贾富春制订企业规章制度的程序及要求

时代光华管理课程——人力资源系列

HRM080403 制订企业规章制度的程序及要求

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通过学习本课程，你将能够：

● 了解涉及员工切身利益的事项；

● 掌握民主证据的保存及运用；

● 认识公示的目的；

● 了解不同公示方式的使用方法。

制订企业规章制度的程序及要求

制订企业规章制度的法律操作实务，包括合法性与程序性的要求。如果规章制度的民主程序、公示程序不合法，就会导致规章制度的无效。

一、民主程序及要求

最高人民法院司法解释规定，民主程序是指企业行政一方制定出规章制度以后，要提交职工代表大会或者政务大会讨论通过。这是目前法律关于规章制度生效的唯一规定。但是从企业工会体制建立方式来看，民主程序形同虚设。工会或者职工代表大会不能对规章制度的制定进行有效监督。虽然企业行政一方依照法律相关规定把规章制度提交职工代表大会或政务大会进行民主讨论，但大多数情况下，最终还是按照企业行政一方的意志来办理。

基于这种情况，在新的法律尤其是《劳动合同法》的制定过程中，加大了对企业的限制，并对制定规章制度的民主程序环节上做出了更加严格的规定，将企业规章制度分为两部分：第一，涉及员工切身利益的制度；第二，不涉及员工切身利益的制度。

对待两类制度的制定，民主程序的要求也不一样。具体表现在：涉及劳动者切身利益的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、培训、劳动纪律以及劳动定额管理等规章制度或者

重大事项，应当经过职工代表大会，或者全体职工讨论提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

1.企业的两类规章制度

涉及员工切身利益的制度

涉及员工切身利益的，比如说涉及到劳动报酬，企业的薪酬制度以及惩处员工时工资的扣或者减的规定，涉及到加班制度以及加班费的支付问题，涉及到工时制度、休息休假、劳动安全卫生、福利、培训、劳动技能等，基本上涵盖了企业八类规章制度，也就是说企业日常管理员工的所有规章制度，基本都要经过《劳动合同法》所规定的民主程序。

这些涉及员工切身利益的制度或者重大事项，应当经过职工代表大会或者全体职工讨论提出方案和意见，即只有经过职工代表大会或者职工大会讨论才形成企业规章制度的方案。由于劳动者和用人单位之间实际上是劳动合同关系，如果授予企业行政一方单方制定规章制度的权利，那么显然对劳动者是不公平的，因此这样的规定是合理的，符合劳动关系的特征。

现在的法律规定，规章制度的方案经职工代表大会或者职工大会讨论并协商确定。职工代表由全体职工推举或者选举产生，企业可以没有工会，上级工会会对企业职工代表选举以及代表职工利益履行职权进行监督。

【案例】

制定奖惩制度的争议

某企业准备制定一项奖惩制度，即如果员工做一件好事，奖励100元，相应地，如果做一件坏事，惩处100元。企业行政一方把该提交给职代会讨论。

职工代表在讨论的过程中，部门员工认为该制度不合理，应该改为做一件好事奖励500元，做一件坏事则处以一般的警告处分。

在上面的案例中，由于员工背后有工会支持，职工代表能够代表员工的切身利益。因此，如果行政一方不能做通职工代表的工作，就只能按照员工的意见来制定奖惩制度。

可见，民主程序增加了企业规章制度制定的难度，特别是《劳动合同法》颁布后，企业的规章制度更加难以拟定。那么当涉及员工切身利益的规章制度无法通过时，企业应如何行使自己的管理权以及如何在劳动权利义务履行过程中进行管理？

对此，劳动合同为企业提供了一个良好的解决问题的途径，即既然涉及员工切身利益的规章制度很难通过民主程序，那么企业可以把涉及员工切身利益的相关内容，包括权利、义务的分配方案，放在劳动合同中，这样就避免经过民主程序。

因此，这也就要求企业应对劳动合同实行个性化的管理。《劳动合同法》实施以后，劳动合同的个性化管理是企业发展的大趋势。例如在微软公司，员工与企业的劳动合同都多达四五十页，而且是3个月一签，体现了对劳动合同的个性化管理。

