内勤工作流程指南

内勤工作流程指南

年月第版

一、内勤工作分类

1、行政工作: 执行办公设备、公共设施、园区设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行公司证照印鉴的管理；执行档案的归档管理；执行各种费用的交纳；执行公司形象监督维护及公司对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等。

2、人事工作:执行人员考勤统计,请假oa审批单收集提交,人员调岗调薪的办理,人员招聘、面试接待、入职办理等工作。

3、财务工作：执行费用统计工作，费用的申请、支付工作，单据的审核、提交工作。

二、行政工作

1、执行办公设备、公共设施、园区设施的日常管理和维护

(1)新员工经入职后，凭总部签发的《录用审批表》申领相应的办公设备。

(2)内勤负责检查办公设备库存，充足可直接发放；如不足，则做好登记，对上级行政管理部门申请调运或对外进行采购。

(3) 设备到库后，应认真验收设备后，登记《办公设备初始表》、《办公设备状态表》。

(4) 设备发放时，内勤与领用人共同检查设备状态是否完好与配件是否齐全。若无异常，领用人需填写《办公设备领用单》，以明确保管责任。内勤需填写《办公设备状态表》。

(5) 办理设备归还流程, 离岗员工持总部签发的《辞职报告》到行政管理部办理办公设备归还手续。内勤核对《办公设备状态表》，查找离岗人员的全部领用情况，收回设备。

（6）领用人和内勤在共同检查所归还设备，在无损坏、无缺少配件、无欠费情况下，

领用人需在《办公设备归还单》上签字确认。如有损坏、缺少配件、欠费的，应按价格赔偿、支付所缺的配件价格（配件价格由供应商提供）、还清欠费后，行政人员才可签字确认，并经由省负责人审核后，方可继续办理离岗手续。

(7) 领用人和内勤当场将电子设备做返厂设置或知晓密码等可以正常使用设备，如返厂设置失败，行政人员不得在《员工离职单》上签字。

(8) 办公设备归还人、内勤需填写《办公设备状态变更表》、《办公设备状态表》。

(9)办公设备采购流程, 管理部负责设备的采购、登记、发放与运维工作。各单位根据自身需要向公司指定供应商或由公司统一进行采购。

（10）办公设备台账与盘点：《办公设备初始表》：当设备购入并出库后，管理责任即移交至使用单位，就开始登记此表。表格反映了固定资产在最初移交到综管部时的状态，表格中的数据一旦生成则不允许修改。

（12）《办公设备状态表》：表格反映了固定资产的最新状态，表格中的数据不得随意修改，修改的唯一依据是《办公设备状态表》。由各管理内勤填写。

（13）《办公设备领用表》：表格记录了各园区及公司领用办公设备的实际情况。由各管理内勤填写。

（14）《办公设备初始表》、《办公设备状态表》、《办公设备领用表》的原件各单位进行存档。

（15）根据各公司园区的发放及统计台账，各办管理部应当于每季度末对办公设备进行局部盘点。

（16）盘点内容：核对机器设备使用情况是否正常，是否有损坏或缺配件，及所使用的设备跟领用时是否一致，是否有丢失。

（17）在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。

（18）内勤根据盘点情况，对于毁损、丢失、及配少配件情况，向上级部门汇报，经集团行政管理中心最终确认，再交由公司财务部门划价。

（19）办公室的机器设备及桌椅、沙发等办公家具，由使用的部门（个人）负责管理。职工因工作调出应及时和有关部门办理移交手续。否则人事部门不予办理调动手续。（20）给员工宿舍配备的物品由使用者负责管理。

（21）公物损坏由损坏者负责赔偿。如果无法确定责任人的，由所在部门、所在区域和所在园区进行负责，查清后再由损坏者承担。如经单位（部门）自查后无法查清责任人的，除由单位（部门）对损失进行赔偿外，并视实情，从重处罚。

（22）赔偿分为现金和实物两种形式。现金赔偿款由管理部门开具《赔偿缴款单》，到财务部交纳赔偿款；实物赔偿由损坏者在限期内负责修好，以实物抵偿或负责修理的，原则上在两天内办好，不得拖延。

（22）赔偿款应在三天内交清，逾期不交者从重处理。外来人员损坏公物的，应当天缴清赔偿款，当天确有困难得，应有适当物品作抵押（或找本单位人员进行担保）。逾期不缴者担保人承担赔偿。

（23）凡有下列情况之一者，应从重赔偿处罚：

①故意破坏或唆使他人者；

②屡教屡犯，知错不改者；

③有人证物证而拒不承认，态度恶劣者；

④知情不报，包庇隐瞒者。

（24）公物确属自然损坏，原则上不列入赔偿范围。

（25）损坏公物要主动向单位或部门负责人报告，要勇于承担责任，要勇于检举揭发。（26）申请设备流程：

（27）维修申请流程：

（28）公司办公电脑的使用由公司统一配置，如员工使用自己的电脑办公，公司可给予相应的电脑补助费用，为每人每月50元，使用自己的电脑办公后，非特殊情况公司不再给提供电脑使用。

2、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理

（1

）月末综管部根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划。

（2）经审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，帐物相符。

（3）采购流程：

（4）申领流程：

（5）员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，由内勤做好登记。

3、执行公司证照印鉴使用申请的管理

（1）证照、印鉴使用申请流程：

（

2）证照、印鉴OA 审批注意事项：归还日期一定要填写，附件一定要附上需要盖章的合同及文件。

4、执行档案的归档管理

（1）办理完毕的工作文件和应归档的报表，如考勤原始表，各种统计表格及领用表格文件等，在月底或次月10日前整理立卷，进行存档，园区经营合同，园区运营对外合同文件，会议文件、照（底）片、奖状、锦旗、录音（像）带等，采取平时归档方法进行，即随时产生随时归档。

（2）按照归档范围及时、完整、准确收集本单位工作中形成的各种文件材料。归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。档案分类、组卷科学，便于保管和利用。应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。

5、执行各种费用的交纳

（1）园区的任何现金及费用支付要都由行政内勤办理，园区其他人员不得接触现金。（2）内勤按照《园区费用台账》每周汇总行政部，台账的账目要与财务的账目一致，如出现差错写清原因，如对不清账目，内勤需配合行政核查。

（3）对于房租、物业费、水电费等日常费用开支，需提前与物业等相关人员咨询费用及区间，提前准备缴费通知单或费用数据。

（4）公司办理费用开户如宽带、电话等不得以个人名义，需以公司名义开户，如发现是个人名义，需尽快办理过户。

6、执行公司形象监督维护及公司对外关系建立维护，执行突发事件处理；

（1）内勤有监督园区人员行政规范的义务，对屡次警告两次以上不符合公司着装或行为规范的直接进行行政处罚并拍照留存不合规证据。如公司或总部管理人员发现人员不符合公司着装或行为规范的直接对内勤进行行政处罚。