、干部档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2020、干部职务变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2121、工资变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2222、干部档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2323、已故人员档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3624、已故人员档案检索表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3725、声像档案案卷目录（通用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3826、照片档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3927、照片档案卷内目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4028、照片档案总说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4129、录音录像档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4230、录音说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4331、录像说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4432、机读档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4533、底图档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4634、审计档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4735、实物档案目录（时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4836、实物档案目录（小类－时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4937、实物档案小标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5038、发文汇编案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5139、发文汇编卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5240、全宗卷封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5341、全宗卷案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5442、全宗卷卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5543、图书资料目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5644、专题目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5745、目录标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈58 （1）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷等适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 58 （2）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 59 （3）文件汇编、专题目录封面标签、背脊标签式样（文件汇编、专题目录夹适用）┈┈┈┈┈ 601、档号章规格样式2、文书档案封面3、卷内备考表（文书立卷适用）卷内备考表4、案卷目录（文书立卷适用）案卷目录目录号：5、卷内文件目录（文书立卷适用）卷内文件目录6、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）封面背脊7、归档文件目录（文书立卷改革适用）归档文件目录8、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）备考表9、科技档案封面式样（基建、设备、科技档案适用）10、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）备考表11、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）案卷目录卷内目录13、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案总目录14、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案分类目录15、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）会计档案目录目录号：16、会计档案移交清册会计档案移交清册移出部门：接收部门：部门领导：部门领导：经办人：经办人：移出日期：接收日期：会计档案移交清册2、交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

文物藏品档案规范(WWT0020—2008)

文物藏品档案规范(WW/T0020—2008)（国家文物局 2009年2月16日）1 范围本标准规定了文物藏品档案的归档范围、立卷和装帧要求等内容。

本标准适用于一级文物藏品建档工作。

其他级别的文物藏品建档工作，可参照执行。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 2260-2007 中华人民共和国行政区划代码GB/T 2659-2000 世界各国和地区名称代码（eqv ISO 3166-1:1997）GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1 文物藏品档案 archives for museum collections在文物藏品征集、鉴定、入藏、编目、保管、保护、利用和研究等工作过程中形成的有关文物本体属性、文物管理工作和其他相关事项的历史记录，形式有文字、图表、照片、拓片、摹本、电子文件等。

4 归档范围4.1 文物藏品档案材料的记录内容4.1.1 文物藏品的本体属性信息。

4.1.2 文物藏品的管理工作信息。

4.1.3 文物藏品的研究利用信息。

4.1.4 文物藏品的保护修复信息。

4.2 属于归档范围的文件材料4.2.1 《文物藏品登记表》《文物藏品登记表》的格式及著录说明，见附录A。

4.2.2 《文物藏品动态跟踪记录汇总表》《文物藏品动态跟踪记录汇总表》的格式及著录说明，见附录B。

4.2.3 照片文物藏品档案应收录文物藏品的全貌和重要局部特征照片，藏品本体发生重大变化前后对比照片，修复前后对比照片。

文物藏品档案还宜收录文物藏品的重要纹饰、印记、款识、铭文等局部照片，残损部位照片，保护监测记录照片，与藏品有关的重大活动照片等。

案卷目录及其封面备考表式样

附件4案卷目录及其封面、备考表式样
案卷目录
序号
档案编号
案卷题名
年度
页数1案卷目录式样
填写要求：
1.序号：填写案卷号。
2.档案编号：填写每卷的档案编号。
3.案卷题名、页数：按图3-1要求填写。
4.年度：填写每卷文件的起止年度，中间用“/”连接。
5.期限：填写永久。
6.备注：填写案卷需要说明的问题，如文件的密级或其他。
XX省（自治区、市、县、区）第二次全国地名普查
档案案卷目录
编制单位：（公章）
年月日
图4-2案卷目录封面式样
填写要求：
编制单位：填写档案编制单位全称，即XX省（自治区、市、县、区）第二次全国地名普查领导小组办公室。
备考表
案卷总数：盒（袋）卷
光盘：张
移交人：
接收人：
年月日
图4-3案卷目录备考表式样

