事件策划与执行(最经典之活动执行方案)

可能出错的就一定会出错！
团队构成和时间表－工作说明书
• 活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） • 活动物料汇总 • 部门工作（接待）流程和要求 • 活动现场具体分工（人员位置和要求） • 文案准备 • 新闻稿 • 主持人台本 • 领导讲话稿 • 重要领导的现场文件夹内容资料 • 通讯录
• 预定的检查时间通报:
项目推进表的分解－－－正确制定并运用子目标
制定子目标的原则所: 有子目标的完成将自然导致总目标的完成 制定子目标的程序与: 所有成员逐个讨论总目标
明确每个成员的工作及在总体任务中的位置 为每个成员限定目标要求及资源
定子目标时的问题使:每个成员了解子目标,但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利 运用子目标来限定责任和要求
车辆安排－活动班车
• 来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵 达？
• 以每半小时为单位，列出航班抵达时间 表，并据此确定每班班车的间隔时Biblioteka Baidu、 发车辆数
• 班车品牌？新旧程度？ • 司机素质如何？会否迷路？联系方式？ • 班车途经路线是否有拥堵可能？ • 预留至少一辆机动车辆
车辆安排－特殊来宾接待
• 特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵 达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？ 入住时间和离开时间？
务经验？ • 场地是否有存放杂物或资料的地方？
车辆安排－停车场
• 停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要 多长时间？通过哪些线路？
• 停车场的开放和关闭时间？ • 停车场需要什么凭证？ • 是否可以专辟停车场？ • 是否有专用停车场？ • 是否有“停车已满”标志牌？ • 停车场是否有保安管理？ • 工作用车停在哪里？是否需付费？
公关策 划 321 法则
② 2个关键点
符合定位 支持品牌/产品定位 结果导向 方案的可行性 符合客户要求
前期准备－目的
判断一： 采取何种方式
判断二： 在活动中体现什么内容
确定你的目标--意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路
判断三： 抛弃一切非目标必须的
华丽想法
判断四： 不做无法改变事实的努力
工作说明书的主要目的－－－确定活动基本要素/相互关系及检查点
• 明确活动基本要素利于活动掌控 • 参与人员的工作指导，提升工作效率 • 新增人员的活动手册，利于快速到位（补位）
• 相互关系的确认 • 部门之间的配合和各自负责人； • 哪些事情可以同时进行； • 完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以
事件策划与执行培训
内部培训资料
说在前面的话 前期准备
目的和程序 预算 构思
团队组成和时间表
团队组成 项目推进表 工作说明书
核
活动场地
选择要求 场地情况
心
内
车辆安排
容
停车场 接待用车 特殊嘉宾
来宾接待（记者）
现场布置
后勤工作
媒体接待基础文件
说在前面的话
③ 1个目的
④ 满足客户 要求
① 3个前提：
产品同质化 传播策划 媒体资源有限化 议题策划 传播手段重复化 主题策划
使你找到最好的方法；
• 检查点可为我们提供补救的机会 • 定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检
查项目进展，并对意外情况作出补救。
场地选择－列出要求
• 需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 • 来宾人数：测算最小面积要求 • 活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊
设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？ • 周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 • 气候条件：防雨、防寒、防暑、日落时间 • 费用限制：能够用于场地租赁的最高限额
• 每个环节可能出现问题的地方 • 每个环节所需用到的物料 • 每个环节是否可以再优化 • 每个环节是否给人惊喜 • 在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ • 在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？
团队构成和时间表－团队
确定你的工作团队
项目负责人 参与部门 项目所必须的人员配备
确定你的供应商 供应商列表和对应联系人： 场地 搭建 租车/礼仪 摄影摄像 其他
前期准备－确立目标的程序
定位准确
与客户共同陈述项目的目的 与客户反复讨论达成一致 尽快让项目组成员参与讨论
定义清楚 确定资源
如何衡量项目效果?
怎样使项目效果可任量化何评估项? 目都可评估,只是难易
公布项目的评估标标准 准可包括时间/数量/质量/
列出所需资源
检查已有资源
所需时间资源/人力资源/预算 什么是已经有的?
寻求可调用资源
什么是可能有的?
前期准备－预算
先确定预算， 再确定计划是 稳妥的方法
确定必须成本 来宾交通及接待 场地施工和装饰 工作人员费用
纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等
其他
前期准备－构思
• 摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的 全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想 象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补 充：
团队构成和时间表－项目推进表
• 项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常 时间多1/3 ）
• 项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 • 物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 • 人员分工：列出每个子项目负责人
• 必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？ • 场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 • 重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 • 其他不可控因素
场地选择－询问
• 是否有档期？ • 是否有足够的布展时间？ • 场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ • 场地清扫需要特别安排吗？ • 场地可容纳多少人？ • 使用该场地是否需要办理特别手续？ • 是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ • 场地能够提供什么设施？它们是否收费？ • 现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ • 场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ • 是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ • 场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服
• 特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐 不同档次的车辆？
• 特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或 随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？
• 由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用 餐？）
• 特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、 行程提醒