不涉及员工切身利益的制度

例如，企业章程、董事会的议事规则，这些规章制度的适用范围仅限于领导层、决策层以及企业的部分人员，因此没必要经过民主程序。

2.民主程序证据的保存及运用

民主程序证据的保存

民主程序是企业规章制度生效的要件，如果没有证据证明企业规章制度的制定经过的民主程序，企业有可能陷入被动局面，因此企业人力资源工作者要采取有效措施将经过民主程序的证据予以保存。

在证据的保存方面，有的企业会就规章制度的制定下达文件，向员工说明，该规章制度的制定所经过的相应程序，在某年某月某日经职代会讨论并提出方案，又经过和工会协商最终确定，现在予以发布，希望遵守执行。实际上，这些企业走入了一个误区，因为上述做法只是企业单方面的意思表示，并没有起到证据保存的作用。

民主程序证据的运用

一般来说，主要有三方面的证据可以作为证明民主程序的充分依据：

第一，职代会讨论企业规章制度方案时的讨论记录以及参与讨论人员的签字；

第二，讨论形成一致意见的决议性文件以及相关人员的签字；

第三，工会或者职工代表协商的过程记录，包括协商的过程双方产生分歧及最终达成一致时的记录与相关人员的签字，这些必须有客观的书面的证据。

《劳动合同法》自2008年1月1日实施以后，一些基本规章制度的制定，都要经过民主程序。只有对上述三个方面的相关证据进行有效保存，才能起到证明依据的作用。一旦发生争议，就有相关的证据作为基础性的材料来佐证。

二、公示程序及要求

1.公示的目的

公示的目的就是通过如通知、会议等公开告知的形式，使员工知道规章制度的内容并在日常工作中遵守、执行。

同时，作为人力资源工作者，必须确保有证据证明员工已经知道企业的规章制度，否则，将产生严重后果。

【案例】

未公示的岗位职责

北京一家汽车生产公司让某报社做广告，要求的广告式样为跨营业中位广告，结果广告登出来后，该企业生产公司发现广告变成了跨营业下位广告。

由于报社所做的广告不符合合同的要求，汽车生产公司要求报社进行赔偿。后经双方谈判，报社同意免费再做一期。

该报社内部经调查，发现出现这一错误是由于报社某员工的严重失职，在合版时出现了失误。该广告实际履行过程中的报价是一期16.3万元，相当于报社损失了16.3万元。按照《劳动法》第25条第3款规定该员工给企业造成重大损害。于是，企业决定解除该员工的劳动关系。

该合版员在报社工作了11年，月薪1万元，对于报社的决定感到不服，要求赔偿。而按照法律规定，在违纪性解除劳动关系的情况下是没有经济补偿金的。该员工最后对报社提起诉讼，要求报社支付解除劳动合同的经济补偿金，11个月共11万元人民币。由于报社已经延期支付，按照有关法律规定，报社应再支付50%的额外经济补偿金，5.5万元。

在审理过程中，仲裁委员会认为解除劳动关系的争议，举证责任在企业，企业必须拿出充分的证据证明解除员工的劳动关系具有充分理由，如果没有相应的证据，就推定企业解除劳动关系的行为是错误的。

经过审理发现，企业在员工的岗位职责中讲到了合版的责任，但该员工否认看过该岗位职责，而企业拿不出相关证据证明。因此，仲裁员认为企业的岗位职责没有对员工进行公示，员工不承担合版的责任。相应的，企业认为该员工造成重大损害的责任人也是错误的，于是仲裁委员会撤消了解除劳动关系的决定。

在这种情况下，如果该员工选择不回去工作，企业就要支付其经济补偿金以及50%的额外经济补偿金，共16.5万元。这样，加上原来损失的16.3万元，企业一共将损失30多万元。

可见，企业对规章制度进行公示的目的不仅仅是做到让员工知道，还要采取有效的措施来将公示的证据固定下来，否则，可能对企业产生不利影响。

2.公示的方式

企业习惯采用电子手段如网站、邮件、电子牌等来进行公示，这些公示方式虽然可以达到让员工知道规章制度的目的，但是企业要注意将公示的证据进行固定。

在网站上公示

网站上公示可以节约成本，但是要达到证据保存的目的，必须要依赖于相应的技术支持。