照片档案整理

3、照片的编号。照片归档应编制档号。档号内容及书写格式为“全宗号—分类及保管期限号—册号—张号”或“全宗号—保管期限代码— 张号”。如：51-Szy-3-5，表示51号全宗声像类照片档案永久保管期限第3册第5张。照片档号分别填写在照片背面和照片册中存放位置处，并保持一致。 4、入册。照片装具的选用，常规尺寸的照片档案装具应使用国家规范的照片档案册（采用无酸材料制作），大幅照片可卷放或平放在档案盒中。同时对照片册编页号，填写备考表。
数码底片的存储结构：
3、数码底片的说明目录
底片号题名时间摄影者文字说明照片号参见号
4、归档：一是逻辑归档，在计算机上进行；二是物理归档，脱机存储。
三、照片档案的保管
（一）、防止污染（二）、照片册立放（三）、温湿度控制（如下图）（四）、定期检查
中期贮存类型
长期贮存
最高温度/℃
张号：在同一全宗同一保管期限内底片按时间顺序排列大流水号。
3、底片登录：宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处(刻写不下时，前段可不写)，不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致； 4、装袋及底片袋标注：底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明 “F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。
照片档案册内目录格式
页号备注
照片号
题名
时间
底片号
2-Szy-3-8
………
20120512
3
2－Sd2012y-8
“2”为全宗号，“Szy”为分类及保管期限号，“3”为册号，“8”为张号，一张照片一条目录，放于照片册内。

建设工程照片档案归档整理规则

附件1建设工程照片档案归档整理规则根据《苏州市建设工程声像档案资料归档规定》和《苏州工业园区建设竣工档案的编制及报送办法》的要求，为规范建设工程照片档案的归档内容、收集、整理、编制及验收工作，特制定本整理规则。

