OA系统管理方案计划办法

辽宁大禹防水科技发展有限公司
OA系统管理办法
第一章总则
1.1为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。

1.2 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、知识管理、个人设置、综合办公、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

1.3 本办法适用于集团及所属各分公司。

第二章组织管理与职责
2.1集团综合行政部负责OA办公系统的管理、规划、实施、培训和检查工作;其主要职责:
（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销、权限设置等相关手续的审核工作；权限设置应严格按公司领导确定的使用权限设置，权限变更需经公司领导审批。

（二）按照相关的具体工作流程和制度在系统中进行搭建、测试；
（三）负责OA系统公文种类流程的修改及修订工作；
（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的情况、问题；
（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；
(六)负责全公司办公自动化系统资源（软、硬件）的配置、升级；
(七)负责OA系统的安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查；
（八）负责办公终端安全策略软件的安装；
（九）负责OA系统的数据备份，并对系统运行情况进行监控，保证系统安全稳定运行；
（十）做好其他相关工作。

2.2 各使用单位必须明确一名领导分管OA系统工作，同时确定一名系统管理人员负责日常管理。

各分级系统管理人员的职责是：
（一）负责本单位办公自动化的日常管理；
（二）指导和监督该系统在本单位的运行；
（三）负责与综合行政部的衔接工作。

2.3集团各部门及所属各分公司用户是OA系统的终端用户，各使用单位应结合本单位实际情况，制定相应管理办法，并指定本部门信息员，负责本部门的办公信息的收发、处理、存档，以及本部门OA办公系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作。

第三章基础管理
3.1为使公文流转真正地落到实处，并能提高员工对
“企业信息化“的认识，OA审批人必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假须通过移动OA功能（云之家）完成审批事项。

3.2协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，应在1个小时内处理审批事项。

凡因非客观因素不能及时审批的，应不超过1个工作日；若遇紧急业务，流程发起人可通过短信或电话告知审批人员。

涉及财务结算事项，在收到原始票据后在规定时间内完成审批。

费用报销事项在公司规定报销日前审核完毕。

3.3 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导、部门经理、主管原则上应该全天在线，其他人员至少每天登陆四次OA系统（8:00、11:00、13:00、16:00），接收各类文件，处理待办事项。

3.4各部门领导及员工在处理文件填写意见时必须将意见写清楚，交给谁办理，如何办理，此文件是如何落实的，将落实意见一并写上进行归档。

3.5 员工身份认证。

系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。

用户名是每个员工的唯一标识，个人的密码是安全的保证。

用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。

由于密码泄漏造成的损失由本人负责。

每位OA系统使用人都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。

3.6OA系统使用人员的账号密码（口令）必须设8位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员（账号密码）相同。

使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须立即对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。

3.7 每位OA用户要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整、准确、规范，并对所发布的内容和审批的内容负责。

在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。

3.8 有重要文件需要领导审批，如果单位领导有事没有使用OA系统，发起人可发送短信消息或者直接拨打手机进行提醒。

3.9因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由本人负责。

3.10 OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告等由综合行政部负责统一发布和管理。

3.11 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

3.12个人信息的完善。

在OA系统的个人设置里面，
必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式等，以便同事之间联系时查找方便。

3.13 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统流程实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第四章工作程序
4.1 综合行政部应建立OA办公系统用户台账，详实记录用户所属信息，包括账号信息、权限信息等。

4.2 OA账号的申请。

申请人填写《OA办公系统变更申请单》（见附件1），经部门负责人和主管领导审批后，送综合行政部；综合行政部审核通过后，由OA系统管理员进行操作调整，并填写《OA系统台帐》进行登记。

4.3 OA流程管理。

公司各部门需在OA系统中增加电子流程审批，由各申请部门填写《OA办公系统变更申请单》，经相关领导签批后，报送综合行政部，并提供已签发的制度、表单及流程图。

由综合行政部根据《OA办公系统变更申请单》在系统中进行搭建、测试。

需求部门的试用通过后，综合行政部负责发布流程，并在OA门户中发布启用公告。

4.4 OA账号信息变更。

因公司人事调动，账号的信息发生变化时，由人力资源部填写《OA办公系统变更申请单》，经部门负责人审核后，提报综合行政部。

综合行政部收到单据后，由OA系统管理员进行相应的调整。

4.5 OA组织管理。

因公司组织架构调整，造成OA用户相关信息发送变化的，由人力资源部填写《OA办公系统变更申请单》，经部门负责人审核后，上报公司总经理审批，审批后的变更单提报综合行政部。

综合行政部收到变更单后，由OA系统管理员进行调整。

第五章 OA系统升级管理
5.1综合行政部接到OA厂商升级通知后，首先了解新版本性能，并且向主管领导汇报，得到主管领导同意后，配合OA厂商对系统版本进行升级。

5.2 OA系统管理员应对系统使用期间的问题及时进行跟踪处理，并在《OA系统台账》中进行登记。

第六章信息安全保障
6.1 各单位使用人员对各自的登录密码、印章密码严格保管。

必须在第一次登录系统后立即修改个人密码，不得再使用初始密码，离开办公室时应退出办公系统，防止他人进行非法操作，密码泄漏所造成的损失自负。

6.2 网络管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与相关技术人员联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

6.3 知识文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。

6.4 使用系统时，所有涉密信息不得利用电子邮箱转发至无关人员，公文流转严格按规定范围进行流转，严禁扩大范围，也不得存储在与该系统相连的介质内（U盘、移动硬盘等）。

6.5严禁公司员工利用任何手段侦测、盗用他人OA账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息。

6.6每台办公电脑必须安装安全策略管理软件，使用人不得随意删除或更改。

6.7 禁止在本机电脑安装游戏、与工作无关的网络软件。

6.8严禁外来人员未经允许连接我公司办公网络系统，若有违反而导致病毒向公司内部传播或公司商业秘密向外部传播而造成公司损失的，将根据公司规定对相关责任人进行处理。

第七章罚则
7.1 OA办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的3次以内每次考核责任人50元，三次以上的每次考核100元（延误是指以系统的记录时间计超过公文处理时限仍未处理待办事宜）。

7.2 对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，随意删除安全策略软件，对工作造成不良影响的，视情节处以50---500元罚款。

7.3 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人处以行政处罚并处罚款500—1000元，损失重大的予以开除处理，并保留追究其法律责任的权利。

7.4 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，对公司造成损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并处罚款500-1000元，损失重大的予以开除。

第八章附则
8.1本办法由综合行政部负责解释。

8.2本办法自发布之日起实施并生效。

综合行政部
2016.10.12
附件1
OA系统变更申请单。