会议接待标准流程

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会议接待范围

一、[接待会议类别]:

各科研机构、机关、学校,各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班;企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。

二、[接待会议人数]:不限。

三、[会议标准参考]:

(1)会议酒店范围:三星级酒店(★★★)

(2)会议室范围:根据需要可提供5人至400人的会议室或报告大厅。

(3)会议用餐范围:40元/人—180元/人,多种标准供选择。

(4)会议用车范围:丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代(大宇)等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车,任你们选择。

(5)会议接站及用车:专车全天接站;优惠价格提供会议期间用车服务。

(6)会议票务:免费代订往返程飞机票,代订返程火车卧铺30元/张。

(7)旅游考察安排:提供多条考察线路,优惠价格安排餐会代表的会后考察活动。

(8)会议娱乐及活动:协助会议期间的各项娱乐活动,回答客户的咨询并提供实惠选择的建议!

(以上为一般性的会议范围,具体的会议、会展、活动,具体建议,具体策划、具体协商)

会议服务指南

一、根据客户的意愿、要求,策划、组织、执行会议的各项接待工作,让会议客户放心、满意最大化;让会议接待服务优质最大化。

二、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价,做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。

三、会议期间免费提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作(包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作),做好会议期间的协调工作。

四、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。

五、照要求及会议的具体需要,提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。

六、公司可根据会议的内容、课题等,邀请相关课题的专家授课,为客户提供相关的建议、邀请安排及相关的具体工作。

七、按要求为会议期间的重要客人(VIP)提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)

八、以最优惠价格、最优质的服务,组织、安排参会代表的会后观光、考察活动,做好观光、考察期间的“吃、住、行、游、购、娱”的各项观光考察安排,让参会代表充分了解、认识美丽的贵州。

九、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务,代办会展用品的航空、铁路托运和贵州土特产及会议礼品。

会议服务标准

单项或指定服务:

1、会议接送

2、代订酒店

3、会议用餐

4、票务服务

5、VIP服务

6、会场设计

7、特产介绍

8、游览用车

9、娱乐安排

整体会务服务:

1、会议整体规划、设计

2、全程会议操作、跟踪

3、会后总结、会后整体安排。

服务流程:

会前准备:

1、专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。

2、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。

3、代订会所需的音响、灯光、摄影等设备。

4、提供平面立体、AV设计。

会中服务:

1、提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。

2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。

XX协会:

您好!XX人会议团行程如下:

会议接待方案

为成功圆满接待“”,接贵社的要求,特拟定以下方案,请指正、修改。

原则:本着“热情、周到、卫生、安全、快捷”的宗旨确保圆满完成任务。

一、接待前的准备

1、成立“会议”接待处,由专人负责接待任务,配合会务组全力以赴完成任务,设立24小时值班电话,想客人之所想,急客人之所急。

2、熟悉接待计划日程安排,所接待的客人名单以抵达时间、交通工具(飞机/火车),落实接站车辆及接站人员,接站牌。

3、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项,做好酒店住宿、餐饮安排工作。

4、按组委会的要求做好旅游及行程计划,安排好旅游车辆,驾驶人员,导游人员,旅游景点,旅游途中的就餐地点等。

二、接站:

根据客人具体抵达时间,提前半小时到达火车站(飞机场)。举牌接到客人后安全、迅速地将客以及行李送至会务组安排酒店,为客人办理好入住报到等手续,让客人进住房间,并让客人及时了解酒店的基本情况和注意事项,发放会议有关资料及旅游资料。

三、酒店(三星或同级标准酒店)

1、住宿:提前按客人的要求,分配好房间,同酒店共同解决各种问题,检查酒店房间设施以及卫生条件,同酒店保卫部门协作做好酒店安全问题,布置的酒店门口水牌等。

2、餐饮:请酒店餐饮部作好接待准备工作。

①首先要求卫生达标,份量、数量达标;

②提前一天安排第二天的就餐人数,对用餐标准、人数、特殊要求核实并确认。请餐厅列出每餐菜谱,菜谱上不能千篇一律,每餐都应有变化,并征询客人的要求,尽量满足客人;

③对回族客人应做到分餐制,烹调用具和餐具都应同汉族分开;

④与餐厅服务员共同为客人提供热情周到、细心的服务,使客人在一个友好、欢快的气氛中就餐。

3、会场:按会务组的要求提前一天布置好会场、横幅、纸笔、灯音响设施一一到位。

四、旅游及行程安排

按会务组的安排组织客人去旅游景点旅游,按照实际人数配备好车辆、导游,做到每辆车上应有一名导游人员进行讲解服务。

1、导游要求:

①熟悉贵州省贵阳市情况,了解此次会议的目的及意义,对客人做到有问必答,有求必应,作好贵州对外宣传工作,让每位客人详细了解所旅游景点的特色、概况、风土人情,自然景观等。

②仪表仪容,导游人员必须佩带导游证上岗,手执本社导游旗,热情大方。

③语言:导游人员统一使用标准的普通话为客人讲解服务。

2、车辆要求:

统一使用旅游涉外定点车辆,配备具有多年旅游客车驾驶经验的专职司机,确保客人的安全,并在车辆上贴上相应的编号和醒目标志。

3、旅游保险:

为确保此次旅游活动安全顺利,我社可代办为每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。

4、会议日程安排:

D1:全天报到住:贵阳

D2:全天会议住:贵阳

D3:早上7:30分出发乘车赴黄果树景区(车程2.5小时),游览黄果树大瀑布、小帘洞、犀牛潭,天星桥水上石林风景区、天星湖、银链附河瀑布,游览中国最美的水溶洞龙宫中心景区,欣赏中国最大的洞穴瀑布——龙门飞瀑,乘船游览800米长的水溶洞。

住:安顺

D4:游览“云从天出天然奇峰天生就、月照台前台中胜景台上观”的天台山,看贵州建筑奇迹距今400多年的“伍龙寺”观吴三桂留在伍龙寺的朝服,朝匾;逛保留六百多年的老汉人居住地天龙屯堡,观看中国戏剧活化石——“地戏”表演,中餐品尝老汉人风味餐;返贵阳散会送站。

5、价格

①会议期间:

a、房费:XXX大酒店元/间•天(含早餐)

b、会议室元/天,横幅、纸笔、灯光、音响设施,多媒体投影仪元/天

c、正餐餐费餐标元/桌,(酒水自理)

标准:

a、所列景点大门票(不含索道、观光缆车)

b、空调旅游车

c、2早餐3正餐,正餐八菜一汤,十人一桌,不含酒水

d、优秀导游服务

e、住XX星级酒店或同级酒店双标间

f、价格:

g、③接送机场、火车站

机场:6座面包车元/次,11座面包车元/次,19座旅游车元/次

火车站:6座面包车元/次,11座面包车元/次,19座旅游车元/次

五、送站:

根据这次会议活动的日程安排,按照组委会和客人的要求,做到使每位客人顺利安全离站,并妥善解决遗留问题。

1、送行前的服务

填写订票单,落实每位客人具体返程时间以及返程交通工具,提前预订好每位客人所需的火车票或飞机票,并送到每位客人手中。

2、送行服务

安排送行客人的车辆和工作人员返程客人办理退房手续。提醒客人检查无遗漏行李物品,清点客人人数,集合上车,提前抵飞机场(火车站),办理离站手续,向客人致欢迎送辞,与客人告别。根据送行客人名单,认真、周到、热情送完每批客人,结束本次活动。

最后祝本次会议圆满成功!

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