一、编制单位建设单位作为档案责任人应在施工、监理合同中明确参建及管理各方形成工程照片资料的义务，明确工程照片汇总的归档单位。

二、归档形式建设单位可以选择普通照片或者数码照片一种归档方式，不得采用混合方式，归档内容必须完整、齐全。

（1）普通照片：3.5×5英寸照片，像纸介质。

按照片像册一份归档（2）数码照片：分辨率在400万像素以上的数码照片，采用光盘介质存储，TIF或JPG格式，按规定整理后，制作光盘一式二份归档。

三、归档内容1、开工前：（1）原址、原貌。

（2）周边状况包括已有建（构）筑物情况。

2、基础工程：（1）基础范围及相对位置关系。

（2）地质土壤情况，特殊地基处理措施等，基础异常情况技术处理，土壤岩样分析过程等情况；（3）基础类型及施工技术、保障措施、特殊施工技术工艺等。

（4）基础隐蔽工程，包括钢筋、管线、预埋件、防水设施等。

（5）建筑物位移、沉降、变形及处理等。

3、主体工程：（1）主体工程施工过程。

（2）隐蔽工程包括钢筋结构、水电预埋管线等。

（3）砌体、砼、构造柱、抗震避雷设施等。

（4）主体结构布局特点、大型构件安装等现场。

（5）屋面工程及防水、保温、防腐工程工艺现场。

（6）采用新材料、新技术、新工艺的施工情况。

（7）工程质量事故及其处理情况。

4、竣工部分：（1）建筑外立面及景观拍摄：要求完整反映建筑物全貌，其中至少三张全景照片必须能代表该建筑物特征。

（2）室外环境及市政工程拍摄：要求反映主入口、小区环境、市政道路、后三通设施、管道阀井等配套设施。

（3）消防设施：室内外消防通道、室内外消防设施。

（4）室内：大厅、主要通道、楼梯等。

（5）上人屋面：屋面防水及细部构造，避雷设施、屋面水箱及管道等设施。

工程档案归档整理规则及方法

1
施工图设计、工程预算、设计总结
2
3
设计变更、竣工图
4.施工过程管理文件
开工、竣工报告、施工组织设计，土建工程文件材料
各分部、分项工程质量评定及质量记录，土建（电气）质量控制记录及报审，建筑及安装工程原始记录、隐蔽工程记录、施工质量事故和永久性缺陷记录
电气设备文件材料，一次、二次设备试验报告，设备安装使用说明书、材料复试报告、设计变更通知单、工程联系单等
3.基建档案归档流程
基建工程项目文件归档流程图
（四）基建档案归档范围
1.可行性研究阶段
项目规划、立项及批复, 征用土地文件，合同及协议
工程可行性研究报告及批复、工程概算
2.招投标文件
项目设计、施工、设备材料招投标文件
施工、设计、供货合同及变更、索赔等文件
3.设计文件工程的初步设计文件
5.监理文件 1
监理规划、监理大纲、监理实施细则及审批文件
工程量、安全质量控制记录，分包单位资质报审表
2
3
监理通知单、协调会议纪要、监理月报、工作总结
6.竣工、验收文件
工程竣工验收会议文件及启动方案、竣工报告、验收缺陷处理及整改报告、系统调试报告、遗留问题等
竣工图（主系统及所用电系统、电补偿、二次、通信、自动化、建筑物总的部分、变电站户外构架等）
6.移交程序 6.1 工程档案移交清册 6.1.1 各阶段形成的项目文件材料办理移交时需办理“工程档案移交清册”，移交书由工程档案移交表、工程档案案卷目录、卷内目录组成。 6.1.2 工程档案移交清册须装订成册，装订顺序：工程档案移交表 — 工程档案案卷目录 — 卷内目录。 6.1.3 工程档案移交书一式两份，其中一份交移交部门/单位，一份交接收部门/单位，档案移交书应妥善保存。

填写案卷封皮及备考表

填写案卷封皮及备考表
填写案卷封皮及备考表是一项重要的档案管理工作，以下是填写时需要注意的几个方面：
1. 案卷封皮：
案卷封皮是档案的外部包装，应当包含以下内容：
- 全宗名称：即档案馆的名称，一般填写在封皮正中间。

- 类目名称：即案卷所属的类别，如人事、财务、合同等，应填写在封皮左上角。

- 案卷题名：即案卷的主题，应简明扼要地概括案卷内容，填写在封皮右上角。

- 卷内文件起止日期：即案卷内文件的起止时间，应填写在封皮右下角。

- 保管期限：根据国家有关规定，填写案卷的保管期限，如永久、长期、短期等。

- 件(页)数：填写案卷内文件的页数或件数，应与实际数量相符。

- 归档号：即案卷在档案馆中的编号，应填写在封皮底部。

- 档号：即档案馆对案卷的编号，由档案馆工作人员填写。

2. 案卷备考表：
案卷备考表是案卷内文件的说明和记录，应包含以下内容：
- 本卷情况说明：说明案卷的立卷时间、立卷人、检查人等信息，应填写在备考表的顶部。

- 立卷人：即案卷的立卷人，应填写在备考表的左侧。

- 检查人：即案卷的检查人，应填写在备考表的右侧。

- 立卷时间：即案卷的立卷时间，应填写在备考表的底部。

在填写案卷封皮和备考表时，应确保信息准确无误，以便于档案的查找和管理。

同时，也要遵守档案馆的相关规定，保证档案的质量和安全。

档案目录输入整理

档案输入整理一、按件归档（归档文件目录）：注：1、点击添加进行录入。

2、文号：有文号的要填文号，没有的不填。

3、责任者：以文件落款为准，若文件落款为“淀山湖镇人民政府”，则责任者填“淀山湖镇人民政府”，若文件上没有落款，一般填各村委会名称。

4、档号自动生成。

5、若要进行修改，进入上图所示页面后点出“编辑“。

6、每输完一盒，打印备考表放在盒子最下面。

备考表中整理人为各村负责档案整理的人员。

检查人为各村档案分管领导（如下图），然后点击开始打印。

7、等归档目录输完后，进行归档文件封面打印（如下图）。

注：新期限指“30年、10年”，原期限指“长期、短期”，按实际选择（30年、10年的选新期限，长期、短期的选原期限）。

二、按卷归档（案卷目录）：注：1、点击添加进行录入。

2、档案室卷号为标签最后一格所填的大流水号。

3、年度起、年度至：例，若一卷中包含的文件为2008年1月10日到2008年12月23日的，则年度起为：20080110，年度止为：20081223。

4、文件数量：指一卷里面所含文件数量。

5、页数：一卷总的页数。

6、全宗目录号：000-04，其中标签中所填的目录号。

7、若要进行修改，进入上图所示页面后点出“编辑“。

8、案卷不用打印备考表。

9、案卷目录输完后，进行案卷封面打印：分类号、全宗号不填。

目录号为两位数，例：04。

打印时，永久的归永久的打印（在案卷起始号、案卷终止号中填入永久的案卷号，例：2007年永久的案卷号是1-20的话，案卷起始号填1，案卷终止号填20），长期的归长期，短期的归短期。

