董事会秘书处工作总结

2018年董事会秘书处工作总结

董事会秘书处18年工作总结

18年,在集团公司领导的关心指导和机关各部门的配合支持下，董事会秘书处紧紧围绕集团管理主题和发展大局，认真履行部门工作职能，较好地完成了全年各项工作任务。

一、18年主要工作完成情况

（一）文牍水平稳步提高

一是起草主要领导工作报告、会议讲话、综合性汇报讲话、上级单位领导讲话传达稿、可行性研究报告、向股份公司党委上报工作总结等大型综合材料等40余份，计50余万字。二是起草会议纪要、通报、通知、函件、贺电、致辞、各单位章程批复等50余份，计40余万字。三是广泛开展文字调研工作，利用半年和年终的机会，下发通知要求各单位、各部门上报生产经营、项目管理、改革发展等工作开展情况，发现问题，总结经验，掌握了来自一线、来自基层的原始材料，收集建议和意见，为起草综合性文稿奠定了基础。四是全年在局网局报上刊发新闻稿件36篇。在起草文字材料的过程中均能做到及时高效、保证质量，从真实、客观、全面的角度为集团公司领导提供决策参考，较好地发挥了以文辅政的作用。（二）会务督办落实到位

办会方面：与有关部门共同筹办综合性大型会议4次；筹办总经理办公会议10次；董事会会议12次，做出董事会决议76份、决议事项74项；筹办专题性及临时性会议20余次,筹办股份公司会议集团视频分会场会议10余次。督办方面：严格按照《落实督办管理办法》，认真抓好重点工作落实，突出抓了五个方面的落实督办，一是抓机关各部门年度、月度工作计划；二是抓集团公司党政工作要点；三是抓总经理办公会等相关会议；四是抓领导重要指示、各部门重点工作，五是抓集团公司年初、半年工作会等会议部署工作，及时公示有关工作进展情况，共在OA办公网公示各部门月总结、月计划12次，公示季度落实督办表4次，对主管领导重要会议讲话进行责任分解4次，对极个别“慢落实”的工作进行了督促协调，推进了各级执行力的提升。项目策划方面：派员参加集团公司项目策划

组。

（三）规制建设持续完善

根据上级要求和实际需要，不断加强规章制度建设。一是修订集团公司章程2次，并完成下属16个单位的章程批复，对集团公司《董事会议事规则》《总经理工作细则》做了修订完善，及时准确向股份公司上报重大信息，全年共上报重大信息2条；二是制（修）订并印发《公务用车制度改革总体方案》《公务用车管理规定》《机关每月交班会制度》《应急预案管理办法》《企业档案工作规定》《专项应急预案》等16项办法，使管理更加规范。

（四）服务保障不断改进

1.公务接待方面。全年牵头对外接待16批次78人，协助接待22批次86人，均能做到周密安排、细致服务，充分展示了企业良好形象。

2.机关服务方面。全年共计为集团公司领导及机关人员预订机票1200张，退票112张，为集团公司领导预定火车票76张；为机关各部室集中采购2～4季度办公用品，并列销费用；认真做好招待用酒及七、八楼会议室的管理工作；安排各节日放假及值班并统计机关处级以上干部节日去向；节前及节后上班点名等。

3.车辆管理方面。机关车队全年共出车5319台次，其中长途出车797台次/797天、接待用车232台次/143天，维修保养96台次，安全行驶37.5万公里，安全高效完成了集团公司机关生产经营等业务保障用车任务。

（五）专项业务成效明显

1.档案管理持续提升。一是完成档案管理软件的升级工作，全集团15个立档单位全部实现了档案管理网络化。二是归档文书、科技、会计三大类档案共3902卷，其中文书档案276卷1672件，科技档案2132卷会计档案1494卷。归档实物档案123件，印章480枚，照片249张，提供档案利用165人次。三是积极开展“国际档案日”宣传“四个一”系列活动等。

2.文印管理更加规范。印章管理方面：下发《关于开展印章清理工作的通知》《关于进一步清理各类印章的通知》，对全集团冠有集团公司名头的所有在用和已回收印章情况进行清理，清理回收归档印章共480枚。全年刻制印章136枚邮寄91枚，用印1720人次，外出送印23人次57天。文件收发方面：全年收发文2158件（含电子文件1646件）；发文371件（报股份公司PDF电子文件49件）；发函

169件；发网络通知472件；收发传真343份1044张；打印文件317份1204张；复印材料120658张；开具介绍信197件，法人委托书9件。

3.保密管理得到加强。按照国家和天津市有关保密工作要求，进一步规范对秘密载体管理，并配合党委组织部，顺利通过天津市建委组织的保密工作“自查自评”检查。

二、存在问题

1.工作质量和标准有待进一步提升。18年，办公室人员因病假、换岗等原因，调整变动较大，人员缺编较多，工作方式方法有时还相对简单，致使有些工作在落实推进时起点不高、速度不快、质量不佳，对内、对外、对上、对下的沟通协调机制还未能有效建立，办公室整体功能的发挥还有一定的提升空间。

2.档案和印章管理有待进一步加强。目前，各单位印章管理风险意识仍然不高。同时，从基建项目档案督察的结果来看，目前不少项目部仍然存在领导思想不重视、人员业务不熟练、管理水平不过关的问题。需进一步加大对各子分公司、直属项目部的指导和监督力度，提升全集团档案和印章管理的整体水平。

3.学习和主动意识有待进一步强化。办公室整体学习氛围不浓，因事务性、时效性工作较多，除了机关统一安排的学习外，较少组织集体学习，有些同志学习意识不强，对政策、理论的学习领会不够透彻，业务能力长期得不到提升。部分同志工作缺乏主动性、前瞻性和系统性，推一推动一动，有时存在被动应付的现象。

三、18年工作思路

18年，办公室将严格按照集团公司党委、集团公司的要求和部署，围绕企业中心任务，深入推进“文化塑形”和“管理增效”，全面深化企业改革，充分发挥部门职能作用，全力做好办事、办会、办文的各项工作，助推企业实现跨越发展领先发展。

1.进一步发挥团队合力。针对目前办公室人员缺编的现状，结合机关“三定”工作的开展，选拔优秀人员充实办公室力量，进一步梳理业务流程、明确科室分工、优化工作程序、提高办事效率，形成既各司其职、又分工协作的管理机制。同时，进一步加大与股份公司、地方政府、兄弟单位、下属各单位的沟通协调力度，当好领导的参谋助手，发挥中枢机构的作用。