（档案管理）档案归档文件整理的基本方法

（档案管理）档案归档⽂件整理的基本⽅法归档⽂件整理的基本⽅法⼀、装订1、件的区分件是指归档⽂件的整理单位。

⼀般以每份⽂件为⼀件，⽂件正本与定稿为⼀件，正⽂与附件为⼀件，定件与复制件为⼀件，转发⽂与被转发⽂为⼀件，报表、名册、图册等⼀册（本）为⼀件，来⽂与复⽂为⼀件；⼀次会议或活动的⽂件可为⼀件或两件；会议记录、简报、信息均可为⼀件或两件；介绍信、存根经⽩纸托裱各满30张为⼀件。

“为⼀件”是指在实体上装订在⼀起，编⽬时也只体现为⼀条条⽬。

2、装订⽅法每“件”⽂件材料的具体排列顺序如下：正⽂在前，定稿在后；正⽂在前，附件在后；原件在前，复件在后；转⽂在前，被转发⽂在后；复⽂在前，来⽂在后。

每件的装订主要采取的左上⾓装订法，具体操作将⽂件的左、上侧对齐，并在左上⾓按包⾓纸⼤⼩四⾯涂上浆糊，⽤包⾓纸套在左上侧，压紧即可；⽂件超过40页以上，采⽤左侧三孔⼀线装订法。

⼆、分类1、分类⽅法根据实际情况，我们选择以下分类⽅法保管期限－年度分类法这种⽅法适⽤于内部机构虽有变化但不复杂的⽴档单位。

主要是设置简单的基层单位或⼩机关，或每年形成的⽂件数量少的机关。

如：长久：2001年、2002年、2003年……定期：2001年、2002年、2003年……2、编制分类⽅案分类⽅案⼀般有引⾔、类别序号、类⽬名称组成，必要时可对类⽬所指的范围和归类⽅法等加以说明。

（1）引⾔，提⽰分类⽅法。

如按保管期限－年度，还是按其它分类⽅法。

（2）类别序号，是最低⼀级类⽬（机构或问题）的序号（3）类⽬名称，按机构分类的，机关内部第⼀层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。

采⽤两级分类的也应编制分类⽅案，以相对固定⼀个单位归档⽂件的排列顺序。

3、⽂件按照其⾃⾝的内容、形式、时间、来源等⽅⾯，根据编制分类⽅案，分门别类地组放在⼀起，使所有⽂件构成⼀个有机整体。

三、归档⽂件排列1、⽂件排列的含义，是指在分类⽅案的最低⼀级类⽬内，根据⼀定的⽅法确定归档⽂件先后次序的过程。

项目档案归档评分表

附件三项目档案归档评分表
评分规则：
A ：已完成项目文件个数；
B ：已归档项目文件个数（有对应分类号、目录）；
C ：以数字化项目文件个数；
D ：检查文件数量；
E ：总扣分数。

纸质归档率=00100⨯A
B ；电子文件归档率=00100⨯B
C 总得分=00100⨯-D
E
D
xxx直流线路工程施工档案验收评分表
备注：各案卷抽查文件数标注在案卷顺序号格内,抽查一件得一分。

小计为本类文件得分-扣分。

xxx直流线路工程监理档案验收评分表
xxx直流线路工程施工档案验收评分表-设计
备注：各案卷抽查文件数标注在案卷顺序号格内,抽查一件得一分。

小计为本类文件得分-扣分。

档案目录格式规范

档案目录格式规范 Revised by Petrel at 2021新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。

纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。

③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。

②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。

③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。

（四）新文书档案卷盒脊背（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。

档案目录格式规范

数
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第一批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第二批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第三批小型基建计划的通知
2008.01.12 3 2008.04.12 4 2008.10.22 6
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边 25mm，距右侧纸边 15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为 10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为 170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边 35mm。纵向表格首行字段部分高度为 20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
类目名称
案卷目录所在页号
燃料设备管线施工安装文件
1
锅炉设备管线施工安装文件
1
汽机设备管线施工安装文件
3
化水设备管线施工安装文件
6
暖通及其它系统设备管线施工安装文件
8
焊接记录、试验报告
10
材料出厂证书
12
设计变更、工程变更、材料代用单
16
2 号机卷内目录所在页号
1 10 59 69 99 110 135 160
143—190 盒 191—250 盒 251—280 盒 281—310 盒
90 号柜 91 号柜 92 号柜 93 号柜
311—340 盒 341—360 盒 361—391 盒 393—400 盒